Verteiltes Workflowmanagement

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1. Definition und Erläuterung des Begriffs Workflowmanagementsystem (WFMS)

2. Anforderungen an zeitgerechte Workflowmanagementsysteme

3. Probleme bei der Konzeption und Implementierung eines Workflowmanagementsystems

4. Workflow-Einsatz via Internet

5. Die Bedeutung von Workflowmanagementsystemen für virtuelle Unternehmungen

6. Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Einleitung

Diese im Rahmen des Seminars ,,Verteilte Informationssysteme und virtuelle Organisationen" erstellte wissenschaftliche Arbeit soll dem Leser die betriebswirtschaftliche Bedeutung von Workflowmanagementsystemen vermitteln.

Zu diesem Zweck wird zunächst anhand von alternativen Definition und diversen Erläuterungen aufgezeigt, was Workflowsysteme in verteilten Umgebungen sind, aus welchem Grund sie in der heutigen Zeit mehr und mehr erforderlich werden und welche Aufgaben sie automatisiert übernehmen. Der Schwerpunkt dieser Arbeit liegt auf dem praktischen Bezug von Work-flowmanagementsystemen und ihrer Notwendigkeit für eine zeitgerechte Unternehmung. Bezugneh-mend auf das Seminarthema wird neben der Betrachtung des Workflow-Einsatz über das Internet besonders auf den Einsatz von Workflowmanagementsystemen im Hinblick auf virtuelle Unterneh-mungen eingegangen.

1. Definition und Erläuterung des Begriffs Workflowmanagementsystem (WFMS)

Die Workflow Management Coalition (WfMC) definiert Workflow als ,,Automatisierung von Pro-zessen oder Arbeitsabläufen, in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben unter der Verwendung von bestimmten Regeln oder Verfahren von einem Teilnehmer zum anderen geleitet werden können".¹

Eine etwas allgemeinere Definition, die im Gegensatz zur Definition der WfMC einen stärkeren Zusammenhang mit den in Unternehmungen ablaufenden Geschäftsprozessen nimmt, gibt folgende Beschreibung. ,,Workflow management deals with the specification and execution of business processes. Business processes reengineering is often used synonymously to the specification of workflows. Workflow management systems execute business processes. Typical workflows are executed in distributed computing environments like in huge enterprises".²

Um die theoretischen Definitionen ein wenig zu verdeutlichen, werden im folgenden Abschnitt die Anforderungen an moderne WFMS näher untersucht. Hierbei soll im besonderen auf die notwendige Offenheit der Systeme sowie die Standardisierung von Schnittstellen eingegangen werden.

2. Anforderungen an zeitgerechte Workflowmanagementsysteme

Die zunehmende Globalisierung in Form des Zusammenwachsens von Unternehmungen und ganzen Märkten macht es erforderlich, Informationen aller Art und unterschiedlichster Herkunft am richtigen Ort zusammenzuführen, und dies auch noch schnell. Eine Verbesserung des Informationsmanagements wird von einer wachsenden Zahl von Unternehmen als wichtiger Wettbewerbsfaktor eingeschätzt. Es ist somit unerläßlich geworden, eine Workflow-Lösung, insbesondere eine, die den Stand der Technik für sich in Anspruch nehmen möchte, alle in einem Unternehmen vorhandenen, ankommenden und zu verarbeitenden Informationen erfassen und von einem Anwender zum anderen weiterleiten können, gleichgültig, wie sie erstellt, übertragen oder bearbeitet wurden.³ Workflowsysteme müssen die Fähigkeit besitzen, sich schnell zu entwickeln und schnell zu ändern.⁴ Zeitgerechte WFMS müssen offen sein für Informationen unterschiedlichster Art, es müssen Schnittstellen geschaffen werden, die es ermöglichen, eine Vielzahl von Informationsquellen unter dem ,,Dach" eines Systems zu verbinden. Dies zwingt zu einem Abweichen von proprietären Lösungen und eine damit verbundene Tendenz zu Standardlösungen, die einheitliche Schnittstellen bieten.⁵ Zum Zwecke dieser Standardisierung und Normierung wurde die Workflow Management Coalition (WfMC) gegründet, deren Ziel es ist, den Wildwuchs im Bereich der WFMS zu koordinieren und allgemeingültige Standards und Normen zu etablieren.⁶

Die Zusammenarbeit in der WfMC von mittlerweile über 200 Herstellern von Workflow- Systemen bewirkte die Entwicklung von derzeit fünf verschiedenen Schnittstellen, die eine Zusammenarbeit verschiedener WFMS ermöglichen. Auf den Aufbau und die Funktionalität der einzelnen Interfaces soll im Rahmen dieser Seminararbeit jedoch nicht näher eingegangen werden.

