Die Bedeutung der Definitionsphase im Projektmanagement. Kriterien und Funktionen von Projektzielen

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Die Definitionsphase im Projektmanagement - von der Projektidee bis zum Projekt­auftrag

3. Die Bedeutung von Projektzielen im Rahmen der Definititionsphase
3.1. Die SMART-Kriterien
3.2. Die Funktionen von Projektzielen

4. Die Folgen einer mangelhaften Definitionsphase
4.1. Das Beispiel der Hamburger Elbphilharmonie

5. Fazit

6. Quellen- und Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

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1. Einleitung

Der Berliner Flughafen BER, Stuttgart 21 oder die Hamburger Elbphilharmonie sind Projekte, die über Jahre hinweg in der Kritik standen und damit mediale Aufmerksam­keit auf sich zogen. Von teils „grober Fehlplanung“ ist die Rede, wenn man Projekte wie diese genauer begutachtet.¹

Es sind unter anderem Überschreitungen der Kosten oder Verzögerungen im Bau, die Projekten Anlass zur Kritik geben. So verzögerte sich allein der Bau der Elbphilharmo- nie um etwa sieben Jahre, während auch die Kosten aus öffentlicher Hand von ur­sprünglich geplanten 77 Millionen Euro sich letztlich auf 789 Millionen Euro beziffern ließen.² Diese Kostenüberschreitungen und Bauverzögerungen sind Folgen einer un­zureichenden und teils nicht fertigen Planung im Hinblick auf die Projektlaufzeit, des Budgets und des Ressourcenbedarfs.³

Grundsätzlich durchlaufen Projekte unterschiedliche Phasen im Sinne des Projektma­nagements. Neben der Planungsphase, der Durchführungs- und Kontrollphase und der Abschlussphase gibt es die Projektdefinitionsphase.⁴

Im Zuge dieser Hausarbeit wird ausführlich auf die Defintionsphase eingegangen. Die wichtigsten Rahmenbedingungen, die während der Definitionsphase festgelegt wer­den, werden hierbei genannt. Insbesondere die Projektziele und deren Kriterien sowie Funktionen werden thematisiert.

Um die Bedeutung der Defintionsphase im Rahmen des Projektmanagements hervor­zuheben und die Frage zu beantworten, weshalb sie letztlich für den Projekterfolg von großer Bedeutung ist, wird das Beispiel der Hamburger Elbphilharmonie herangezo­gen. Das Beispiel soll verdeutlichen, welche Folgen eine unzureichende Planung und unklar definierte Projektziele haben können.

Für die Ausarbeitung wurden Informationen aus folgender Fachliteratur genutzt: Olfert, Klaus: Projektmanagement, 8. Auflage, Herne 2012 und Wytrzens, Hans Karl: Projekt­management, 3. Auflage, Wien 2013. Aber auch das Internet mit den Informationen aus unterschiedlichen Webseiten wurde mit in die Hausarbeit eingebunden.

2. Die Definitionsphase im Projektmanagement - von der Projektidee bis zum Projektauftrag

Ob persönliche, staatliche oder unternehmerische Projekte, sie alle können aufgrund ihrer Komplexität und Größe unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch selbst wenn sich Projekte in ihrer Art oder ihrer Laufzeit unterscheiden lassen, haben sie dennoch gemeinsam, dass sie meist einen bestimmten Zyklus folgen. Dieser Zyklus, auch genannt Projektlebenszyklus, beinhaltet die verschiedenen Phasen, die Projekte durchlaufen.⁵

Doch bevor Projekte geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden können, müs­sen sie zunächst einmal klar genug definiert werden. Demnach ist die Defintionsphase Voraussetzung für den Beginn von Projekten. Nach der deutschen Industrienorm DIN 69901 beschreibt die Defintionsphase „die Gesamtheit der Tätigkeiten und Prozesse zur Definition eines Projektes“.⁶

Dass Projekte überhaupt erst entstehen, ist auf die Projektidee eines Auftraggebers zurückzuführen.⁷ Diese Projektidee beinhaltet erste Überlegungen über das Erreichen bestimmter Ergebnisse, welche am Anfang allerdings noch recht diffus sind. Der Auftraggeber diskutiert dann gemeinsam mit dem zuständigen Projektleiter über die noch diffusen Überlegungen. Es werden unter anderem die Projektvoraussetzungen und die Machbarkeit des Projektes überprüft.⁸

