Das Homeoffice als Arbeitsplatz, die Digitalisierung und Wissensmanagement im Unternehmen. Eine Auswahl verschiedener Personalherausforderungen

Inhaltsverzeichnis

1. Die Arbeit im Home Office
1.1. Unterschiede zwischen Anforderungen virtueller Arbeit gegenüber Prä­ senztätigkeiten
1.2. Anforderungsprofil für Führungskräfte im Home Office
1.3. Anforderungsprofil für Mitarbeiter im Home Office

2. Die zunehmende Technisierung und Digitalisierung in der Gesellschaft und in Unternehmen
2.1. Auswirkungen der Entwicklungen für ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
2.2. Darstellung der zukunftsfähige Personalentwicklung und dessen Maßnahmen

3. Das Wissensmanagement - die Erfahrung älterer Mitarbeiter als großer Be­ standteil eines Unternehmens
3.1. Die Maßnahmen zur Nutzung des Wissens
3.2. Die Chancen und die Risiken verschiedener Generationen in einem Unter­neh­men

1. Die Arbeit im Home Office

Dieser Statistik sind einige allgemeine Informationen über die Meinung über das Home Office in Deutschland zu entnehmen. Diese zeigt zum einen, dass 35 % bereit wären, ihre Arbeitsstelle zu verlassen, wenn sie die Möglichkeit auf mehr Flexibilität und Home Office hätten. Und zum anderen erwarten 43 % der Un­ternehmen einen Anstieg der Home-Office-Mitarbeiter in den kommenden Jah­ren. Zudem erkennt man in der Mitte der Grafik, dass die Möglichkeit, im Home Office arbeiten zu können innerhalb eines Jahres sehr angestiegen ist. Jedoch lässt sich aus der Grafik auch erkenne, dass einige Gründe für Unternehmen gegen das Arbeiten zu Hause sprechen. Es soll die Ungleichbehandlung ver­mieden werden und die Produktivität sinke durch den fehlenden Austausch.

Zudem verhindern gesetzliche Regelungen Home Office. Mittels dieser Grafik konnte man nun einen kurzen Überblick über das Home Office und Meinungen dazu im Allgemeinen bekommen.

1.1. Unterschiede zwischen Anforderungen virtueller Arbeit gegenüber Präsenz­tätigkeiten

Durch das Arbeiten im Home Office verändern sich die Anforderungen an Mit­arbeiter, gegenüber der herkömmlichen Arbeitsform. Folgend werden die Ver­änderungen dargestellt.

Ein wichtiges Kriterium, das virtuelle Arbeit voraussetzt, ist ein hoher Grad an Selbstständigkeit. Der Mitarbeiter muss von zu Hause aus selbstbestimmt und gut organisiert arbeiten. Vor allem muss geregelt sein, dass das private Leben von dem Beruflichen getrennt stattfindet. Bei Präsenztätigkeiten hat man bereits von Anfang an einen geregelten Arbeitsalltag, da man zuerst einen Arbeitsweg auf sich nimmt, um ungestört im Büro zu arbeiten. Zudem hat der Mitarbeiter meist feste Arbeitszeiten, zu diesen er sich im Büro befinden muss. Wohinge­gen er im Home Office handlungsfrei ist, im Hinblick auf die Zeiteinteilung. So­mit ergibt sich eine Anforderung für die herkömmliche Arbeitsform. Nämlich we­niger privat verfügbare Zeit in Kauf zu nehmen, da zu der Arbeitszeit noch der An- und Abfahrtweg dazukommt. Ebenso versuracht das virtuelle Arbeiten häu­fig eine Gefährdung der Gesundheit. Diesem muss sich der Arbeitnehmer im Klaren sein, wenn er sich für diese Arbeitsform entscheidet oder derer zugewie­sen wird. Zuhause arbeitet man schnell über die Arbeitszeithöchstgrenze hin­aus. Dadurch, dass man alleine länger und intensiver arbeitet, vernachlässigt der Mensch die zwingend notwendige Pause und somit die Erholung für den Körper. Daraufhin könnten ein Burnout oder Verspannungen folgen. Somit muss man im Home Office vermehrt auf seinen Körper hören, als bei Präsenz­tätigkeiten. Da bei der herkömmlichen Arbeitsform feste Mindestarbeitszeiten und Pausen eingehalten werden müssen. Eine weitere Anforderung an Arbei­tern im Home Office ist die ständige Erreichbarkeit. Man hat zu Hause das Ge­fühl, dass man aufgrund der ungeregelten Arbeitszeiten, zu jeder Tageszeit, an Sonn- und Feiertagen, etc. erreichbar sein muss. Bei einem herkömmlichen Arbeitsplatz ist man in der Regel nur zu den Arbeitszeiten erreichbar. An dieser Stelle muss, wie bereits erwähnt, eine klare Trennung von privatem und berufli­chem Leben erfolgen, ansonsten verringern sich auch wieder die Erhol- und Abschaltzeiten. Zudem muss man zu Hause den digitalen Verlockungen und allgemeinen Ablenkungen widerstehen können. Dazu gehören der Umgang mit WhatsApp und Social Media. Ebenso sollte man konzentriert arbeiten können, ohne von beispielsweise den Kindern oder Haustieren abgelenkt zu werden. Somit ist eine Voraussetzung, sich vorher zu überlegen, wie man die Arbeit im Home Office ungestört ausführen kann. Im Büro hingegen gibt es solche Ablen­kungen nicht. Dort geht es rein um die Arbeit. Auch hat man im Büroleben eine höhere Gruppenzugehörigkeit, als alleine zu Hause. Damit muss man auch umgehen können, um nicht isoliert zu werden. (Beck, 2019, S.11 -33)

