Einsatzpotentiale von Enterprise Content Management-Systemen im Personalmanagement


Seminararbeit, 2008
33 Seiten

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Enterprise Content Management Systeme
2.1 Begriffliche Abgrenzung
2.2 Architektur und Aufbau
2.3 Prozessschritte
2.3.1 Erfassung
2.3.2 Verwaltung
2.3.3 Ausgabe

3 Personalmanagement
3.1 Charakterisierung
3.2 Personalbeschaffung
3.3 Personalbeurteilung
3.4 Personalvergütung
3.5 Personalentwicklung

4 Anwendungsmöglichkeiten von ECM-Systemen im Personalmanagement
4.1 Anwendung in der Personalbeschaffung
4.2 Anwendung in der Personalbeurteilung
4.3 Anwendung in der Personalvergütung
4.4 Anwendung in der Personalentwicklung
4.5 Sonstige Anwendungsmöglichkeiten

5 Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Architektur von ECM-Systemen

Abbildung 2: Aufbau von ECM-Systemen

Abbildung 3: Erfassung von Dokumenten in ECM-Systemen

Abbildung 4: Human Resource Cycle

Abbildung 5: Klassifizierung von Leistungsbeurteilungsverfahren

Abbildung 6: Beispielhafter Prozess der Personalbeurteilung

Abbildung 7: Beispielhafter Prozess der Personalvergütung

Abbildung 8: Multihierarchische Dokumentenstruktur einer Personalakte

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Enterprise Content Management (ECM) hat sich in den letzten Jahren von ei- nem „Hype-Begriff und Buzzword schnell zu einer ernst zu nehmenden IT- Disziplin gewandelt“1. In fast allen Branchen hat sich das Budget für Aufgaben im Bereich des ECM in den vergangenen Jahren deutlich erhöht. Die Bedeu- tung von ECM als wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie wird zu- nehmend erkannt.2 ECM-Systeme, die der Verwaltung unstrukturierter Unter- nehmensinformationen dienen, haben sich in der Praxis etabliert. In der Konse- quenz handelt es sich bei ECM als einem Konzept nicht nur um ein System, sondern um mehrere Systemkategorien und Prozesse und somit um eine mo- derne, integrierte Perspektive auf das Informationsmanagement.3

Der Umgang mit Information spielt im Personalmanagement eine bedeutende Rolle. Personalverantwortliche in Unternehmen müssen mit einer ständig wachsenden Anzahl an Informationen umgehen und klagen beispielsweise im Bereich der Personalbeschaffung über die ständig steigende Anzahl an Bewerbungen.4 Wenngleich die Personalbeschaffung durch IT unterstützt wird, so kann über die Art der IT-Anwendung, ob als reines Datenhaltungs- oder ob als Anwendungssystem keine Aussage getroffen werden.

Ebenso liegen bezüglich des ECM-Einsatzes im Personalbereich nur fragmentarische Ergebnisse vor. Laut einer Studie verwenden 31% der untersuchten Unternehmen bereits digitale Personalakten und weitere 51% planen einen solchen Einsatz.5. Auch dieses Studienergebnis belegt den weit verbreiteten Einsatz von ECM-Systemen nicht, da für den Betrieb digitaler Personalakten ein Dokumentenmanagement-System ausreichend ist.

Ziel dieser Arbeit ist daher die Darstellung der Einsatzgebiete und der weiteren Einsatzpotentiale von ECM-Systemen im Personalmanagement. Dazu werden zunächst in den Kapiteln zwei und drei die Grundlagen von ECM-Systemen und des Personalmanagements vorgestellt. Basierend auf diesen Grundlagen folgt in Kapitel vier die Erörterung des Anwendungspotentials von ECMSystemen beispielhaft für die wichtigsten personalwirtschaftlichen Funktionen. Abschließend wird beurteilt, in wie weit ein Einsatz von ECM-Systemen im Personalmanagement zielführend und effizient ist.