Nachdem auch in der Definitionsphase das Projektteam zusammengestellt wird, können mithilfe einer SWOT-Analyse gegenwärtige interne Stärken (engl. strengths) und Schwächen (engl. weakness) genau erfasst werden. Ein Beispiel für eine interne Stärke wäre etwa das große Know-how einzelner Projektmitarbeiter, während noch unklare Projektziele eine Schwäche darstellen könnte. Zukunftsbezogene externe Chancen (engl. opportunities) und Gefahren (engl. threats) werden hierbei ebenfalls berücksichtigt. Die mit dem Projekt verbundenen Risiken werden im Rahmen einer Ri­sikoanalyse genauer betrachtet. Risiken, die letztlich den Projekterfolg gefährden könnten, sollten von den Projektverantwortlichen frühzeitig erkannt und bewertet wer­den. Denn nur eine frühzeitige Erkennung von Risiken macht es möglich, Gegenmaß­nahmen von Beginn an mit einzuplanen.⁹

Zudem wird innerhalb des Projektteams ein Arbeitsplan erstellt, der regelt, welche der einzelnen Projektbeteiligten welche Aufgaben übernehmen. Es werden Termine festge­legt, zu denen dann die Aufgaben fertiggestellt sein müssen. Die Termine für erste Zwi­schenziele, auch genannt Meilensteine, sollen zum Einen die Projektplanung erleich­tern und zum Anderen eine Kontrolle von Projektfortschritten ermöglichen.¹⁰

Außerdem werden weitere wichtige Rahmenbedingungen wie zum Beispiel die Projekt­laufzeit, das Budget und der Ressourcenbedarf festgelegt.¹¹ Besonders wichtig ist auch die Festlegung von genauen Projektzielen, worauf im Kapitel 3 noch näher eingegan­gen wird.

Sind die wichtigsten Rahmenbedingungen bestimmt, erfolgt die Unterzeichnung des sogenannten Projektauftrages. Hierbei handelt es sich um ein schriftliches Dokument, was als Vertrag zwischen Auftraggeber und Projektleiter zu werten ist und dazu beitra­gen soll, dass beide die bereits zuvor festgelegten Projektziele verfolgen.¹²

Folgende Punkte sollten in jedem Fall im Projektauftrag schriftlich festgehalten werden:

- Projektbezeichnung (möglichst kurz, aussagekräftig und projektbezogen),
- Auftraggeber und Projektleiter/Projektteam (namentliche Nennung und Festlegung der Rollen und der Verantwortungsbereiche von Projektmitarbeitern),
- Start- und Endtermine (Festlegung eines Kalenderdatums für den Beginn und der Fertigstellung des Projektes),
- Kurzbeschreibung des Projektvorhabens (Darlegung der wesentlichen Eckpunkte und weshalb das Projekt angegangen wird),
- Projektbudget (zumindest grobe Kalkulation und Planung von anfallenden Kosten),
- Terminvorgaben (Meilensteine, für die Erzielung bestimmter Zwischenergebnisse),
- Auftragsmittel (Bestimmung benötigter Ressourcen wie zum Beispiel Mitarbeiter oder Sachmittel)
- Formulierung von Projektzielen (Kernstück des Projektauftrags, klare Zieldefinitionen mithilfe der SMART- Kriterien),
- Erläuterung des Projektnutzens für den Auftraggeber.¹³

Der Projektauftrag soll neben dem gemeinsamen Verständnis aller Projektbeteiligten über das Vorhaben und der Festlegung wichtiger Rahmenbedingungen auch als Informationsgrundlage für später hinzukommende Teammitarbeiter dienen.

Die Unterzeichnung des Projektauftrags seitens des Auftraggebers und des Projektlei­ters bildet letztlich den Planungsabschluss innerhalb der Definitionsphase, womit ein Projekt in die nächste Phase übergehen kann.¹⁴

3. Die Bedeutung von Projektzielen im Rahmen der Definiti- tionsphase

Einen besonders hohen Stellenwert im Rahmen der Definitionsphase nimmt die ge­naue Festlegung von Projektzielen ein. Die deutschen Industrienorm DIN 69901 defi­niert ein Projektziel „[...] als nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Rand­bedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes.“

Grundsätzlich gibt es im Projektmanagement drei Zielkategorien (Terminziele, Kosten­ziele und Qualitätsziele), welche im direkten Zusammenhang miteinander stehen.^{15 16}

