Praktikumssemester im Textarchiv der Süddeutschen Zeitung

Gliederung

1. Das Textarchiv der Süddeutschen Zeitung
1.1. Organisation
1.2. Aufgaben des Textarchivs
1.2.1. Das elektronische Archiv
1.2.2. Das Papierarchiv

2. Tätigkeiten der Praktikanten
2.1. Verifizieren der Süddeutschen Zeitung
2.2. Verteilung der Fremdpresse
2.3. Fremdpresselektorat
2.4. Papierablage
2.5. Recherchedienst und Leserdienst

3. Praktikumsprojekt

4. Teilnahme an Schulungen und Informationsveranstaltungen

5. Arbeitsklima

6. Vergütung und Urlaub

7. Fazit

1. Das Textarchiv der Süddeutschen Zeitung

1.1.Organisation

Der Süddeutsche Verlag ist ein Konzern mit insgesamt ca. 3100 Mitarbeitern. Er ist gegliedert in verschiedene Abteilungen, darunter der Bereich "Dokumentation und Informationsdienste". Zu diesem Bereich gehören das Textarchiv, das Bildarchiv, der Recherchedienst und "SZonNet" (für das Internetangebot zuständig). Diese einzelnen Einheiten arbeiten relativ selbständig für sich, lediglich zwischen Textarchiv und Recherchedienst bestehen größere Überschneidungen (s.u.).

Wir Praktikanten, Rainer Dietz und ich, waren ausschließlich im Textarchiv, sowie zeitweise im Recherchedienst tätig.

2.1. Aufgaben des Textarchivs

Primär ist das Textarchiv ein Dienstleister für die Journalisten des Hauses. Dazu gehören in erster Linie Redakteure der Süddeutschen Zeitung und ihrer Supplemente. Ferner besteht ein Vertrag mit dem Münchner Boulevardblatt "Abendzeitung", dessen Räume gleich nebenan liegen, daß das Archiv der SZ auch die Abendzeitung mitbetreut.

Das Archiv ist ganz auf diesen "Kundenkreis" und seine Bedürfnisse zugeschnitten. So sind z.B. die Öffnungszeiten sehr großzügig. Die Recherchearbeitsplätze sind täglich von 9.00 bis 22.00 Uhr besetzt, auch am Wochenende und an Feiertagen. Zu diesen Zeiten können Redakteure persönlich oder telefonisch Anfragen stellen. Bei der Beantwortung der Anfragen greifen die Mitarbeiter des Archivs hauptächlich auf zwei Quellen zurück:

- das elektronische Archiv, das alle Artikel der Süddeutschen Zeitung seit 1991 im Volltext enthält
- das Papierarchiv, das Artikel der Süddeutschen Zeitung bis 1993 sowie Artikel aus anderen Zeitungen und Zeitschriften (sog. "Fremdpresse") enthält.

Neben diesen Auskunftsmitteln stehen eine kleine Bibliothek (v.a. mit Nachschlagewerken), etliche CD-ROMs, kommerzielle Hosts (Dialog, GBI, Genios) sowie das Internet zur Verfügung. Letzteres gewinnt in letzter Zeit immer mehr an Bedeutung.

Im Textarchiv arbeiten über 20 Personen in einem Großraumbüro. Diese sind in vier Gruppen zu jeweils etwa fünf Personen aufgeteilt (Politik-Gruppe, Gruppe Kultur/Lokales, Gruppe Wirtschaft/Wissenschaft/Gesellschaft und Online-Gruppe). Zwischen diesen Gruppen werden die Aufgaben verteilt. So bearbeitet z.B. die Kulturgruppe die jeweiligen Feuilletonseiten der einzelnen Zeitungen, während Wirtschaftsseiten in der Wirtschaftsgruppe bearbeitet werden. Die Online-Gruppe ist mehr für bestimmte Projekte zuständig (z.B. Planung des zukünftigen Archivsystems, Internetnutzung, Erstellung der SZ-CD-ROM...). Diese Kollegen wechseln sich beim "Anfragedienst" ab. Im Anfragedienst sitzt man an besonderen Arbeitsplätzen (meist drei Personen), die die direkte Anlaufstelle für die Redakteure sind.

