Management von Meetings und Konferenzen mit interkulturellen Teilnehmer/innen

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einführung

2. Grundlagen
2.1. Begriffsdefinition Meeting
2.2. Begriffsdefinition Konferenz

3. Planung und Durchführung von Meetings und Konferenzen
3.1 Planung
3.1.1 Inhaltliche Vorbereitung
3.1.2 Organisatorische Vorbereitung
3.1.3 Personelle Vorbereitung
3.2 Durchführung
3.2.1 Qualifikationen für die Führung bei Meetings und Konferenzen
3.2.2 Mittel und Methoden
3.3. Evaluation

4. Besonderheiten bei der Planung und Durchführung von Meetings und Konferenzen unter Berücksichtigung eines interkulturellen Teilnehmerkreises
4.1 Kulturunterschiede
4.1.1 Definition des Kulturbegriffes
4.1.2 Kulturunterschiede am Beispiel von Fallstudien
4.2 Interkulturelle Kommunikation
4.2.1 Regeln interkultureller Kommunikation
4.2.2 Kommunikationsmodell

5. Anwendung des K-M-E- Modells auf das Management von Meetings und Konferenzen mit interkulturellen Teilnehmern

6. Fazit

7. Literaturverzeichnis

8. Anhang Workshopleitfaden

1. Einführung

In der heutigen Unternehmenswelt stehen Teamarbeit und Zusammenarbeit in Meetings und Konferenzen immer mehr im Vordergrund. Das Zitat von Werner Frink: „Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt,“ macht deutlich, wie ineffizient Meetings und Konferenzen oftmals gestaltet werden. Aus diesem Grund setzt sich diese Arbeit zum Ziel, die konsequente Planung und Durchführung von Meetings und Konferenzen darzustellen.

Zu Beginn der Arbeit werden die Grundbegriffe Meeting und Konferenz operationalisiert. Im Hauptteil der Arbeit wird näher auf die Planung, Durchführung und Evaluation dieser Zusammenkünfte eingegangen. Desweiteren werden die Besonderheiten bei der Planung und Durchführung von Meetings und Konferenzen unter Berücksichtigung eines interkulturellen Teilnehmerkreises behandelt. Hierbei werden Kulturunterschiede verdeutlicht und interkulturelle Kommunikation beschrieben. Dies wird abschließend durch das K-M-E-Modell verdeutlicht.

2. Grundlagen

Die Begriffe „Meeting“, „Sitzungen“, „Workshop“ etc. Werden häufig synonym benutzt. Es geht dabei immer um eine Personengruppe, die gemeinsam etwas bespricht, erarbeitet oder entscheidet. Im folgenden werden die Begriffe Meeting und Konferenz voneinander abgegrenzt.

Begriffsdefinition Meeting:

Aus gegebenem Anlaß treffen sich die Teilnehmer zur gegenseitigen Information Absprache und/oder zum Erfahrungsaustausch. Man synchronisiert die gemeinsame Marschrichtung, hält Kontakt und stellt Mißverständnisse und Abweichungen fest^[1].

Begriffsdefinition Konferenz:

Gemeinsames erarbeiten von Ergebnissen in einer geleiteten, hierarchiekonformen Diskussion.^[2] Es existieren klare Ziel- und Ergebnisvorgaben. Ziel ist ein gemeinsames Arbeitsergebnis, welches zu Maßnahmen führen muß.^[3]

3. Planung und Durchführung von Meetings und Konferenzen

3.1 Planung

Eine erfolgreiche Konferenz muß professionell vorbereitet werden. Es reicht nicht, einen Termin, den Raum und die Tagesordnung festzulegen. Es ist letztlich die Verantwortung des Moderators, daß die Vorbereitung gründlich und vollständig durchgeführt wird.^[4] Sie besteht aus drei Komponenten:

3.1.1 Inhaltliche Vorbereitung

Der Moderator muß nicht unbedingt auch Fachspezialist für die Thematik sein. Er muß jedoch genau verstehen, was der Anlaß, der Zweck und die Ziele der Veranstaltung sind. Er muß wissen, zu welchen Ergebnissen er die Gruppe führen soll.

Der Moderator muß deshalb im Vorfeld den folgenden Fragen nachgehen und mit dem Einladenden klären:^[5]

Thema

Die Themenstellung muß klar definiert sein. Davon läßt sich ableiten, welche Aspekte und Sachverhalte zu berücksichtigen sind und welche Wissens- und Informationsgrundlagen unter den potenziellen Teilnehmern vorhanden bzw. geschaffen werden müssen.

Ziele

Vornehmlich ist zu klären, was durch diese Zusammenkunft erreicht werden soll- ist es eine reine Informationsveranstaltung oder steht eine gemeinsame Problemlösung im Vordergrund.