2 Enterprise Content Management Systeme

In diesem Kapitel werden die wesentlichen Grundlagen von ECM-Systemen beschrieben. Dazu wird in einem ersten Schritt der Begriff der ECM-Systeme definiert, charakterisiert und von anderen Begriffen abgegrenzt (vgl. Kapitel 2.1). Anschließend erfolgt die Vorstellung der Architektur und des Aufbaus der Systemkategorie. Die einzelnen Prozessschritte von ECM-Systemen mit ihren Funktionalitäten werden in Kapitel 2.3 erläutert.

2.1 Begriffliche Abgrenzung

Generell werden unter ECM „Methoden und Systeme zum Sammeln und Aus- werten von Informationen […] zusammengefasst. Mit ihnen werden alle unter- nehmensrelevanten Datenquellen zusammengeführt, klassifiziert und bedarfs- gerecht zur Verfügung gestellt, was die betrieblichen Abläufe wesentlich ver- bessert.“6 In einer anderen Definition wird ergänzend erläutert, dass die Input- daten auf verschiedene Arten in den unternehmensrelevanten Datenquellen vorliegen können: „Enterprise Content Management (ECM) integrates the ma- nagement of structured, semi-structured, and unstructured information, soft- ware code embedded in content presentations, and metadata together in soluti- ons for content production, storage, publication, and utilization in organizati- ons.“7

Eine funktionale Erweiterung erfährt der ECM-Begriff durch die Definition der AIIM International. Demnach sind ECM-Systeme „technologies used to Cap- ture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and documents related to organizational processes.”8 Somit hat ECM als Aufgabe die umfassende Be- trachtung eines integrierten, meist Intranet-basierten Informations- und Res- sourcenmanagements. Dabei steht insbesondere die Integration sämtlicher In- formationen und Anwendungen auf sog. Enterprise Information Portals im Vordergrund.9

Da keine der vorgestellten ECM-Definitionen Aufschluss über technische Be- standteile von ECM-Systemen gibt, verwendet die betriebliche Praxis den Beg- riff ECM häufig als „Umbrella“-Term, unter dem verschiedene vom jeweiligen Hersteller angebotene Softwarelösungen, die im weitesten Sinne die vorgestell- ten Funktionalitäten erfüllen können, subsumiert werden.10 Deshalb wird in der einschlägigen Literatur der Begriff der ECM-Systeme lediglich als ein Ober- begriff für verschiedene Systemkategorien, die in ein ECM-System integriert sein können, verwendet. Als verschiedene Systemkategorien, die zu ECM- Systemen integriert sein können, werden in der Literatur Dokumentenmana- gementsysteme, elektronische Archivierungssysteme (auch Recordmanage- mentsysteme), Content Management Systeme, Workflow Management Syste- me, Collaborationsysteme und Wissensmanagementsysteme genannt.11

Aufgrund der großen Anzahl fakultativer technischer Bestandteile von ECM- Systemen kommt dem ECM die Vereinigung dokumentenzentrierter ("Docu- ment", "Content"), prozessorientierter ("Workflow Management") und auf die Bearbeitung fokussierter ("Collaboration") Ansätze zu einer ganzheitlichen, unternehmensweiten Betrachtung ("Enterprise") zu. Letztendlich bestimmt sich dabei der Wert der in den Dokumenten enthaltenen Informationen durch ihre Verwendung bei Geschäftsprozessen. Gleichzeitig ist auch der Umfang der zur Verfügung stehenden Informationsquellen ein entscheidender Faktor für die Prozessqualität.12

Um das Anwendungspotential von ECM-Systemen im Personalmanagement überprüfen zu können, wird in dieser Arbeit angenommen, dass ECM-Systeme aus den genannten Systemkategorien bestehen, die mit dem Ziel einer unternehmensweiten Betrachtung in ein ECM-System integriert sind.

