Aufarbeitung und Reflektion eines hybriden Events. Die Campus M21 Awards 2018

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Campus M21 Award - ein hybrides Event

3 Ziele des Campus M21 Awards

4 Die fünf Projektphasen
4.1 Analyse
4.2 Ziele/Zielgruppe
4.3 Strategie
4.4 Maßnahmen
4.5 Controlling

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Anhang

Anhang 1: Kommentiertes Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Einfluss von Digital Media auf Events

Abbildung 2: Logo Campus M21 Award

Abbildung 3: Auswertung der Evalutionsbögen für den Campus M21 Award

1 Einleitung

„Das Größte, was man erreichen kann, ist nicht, nie zu straucheln,¹ sondern jedes Mal wieder aufzustehen. ”

Dieses Zitat von Freiheitskämpfer und Politiker Nelson Mandela ist auch für künftige Eventmanager von großer Bedeutung. Oft passiert es, dass Situation ausweglos erscheinen. Allerdings ist es hierbei wichtig, sich von Fehlern und Hindernissen nicht unterkriegen zu lassen, sondern daraus zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen. Auch die Studierenden der Studiengruppe SEM vom Campus M21 mussten dies in vielen Situationen ihres Königsprojektes erfahren.

So war es ihnen möglich, erste praktische Erfahrungen zu sammeln und diese für ihren zukünftigen Arbeitsweg mitzunehmen. Mit der folgenden Projektarbeit wird nun das gesamte Event noch einmal reflektiert und aufgearbeitet.

Die folgende wissenschaftliche Arbeit im Modul Eventmanagement behandelt die Definition und Begriffsabgrenzung von hybriden Events, sowie die Aufarbeitung des Königsprojekts der Studiengruppe SEM 16/17, der Campus M21 Award 2018.

Die Thematik der Arbeit lässt sich der Rubrik der Marketing- und Kommunikationswissenschaften, genauer der Betriebswirtschaftslehre und dem Marketing unterordnen.

In diesem Fall befasst sich die Betriebswirtschaftslehre mit dem rechtlichen Teil der Aufgabe, wohin dagegen die Motivation der Mitarbeiter unter den Aufgabenbereich des Human Ressource Management fällt. Das Marketing hingegen behandelt den Präsentationsstil und die Vorstellungen von Unternehmen und seinen Projekten, die Produktentwicklung, den Vertrieb und die Kommunikationspolitik.

Des Weiteren ist die Thematik noch dem Kampagnenmanagement zuzuordnen, da das Kommunikationsmanagement als Basis für das Management zur Eröffnung neuer Standorte oder zur Entwicklung integrierter Kampagnen gilt.

Außerdem handelt es sich dabei um einen aktuellen Beitrag zum wissenschaftlichen Diskurs, da die Thematik der hybriden Events neu auf dem Markt ist. Eventbride.de [Stand: 30.5.2018]

2 Campus M21 Award - ein hybrides Event

Durch die Entwicklung der sozialen Medien, hat sich auch im Bereich der Events einiges verändert. Durch den Trend „Digital Media“ sind neue Event-Formate entstanden. Unter anderem die hybriden Events. Wolfgang Altenstrasser, Director der Eventagentur VOK DAM, definiert das Hybrid-Event folgendermaßen:

„Unter Hybrid Event versteht man zunächst einmal ganz einfach die Verbindung von Social Media und Event. Der Begriff wurde geprägt, um im Gegensatz zu einem rein additiven das integrative Zusammenspiel von Social Media und Live-Marketing zu beschreiben. Dabei wird der Begriff Social Media im erweiterten Sinn definiert. Nicht nur für die klassischen Social Media Plattformen (wie Facebook, Xing, Twitter, YouTube etc.) sondern für alle webbasierten Tools, die im Rahmen eines Events genutzt werden können und eine echte Interaktion des Besuchers ermöglichen (Apps, QR-Codes, Augmented Reality etc.).“²

Altenstrassers Definition zeigt, dass es sich bei dieser Art von Veranstaltungen um die Integration von Digital Media in das Eventkonzept handelt. Dabei sind neben den sozialen Plattformen auch andere webbasierte Tools von Bedeutung.³ Auch beim Campus M21 Award handelt es sich um ein hybrides Event. Dies belegt der Einsatz verschiedenster hybrider Eventtools, welche im Folgenden genauer ausgearbeitet werden.

