Konzeption zur Gebäudekostenoptimierung

Inhaltsverzeichnis

1 Ausgangssituation:

2 Allgemeine Objektangaben

3 IST-Analyse
3.1 Analyse der derzeitigen Kostensituation des Mieters
3.2 Betriebskostenbenchmarking
3.3 Ermittlung der Auskömmlichkeit der Miete als Preisuntergrenze
3.3.1 Abschreibungen
3.3.2 Kalkulatorische Zinsen
3.3.3 Nicht umlagefähige Nebenkosten
3.3.4 Bestimmung der Preisuntergrenze
3.4 Bestimmung des derzeitigen Überschusses
3.5 Bestimmung der Rendite des Objektes

4 Ermittlung der Hauptoptimierungsfelder
4.1 Handlungsfeld Flächenoptimierung
4.1.1 Momentane Flächensituation
4.1.2 Flächenbedarf
4.1.3 Optimierte Mietfläche der EDV-Firma
4.1.4 Auswirkungen der Flächenoptimierung für den Mieter
4.1.5 Auswirkungen der Flächenoptimierung für den Vermieter
4.2 Handlungsfeld Betreiberkonzept und Hausmeisterdienste
4.2.1 derzeitige Betriebsorganisation
4.2.2 optimiertes Betriebskonzept
4.2.3 Umsetzung des optimierten Betriebskonzeptes
4.2.4 Exkurs Outsoucing und Auswirkungen auf die Hausmeisterdienste
4.3 Handlungsfeld Energieverbrauchs- und kostenoptimierung
4.3.1 Begriffsdefinitionen und Grundlagen in der Raumlufttechnik
4.3.2 Kurzdarstellung der Ausgangslage
4.4 Handlungsfeld Reinigungsoptimierung
4.4.1 IST - Analyse Reinigungsdienstleistung
4.4.2 Optimierungsvorschlag Reinigungsdienstleistung
4.4.3 Optimierung Reinigungskosten / Unterhaltsreinigung:
4.4.4 Optimierung der Glas- und Fassadenreinigungskosten
4.4.5 Vergleichsdarstellung der Kosten

5 Auswirkung der Optimierungen auf Mieter und Vermieter
5.1 Ermittlung der neuen Miete
5.1.1 Bestimmung der neuen Preisuntergrenze
5.1.2 Bestimmung des neuen Mietzinses
5.2 Darstellung der Auswirkungen der Optimierung für den Mieter
5.3 Darstellung der Auswirkungen der Optimierung für den Eigentümer
5.3.1 Bestimmung des Umsatzes / Überschuss nach der Optimierung
5.3.2 Bestimmung Rendite nach der Optimierung
5.3.3 Bestimmung der Amortisationszeiten (ROI) der Optimierung

6 Management Zusammenfassung

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Auswahlfilter zur Bildung der Kennzahlen

Abbildung 2 Darstellung des Benchmarktools

Abbildung 3 Benchmark Vergleich

Abbildung 4 Benchmarkingauswertung

Abbildung 5 Mögliche neue Büroflächen im EG

Abbildung 6 Mögliche Kommunikationsinsel im 1. OG

Abbildung 7 Möglicher Tagungsraum im DG

Abbildung 8 derzeitiges Betriebskonzept vereinfacht schematisch

Abbildung 9 SOLL-Betriebskonzept vereinfacht schematisch

Abbildung 10 derzeitiger Anlagenaufbau

Abbildung 11 Anlage nach der Optimierung

Abbildung 12 Reinigungskostenkalkulation

Abbildung 13 Optimierte Glas- und Fassadenreinigungskosten

Abbildung 14 Veränderung der Kostenstruktur je m² Mietfläche

Abbildung 15 Veränderung der Kostenstruktur je m² Mietfläche

1 Ausgangssituation:

Ziel der Verfasser dieser Projektarbeit ist es, ein Gebäude im Randbereich einer größeren Stadt hinsichtlich der Optimierung der Betriebskosten zu analysieren, da der Mieter ange- kündigt hat, auf Grund der hohen Kostensituation den Mietvertrag ggf. nicht zu verlängern.