2.2 Architektur und Aufbau

Die Architektur von ECM-Systemen kann mit den Basisschichten Datenhal- tung, Datenverarbeitung und Präsentation (vgl. Abbildung 1) beschrieben wer- den. Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten der Datenverarbeitung können Daten als papierbasierte Dokumente oder digitalisierte Daten vorliegen. Bevor papierbasierte Dokumente im ECM-System verarbeitet werden können, ist ein Digitalisierungsvorgang notwendig. Beschreibende Daten zu einzelnen Doku- menten, sog. Metadaten, werden in einer eigenen Datenbank gespeichert.

Kern der Architektur von ECM-Systemen stellen die verwendeten Technolo- gien dar, die Funktionalitäten und Nutzen dieser Systeme determinieren. Wie bereits in Kapitel 2.1 dargelegt, können hier vielfältige Systeme in eine ECM- Systemlandschaft integriert werden. Über angebundene Anwenderschnittstellen können Anwender dann auf die bearbeiteten Daten zugreifen. Häufig sind ver- schiedene Technologien in ein ECM-Portal eingebunden, jedoch sind hier auch integrierte Lösungen in weitere Informationssysteme wie beispielsweise Busi- ness Intelligence-Systeme oder eine Bereitstellung im Rahmen weiterer Enter- prise Applications denkbar. Auch ist eine Realisierung als Desktop- Applikation basierend auf einer Client-/Server-Architektur möglich.13

Abbildung 1: Architektur von ECM-Systemen14

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Einen weiteren wesentlichen Bestandteil von ECM-Systemen stellt die Admi- nistrationskomponente dar. Sie ist für die Interaktion der drei Schichten ebenso verantwortlich wie für die Bearbeitung der Hauptaufgaben von ECM- Systemen.

Nach der AIIM15 lassen sich fünf Hauptaufgaben von ECM-Systemen identifi- zieren: Ausgangspunkt bildet die Erfassung (Capture) der relevanten Informa- tionen in Form digitalisierter Dokumente. Die Verwaltung und Bearbeitung (Manage) dieser Informationen mit den verschiedenen Technologien stellt eine weitere Aufgabe dar. Nach der Erfassung folgt die Speicherung (Store) dieser Dokumente. Ebenso müssen die gespeicherten Informationen revisionssicher archiviert werden (Preserve). Als letzte Aufgabe führt die Administrations- komponente die Verteilung und den Zugriff (Deliver) mittels der gewählten Anwenderschnittstelle durch.16 Dementsprechend kann anhand dieser fünf Hauptfunktionen der Aufbau eines ECM-Systems beschrieben werden (vgl. Abbildung 2).

Abbildung 2: Aufbau von ECM-Systemen17

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die einzelnen Technologien werden dabei der Funktion „Verwaltung“ zuge- ordnet. Dabei sind die abgebildeten Technologien keine Muss-, sondern Kann- Technologien. Während Dokumentenmanagement, (Web) Content Manage- ment, Collaboration, Workflowmananagement und Wissensmanagement eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information.18

2.3 Prozessschritte

Die Beschreibung der Prozessschritte eines ECM-Systems orientiert sich am vorgestellten Aufbau eines ECM-Systems in Kapitel 2.2. Eine Unterteilung er- folgt dabei in die drei Hauptschritte Erfassung, Verwaltung und Ausgabe.

2.3.1 Erfassung

In einem ECM-System werden alle Arten von Informationen als Dokumente erfasst. Die Erfassung von Dokumenten erfolgt mit Hilfe von manuellen Ein- gaben der Anwender, durch Scannen von unterschiedlichen Papierformaten und/oder durch Importieren von elektronischen Daten aus externen Anwen- dungssystemen. Bei der manuellen Eingabe werden vom ECM-System elekt- ronische, dokumentenadäquate Formulare mit verschiedenen Gestaltungsele- menten (Freitext, Auswahloptionen) zur Verfügung gestellt.19 Liegen Doku- mente in Papierformaten vor, wird im ersten Schritt mit Hilfe von Scannern ei- ne Konvertierung in eine elektronische Form, auch Imaging genannt, durchge- führt.20 In vielen Fällen existieren die Dokumente bereits in einer externen Ap- plikation, die daher nur importiert und indexiert werden müssen.