Vor dem Event: Bereits im Vorfeld ist die Einbindung von digitalen Medien wichtig. Durch die Nutzung bestehender Plattformen sowie der Entwicklung individueller Plattformen besteht für den Veranstalter die Möglichkeit, bereits früh mit den Gästen in Kontakt zu treten. Beim Campus M21 Award wurde Facebook für die Kommunikation gewählt. Durch das Erstellen einer öffentlichen Veranstaltung, sowie dem Teilen des Events in den Campus M21 Facebook Gruppen, bestand die Möglichkeit potentielle Gäste im Vorfeld über die Veranstaltung zu informieren. Neben Facebook kamen auch webbasierte Tools wie SurveyMonkey zur Abfrage des Menüs zum Einsatz.

Während dem Event: Auch während der Veranstaltung ist die digitale Integration des Gastes wichtig. Dies rutschte jedoch beim Campus M21 Award etwas in den Hintergrund. Geplant war der Einsatz eines Geofilters auf der Plattform Snapchat. Der Veranstalter kann sich hierbei ein Design ausdenken und dies auf ein bestimmtes geographisches Gebiet begrenzen. Jeder Nutzer kann dann, während er sich in dem vorgegebenen Bereich aufhält, seine Bilder mit einem Campus M21 Award-Filter verschönern.

Nach dem Event: Auch die Nachbearbeitung der Veranstaltung darf nicht vergessen werden. Ein hierfür beliebtes Tool ist die Dokumentation über soziale Medien. Auch beim Campus M21 Award kam dieses Tool zum Einsatz. Die Bilder des Abends, sowie die Bilder der Fotoleinwand wurden mit Hilfe eines Dropbox Ordners in der Campus M21 Facebook Gruppe geteilt und somit jedem Gast zur Verfügung gestellt. Dies half, den Abend bei den Gästen noch einmal in Erinnerung zu rufen.^{4 5}

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Campus M21 Award viele der typischen Tools und Eigenschaften eines hybriden Events beinhaltet und deshalb definitiv als Hybrid-Event anzusehen ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Einfluss von Digital Media auf Events5

3 Ziele des Campus M21 Awards

Bei der Formulierung der Ziele ist es im Fall des Campus M21 Award wichtig, auch auf die Zielgruppe zu achten. Die Zielgruppe besteht ausschließlich aus Angehörigen und Partnern des Campus M21 Awards, weshalb eine Steigerung der Bekanntheit nicht wie so oft zu den Zielen zählt. Zunächst steht die Ehrung besonderer studentischer Leistungen im Vordergrund. Dieses Ziel wurde durch die Entscheidungen der Jury und der Ehrung am Abend erfüllt. Es wurden die Semester­Besten, die besten Praxisprojekte, die Mitarbeit der Studenten bei den Nürnberg Falcons als Ehrenpreis, sowie als Höhepunkt die beste Bachelor-Arbeit geehrt. Alle Gewinner wurden dabei von einem Laudator angekündigt und sie erhielten Preise für ihre besondere Leistung.

Ein weiteres Ziel war die Steigerung des Images, sowie die Stärkung der Campus­Community. Auch diese Ziele wurden zur völligen Zufriedenheit des Auftraggebers erfüllt.

Besonders durch die gute Stimmung und den gemeinsamen Abend wurde der Zusammenhalt noch weiter gestärkt. Auch Bilder vor der Fotowand und das gemeinsame Feiern bei der Aftershow-Party im Anschluss an das Event halfen dabei.

Da es sich beim Campus M21 Award um ein internes Event handelt, rücken auch ökonomische Ziele in den Hintergrund. Um den Abend auch weiterhin für die Studenten attraktiv zu machen wurde der Eintrittspreis von 25€ auf 20€ für Studenten, sowie von 50€ auf 40€ für Begleitpersonen gesenkt. Dieser Preis beinhaltet die Berechtigung die Abendveranstaltung zu besuchen sowie ein 3- Gänge-Menü und eine Getränke-Flatrate für den Abend. Dieser Preis verdeutlicht noch einmal, dass Umsatz- oder Gewinnsteigerung nicht zu den Zielen des Awards zählt.

4 Die fünf Projektphasen

Durch die Aufteilung des Events in fünf unterscheidliche Projektphasen ist es möglich das gesamte Eventziel auf Teilerfolge herunterzubrechen und somit einen genaueren Überblick über die einzelnen Teilerfolge zu bekommen. Dabei entsteht die Möglichkeit jede Phase auf ihre Effektivität zu überprüfen und notfalls Eingreifen zu können.⁶

Auch der Campus M21 Award wurde in fünf Phasen unterteilt: Analyse, Ziele/Zielgruppe, Strategie, Maßnahmen und Controlling. Im folgenden werden die fünf Phasen zunächst theoretisch kurz erläutert und im Anschluss durch einen Praxistransfer auf den Campus M21 Award angewendet.