Aus diesem Grund wurde in Absprache mit dem Mieter vom Eigentümer des Objektes ein Auftrag zur Analyse der Kostensituation und zur Erstellung eines Kostenoptimierungskon- zeptes erteilt.

Ziel der Ausarbeitung ist es, eine Win-win Situation für Vermieter und Mieter zu schaffen. Ziel des Konzeptes soll es zum Einen sein für den Mieter eine nachhaltige Reduzierung der absoluten Jahreskosten (Miet- und Nebenkosten) zu erreichen, um so eine langfristige Vermietung des Objektes sicherzustellen. Zum Anderen soll auch eine Verbesserung der Ertragssituation sowie eine Steigerung der Objektrentabilität für den Eigentümer erreicht werden.

Zudem ist der Vermieter auf einen zufriedenen Mieter angewiesen, um möglichst eine langfristige Vollvermietung zu erreichen bzw. in diesem Fall eine vorzeitige Vertragsverlängerung bis 2014 zu erreichen.

2 Allgemeine Objektangaben

Das zu untersuchende Gebäude wurde zum 01.07.1999 fertig gestellt und besteht aus einem Untergeschoss, drei Vollgeschossen und einem Teilgeschoss als Dachgeschoss. Das Objekt ist seit seiner Fertigstellung durch den Eigentümer an eine EDV Firma vermie- tet.

Die Dienstleistungen rund um den Gebäudebetrieb werden einerseits von einem durch die EDV-Firma eingestellten Hausmeister und durch ein von ihr beauftragtes Reinigungsunternehmen, andererseits durch vom Besitzer beauftragte externe Ver- und Entsorger, Sicherheitsdienste und Wartungsfirmen erbracht.

Die Grundstücksfläche beträgt 2.030m² und die bebaute Bruttogrundfläche 513m². Im Untergeschoss des Gebäudes befinden sich die Technikzentralen, Lagerflächen und 24 Tiefgarageneinstellplätze (Doppelparker). Im ebenerdigen Erdgeschoss sind ein Verkaufs- und Ausstellungsraum sowie Werkstatträume mit Tageslager vorzufinden.

Außerdem befinden sich im EG EDV-Schulungsräume für Kunden und ein Sozialraum. Im 1.OG und 2.OG erstrecken sich laut Plan 28 Büroräume. Das Dachgeschoss besteht aus einer Technikzentrale, einem Konferenzraum einschl. Foyer und Zugang für ca. 30 Personen und einem großzügigen Dachgarten mit extensiver Begrünung.

Alle Geschosse werden durch einen zentralen Treppenbereich mit Personen- / Lastenaufzug und angegliederten Sanitärräumen und Flurbereichen erschlossen.

Die Bruttogrundfläche des Gebäudes beträgt 2.228m², die vermietbare Fläche ist 1.611m² (ohne Tiefgarage), die Tiefgarage hat 238m² (ohne Zufahrtsrampe), die beheizte Fläche ist 1.687m².

Das Gebäude wird im Regelfall von Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr bis 18.00 Uhr genutzt. Derzeit sind von der EDV-Vertriebsfirma 42 Mitarbeiter/innen in dem zu analysierenden Gebäude beschäftigt.

3 IST-Analyse

Um ein Optimierungskonzept erstellen zu können, ist zunächst der Ist-Zustand zu untersu- chen. Hierbei wird zunächst die Istkostensituation dargestellt, um im zweiten Schritt die Istkosten mit benchmarks zu vergleichen. Hieraus werden dann die Optimierungsfelder abgeleitet.

3.1 Analyse der derzeitigen Kostensituation des Mieters

Die Analyse der Gesamtkostensituation des Mieters hat zu folgender Darstellung der IstSituation geführt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Aus der Aufsummierung sämtlicher Jahreskosten ergibt sich eine Kostengröße von 19,02 € je m² gemietete Fläche und Monat.