Zudem sollte ein leistungsmotivierter Typ Mensch im Home Office arbeiten, da dieser dies als große Chance für sich selbst sieht, ohne Störungen zu arbeiten, wohingegen er in einem Großraumbüro meist öfter gestört wird. Dadurch wird er leistungsbereiter und motivierter und absolviert eine gute Arbeit. Dies wird auch die Kompetenz der Selbstführung zugeordnet. Auch muss der Arbeitneh­mer gewissenhaft sein, da der Arbeitgeber diesem vertrauen muss. Dieser hat nämlich weniger Kontrolle, als wenn der Mitarbeiter im Büro seine Arbeit ver­richtet. Demnach wird Ehrlichkeit bezüglich des erbrachten Arbeitsumfangs und derArbeitszeit vorausgesetzt. (Landes/Steiner/Utz/Wittmann, 2020, S. 15-18)

1.2. Anforderunqsprofil für Führunqskräfte im Home Office

Dadurch, dass sich die Arbeitsform und somit die Arbeitsgestaltung bei virtueller Arbeit unterscheidet, ändern sich nun auch die Anforderungen an Führungskräf­te. Folgend werden mögliche Implikationen für die Personalauswahl dargestellt. Eine Führungskraft sollte ein niedrigeres Kontrollbedürfnis haben als in der her­kömmlichen Arbeitsform. Dies ist Folge dessen, dass jeder Mitarbeiter zu Hau­se im gewissen Maße sein eigener Chef ist. Und dazu kommt, dass die Füh­rungskraft weniger Kontrolle über die Mitarbeiter behalten kann, da dieser nur die Ergebnisse zu sehen bekommt und nicht den Weg dorthin. Demnach muss auch eine hohe Vertrauensbereitschaft vorhanden sein, da die Vertrauensbasis über Distanz besteht. Somit kann es leichter zu Missverständnisse kommen. Die Aufgabe der Aufklärung dessen und die Streitschlichtung, die dabei eventu- ell notwendig ist, müssen auch von der Führungskraft übernommen werden. Bei Streit oder Unklarheiten wird die Führungsperson vor größeren Herausforde­rungen gestellt, als bei der herkömmlichen Arbeitsweise im Büro, da man auf Distanz richtig reagieren muss. Demnach muss man auch die Fähigkeit besit­zen, Aufgaben klar zu verteilen und der richtigen Person zuzuordnen. Es müs­sen Ziele eindeutig formuliert werden, damit weniger Unklarheiten auftreten. Dazu gehört auch, dass die Führungskraft erkennt, wenn ein Mitarbeiter nicht die richtigen oder zu viele Aufgaben zugeordnet bekommen hat und dies eine Überforderung bewirkt. Es ist schwerer dies zu überprüfen, wenn sich die Mit­arbeiter im Home Office befinden, da die Führungsperson Empathie auf Distanz zeigen muss und die Bedürfnisse und Anregungen des Teams somit schwerer erkennt. Das virtuelle Team muss zuerst entwickelt werden. Die Aufgabe der Führungskraft ist es, das Team kennenzulernen und gegenseitiges Kennenler­nen mittels regelmäßiger persönlicher Treffen zu ermöglichen. Dort können dann auch erneut die Erwartungen an das vorliegende Projekt ausgesprochen werden und Anregungen und das Verhalten der Mitarbeiter bei der Aufgaben­verteilung beobachtet und bei der Entscheidung berücksichtigt werden. Wie auch in der herkömmlichen Arbeitsform müssen Führungskräfte ein Feedback abgeben, also die Leistung der Mitarbeiter beurteilen. Zudem kommt, dass ein sehr gutes technisches Know-how unumgänglich ist, da man als Führungskraft, insbesondere im Home Office, viele Tools für Projektmanagement besitzen muss. Auch sind einige Videokonferenzen Bestandteil der virtuellen Arbeit.

