Projekte, Projektmanagement und Projektorganisation sind Begriffe, die wir heute beinahe tagtäglich aussprechen. Es wurde viel geschrieben und es wird noch viel darüber geschrieben werden – die Meinungen gehen dabei zuweilen weit auseinander.
Projektmanagement hat sich im heutigen allgegenwärtigen Wandel als geeignetes Instrument für gezielte Veränderung seit Jahren bewährt und etabliert. Jedoch scheitern noch immer viele Projekte, überschreiten den vorgegebenen Termin- und Budgetrahmen massgeblich oder liefern ein Ergebnis ab, das nicht vollständig den Erwartungen und Bedürfnissen der Kunden entspricht. Dies trotz intensiver Ausbildung der Mitarbeiter in neuen Technologien, Methoden und Techniken.
Als Grund wird vielfach die neue Technologie selbst, die mangelnde Zeit oder ganz ein-fach das Unvermögen des Projektleiters angegeben und artet in Schuldzuweisungen aus. Häufig ist der Grund für die mangelhafte Erfolgsquote auch nicht klar erkennbar, weil verschiedene ungünstige Faktoren das Projekt zugleich negativ beeinflussten und gemeinsam zum unerfreulichen Endergebnis führten.
Die Varianten der Projektmanagement-Systeme und des Systems-Engineerings sind heute so zahlreich und vielfältig wie es die Menge von Projektarten ist. Ebenso unterschiedlich sind Grösse, Strategie, Kultur und Struktur der Unternehmen resp. Organisationen, in welchen Projektmanagement eingesetzt wird.
Einen allgemein gültigen Projektmanagement-Ansatz, sozusagen "ab der Stange", kann es somit nicht geben. Die vorliegende Abschlussarbeit zeigt beispielhaft einen Ansatz auf, auf welchen Grundlagen Projekte erfolgreich durchgeführt werden können.
Das vorrangige Ziel kann nur ein möglichst effizientes und pragmatisches Vorgehen in Projekten sein, nicht das Aufzwingen perfektionierter Projektmanagement-Methodik.
Inhaltsverzeichnis
1 MANAGEMENT SUMMARY
2 EINLEITUNG
2.1 Problemstellung
2.2 Aufbau der Abschlussarbeit
2.3 Methode der Abschlussarbeit
3 DEFINITIONEN
3.1 Grundlagen
3.2 Der Begriff Projekt
3.3 Spezifikation von verbindlichen Projektelementen
3.4 Klassifikation von Projekten
3.5 Formen der Projektorganisation
3.5.1 Stabs-Projektorganisation
3.5.2 Matrix-Projektorganisation
3.5.3 Reine Projektorganisation
3.6 Rückblick - die Geschichte des Projektmanagements
3.7 Definition und Ziel des Projektmanagements
3.8 Erfolgsfaktoren des Projektmanagements
3.8.1 Projektwürdige Aufgabenstellung
3.8.2 Projektauftrag mit messbaren Zielen
3.8.3 Promotoren
3.8.4 Kompetente Projektleiter und Teammitglieder
3.8.5 Soviel Projektmanagement wie nötig, nicht wie möglich
3.8.6 Zeitliche Freistellung
3.8.7 Klare Rollenverteilung
3.8.8 Gezielte Projektkommunikation
3.8.9 Elektronische Hilfsmittel
3.8.10 Projektmanagement-Kultur
3.9 Trends im Projektmanagement
3.10 Kritische Faktoren des Projektmanagements
3.10.1 Das magische Dreieck des Projektmanagements
3.10.2 Das Eisbergmodell
3.10.3 Sinnvolles Risiko- und Qualitätsmanagement in Projekten
4 AUFGABEN, RECHTE & PFLICHTEN IN PROJEKTEN
4.1 Auftraggeber / Lenkungsausschuss
4.2 Projektleiter
4.3 Projektmitarbeiter / Projektteam
4.4 Projektbeteiligte
5 TECHNIKEN & HILFSMITTEL
5.1 Projektwürdigkeit
5.2 Projektauftrag
5.3 Projektplan
5.4 Der Steckbrief
5.5 Projektmeetings / -besprechungen
5.6 Aufwandserfassung
5.7 Fortschrittsbericht
5.8 Projektdokumentation
5.9 Abschlussbericht (Projektabschluss)
6 SCHLUSSBETRACHTUNGEN
6.1 Chancen und Vorteile des Projektmanagements
6.1.1 Warum Projekte klassifizieren?
6.1.2 Warum Projektorganisation?
6.2 Fallstricke und Gefahren im Projektmanagement
6.3 Schlussfolgerungen
7 LESSONS LEARNED – ERFAHRUNGEN DER ABSCHLUSSARBEIT
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht, wie viel Organisation in Projekten notwendig ist, um erfolgreich zu sein, ohne dabei in unnötige Bürokratie zu verfallen. Dabei wird der Fokus auf eine situative und differenzierte Anwendung von Methoden gelegt, die speziell auf das Umfeld von KMUs mit Matrix-Strukturen zugeschnitten ist.