4.1 Analyse

Zu Beginn des Prozesses steht die Situationsanalyse. Sie klärt die übergeordneten Fragen ab. Dabei gilt es unter anderem die Rahmenbedingungen für die Eventkommunikation zu klären. Die Situationsanalyse fand im Rahmen eines Kundenbriefings statt. Dort erfuhren die Studenten die Vorgaben des Events. Mit Hilfe der Dozenten brachten die Studierenden außerdem die letztjährigen Abläufe in Erfahrung und konnten sich dadurch bereits früh in der Planungsphase ein Bild vom Gesamtkonzept machen.

4.2 Ziele/Zielgruppe

Bei der Wahl der Zielgruppe und der Ziele gab es vom Auftraggeber Campus M21 genaue Vorgaben. Dabei wurden die Ziele bereits in Kapitel drei genauer analysiert und formuliert. Auch bei der Analyse der Zielgruppe gab es genaue Vorgaben. Beim Campus M21 Awards handelt es sich um ein interenes Event.

Dies bedeutet, dass aussschließlich Personen welche in Beziehung mit dem Campus M21 stehen, Zugang zu dieser Veranstaltung haben. Deshalb beinhaltet die Zielgruppe Studierende, Alumnis, Mitarbeiter, Dozenten sowie Kooperationspartner des Campus M21. Allerdings ist es für die Gäste auch mögich Beleitpersonen mitzubringen. Den größten Anteil der Besucher nehmen die Studierenden ein.

4.3 Strategie

Auch bei der Wahl der Strategie gab es feste Vorgaben des Auftraggebers. Grundsätzlich beinhaltet die Event-Marketing-Strategie allerdings die verbindliche Festlegung mittel- und langfristiger Verhaltenspläne.

Eine der beim Campus M21 Award angewandten Strategien ist die Beziehungspflege. Mit Hilfe des Campus M21 Awards soll die Community innerhalb des Campus M21 gestärkt werden.

Allerdings spielen auch die Kooperationspartner eine wichtige Rolle. Der Auftraggeber bekommt bei solchen Events die Möglichkeit Projekte mit Partnern noch weiter zu vertiefen und auszubauen und somit Kontaktpflege zu betreiben.⁷ Hilfestellung bei der Festlegung der Event-Strategie bietet dabei das Kommunikations-Paradigma von Nufer. Dies wird im Folgenden auf den Campus M21 Award angewandt:

Wer? Die private Hochschule Campus M21

Was? Ein Gala-Abend mit Auszeichnungen für studentische Leistungen

Wie oft? Jährlich

Wie? „An einem Abend um die Welt“

Mit was? Mit einem Gala-Abend (hybrides Event)

Wozu? Stärkung der gesamten Campus Community

Wem? Studierende, Alumins, Partner, Mitarbeiter und Dozenten⁸

4.4 Maßnahmen

Bei der Wahl der Maßnahmen wurde den Studenten keine Vorgaben auf erteilt. Zunächst folgte die Entwicklung eines Mottos für den Abend. Dabei wurde demokratisch abgestimmt und die finalen drei Vorschläge dem Auftraggeber zur Auswahl vorgelegt. Die Wahl fiel dabei auf das Motto „An einem Abend um die Welt“. In Anlehnung an den Film „In 100 Tagen um die Welt“ sollten die Gäste eine Reise um die gesamte Welt in nur einem Abend erleben. Dabei wurde auf jedem Kontinent ein Land ausgewählt. Dieses Land bekam anschließend einen Co-Moderator zugeteilt. Außerdem fand pro Land je eine Preisverleihung statt. Die Wahl fiel dabei auf Tansania, Japan, Brasilien und die USA. Beginn und Ende der Reise war für den Moderator die Heimatstadt Nürnberg.

[...]

¹ Eventbride.de [Stand: 30.5.2018]

² Altenstrasser, 2011, S. 31

³ Vgl. Zanger, 2013, S. 10

⁴ Vgl. Dams, 2016, S. 10 ff.

⁵ Vgl. eventmanagerblog.com, [Stand: 31.05.2018]

⁶ Vgl. projektmanagementhandbuch.de [Stand: 29.05.2018]

⁷ Vgl. Ruisinger und Jorzik, 2008, S. 80

⁸ Vgl. Nufer, 2012, S. 72