Daneben gibt es noch den "Technischen Dienst" (drei Personen), der vor allem mit Schneiden und Kleben der Fremdpresseartikel beschäftigt ist.

Auf Leserdienst und Recherchedienst werde ich später eingehen.

2.1.1. Das elektronische Archiv

Seit dem Jahre 1994 arbeitet das Textarchiv mit der hausinternen Datenbank REGIS (Regional-Informationssystem), einer Großrechneranwendung, die speziell auf die Bedürfnisse dieses Archivs zugeschnitten ist. In REGIS werden täglich alle Artikel der Süddeutschen Zeitung eingespeist. Sie werden dann einzeln von den Mitarbeitern im Archiv bearbeitet ("verifiziert") und sind dann sowohl über Volltext als auch über inhaltliche Erschließung tagesaktuell suchbar. Artikel aus den Jahren 1991 bis 1993 sind ebenfalls in REGIS enthalten, wurden aber nicht bearbeitet, d.h. sie sind nur über Volltext suchbar. Seit kurzem sind auch die Artikel des Spiegel in REGIS enthalten.

Für die Zukunft ist eine Ablösung durch ein neues System geplant, auch sollen einige andere Zeitungen und Zeitschriften in Zukunft elektronisch erfasst werden.

2.1.2. Das Papierarchiv

Ein wesentlicher Teil der Dokumentation findet nach wie vor im Papier statt. Das Papierarchiv ist nach einer eigenen Systematik geordnet; außerhalb der Systematik gibt es ein umfangreiches Personenarchiv in alphabetischer Ordnung. Sobald es zu einem Thema oder zu einer Person 10-20 Artikel oder mehr gibt, erhält es einen eigene Mappe. So wurden z.B. Artikel zu den Studentenstreiks Ende 1997 zuerst in der Mappe "Politische Betätigung von Studenten" gesammelt. Als sich das ganze mehr und mehr ausweitete, bekam das Thema eine eigene Mappe, die unterhalb der oben genannten Mappe angegliedert wurde.

Im Papierarchiv finden sich Artikel der SZ bis zum Jahr 1993 sowie Ausschnitte aus der Fremdpresse. Der Berichtszeitraum geht bis in die 50er Jahre zurück.

Die Fremdpresse wird in den einzelnen Gruppen lektoriert, d.h. es werden Artikel ausgewählt und zu bestimmten Themen oder Personen zugeordnet. Beim "technischen Dienst" werden die Artikel dann ausgeschnitten und ggf. vervielfältigt. Anschließend werden die Ausschnitte in ihre jeweiligen Mappen verteilt.

2. Tätigkeiten der Praktikanten

2.1. Verifizieren der Süddeutschen Zeitung

Eine der wichtigsten Tätigkeiten, die auch jeder Mitarbeiter ausführt, ist das sogenannte Verifizieren der aktuellen SZ-Ausgabe. Vom ersten Praktikumstag an wurden wir in diese Tätigkeit eingewiesen und führten diese bald selbständig und eigenverantwortlich durch.

Jeden Morgen werden alle Artikel, die in der Süddeutschen Zeitung erscheinen (Ausnahme: beiliegende Magazine), automatisch aus dem Redaktionssystem "Hermes" in das Archivsystem "REGIS" konvertiert. Die Daten sind auf einem Zentralrechner gespeichert und über ein Emulationsprogramm von jedem Arbeitsplatz im Archiv zugänglich. Ich halte REGIS für ein recht gutes System, da es in der Grundstruktur recht einfach und somit schnell zu erlernen, aber trotzdem sehr vielseitig und ausbaufähig ist. Die Bedienung erfolgt ausschließlich über Textkommandos.

Beim Verifizieren kommt es vor allem auf folgende Punkte an:

- Stimmen die Artikel in der Datenbank mit der eigentlichen Zeitung überein oder fehlen welche, bzw. sind Artikel im System, die gar nicht erschienen sind?
- Die Süddeutsche Zeitung erscheint täglich in mehreren Ausgaben, die sich im

Zeitpunkt der Drucklegung, im Verteilungsgebiet und teilweise auch im Inhalt unterscheiden. Die "Fern-Ausgabe" geht um 18 Uhr in Druck und wird in Gebiete außerhalb Bayerns verteilt. Außerdem gibt es eine "Bayern-Ausgabe" und vier verschiedene "Stadt-Ausgaben" für München (Ost, West, Nord, Süd). Daher stehen oft gleiche oder sehr ähnliche Artikel mehrmals in der Datenbank, solche Dubletten werden dann beim Verifizieren gelöscht. Es wird auch vermerkt, in welcher Ausgabe der Artikel erschienen ist.

