Hybrides Projektmanagement eines Unternehmens in der Bildungsbranche. Planung eines Projekts zur Weiterbildung von Eltern

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemdarstellung
1.2 Ziel der Arbeit
1.3 Methodisches Vorgehen

2. Grundlagen des Projektmanagements
2.1 Definition Projekt
2.2 Definition Projektmanagement
2.3 Phasen des Projektmanagements

3. Hybrides Projektmanagement - Erfolgreiche Kombination von klassischer und agiler Welt
3.1 Grundlagen des agilen Handelns das Agile Manifest
3.2 Agiles und klassisches Projektmanagement - Abgrenzung und Zusammenspiel
3.2.1 Agiles Projektmanagement mit SCRUM
3.2.2 Klassisches Projektmanagement mit Wasserfall
3.2.3 Vergleich beider Methoden
3.3 Hybride Methoden im Projektmanagement

4. Praktische Anwendung am Projekt
4.1 Projektinitialisierung & -definition
4.2 Projektplanung
4.4 Projektumsetzung
4.5 Projektabschluss und Projektreview

5. Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Projektmanagementphasen nach DIN 69901-2 (eigene Darstellung)

Abbildung 2 Der Scrum-Flow (Wintersteiger, 2015, S.25)

Abbildung 3 Klassisches und agiles Projektmanagement im Vergleich (eigene Darstellung)

Abbildung 4 Projekt Canvas (eigene Darstellung)

Abbildung 5 Projektstrukturplan (eigene Darstellung)

1. Einleitung

„Projektmanagement ist ein Instrument, welches das Überleben des Unternehmens im Wettbewerb sichert.“ (Litke, 2005, S. 6) Schon lange wird Projektmanagement für komplexe und umfangreiche Vorhaben erfolgreich angewendet. Egal, ob ein Unternehmen ein neues Produkt oder eine Dienstleitung entwickelt, ein EDV-System einführt oder eine bestimmte Strategie umsetzt. Es werden nahezu alle Vorhaben in Form von Projekten verwirklicht. Auch kleinere, interne Aufgabenstellungen realisieren die Unternehmen in Projektteams.

1.1 Problemdarstellung

Heutige Projekte stellen mit ihren hohen Anforderungen das Projektmanagement vor neue Herausforderungen. „In der heutigen, sich immer schneller verändernden (Kommunikations-)Welt werden [...] höchste Anpassungsfähigkeit und Flexibilität verlangt. [...] Das klassische Projektmanagement schafft das häufig nicht (mehr), denn im Verlauf der Event-Planung kommt es immer wieder zu aktuellen Anpassungen und Herausforderungen, sei es durch politische, unternehmensinterne, branchen-, wettbewerbs- oder kundenbedingte Ereignisse.“ (Dams, 2019, S. 64) Daher genießt Vorgehen nach agilen Methoden aktuell große Aufmerksamkeit. Innerhalb der letzten Jahre hat sich aus einer Idee ein handfester Trend entwickelt, der in immer mehr Unternehmen jeglicher Größe und Branche Anklang findet. Auch die Methodik hat sich stetig weiterentwickelt und wird oft an die spezifischen Bedürfnisse des Anwenders angepasst.

1.2 Ziel der Arbeit

Im Rahmen dieser Arbeit soll das hybride Projektmanagement, welches traditionelle und agile Methoden in einem Projekt kombiniert, näher beleuchtet und beurteilt werden. Anschließend wird dieser Ansatz im Projektumfeld eines Unternehmens in der Bildungsbranche angewendet.

1.3 Methodisches Vorgehen

Den Einstieg in die Studienarbeit bildet eine Betrachtung der theoretischen Grundlagen des Projektmanagements (Kapitel 2). Darauf folgt die theoretische Betrachtung des hybriden Projektmanagements (Kapitel 3). Im Vordergrund stehen zunächst die Grundlagen des agilen Handelns und dessen Methoden bei agilen Unternehmen und dessen Projektmanagement. Im Anschluss wird auf die Abgrenzung und das Zusammenspiel zwischen dem agilen und dem klassischen Projektmanagement eingegangen. Auch die verschiedenen Methoden und Formen im hybriden Projektmanagement werden analysiert. Die Möglichkeiten/Chancen oder gar Risiken, die daraus entstehen, werden im gleichen Abschnitt vorgestellt. Darüber hinaus wird das theoretische Wissen genutzt, um ein Projekt in der Praxis zu planen und umzusetzen (Kapitel 4). Am Ende der Arbeit wird noch ein Fazit gezogen

2. Grundlagen des Projektmanagements

In diesem Kapitel werden die Begriffe „Projekt“ und „Projektmanagement“ definiert, um ein Grundlagenwissen zum Thema zu vermitteln.