Als Terminziele bezeichnet man Ziele, die zu festgelegten Zeitpunkten zu erreichen sind. Die Nichteinhaltung von Terminzielen kann weitreichende Folgen für das Projekt im Hinblick auf die Qualität und der Kosten haben. Kostenziele bestimmen wiederum Ausgaben wie zum Beispiel für zusätzliche Mitarbeiter oder Energiekosten. Dabei sind Kostenziele festgesetzte Beträge, welche nicht überschritten werden dürfen. Qualitäts­ziele sollten die Frage beantworten was genau mit dem Projekt erreicht werden soll.¹⁷

Bei der Festlegung von Projektzielen sollte darauf geachtet werden, dass die Ziele zum Einen nicht aufgabenbezogen, sondern ergebnisbezogen sind. Zum Anderen sollten die Ziele möglichst genau und eindeutig formuliert werden, sodass kein weiterer Inter­pretationsspielraum für sämtliche Projektbeteiligten besteht. Auch die genaue Formu­lierung von sogenannten Nicht-Zielen kann durchaus hilfreich sein. Nicht-Ziele be­schreiben explizit was mit dem Projektvorhaben nicht erreicht werden soll, was dazu beiträgt, dass sich der Projektumfang genauer eingrenzen lässt.¹⁸

3.1. Die SMART-Kriterien

Damit im Nachhinein überprüft werden kann, ob bestimmte Projektziele auch erreicht worden sind, sollten diese so genau wie möglich definiert werden. Eine ausreichende Konkretheit haben Ziele dann, wenn sie den sogenannten SMART-Kriterien entspre­chen. Der Ausdruck SMART ergibt sich hierbei aus den jeweiligen Anfangsbuchstaben der Begriffe spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminbezogen.¹⁹

Spezifisch: Ein Ziel sollte immer spezifisch definiert werden, das heißt so präzise und eindeutig, dass das Erreichen des Ziels auch überprüfbar ist; m essbar: Ein Ziel sollte quantifizierbar sein, das heißt, dass man zu der Zieldefinition auch genaue Zahlen nennen sollte. Die Messkriterien sollten zudem klar festgelegt werden, wie zum Beispiel eine Zahl mit der zugehörigen Maßeinheit. Ein messbares Ziel ist die Voraussetzung für die Zwischenkontrolle seitens der Projektverantwortli­chen. So ermöglichen messbare Ziele im Falle des Nichterreichens eine zeitnahe Ge­gensteuerung; akzeptiert: Ziele sollten innerhalb des Projektteams auf Akzeptanz treffen. Ziele, die von Projektbeteiligten als unakzeptabel betrachtet werden haben in der Regel nur we­nig Erfolgsaussichten; realistisch: Ein Ziel ist nur dann realistisch, wenn dessen Erreichung mit den zur Verfü­gung stehenden Ressourcen innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmen denkbar ist. Realistische Ziele werden auch vom Projektteam besser aufgenommen, da unrealisti­sche Ziele leicht zu einer Überforderung einzelner Projektbeteiligten führen kann; terminbezogen: Damit Ziele terminbezogen sein können, also bis zu einem festgeleg­ten Datum verwirklicht, müssen unbedingt die vorherigen Kriterien abgedeckt worden sein.²⁰

Ein Beispiel für eine Formulierung eines Ziels mit Erfüllung der SMART-Kriterien könn­te wie folgt lauten: „Um den Meilenstein „Beschaffung notwendiger Ressourcen“ bis zum 31.12.2020 zu erreichen, sollten täglich fünf Projektmitarbeiter eine Teilaufgabe erledigt haben.“

3.2. Die Funktionen von Projektzielen

Sind Projektziele erst einmal klar genug definiert worden, sollen sie eine Reihe von sehr bedeutungsvollen Funktionen erfüllen:²¹