Nun wird prägnant das eben ausführlich beschriebene Anforderungsprofil an Führungskräfte in virtuellerArbeit stichpunkthaft dargestellt:

- Niedriges Kontrollbedürfnis
- Hohe Vertrauensbasis
- Gute konfliktlösende Fähigkeiten
- Klare Aufgabenverteilung an Mitarbeiter
- Empathie auf Distanz
- Organisation regelmäßiger Teamtreffen
- Sehr gutes Technisches Know-how
- Fähigkeit, den Überblick zu behalten

1.3. Anforderunqsprofil für Mitarbeiter im Home Office

Nun wird das Anforderungsprofil an Mitarbeiter, die virtuelle Arbeit leisten, ver­anschaulicht. Am Wichtigsten ist, dass die Mitarbeiter gut selbst organisiert sind. Sie müssen organisierter sein, als in herkömmlichen Büros, da sie haupt­sächlich auf sich alleine gestellt sind und Fragen ausschließlich über das Tele­fon oder über eine Videokonferenz stellen können. Zudem ist es wichtig, dass die Mitarbeiter kreativ und selbstständig sind, um Probleme unmittelbar nach dem Auftreten dessen selbst lösen zu können und Strategien entwickeln zu können, um diese zu vermeiden. Dadurch, dass die Führungskraft dem Mitar­beiter viel Vertrauen gegenüberbringen muss und die Aufgaben und Arbeiten des Mitarbeiters nicht andauernd von der Ferne kontrolliert werden können, be­nötigt man auch einen hohen Grad an Gewissenhaftigkeit, Ehrlichkeit und Zu­verlässigkeit. Die Arbeit findet zum größten Teil zu Hause statt und somit ist man die meiste Zeit alleine mit seinen zu erledigenden Aufgaben. Aus diesem Grund muss man als Mitarbeiter im Home Office sehr selbstständig sein. Es ist nicht möglich, sofort den Arbeitskollegen, der im herkömmlichen Büro direkt nebenan sitzt, um Hilfe zu bitten. Es muss zuerst ein Telefonat oder eine Vide­okonferenz geplant werden und stattfinden. Daraus folgt auch, dass nur Men­schen, die sehr belastbar sind, geeignet für virtuelle Arbeiten sind. Ebenso ist es wichtig, dass man offen für Neues ist und nicht abgeneigt. Etwas Neues ist bereits das Home Office. Man muss einen offenen Umgang damit haben und bereit sein, dies auszuprobieren und sich darauf einzulassen. Zudem sind häu­fig gewünschte Arbeitnehmer ledig und kinderlos. Diese Erkenntnis kommt dadurch zu Stande, da somit eine Ablenkung bei der Arbeit zu Hause ausge­schlossen werden kann. Kinder könnten der Grund sein, dass sich der Mitarbei­ter nicht ausreichend auf die Arbeit konzentrieren kann. Bei der Arbeit im her­kömmlichen Büro ist das nicht der Fall, da es dort nur den Mitarbeiter, seine Arbeit und die Kollegen gibt. Ebenso ist Voraussetzung und somit Anforderung an den Mitarbeiter, dass der Arbeitsplatz geeignet ist, um dort jeden Tag stun­denweise am Laptop zu verbringen und Videokonferenzen durchzuführen. Zu­letzt sollte, ebenso wie die Führungskräfte, der Mitarbeiter ein großes techni­sches Grundwissen besitzen. Dies setzt hohe Qualifikationsanforderungen vo­raus.