Gesamtzusammenhang

Als grundlegende Frage muß geklärt werden, für wen und warum die Zielerreichung und Problemlösung erarbeitet wird, sowie in welcher Art und Weise die erarbeiteten Ergebnisse aufbereitet und weiter verwendet werden sollen. Eine klare und jederzeit überschaubare Systematik, die dem folgerichtigen gemeinsamen Denkprozeß während der Veranstaltung dient, sollte vorab im Rahmen einer Gliederung, einer inneren Ordnung des Ablaufs (Ablaufplanung) erstellt werden.

Es ist die Aufgabe des Moderators zu planen, wie die Veranstaltung ablaufen soll. Dabei sind die folgenden Überlegungen von Bedeutung:

Wie soll innerhalb der Konferenz auf das Thema hingeführt wer­den? Vortrag? Demo?

Durch welche Methoden und Techniken sollen die Ergebnisse erreicht werden?

Wieviel Zeit werden die einzelnen Arbeitsgänge vermutlich in Anspruch nehmen?

Wie können Phasen der Konzentration mit aktiveren Phasen wechseln?

Welche Unterlagen sollten vorbereitet zur Verfügung stehen, und wann zum Einsatz kommen?

Wer kann inhaltlich zum Thema beitragen? Durch Kurzvor­trag oder durch eine Demo?

Was wissen die Teilnehmer bereits über das Thema?

Welche Einstellung bringen die Teilnehmer vermutlich mit?

Ist den Teilnehmern das Arbeiten mit den geplanten Medien ver­traut?

3.1.2 Organisatorische Vorbereitung

Die Hauptverantwortung liegt hier bei dem Moderator. Bei der Organisa­tion einer Veranstaltung sind folgende Dinge zu beachten:^[6]

Es sollte ein Termin mit möglichst wenig Verlustzeiten vorher und nachher gewählt werden. Zudem sollte die Dauer der Veranstaltung in einem vernünftigen Verhältnis zu An- und Abfahrtzeit sowie zu der bewältigenden Aufgabe stehen.

Die Bearbeitungsschritte sollten sinnvoll geplant werden. Es sollte zum Beispiel kein Vortrag nach dem Mittagessen gehalten werden.

Raum

Folgende Punkte sind exemplarisch bei der Raumgestaltung von Meetings und Konferenzen zu beachten, da hiermit eine positive Arbeitsatmosphäre geschaffen werden kann:

Größe, Licht, Ruhe, Temperatur, Lüftungsmöglichkeiten, Möbel, freie Wandflächen zum Bekleben, Arbeits- und Pau­senbereiche, Rückzugsmöglichkeiten für Gruppen. Zudem ist es wichtig das jeder Teilnehmer alle Anderen sehen kann zudem muß dem Moderator die Möglichkeit gegeben werden mit allen Blickkontakt zu halten .

Die Sitzordnung sollte so gestaltet sein, das Metaplanwände, Flipcharts und Tafeln leicht sicht­bar und erreichbar sind.

Medien und Material

Metaplanwände und Moderatorenausrüstung (Kärtchen, Nadeln etc.) Overhead-projektor, Leerfolien, Stifte, Reservebirne, Tafel, Stifte, Schwamm, Flipchart, Material für die Arbeitsgruppen, Unterlagen und Schreibpapier für die Teilnehmer, Reservepapier.

3.1.3 Personelle Vorbereitung

Die personelle Vorbereitung erfordert wieder die enge Zusammenarbeit zwischen Moderator und Einladendem. Hier geht es um die folgenden Fragenhauptkategorien:^[7]

Moderator

Die Person des Moderator trägt eine entscheidende Rolle zum gelingen einer Konferenz bei. Deshalb muss geklärt werden, wer diese verantwortungsvolle Aufgabe übernimmt und über welche Kompetenzen und Qualifikationen die Person verfügt (vgl.: Kapitel 3.2.1 Qualifikationen für die Führung von Meetings und Konferenzen).

Teilnehmer

Hier muß geklärt werden, warum und wer teilnehmen soll. Verfügt die Person über Fachkompetenz und Sachinteresse? Welche Vorabinformationen benötigen die Teilnehmer? Können sie positiv zum Gelingen der Veranstaltung beitragen?

Führungskräfte

Nehmen Führungskräfte an dem Meeting teil, muß gewährleistet sein, das diese Ihre Rolle und die des Moderators kennen und beachten, d.h. eine Gleichberechtigung und produktive Arbeitshaltung aller Teilnehmer sollte angestrebt werden, jedoch keine dominanten Entscheidungsprozesse durch Führungskräfte.

Einladung

Grundlegende Informationen müssen Inhalt der Einladung sein: z.B.: Thema, Ort, Dauer, Tagesordnung, Teilnehmerkreis, mitzubringende Unterlagen, etc.

[...]

^[1] [Kell95] S.40

^[2] [AMM88] S. 27

^[3] [Kell95] S.40

^[4] [FEI95] S.10ff

^[5] [Kell95] S.96

^[6] [Kell95] S.97

^[7] [Kell95] S.98