- In die Datenbank kommt nur Textinformation; Bilder und Grafiken werden nicht eingespeist. Beim Bearbeiten der Artikel trägt man deshalb in einem eigenen Feld eine kurze Beschreibung der Photos und Grafiken ein.
- Bildunterschriften, kleine Kästen und ähnliches werden als eigene Artikel erfaßt. Datensätze von Bildunterschriften müssen mit dem Datensatz des eigentlichen Artikels verknüpft werden.
- Wichtiger noch als diese formalen Punkte ist die Inhaltliche Erschließung. Dies erfolgt durch Zuordnung der Artikel zu sogenannten "Info-Objekten". Diese ließen sich in Anlehnung ans Papierarchiv auch als "virtuelle Mappen" bezeichnen. Info-Objekte sind Datensätze in REGIS, die in hierarchischer Beziehung zueinander stehen. Es gibt beliebig viele Hierarchieebenen. Ein Info-Objekt kann mehreren anderen Info- Objekten gleichzeitig zugeordnet werden. Auf jeder Hierarchiestufe können Artikel zugeordnet werden. Daraus entstehen Netzstrukturen, die beispielsweise so aussehen können:

Auf diese Weise werden nach und nach alle Artikel der SZ verifiziert. Die Zeitung wird dazu in die verschiedenen Gruppen aufgeteilt. Ich war die meiste Zeit in der Lokal-Gruppe tätig und habe dort die Artikel im München- bzw. Bayern-Teil verifiziert. Diese Tätigkeit ist recht zeitintensiv, pro Zeitungsseite kann man ca. eine halbe Stunde veranschlagen. Es kann aber auch erheblich länger dauern, z.B. wenn man viele kleine Artikel oder viele Bildunterschriften hat oder wenn man erst einen größeren Artikel durchlesen muß, um die Zuordnung machen zu können.

2.2. Verteilung der Fremdpresse

Jeden Tag kommt ein großer Schwung der sog. "Fremdpresse" ins Archiv. Dazu gehören große überregionale Zeitungen, regionale Tagesszeitungen, Wochenzeitungen, Wochenzeitschriften, Monatszeitschriften und andere Periodika aus dem In- und Ausland.

All das landet in einem großen Korb in der Poststelle des Süddeutschen Verlags. Einmal am Tag wird dieser Korb dort abgeholt. Der Inhalt wird dann erst einmal sortiert: einige Zeitungen und Zeitschriften wandern gleich in den Mülleimer, da sie unaufgefordert zugesandt und nicht ausgewertet werden. Alles, was ausgewertet und/oder gesammelt wird, muß in einer Liste abgehakt werden und dann zur entsprechenden Person oder Gruppe gelangen. Die großen überregionalen Zeitungen, die sog. "Leitpresse" (Frankfurter Allgemeine, Frankfurter Rundschau, Neue Zürcher Zeitung, taz, Tagesspiegel, Die Welt, Die Zeit, Die Woche), werden darüberhinaus noch auseinandergenommen und den Seiten nach auf die verschiedenen Ressortgruppen verteilt.

Diese Tätigkeit, die auf den ersten Blick sehr banal und langweilig aussieht, ist bei den Archivmitarbeitern sehr unbeliebt und wurde daher ausschließlich uns Praktikanten überlassen. Mir persönlich gefiel es dagegen ganz gut, denn man bekommt erstens einen guten Einblick in die nationale und internationale Presselandschaft, zweitens hat man eine willkommene Abwechslung vom Dauersitzen am Computer.

Das Verteilen der Fremdpresse beansprucht an "normalen" Tagen ca. 45 Minuten, am Montag, wenn die gesamte Wochenendpresse dazukommt, doppelt soviel.