- Kontrollfunktion: der Projekterfolg kann mithilfe von SMART formulierten Zielen genau überprüft werden. Durch Zwischenkontrollen können zum Beispiel Abweichungen von Zielvorstellungen frühzeitig erkannt werden, was ein schnelles Handel ermöglicht;
- Orientierungsfunktion: Projektziele geben den einzelnen Projektmitarbeitern eine klare Vorstellung in welcher Richtung hin gearbeitet werden soll, sie dienen dem Projektteam als eine Art „Fahrplan“ und liefern Antworten auf wichtige Fragen wie „Wo möchten wir hin?“ oder „Wie soll das Ergebnis aussehen?“;
- Motivationsfunktion: durch die Erreichung einzelner Zwischenziele können Erfolgser­lebnisse unter den Projektmitarbeitern geschaffen werden, was sie motivieren soll auch noch weitere bevorstehende Ziele zu erreichen;
- Entscheidungsfunktion: Klar festgelegt Ziele erleichtern Entscheidungen, welche im Verlauf eines jeden Projektes getroffen werden müssen, wobei jene Entscheidungen getroffen werden, durch die man sich dem Ziel ein Stück weit nähert;
- Informierung der Projektbeteiligten: Die Zielformulierungen dienen als eine Informati­onsgrundlage für alle Projektbeteiligte wie Mitarbeitern und Stakeholdern, aus denen man Informationen über zukünftige Aktivitäten herleiten kann;
- Schaffung eines gleichen Verständnisses: Projektziele dienen auch für die Schaffung eines einheitlichen Verständnisses bezüglich des Projektvorhabens, damit es nicht zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeitern kommt;
- Grundlage für vertragliche Vereinbarungen: Eindeutige Ziele sind zudem eine wichtige Grundlage für vertragliche Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Projektleiter beziehungsweise internen und externen Mitarbeitern, da sich einzelne Teilaufgaben zur Zielerreichung an Einzelne verbindlich zuweisen lassen können.²²

[...]

¹ Vgl. https://www.faz.net/aktuell/politik/inland/grobe-fehlplanung-kritik-an-berliner-flughafen-12014351.html (Stand: 01.09.2020, 14:50 Uhr)

² Vgl. https://www.ndr.de/kultur/elbphilharmonie/Elbphilharmonie-Die-wichtigsten-Etappen,elbphilchronologie100.html (Stand: 01.09.2020, 15:00 Uhr)

³ Vgl. https://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/wohnen/die-elbphilharmonie-ist-fertig-eine-kurze-chronik-der-hamburger- bau-blamage-14503823.html (Stand: 01.09.2020, 15:34 Uhr)

⁴ Vgl. Wytrzens (2013), S. 33

⁵ Vgl. Olfert (2012), S. 14

⁶ Vgl. https://www.din.de/de/wdc-beuth:din21:113428320 (Stand: 04.09.2020, 08:00 Uhr)

⁷ Vgl. Pionczyk (2011), S. 30

⁸ Vgl. Wytrzens (2013), S. 33

⁹ Vgl. Pionczyk (2011), S. 209

¹⁰ Vgl. https://glossar.hs-augsburg.de/Definitionsphase (Stand: 05.09.2020, 20:15 Uhr)

¹¹ Vgl. https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Beratung/Beratungszentrum/GrossPM/s-o-s_handbuch/stda_- sos-kap1_pm_module.html (Stand: 05.09.2020, 20:21 Uhr)

¹² Vgl. Wytrzens (2013), S. 99

¹³ Vgl. https://dieprojektmanager.com/projektauftrag-projektauftragsklaerung-checkliste/ (Stand: 07.09.2020, 21:30 Uhr)

¹⁴ Vgl. https://dieprojektmanager.com/projektauftrag-projektauftragsklaerung-checkliste/ (Stand: 07.09.2020, 21:40 Uhr)

¹⁵ Vgl. https://www.esf-epm.de/fileadmin/template/main/downloads/Kapitel3.pdf (Stand: 08.09.2020, 08:15 Uhr)

¹⁶ Eigene Darstellung

¹⁷ Vgl. Olfert (2012), S. 18

¹⁸ Vgl. https://wuecampus2.uni-wuerzburg.de/moodle/pluginfile.php/537187/mod_resource/content/1/2015-04-20-2- Projektinitialisierung1x.pdf (Stand: 14.09.2020, 19:00 Uhr)

¹⁹ Vgl. Wytrzens (2013), S. 105

²⁰ Vgl. https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektinitiierung/zieldefinition/ (Stand: 16.09.2020, 12:00 Uhr)

²¹ Vgl. https://wuecampus2.uni-wuerzburg.de/moodle/pluginfile.php/537187/mod_resource/content/1/2015-04-20-2- Projektinitialisierung1x.pdf (Stand: 17.09.2020, 08:00 Uhr)

²² Vgl. http://projektmanagement-manufaktur.de/smart-ziele#55_Gute_Zielformulierungen (Stand: 20.09.2020, 12:12 Uhr)