Bei der Erfassung von Dokumenten muss zwischen Analog-, CI- (coded in- formation) und NCI (non-coded information)-Dokumenten unterschieden wer- den.21 Computer arbeiten im Allgemeinen mit codierten Informationen. Jedes Objekt, zum Beispiel ein Buchstabe, wird systemintern durch eine zugehörige Zahl (einen Code) dargestellt. CI-Dokumente werden auch als „digitale Doku- mente“ bezeichnet, müssen jedoch nicht zwingend Textdokumente sein, son- dern können auch digitale Bilder, digitalisierte Sprache oder Musik beinhalten. Erst bei der Ausgabe auf einen Bildschirm oder einen Drucker wird das Er- scheinungsbild festgelegt. Beispielsweise stellt ein aus einem Personalabrech- nungssystem geladener Personalstammdatensatz für das ECM-System codierte Informationen dar. Analogdokumente sind alle nicht digitalisierten Dokumente wie beispielsweise papierbasierte (analoge) Texte. Als Beispiel für ein Analog- dokument im personalwirtschaftlichen Bereich kann ein papierbasierter Perso- nalstammdatensatz genannt werden. Nach dem Einscannen liegt ein Analogdo- kument meist erst einmal als Bilddatei und somit im NCI-Format vor. NCI- Dokumente können zwar als Bild im System gespeichert und auf Bildschirm und Drucker ausgegeben werden, können zunächst nicht verarbeitet werden, da der Rechner zum Beispiel die Buchstaben eines Textes nicht erkennen kann.22 Da Texte und Grafiken bei NCI-Dokumenten maschinell nicht direkt interpre- tiert werden können, werden die Texte durch das OCR (Optical Character Re- cognition)-Verfahren und die Grafiken durch Vektorisierung in CI-Dokumente umgewandelt.23

Zum einfacheren Zugriff sowie zur eindeutigen Kennzeichnung der CI- Dokumente sowie deren Inhalt müssen diese indexiert werden. Dazu wird ein CI-Dokument zunächst mit einem eindeutigen Identifizierungskriterium verse- hen. Der Inhalt eines Dokumentes wird dann anhand von Stich- oder Schlag- wortkatalogen festgehalten. Unterschieden wird bei der Indexierung zwischen automatischer und manueller Indexierung. Bei NCI-Dokumenten kann die In- dexierung bereits automatisiert über das OCR-Verfahren erfolgen. Bei dieser automatischen Indexierung wird nur ein vordefinierter Teil des Dokuments eingelesen und verarbeitet. Auch bei der Vektorisierung von Grafiken, die bei- spielsweise bei eingescannten Bewerberfotos angewendet wird, wird häufig ei- ne automatische Indexierung durchgeführt. Die bei der Indexierung erhaltenen Stichworte oder vergebenen Schlagworte werden als Verknüpfung zum jewei- ligen Dokument in einer Metadatenbank gespeichert (vgl. Abbildung 3).24

Abbildung 3: Erfassung von Dokumenten in ECM-Systemen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]


1 Krüger, J.: 2007: Der Markt für Enterprise-Content-Management - Vom Hype zur Lebens- ader. http://www.computerwoche.de/top_100/software/549889/, 2007, Abruf 2008-01-17.

2 Vgl. Dr. Sieber & Partners AG: Enterprise Content Management: Von der Vision zur Realität (Management Summary). http://www.pascal-sieber.ch/Files/ecm-deutschland-2004- management-summary.pdf, 2004, Abruf 2008-01-17.

3 Vgl. Päivärinta, T.; Munkvolk, B.: Enterprise Content Management: An Integrated Perspec- tive on Information Management. In: Proceedings of the 38th Annual Hawaii International Conference on System Sciences, o.S. 2005.

4 Vgl. Holtbrügge, D.: Personalmanagement. 3. Aufl., Springer, Berlin et al. 2007, S. 103.

5 Vgl. Nextevolution Consulting Group: Personalprozesse und Personaldokumente verzahnen. Unternehmensbefragung zu den Chancen und Risiken Digitaler Personalakten. Hamburg 2005, o.S.