2.3. Fremdpresselektorat

Die Fremdpresse, die im Textarchiv ausgewertet wird, umfaßt neben den bereits erwähnten Leitzeitungen einige ausländische Tageszeitungen (International Herald Tribune, The Independent, Financial Times, Le Monde, Der Standard), die Münchner Tageszeitungen (Münchner Merkur, tz, Abendzeitung und Bild München), Wochenzeitschriften (Spiegel, Focus, Stern, Bunte, Wirtschaftswoche, Time, Newsweek u.a.) und einige Monatsmagazine (z.B. Bild der Wissenschaft, GEO).

Aufgeteilt nach den verschiedenen Ressortgruppen (z.B. "Bunte" bei Gesellschaft, "Newsweek" bei Politik) werden die Zeitungen von den Mitarbeitern durchgesehen. Ein Artikel, der archiviert werden soll, wird markiert und mit der jeweiligen Notation der Papiermappe, in die er kommen soll, versehen. Ein Artikel kann auch mehreren Mappen zugeordnet werden. Die Titel der Papiermappen und deren Notationen sind in REGIS erfaßt.

Diese Tätigkeit wurde von mir nur sehr selten und auch erst gegen Ende des Praktikums durchgeführt, und zwar mit der "Abendzeitung". Die Schwierigkeit liegt hier besonders darin, daß man erst nach längerer Zeit einen gewissen Überblick über die vorhandenen Papiermappen bekommt und es auch für einen Praktikanten ohne langjährige Erfahrung in vielen Fällen schwer zu beurteilen ist, ob man diesen oder jenen Artikel nun archivieren soll oder nicht.

Die markierten Zeitungen und Zeitschriften werden dann vom technischen Dienst ausgeschnitten, geheftet (bei mehrseitigen Artikeln) und ggf. vervielfältigt. Sie kommen dann in grob angelegte Vorsortierer.

2.4. Papierablage

Aus den Vorsortierern werden die ablagefertigen Artikel von den Archivaren in die einzelnen Mappen gelegt. Hier sind auch wieder die verschiedenen Ressortgruppen für ihr Fachgebiet zuständig. Auf diese Weise findet noch einmal eine Kontrolle statt, ob die Artikel beim Lektorat auch richtig und vollständig zugeordnet wurden.

Da diese Tätigkeit in etwa dem Einstellen von zurückgegebenen Büchern in einer Bibliothek entspricht, könnte man erwarten, daß Praktikanten hier sehr viel zu tun bekämen. Dankenswerterweise hatte man jedoch schon bei der Praktikumsplanung festgelegt, daß die Papierablage nur in einem bestimmten Rahmen von den Praktikanten gemacht werden sollte. Bei diesem "Rahmen" handelte es sich um einen mächtigen Stapel von "Altlasten" aus dem Personenarchiv. Diese hatten sich im Zuge einer Umstrukturierung der Gruppen im Sommer 1997 angehäuft und sollten von uns nach und nach abgebaut werden.

Das Herumklettern an meterhohen Wänden und das hantieren mit teilweise total überfüllten Papiermappen, deren interne (chronologische) Ordnung oft heillos durcheinandergeraten ist, gehört selbstverständlich zu einem solchen Praktikum dazu. Trotzdem war ich ganz froh, als der Stapel der Altlasten mehr und mehr schrumpfte und schließlich ganz abgetragen war.

2.5. Recherchedienst und Leserdienst

Der Recherchedienst, eine kleine Abteilung mit drei Mitarbeitern, gehört zwar organisatorisch nicht direkt zum Textarchiv, benutzt aber dessen Bestände und ist auch räumlich im Textarchiv integriert. Der Recherchedienst kümmert sich um Anfragen von außen, also von all denen, denen der Anfragedienst des Textarchivs nicht zur Verfügung steht. Dies sind z.B. Firmen, Verbände, Schüler, Studenten oder auch andere Archive und Redaktionen. Die Bearbeitung von Recherchen erfolgt kostenpflichtig (Mindestpreis: DM 50,-).

Eine weitere Stelle ist der Leserdienst, bestehend aus einer Person, der Abonnenten der Süddeutschen Zeitung auf Anfrage bis zu zwei Artikeln kostenlos zuschickt. Da der Leserdienst Anfang des Jahres 1998 vorübergehend unbesetzt war, wurden dessen Aufgaben vom Recherchedienst miterledigt.

Aufgrund der engen Personalsituation und der großen Nachfrage seitens der Kunden waren die Kollegen des Recherchedienstes sehr froh über die Mitarbeit der Praktikanten.