2.1 Definition Projekt

Das Wort »Projekt« ist heute in der Arbeits- und Führungswelt zu einem Modewort geworden. Nicht selten entsteht der Eindruck, das Arbeitsleben besteht nur mehr aus Projekten. In der einschlägigen Literatur und in der Praxis kursieren viele Begriffsbestimmungen. Die DIN 69901 definiert wie folgt: »Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.« (Stöger, 2011, S.3)

Ergänzt wird diese Definition von F.X. Bea, S. Scheurer und S. Hesselmann: Hier wird ein Projekt als Vorhaben beschrieben, das zeitlich befristet ist, sich durch Neuartigkeit und Einmaligkeit auszeichnet sowie eine beachtliche Größe und einen hohen Grad an Komplexität aufweist. (Bea et al., 2011, S.7)

Sobald eine Aufgabe die genannten Merkmale aufweist und zudem nicht durch eine einzelne Person bewerkstelligt werden kann, handelt es sich um ein Projekt welches durch Projektorganisation und den Methoden des Projektmanagements gelöst werden kann. Dabei sind die Ressourcen Zeit, Finanzierung, Personen nicht unendlich, sondern kalkuliert und im Vorherein bekannt.

Für das Gelingen eines Projekts braucht es zudem immer ein erfolgreiches Projektmanagement.

2.2 Definition Projektmanagement

Um alle Faktoren, welche ein Projekt beinhaltet, kontrollieren zu können, ist ein effizientes Managen dieser Projekte notwendig. Laut der DIN 69901 wird Projektmanagement definiert, als „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, - Techniken und -Mitteln für die Abwicklung eines Projekts“. (Schelle et al., 2008, S. 30)

Projektmanagement hat demnach die Aufgabe, ein Projekt zu leiten und zu führen. Es geht dabei nicht um die Planung des Projekts, sondern auch um die Koordination der einzelnen Aufgaben, sowie um die Sicherstellung einer kontrollierten Herangehensweise. Ziel ist es Projekte zum Erfolg zu führen.

Bei einem erfolgreichen Projektmanagement sind eindeutige sowie zu erreichende Ziele zu definieren und Anforderungen zu identifizieren. Zudem sind Termine und Kosten zu planen und einzuhalten. (Meyer & Reher, 2016, S.3)

2.3 Phasen des Projektmanagements

Um die Komplexität von Projekten zu verringern, wird die Projektdurchführung in verschiedene Phasen gegliedert. Das Phasenmodell nach DIN 69901 umfasst fünf Phasen, wobei die ersten beiden Phasen, die Initialisierungs- und die Definitionsphase, oftmals zusammengefasst werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Projektmanagementphasen nach DIN 69901-2 (eigene Darstellung)

3. Hybrides Projektmanagement - Erfolgreiche Kombination von klassischer und agiler Welt

Die eingesetzten Methoden des Projektmanagements lassen sich grundsätzlich in klassische und agile Methoden unterteilen. Bei klassischen Projektmanagementmethoden wird zu Beginn das komplette Projekt detailliert geplant. Anschließend werden die Phasen des Projekts sequenziell durchlaufen. Bei agilen Methoden wird iterativ und inkrementell vorgegangen, um die Flexibilität zu erhöhen und den Anwender stärker mit einzubeziehen. (Kurtz & Sauer, 2018) Bei einem iterativen Vorgehen wird sich schrittweise an die exakte oder endgültige Lösung angenähert. Hybride Projektmanagementmethoden kombinieren Techniken aus agilen und klassischen Ansätzen. Ein mögliches Ziel dabei ist die Nutzung der Vorteile beider Ansätze (Sandhaus et al., 2014, S.53). Hybride Methoden kommen in der Praxis mittlerweile häufig vor (Komus & Putzer, 2017, 15ff).

