Optimierungsmöglichkeiten bei der Nutzung von Skype for Business durch Studenten im Studienbetrieb

Inhalt

1. Einleitung
1.1 Relevanz der Thematik
1.2 Ziele und Aufbau

2. Definition der Begrifflichkeiten
2.1 AKAD University
2.2 Unified Communication Software
2.3 Skype for Business

3. Einflussgrößen
3.1 User
3.2 Hardware
3.3 Netzinfrastruktur

4. Ergebnisse durch Onlinebefragung der Zielgruppe
4.1 Nutzung und Einstieg in Skype for Business
4.2 Funktionen von Skype for Business nach Ihrer Verwendungshäufigkeit
4.3 Aufgetretene Fehler und Probleme der Nutzer

5. Kritische Reflektion
5.1 Optimierungspotenziale

6. Schlussbetrachtung
6.1 Haupterkenntnisse
6.2 Optimierungsempfehlungen
6.3 Ausblick

Literaturverzeichnis

Internetquellen

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

1.1 Relevanz der Thematik

Im Studienbetrieb der AKAD University spielt Skype for Business eine sehr große Rolle. Um die Flexibilität der Studierenden zu gewährleisten werden Onlineseminare, Besprechungen mit Professoren über die Software „Skype for Business“ angeboten. Ein reibungsloser Ablauf ist hier essenziell wichtig. Die Erfahrung mit dem Umgang und der Anwendung eines virtuellen Besprechungsraumes, wie hier „Skype for Business“ ist zum Teil bzw. nur teilweise gegeben da die Studenten der AKAD einen unterschiedlichen Bildungsgrad besitzen.

1.2 Ziele und Aufbau

Ziel dieser Arbeit ist die Erarbeitung von Verbesserungspotentialen in der Anwendung von „Skype for Business“ durch Studenten der AKAD University mit Hilfe von systematischer Befragung der Zielgruppe und Interviewmethode. Zunächst werden in Kapitel 2 die erforderlichen Begrifflichkeiten erklärt, welche im weiteren Verlauf der Arbeit relevant sind. Im Anschluss wird die Zielgruppe von Personen und weitere Einflussgrößen bestimmt. Anschließend wird eine Befragung der Zielgruppe in Form einer Umfrage durchgeführt, ausgewertet und erläutert. Anhand der Umfrageergebnisse können Optimierungspotenziale erfasst und bewertet werden womit sich Kapitel 5 befasst. In Punkt 6 erfolgt eine Zusammenfassung der zuvor gesammelten Erkenntnisse. Aus diesen abgeleitet folgen Optimierungsempfehlungen und ein Ausblick zur Nutzung der in dieser Arbeit erlangten Erkenntnisse in zukünftigen Arbeiten.

2. Definition der Begrifflichkeiten

2.1 AKAD University

Die AKAD University mit Hauptsitz in Stuttgart wurde bereits im Jahre 1959 als Teil der Schweizer AKAD-Gruppe gegründet. Sie bietet in Deutschland das breiteste Angebot für Fernstudium in Digitalisierung & Innovation, Wirtschaft & Management, Technik & Informatik, Kommunikation & Kultur sowie Sprachen.¹

2.2 Unified Communication Software

Unified Communication (UCC) Software standardisiert die Kommunikation. Es ist nicht mehr nötig mehrere verschiedene Geräte zu nutzen. Dadurch entsteht ein beschleunigter Informationsaustausch. Während einer Videokonferenz kann so zum Beispiel eine Datei verteilt und von mehreren Gesprächsteilnehmern eingesehen und bearbeitet werden. Auch wird durch die Software Verfügbarkeit und Erreichbarkeit von Informationen gefördert.²

2.3 Skype for Business

Skype for Business ist ein UCC Produkt aus dem Hause Microsoft. Diese war früher als Microsoft Lync Server bekannt. Sie ist laut einer Studie die zweithäufigste UCC-Software in Deutschland nach ihrer Basis Version Skype. (Abb1.) Sie vereint die Möglichkeit von Videokonferenz, Videotelefonie, Internettelefonie, Chat, E-Mail und Datentransfer in einer Software. Im Gegensatz zur Basisversion, die auf 25 Benutzer beschränkt ist, ermöglicht Skype for Business gleichzeitige Anrufe für bis zu 250 Personen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(Abb.1 Market share of unified communications technologies in Germany)

3. Einflussgrößen

3.1 User

Der Benutzerkreis der AKAD des Studienangebots an der AKAD-University ist im Durchschnitt 30 Jahre³ alt. Die User haben einen unterschiedlichen Vorbildungsstand, so haben einige bereits ein Studium absolviert, andere dagegen haben einen Berufsabschluss mit anschließender mehrjähriger beruflicher Erfahrung. Die dritte Personengruppe besitzt als Qualifikation ein Abitur, bzw. Fachabitur. Ein erster Kontakt im Umgang mit Videokonferenz Software kann in diesem Personenkreis nur teilweise angenommen werden.