Hier konnte ich sehr viele interessante und wichtige Erfahrungen machen, z.B. worauf es beim Telefonieren mit Kunden ankommt, oder wie tückisch ungenaue oder schwammig formulierte Rechercheaufträge sein können. Nebenbei lernte ich auch noch das Ausstellen von Rechnungen und den Umgang mit einem Mikrofilm-Lesegerät.

Von allen Tätigkeiten im Praktikum hat mir die im Recherchedienst am meisten Spaß gemacht. Die Vielschichtigkeit der diversen Auftraggeber sorgte für Abwechslung, Erfolge bei kniffligen Recherchen sorgten für Motivation. Auch das sehr herzliche Verhältnis zu den Kollegen trug dazu bei.

3. Praktikumsprojekt

Obwohl zu Beginn des Praktikums gar nicht konkret vorgesehen, ergab sich später doch noch die Möglichkeit für uns Praktikanten, gemeinsam ein kleines Projekt durchzuführen.

Während der Praktikumszeit wurden nämlich nach und nach immer mehr Arbeitsplätze mit einem Zugang zum Internet ausgestattet. Über gute Internetkenntnisse verfügten aber nur wenige Archivmitarbeiter. Um den ungeübten Nutzern den Einstieg zu erleichtern, sollte es HTML-Startseiten geben, also eine Art interne Homepage mit archivrelevanten Links in übersichtlicher Form und grafischer Aufbereitung.

Die stellvertretende Leiterin Frau Holzer hatte hierzu schon ein grobes Konzept entwickelt und auch eine Testseite entworfen. Gemeinsam mit ihr planten wir das inhaltliche Konzept der Seiten: welche Art von Links sind interessant? Wie soll das ganze gegliedert werden? Bei der optischen Gestaltung ließ sie uns dagegen freie Hand.

Nachdem das Grundkonzept stand (Startseite, dann einzelne Seiten mit Links zu Suchmaschinen, überregionalen Zeitungen, bayerischen Zeitungen, ausländischen Zeitungen, Zeitschriften, Politischen Institutionen...) tüftelten wir eine Weile am Layout herum. Hier erwies sich die Zahl von zwei Personen als gerade richtig. Man entscheidet nicht allein, so können ungute Ideen schnell korrigiert werden. Andererseits würden in einem solchen Bereich, wo es auch auf den persönlichen Geschmack ankommt, zu viele Köche den Brei verderben. Bald hatten wir eine ansprechende äußere Form gefunden, die es nun mit Inhalt zu füllen galt.

Dazu mußte anfangs erst einmal viel gesurft werden, um URLs zu finden, Logos herunterzuladen und die Inhalte der Webseiten kennenzulernen und zu bewerten.

Dann wurden Logos bearbeitet (einheitliche Größe!) und die eigentlichen HTML-Seiten "gebaut". Eine Seite besteht in der Regel aus einer tabellarischen Auflistung von Links (meistens ist das Logo der Zielseite anklickbar) mit kurzen Beschreibungen dazu.

Als Werkzeug dienten uns der "Netscape Composer", der im Communicator 4.0 integriert ist. Da dieses Programm aber seine Tücken hat (es erscheint teilweise noch etwas unausgegoren), benutzten wir auch den Windows-Texteditor und schrieben die HTML-Codes "von Hand", da wir beide schon gute HTML-Kenntnisse hatten.

Hier zwei Beispiele für die fertigen Seiten:

- Bayerische Zeitungen
- Juristische Informationen

Die Seiten wuchsen nach und nach, es wurden neue Links und neue Themenbereiche eingebaut. Insgesamt waren es am Ende 15 HTML-Seiten mit über 130 Links. Die Dateien wurden auf dem für alle zugänglichen Netzlaufwerk abgelegt, und so konnte die Startseite an jedem Arbeitsplatz als Ausgangsseite definiert werden.

Da Frau Holzer geplant hatte, die Seiten auch den Redaktionen zu Verfügung zu stellen, kam noch die Rubrik "Wir über uns" mit nocheinmal acht Seiten hinzu, in welcher sich das Textarchiv mit vielen Photos und Informationen vorstellt.