Um ein besseres Verständnis zu erhalten werden nachfolgend zunächst die Grundlagen das agilen Handelns erläutert. Daraufhin erfolgt eine Abgrenzung um zu klären was Hybrides Projektmanagement ist und wie die agilen und klassischen Methoden zusammenspielen. Nachfolgend werden die unterschiedlichen Formen und Methoden besprochen. Zum Schluss werden die Chancen und Risiken diskutiert.

3.1 Grundlagen des agilen Handelns das Agile Manifest

Der Begriff Agilität kommt aus dem lateinischen und bedeutet so viel wie flink, beweglich. Der Begriff Agilität ist relativ schwer greifbar, so ist es nicht weiter verwunderlich, dass es unterschiedliche Definitionen dessen gibt.

Agilität wird von Schwaber und Shuterland (2014, S.32) folgendermaßen beschrieben: „Agilität ist die Fähigkeit, Vorteile aus Chancen zu ziehen oder Herausforderungen mit beherrschbarem Risiko zu meistern.“

Cockburn (2003, S. 233 ff.) beschreibt agil als die Fähigkeit effektiv und manövrierbar zu sein und dass ein agiles Verfahren sowohl leicht als ausreichend sein soll.

Hofert (2018, S. 6) definiert „Agilität ist die Fähigkeit von Teams und Individuen Organisationen, in einem unsicheren, sich veränderndem und dynamischen Umfeld flexibel, anpassungsfähig und schnell zu agieren. Dazu greift Agilität auf verschiedene Methoden zurück, die es Menschen einfacher machen, sich so zu verhalten.“

Agil sein bedeutet im Wirtschaftskontext, schneller reagieren zu können. (ebd.) Das Ziel von agilem Handeln besteht also darin schneller auf Veränderungen reagieren zu können, als es z.B. beim klassischen Projektmanagement der Falls ist.

In der einschlägigen Literatur wird Agilität in der Regel anhand des Agilen Manifests erläutert. Das agile Manifest umfasst vier Einstellungen:

- Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
- Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
- Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
- Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

Die Bedeutung dahinter lautet: Obwohl die Werte auf der rechten Seite als richtig empfunden, werden wir die Werte auf der linken Seite höher eingeschätzt. (Agiles Manifest, 2020; Hofert, 2018)

Ergänzend zu den vier zentralen Werten wurden zwölf Prinzipien geschaffen. Die Prinzipien sind im Kontext der Softwareentwicklung zu verstehen. Eine Umwandlung der Prinzipien auf allgemeine Projekte ist nicht immer trivial möglich (Preußig, 2015, S.29).

Daher werden die agilen Werte und Prinzipien häufig durch die jeweiligen Organisationen/Unternehmen auf ihre Bedürfnisse angepasst.

3.2 Agiles und klassisches Projektmanagement - Abgrenzung und Zusammenspiel

In der Realität haben klassische und agile Projektmanagement-Methoden gleichermaßen ihre Daseinsberechtigung. Je nach Projektart, Größe und Komplexität des Projektes und den gegebenen Rahmenbedingungen eignen sich unterschiedliche Vorgehensmodelle.

3.2.1 Agiles Projektmanagement mit SCRUM

Agiles Projektmanagement heißt bewegliches, flinkes, prozessorientiertes, reflexives, lernendes Vorgehen. Die agilen Methoden kommen beispielsweise in der Softwareentwicklung, im Eventmanagement oder bei der Produktentwicklung oft zum Einsatz. SCRUM steht heute für den am weitesten verbreiteten agilen Projektmanagementansatz und wird deshalb vertieft betrachtet. Scrum ist ein flexibles, iteratives und inkrementelles Vorgehen mit Schwerpunkt auf Flexibilität und maximalem Kundennutzen (Brandstäter, 2013, S.36)

Produkt Backlog Spent Backlog

Abbildung 2 Der Scrum-Flow (Wintersteiger, 2015, S.25)

Abbildung 2 zeigt schematisch die Vorgehensweise nach Scrum auf.

[...]