3.2 Betriebskostenbenchmarking

Eine Benchmarkinguntersuchung ist grundsätzlich ein Kennzahlenvergleich mit vergleich- baren Objekten auf hoch aggregierter Ebene um Handlungsfelder schnell zu erkennen. Die nachfolgenden Grundsätze gelten für das im Rahmen des Projektes durchgeführte Benchmarking.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die unter 3.1 abgebildete Kennzahlentabelle setzt sich aus den Betriebskosten des letzten abgerechneten Jahres zusammen. Bei der Kennzahlenermittlung wurden die direkten Mietkosten (bezahlte Betriebskosten durch den Mieter) und die indirekten Mietkosten (Hausverwaltung an Vermieter) addiert sowie die Kosten der Reinigungsdienste der Miet- fläche (EDV-Firma) und die durch Mieter und Vermieter gemeinschaftlich genutzten Miet- flächen zusammengefasst.

Die Bestandskennzahlen des betrachteten Objektes ergeben sich aus den jeweiligen Betriebskosten, dividiert durch die Gesamtbruttogrundfläche des Gebäudes. Bei den Unterhaltsreinigungs- bzw. den Glas- und Fassadenreinigungskosten wurde die vermietbare Fläche bei der Ermittlung der Kennzahlen zugrunde gelegt.

Die Vergleichskennzahlen (Mittelwerte) wurden mit Hilfe der hauseigenen Benchmarking - Software bzw. Datenbank FM BOS ermittelt. Dabei wurden die Zahlen des Bestandsob- jekts mit den Daten von Objekten mit den gleichen Parametern verglichen. Die folgenden Parameter aus der Datenbank wurden bei der Ermittlung der neuen Kennzahlen berück- sichtigt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Auswahlfilter zur Bildung der Kennzahlen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 Darstellung des Benchmarktools

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Des Weiteren wurden die Kennzahlen einmal pro Monat und einmal pro Jahr errechnet. Beim Benchmarking konnten aufgrund fehlender Vergleichsmöglichkeiten nicht alle Kennzahlen der jeweiligen Kostengruppen ermittelt werden.

Folgende Kostenarten wurden einem Benchmarking unterzogen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Benchmarking brachte das Ergebnis, dass bei einigen Kostengruppen erhebliche Unterschiede zu den Werten von Objekten mit vergleichbaren Parametern bestanden. Insgesamt kamen nur vier der untersuchten Kostengruppen an die Durchschnittswerte der Benchmarkingdatenbank heran.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 Benchmark Vergleich

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 Benchmarkingauswertung

Während sich die Betriebskosten für die Kostengruppen:

- 220 Betriebsführung Technik Wartung TGA
- 250 Wasserversorgung Abwasser- / Wasserkosten
- 250 Wärmeversorgung Heizung
- 430 Sicherheitsdienste Objektschutz

des betrachteten Objekts im Benchmarkingvergleich auf einem normalen Niveau bewegten, stellten sich die folgenden Kostengruppen als hohe Kostenfaktoren heraus. Offensichtliches Einsparpotential besitzen:

- 250 Stromversorgung
- 490 Entsorgung/Müll
- 420 Glas- und Fassadenreinigung / 420 Unterhaltsreinigung
- 440 Hausmeisterdienste.

Gravierend fielen die Unterschiede bei den Kostengruppen:

- 420 Unterhaltsreinigung
- 440 Hausmeisterdienste auf

Der jährliche Quadratmeterpreis (€/m²) bezogen auf die vermietbare Fläche fiel beispielsweise beim betrachteten Objekt bei der Unterhaltsreinigung mit 14,80 €/m² gleich mehr als zweimal so hoch aus wie bei deutschlandweit vergleichbaren Objekten (7,30 €/m²).