3.2 Hardware

Die Mindestanforderungen zur Verwendung der „Software Skype for Business“ Windows 7 und höher. Eine Prozessorleistung von mindestens 1 GHz und mindestens 512 MB Ram Arbeitsspeicher werden benötigt.

Bei einer Verwendung von Mac wird, MAC OS X 10.10 oder höher benötigt mit einer Prozessorleistung von mindestens 1 GHz (Core 2 Duo) und 1GB Arbeitsspeicher.

3.3 Netzinfrastruktur

Allgemein wird eine stabile Internetverbindung für die Anwendung von Skype for Business benötigt. Es soll in der Ausführung des Programms einerseits das Systemfenster ohne Verzögerung auf dem Bildschirm erscheinen, wenn dieses in der Taskleiste mit der Maus angewählt wird. Andererseits soll eine hohe Tonqualität gewährleistet werden, damit ein laufendes Gespräch nicht unterbrochen und erneut eine Verbindung hergestellt werden muss. Die Videotelefonie an sich erfordert Sprach- und Videoübertragungen mit hoher Bandbreite.

3.4 Zusätzliche Software

Da Skype for Business auf den Internetexplorer bzw. Safari zugreift müssen diese auf dem aktuellen Software Stand sein. Ein veralteter Stand kann zu Problemen bei der Anmeldung führen.⁴

4. Ergebnisse durch Onlinebefragung der Zielgruppe

Um ein repräsentatives Ergebnis direkt aus der Zielgruppe zu erhalten wurde eine Umfrage auf der Webseite Umfrageonline.com erstellt. Die Fragen wurden einfach und klar formuliert, um diese Umfrage statistisch auswerten zu können. Beginnend mit kurzen einfachen Fragen nach der bisherigen Nutzung von Skype vor dem Studium, der Art der Funktionen die bereits genutzt wurden, bis hin zu Frei zu formulierenden Antworten bezüglich der bisher im Betrieb aufgetretenen Fehler. Die erstellte Umfrage wurde in verschiedenen Facebook- und WhatsApp-Gruppen der AKAD-Studenten eingestellt und an Kommilitonen per E-Mail versendet. Der Erhebungszeitraum für diese Studie umfasste 3 Wochen.

4.1 Nutzung und Einstieg in Skype for Business

In der durchgeführten Umfrage gaben lediglich 52 Prozent der Studenten an bereits mit der Software Skype oder Skype for Business vor Beginn des Studiums gearbeitet zu haben. Dadurch wird die These aus Kapitel 3.1 bestätigt, wonach angenommen wurde das nur ein Teil der Studenten die Software vor Studienantritt verwendet haben kann. Der Großteil der Befragten gab an das Ihnen der Einstig besonders leicht viel. Lediglich drei Personen gaben eine mittlere Schwierigkeit in der Bedienung an. Wodurch dieses Empfinden entstand wird in Kapitel 4.3 erläutert.

4.2 Funktionen von Skype for Business nach Ihrer Verwendungshäufigkeit

Im Folgenden wurde in der Studie gefragt, welche Funktionen von Skype for Business der Student nutzt. Hier überwiegten die Audiokommunikation, Messenger Funktion,

4.3 Aufgetretene Fehler und Probleme der Nutzer

Die Umfrage zeigte, dass ein großer Anteil der Nutzer Probleme mit der Audioübertragung während der Gespräche hat. Nach Rücksprache mit den Teilnehmern, welche den Einstieg in Skype for Business mit einer mittleren Schwierigkeit angaben, zeigte sich, dass diese Nutzer Probleme mit der Installation und im Umgang mit der Hardware hatten. So wurde einmal die Kamera des PC inklusive Audio nicht erkannt. In anderen Fällen gaben die Teilnehmer Probleme mit der Verbindung des Headsets an. Ein weiterer häufig aufgetretener Fehler sind Übertragungsprobleme beim Teilen von Desktop und Dateien. Dies zeigt sich in Form von einfrieren des Bildes oder das nur einzelne Meeting-Teilnehmer das Bild sehen können.

Mehrere Teilnehmer gaben an bei Prüfungsvorbereitungen über Skype nicht an den Besprechungen über die auf dem PC installierte Software teilnehmen zu können.

[...]

¹ Vgl. AKAD Bildungsgesellschaft (2020)

² Vgl. Samulat, S. 60 (2014)

³ Vgl. AKAD Bildungsgesellschaft (2020)

⁴ Vgl. M.Landis (2020)