- Ganzheitliche Projektorganisation (Strategie, Kultur, Struktur)
- Methodik des informellen Projektmanagements
- Klassifizierung von Projekten zur optimalen Organisationswahl
- Erfolgsfaktoren und kritische Fallstricke in der Praxis
- Praktischer Werkzeugkasten (Techniken und Hilfsmittel)
Auszug aus dem Buch
3.10.1 Das magische Dreieck des Projektmanagements
Die Wechselwirkungen zwischen den Zielen werden anhand des "magischen Dreiecks des Projektmanagements" deutlich.
Diese drei Grössen werden von den Stakeholdern oft unterschiedlich und möglicherweise widersprüchlich gesehen.
Um den Projekterfolg zu gewährleisten, muss der Projektmanager also zunächst die Interessen der Stakeholder transparent machen und dann gemeinsam mit ihnen eine Projektplanung erstellen. Letztendlich wird mit dem Auftraggeber eine Priorität dieser Grössen festgelegt, auf der dann mit in die Projektsteuerung eingebaut wird. Das Projektreporting beschreibt das Projekt (oder die einzelnen Ergebnistypen des Projekts) dann immer in Bezug auf diese drei Grössen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 MANAGEMENT SUMMARY: Bietet einen Überblick über die Notwendigkeit von Projektmanagement im Wandel und stellt den Ansatz des informellen Projektmanagements als pragmatische Lösung vor.
2 EINLEITUNG: Definiert die Ausgangslage, den Aufbau der Arbeit und die methodische Vorgehensweise, basierend auf einer Matrix-Organisation in einem KMU-Umfeld.
3 DEFINITIONEN: Erläutert die theoretischen Grundlagen, den Projektbegriff, Klassifizierungsmöglichkeiten sowie Erfolgsfaktoren und die Bedeutung des Eisbergmodells.
4 AUFGABEN, RECHTE & PFLICHTEN IN PROJEKTEN: Beschreibt die Rollen von Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleiter und Teammitgliedern sowie deren Verantwortlichkeiten.
5 TECHNIKEN & HILFSMITTEL: Stellt praktische Instrumente wie Projektauftrag, Steckbrief, Projektplan und Methoden zur Aufwandserfassung und Berichterstattung vor.
6 SCHLUSSBETRACHTUNGEN: Reflektiert die Chancen, Fallstricke und Gefahren des Projektmanagements und zieht das Fazit, dass eine situative Flexibilität entscheidend für den Erfolg ist.
7 LESSONS LEARNED – ERFAHRUNGEN DER ABSCHLUSSARBEIT: Bietet einen persönlichen Rückblick des Autors auf den Entstehungsprozess der Arbeit und die gewonnenen Erkenntnisse.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Projektorganisation, Matrix-Organisation, Projektsteckbrief, Projektauftrag, Projektklassifizierung, Erfolgsfaktoren, Projektplan, Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Führung, Stakeholder, Projektkultur, Ressourceneinsatz, Effizienz.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der zentralen Fragestellung, wie viel Organisation für ein Projekt sinnvoll und notwendig ist, um Projekte erfolgreich zu führen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der ganzheitlichen Projektorganisation, der Klassifizierung von Projekten, dem informellen Projektmanagement und der praktischen Anwendung von PM-Techniken.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, einen pragmatischen Leitfaden für ein "Basis-Pack" an Projektmanagement-Methoden zu schaffen, der sich situativ an die Bedürfnisse und Komplexität eines Projektes anpassen lässt.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird vorwiegend beschreibend (deskriptiv) und analytisch vorgegangen, wobei Fachliteratur und eigene Erfahrungen kritisch verknüpft werden.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Definitionen, die Rollenverteilung in Projekten sowie die Vorstellung konkreter Techniken und Hilfsmittel zur Projektsteuerung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich durch Begriffe wie Projektmanagement, Projektorganisation, Matrix-Organisation, Projekterfolg und situative Methodenanwendung charakterisieren.
Warum spielt die Klassifizierung von Projekten eine so wichtige Rolle?
Sie ermöglicht es, den notwendigen organisatorischen Aufwand (Standardisierung) an die Grösse und Komplexität eines Vorhabens anzupassen, um Über- oder Unterorganisation zu vermeiden.
Was besagt das "magische Dreieck des Projektmanagements"?
Es beschreibt die Wechselwirkungen zwischen Zeit, Kosten und Qualität/Inhalt und verdeutlicht den ständigen Zielkonflikt, den ein Projektmanager durch Priorisierung steuern muss.
- Citar trabajo
- Fabian Werren (Autor), 2008, Organisation von Projekten - oder wie viel Organisation erträgt ein Projekt?, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/94125