Während unserer Arbeit an den Seiten baten uns auch immer wieder Kollegen, ob wir nicht zu dieser oder jener Anfrage, die sie gerade bearbeiteten, auch etwas im Internet suchen könnten. So konnten wir unsere Internet-Erfahrungen in der Praxis anwenden und noch vertiefen.

4. Teilnahme an Schulungen und Informationsveranstaltungen

Unsere Praktikantenbetreuerin Frau Schade zeigte uns gleich in den ersten Tagen die Broschüre des SV-Bildungsprogramms, in dem zahlreiche Fortbildungsveranstaltungen für Mitarbeiter des Konzerns angeboten waren. Aus diesem Programm nahmen wir an zwei Veranstaltungen teil: die erste trug den Titel "Das Unternehmensleitbild des Süddeutschen Verlages" und war vor allem in Hinsicht auf Geschichte und wirtschaftliche Situation des Verlages bzw. der Zeitung interessant. Die zweite Veranstaltung war eine Mitarbeiterführung durch das "Privatmuseum Goldschagg", in dem vor allem alte Druck- und Setzmaschinen zu sehen sind, sowie durch das Druckhaus Steinhausen, in dem die SZ gedruckt wird. Besonders die Führung in dem hochmodernen Druckzentrum war sehr eindrucksvoll.

Neben diesen offiziellen SV-Veranstaltungen waren wir auch eingeladen, an Angeboten des MAID (Münchner Arbeitskreis für Dokumentation) teilzunehmen. Ich war, zusammen mit ein paar Archivkolleginnen, bei einem Vortrag zum Thema "Digitalisierung von Dokumentbeständen", der allerdings unterm Strich enttäuschend war.

Außerdem bekamen wir Praktikanten die Gelegenheit zu einem Besuch im Pressearchiv des Bayerischen Rundfunks. Dieses Archiv ging vor kurzem eine enge Kooperation mit dem SZArchiv ein. Die Leiterin des BR-Archivs, Frau Grunewald, erklärte uns zuerst Aufgaben und Arbeitsweise des Archivs sowie der anderen Archive des BR und führte uns anschließend noch durch die Räumlichkeiten. Auf diese Weise konnte man gut Gemeinsamkeiten und Unterschiede der beiden Archive feststellen.

5. Arbeitsklima

Zuerst möchte ich betonen, daß ich als Praktikant von allen Mitarbeitern im Archiv sehr freundlich und kollegial behandelt worden bin, wobei es natürlich bei über 20 Personen immer welche gibt, mit denen man besser, und welche, mit denen man nicht so gut "kann". [...]

Um so besser war dafür der Kontakt zu ihrer Stellvertreterin, Frau Holzer. Sie ermutigte uns, jederzeit bei Problemen oder Fragen zu ihr zu kommen, und hatte trotz Zeitmangel stets ein offenes Ohr für uns. Vor allem die Zusammenarbeit beim Projekt klappte hervorragend.

6. Vergütung und Urlaub

Der Süddeutsche Verlag hat seine eigenen Richtlinien und Verträge für Praktikanten, egal in welchem Bereich diese eingesetzt sind. Nach dem HBI-Vertragsvordruck wurde nie gefragt. Als Praktikant beim SV hatte ich eine 35-Stunden-Woche und erhielt pro Monat eine Vergütung von 740,- DM. Pro Monat hatte ich Anspruch auf 2,5 Tage Urlaub, also insgesamt 15 Tage. Außerdem konnte ich die Hauptgerichte in der Kantine zum halben Preis erwerben.

7. Fazit

Insgesamt kann ich sagen, daß mir das Praktikum sehr gut gefallen hat und ich mich im Textarchiv trotz der unter Punkt 5 genannten Probleme sehr wohl gefühlt habe. Ich konnte eine Menge Dinge lernen, die man in einer rein theoretischen Ausbildung nicht mitbekommt. Das Verhältnis zwischen "Nutzen für mich" und "Nutzen für die Praktikumsstelle" war ausgeglichen. Natürlich ist klar, daß nach zwei bis drei Monaten der Lerneffekt immer mehr abnimmt und viele Tätigkeiten zur Routine werden.

Unterm Strich kann ich ein Praktikum im SZ-Textarchiv auf jeden Fall weiterempfehlen, vor allem dann, wenn man Interesse am Medien- und Pressewesen hat.