6 Thome, R.; Böhn, M.: Enterprise Content Management. In: WISU- Das Wirtschaftsstudium 4 (2006), S. 541.

7 Päivärinta, T.; Munkvolk, B.: Enterprise Content Management: An Integrated Perspective on Information Management. In: Proceedings of the 38th Annual Hawaii International Confer- ence on System Sciences, o.S. 2005.

8 AIIM - The Enterprise Content Management Association: Enterprise Content Management. http://www.aiim.org/, Abruf 2008-01-26.

9 Vgl. Rolles, R.: Content Management in der öffentlichen Verwaltung, Eul: Lohmar 2004, S. 16.

10 Vgl. Päivärinta, T.; Munkvolk, B.: Enterprise Content Management: An Integrated Perspec- tive on Information Management. In: Proceedings of the 38th Annual Hawaii International Conference on System Sciences, o.S. 2005.

11 Vgl. Eggert, S.: Enterprise content management. GITO-Verlag, Berlin 2007, S. 21; Thome, R.; Böhn, M.: Enterprise Content Management. In: WISU- Das Wirtschaftsstudium 4 (2006), S. 541-550.

12 Vgl. Thome, R.; Böhn, M.: Enterprise Content Management. In: WISU- Das Wirtschaftsstu- dium 4 (2006), S. 542.

13 Vgl. Jenkins, T.: Enterprise Content Management: What you need to know. 2. Aufl., Open Text Corporation, Waterloo 2004, S. 34.

14 In Anlehnung an Jenkins, T.: Enterprise Content Management: What you need to know. 2. Aufl., Open Text Corporation, Waterloo 2004, S. 34.

15 Vgl. AIIM - the global Enterprise Content Management Association: What is ECM? http://www.aiim.org.uk/publications/roadmap/index.asp, Abruf am 2008-02-15.

16 Vgl. Thome, R.; Böhn, M.: Enterprise Content Management. In: WISU- Das Wirtschaftss- tudium 4 (2006), S. 541.

17 In Anlehnung an Kampffmeyer, U.: ECM - Enterprise Content Management. http://www.project-consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf, 2006, Abruf am 2008-01-26, S. 15.

18 Vgl. Kampffmeyer, U.: ECM - Enterprise Content Management. http://www.project- consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf, 2006, Abruf am 2008-01-26, S. 14.

19 Vgl. Götzer, K.: Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen. 2. Aufl., d.punkt, Heidelberg 2001, S. 17.

20 Vgl. Limper, W.: Dokumenten-Management. Wissen, Informationen und Medien digital ver- walten. Dt. Taschenbuch-Verlag, München 2001, S. 72.

21 Vgl. Götzer, K.: Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen. 2. Aufl., d.punkt, Heidelberg 2001, S. 9f..

22 Vgl. Limper, W.: Dokumenten-Management. Wissen, Informationen und Medien digital verwalten. Dt. Taschenbuch-Verlag, München 2001, S. 273.

23 Vgl. Berndt, O., Leger, L.: Dokumenten-Management-Systeme - Nutzen, Organisation, Technik: Luchterhand, Neuwied et al. 1994, S. 137.

24 Vgl. Götzer, K.: Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen. 2. Aufl., d.punkt, Heidelberg 2001, S. 18.

Ende der Leseprobe aus 33 Seiten

Details

Titel
Einsatzpotentiale von Enterprise Content Management-Systemen im Personalmanagement
Hochschule
Universität des Saarlandes
Autor
Jahr
2008
Seiten
33
Katalognummer
V93446
ISBN (eBook)
9783638066822
ISBN (Buch)
9783638953153
Dateigröße
1106 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Einsatzpotentiale, Enterprise, Content, Management-Systemen, Personalmanagement
Arbeit zitieren
Martin Burgard (Autor), 2008, Einsatzpotentiale von Enterprise Content Management-Systemen im Personalmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/93446

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