Eine Differenz konnte man zudem bei den Hausmeisterdiensten feststellen. Sie bewegten sich beim Musterobjekt bei jährlichen 16,16 €/m², während die Vergleichsobjekte eine Kennzahl von 3,62 €/m² aufwiesen. Dieser Unterschied könnte allerdings daraus resultie- ren, dass der Hausmeister diverse Wartungs- und Reparaturarbeiten an Abwasser-, Was- ser- und Gasanlagen selbst durchführt sowie manche Anlagen selbstständig bedient und betreibt.

Eine Kostenoptimierung für den Bereich Hausmeister kann nur unter Zugrundelegung ei- nes neuen Betriebskonzeptes realisiert werden. Aus diesem Grund werden die Kostenop- timierungspotenziale unter dem Kapitel Betriebskonzept (Kap. 4.3) detailliert dargestellt.

Des Weitern ist die bestehende Flächenausnutzung nicht optimal. Dieses spiegelt sich auch in den Kennzahlen für die Flächen je Mitarbeiter (MA) bezogen auf die BGF wider. Die IST-Flächenkennzahl liegt derzeit bei ca. 53 m² / MA [BGF]. Vergleichskennzahlen für den Bereich Büronutzung werden mit ca. 30 m² / MA [BGF] angegeben.

3.3 Ermittlung der Auskömmlichkeit der Miete als Preisuntergrenze

Um für die anstehenden Verhandlungen zwischen Vermieter und Mieter bezüglich des Mietpreises und der Mietkonditionen den Verhandlungsspielraum zu ermitteln, muss zu- nächst die Auskömmlichkeit des Mietpreises überprüft und die Preisuntergrenze errechnet werden.

Über die Nettokaltmiete sollten mindestens die Abschreibungen, die Verzinsung des eingesetzten Kapitals sowie die nicht umlagefähige Nebenkosten abgedeckt werden.

3.3.1 Abschreibungen

Abschreibungen werden vorgenommen, um stets den aktuellen Wert des Betriebsvermögens aus der Buchführung ersehen zu können und den Wertverlust durch Abnutzung oder Alterung der Anlagegüter als Kosten buchhalterisch nachvollziehen und kostenrechnerisch in die Preiskalkulation einbeziehen zu können. Da für die Kalkulation der Preisuntergrenze eine kostenrechnerische Betrachtung angestellt wird, kann die Ab- schreibungsmethode unabhängig von handelsrechtlichen Vorschriften gewählt werden.

Für die anstehende Betrachtung wird die Methode der linearen Abschreibung gewählt. Hierbei werden die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des abzuschreibenden Wirtschaftsgutes (WG) gleichmäßig auf die Jahre der Nutzungsdauer aufgeteilt. In der Berechnung werden nur Anschaffungsgüter einbezogen, die einer Abnutzung bzw. eines Werteverlustes unterliegen. Die Anschaffungskosten des Grund und Bodens werden daher nicht in die Berechnung der Abschreibungssätze einbezogen.

Der Abschreibungswert wird mit der folgenden Formel berechnet:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Für die Investitionen des zu untersuchenden Gebäudes ergibt sich folgende Berechnung:

Tabelle: Berechnung der Abschreibungssätze

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.3.2 Kalkulatorische Zinsen

Die kalkulatorischen Zinsen sind die Zinsen, die das betriebsnotwendige Kapital bei alternativer Verwendung erbracht hätte (entgangener Gewinn).

Das betriebsnotwendige Vermögen setzt sich aus dem betriebsnotwendigen Anlagevermögen, bei zeitlich begrenzter Nutzungsdauer bewertet mit dem Anschaffungspreis und bei zeitlich begrenzter Nutzungsdauer bewertet mit dem halben Anschaffungspreis (sog. Durchschnittsverzinsung), zusammen.

Für die Betrachtung wird eine Verzinsung des Kapitals von 6% p.a. angenommen.

Somit ergeben sich für das untersuchte Objekt folgende Werte:

Tabelle: Berechnung der kalk. Zinsen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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