Um einen kurzen Überblick über das Anforderungsprofil für Mitarbeiter im Home Office zu bekommen, werden die wichtigsten Fakten mit Stichpunkten festge­halten:

- Gute organisatorische Fähigkeit
- Kreativität und Offenheit für Neues
- Selbstständigkeit
- Zuverlässigkeit
- Gewissenhafter und ehrlicher Charakter
- Hohe Belastbarkeit
- Geeigneter verfügbarer Arbeitsort ohne Störungen
- Gutes technisches Know-how

2. Die zunehmende Technisierung und Digitalisierung in der Gesellschaft und in Unternehmen

„Digitalisierung soll zeitliche Ressourcen schaffen - mehr Zeit für uns, mehr Zeit für andere - und gleichzeitig verbraucht die Digitalisierung immer mehr unsere Zeit.“ (Bleses, 2019, S. 291)

2.1. Auswirkungen der Entwicklungen für ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die wachsende Digitalisierung und Technisierung in der Gesellschaft und spe­ziell in Unternehmen sind mit großen Herausforderungen verbunden. Zuerst wird genauer darauf eingegangen, welche Auswirkungen dies für ältere Mitar­beiter und Mitarbeiterinnen hat.

Eine Folge dieser Entwicklung ist der hohe Grad an Überforderung, der diese mit sich bringt. Dies hat mehrere Gründe. Zum einen fehlen den älteren Men­schen häufig die Erfahrungen mit dem Umgang mit der modernen Technik. Folglich sehen sie auch keine Vorteile an der Benutzung der technischen Gerä­te und haben kein Interesse sich mit diesen zu beschäftigen. Demnach denkt die ältere Generation, dass alles, sowohl im privatem, als auch im beruflichem Leben, früher auch ohne diesen neuen Technologien möglich war und diese somit nicht notwendig waren. Es tritt ein Unverständnis den jüngeren Menschen gegenüber auf und auch Enttäuschung, da die älteren Mitarbeiter und Mitarbei­terinnen das Gefühl haben, nicht verstanden zu werden und, dass das alte be­währte nun heutzutage nichts mehr Wert ist. Also müssen die Fähigkeiten wei­ter entwickelt werden.

Ebenso bewirkt die Digitalisierung und Technisierung, dass ältere Menschen meist zuerst überfordert mit der Bedienung der neuen technischen Geräte sind. Dadurch, dass die meisten Geräte eine filigrane Bedienung benötigen, könnte dies ein Problem darstellen, wenn ältere Mitarbeiter beispielsweise sehbeein­trächtigt sind. Mit der Hörbeeinträchtigung mancher Menschen der älteren Ge­neration folgt die Erschwerung der Wahrnehmung von multimedialen Inhalten. Ebenso hat diese Altersklasse meist eine eingeschränkte Feinmotorik bei bei­spielsweise der Bedienung der Tastatur oder der Maus bei einem PC, sie sind somit körperlich beeinträchtigt. (Seifert, 2016, S. 17-19)

Demnach pflegen jüngere Mitarbeiter einen selbstverständlichen Umgang mit technischen Geräten, das bei den älteren nicht grundsätzlich der Fall ist. Eben­so gibt es wenig Unterstützung aus dem sozialen Umfeld. Folglich werden die älteren Mitarbeiter ausgegrenzt und gemobbt, da sie sich zu „blöd“ anstellen, wenn es um Technik auf der Arbeit geht. Dies führt zu einem schlechten Team­verhältnis und zu Streitigkeiten und Missverständnisse.

Trotz den Herausforderungen, die mit der Digitalisierung verbunden sind, kann diese auch positive Auswirkungen für ältere Mitarbeiter haben. Früher hat man alles mit der Hand gemacht, mit der reinen körperlichen Kraft bewältigt. Heutzu­tage ermöglichen Maschinen eine Erleichterung der körperlichen Anstrengun­gen. Dies ist auch sehr gut für die ältere Generation, da sich diese nicht weiter­hin so sehr abrackern müssen und dadurch länger gesund bleiben können und diese Arbeit länger ausüben können. Dadurch, dass diese Altersgruppe meist sehr stur reagiert, wenn Neuerungen in einem Unternehmen, an ihrem Arbeits­platz, vorgenommen werden, ist es zuerst schwer, diese Vorteile zu erkennen. Jedoch nach geraumer Zeit werden die Menschen merken, dass ihnen die Ar­beit aufgrund der Maschinen erleichtert wird. Sie werden nun dankbar sein und die Technisierung und Digitalisierung schätzen, da die technischen Geräte Hilfsmittel sind, die das Leben erleichtern. Demnach finden sowohl die älteren, als auch die jüngeren Mitarbeiter Spaß an der Technik und arbeiten motiviert.

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