Eine weitere grundlegende Anforderung an WFMS ist die einfache Gestaltung der Benutzeroberfläche, die dem Anwender eines solchen Systems trotzdem eine hohe Performance bietet. Standardapplikationen wie beispielsweise das Microsoft Office Paket, MS Exchange oder Faxserver-Lösungen müssen sich ohne großes User-Know-How leicht in das WFMS einbinden lassen.

3. Probleme bei der Konzeption und Implementierung eines Workflowmanagementsystems

Der effektive Einsatz eines WFMS erfordert eine strenge Strukturierung der Arbeitsabläufe in einer Unternehmung. Die Umsetzung eines solchen Systems ist in der Planungsphase mit einer gründlichen Geschäftsprozeß-Analyse, deren Ergebnisse in einem sogenannten Pflichtenheft niedergeschrieben wird, verbunden. Daraus resultiert eine Optimierung, in vielen Fällen sogar eine Neugestaltung der Arbeitsabläufe. Zur Beschreibung eines Workflows müssen Ablauforganisation, Aufbauorganisation, Ressourcen und Objekte, sowie Layout und Fluß von Informationen und Dokumenten herangezogen werden.⁷

Die notwendigen Änderungen der Strukturen sind ein langwieriger und in den meisten Fällen kostenintensiver Prozeß, doch erst nach dessen Abschluß ist eine effiziente Nutzung eines WFMS gewährleistet.

Die zunehmende Dezentralisierung und die damit verbundene Heterogenität der Informationsquellen, macht die Entwicklung von standardisierten Schnittstellen zu Datenbanken, Dokumenten-managementsystemen, Archivierungsmodulen und Kommunikationssystemen zu einer wichtigen Aufgabe bei der Implementierung eines WFMS. Workflowmanagementsysteme sind keine Plug-In-Applikationen, sondern erfordern ein aufwendiges Customizing, das sich aus Ergänzungen von anwendungsspezifischen Funktionen und/oder der Entwicklung von notwendigen Schnittstellen zu individuellen Informationsquellen zusammensetzt.⁸

Die Anpassung von Workflow-Modulen muß so genau erfolgen, daß der arbeitstechnische Hintergrund für den ,,einfachen User" unsichtbar bleibt und er nur die einfachsten Funktionen auf dem Bildschirm ausführen muß bzw. darf. Einerseits darf der Anwender also nicht in den ablauforientierten Hintergrund des Unternehmensprozesse eingreifen, andererseits ist er verpflichtet, diesen durch gewisse Aktionen und Tätigkeiten zu gewährleisten.

4. Workflow-Einsatz via Internet

Neuere Ansätze im Bereich von WFMS ermöglichen die Einbindung des Internets zur Überbrückung von großen Distanzen. Es ist in der heutigen Zeit unerläßlich, daß Geschäftsprozesse und Dokumente über das Internet gesteuert und bearbeitet werden können. Web-basierten Workflowmanagement-Applikationen gehört die Zukunft, was jedoch neue Schwierigkeiten mit sich bringt, denn an jeder Stelle des Eingriffs in einen Geschäftsprozeß über das Web muß eine absolut hohe Sicherheit gewährleistet werden können. Oftmals werden sensible Daten oder Vorgänge über das Internet bearbeitet und versandt, was die Schaffung von neuen Sicherheitstandards erfordert.

Computergestützte Workflow-Bearbeitung bedeutet verteilte Aufgabendurchführung und benötigt daher die Verfügbarkeit eines Kommunikationsnetzes. Dies stellt das Internet dar, es ermöglicht den Zugriff auf weltweite Informationsdienste und ermöglicht unternehmens- übergreifende Workflows. Die Vorteile der Internet-Technolgie liegen in einer völligen Standort- und Plattformunabhängkeit, allerdings muß diesen Vorteilen durch geringe Übertragungsraten, hohe Kommunikationskosten und derzeit noch mangelnde Sicherheitstechnik Rechnung getragen werden.⁹

Einen kleinen Überblick über einen möglichen Workflow-Einsatz über das Internet soll folgende technische Skizze liefern, die kurz die notwendigen Komponenten und deren Funktionalität be-schreibt.

5. Die Bedeutung von Workflowmanagementsystemen für virtuelle Unternehmungen

Im Hinblick auf den Titel dieses Seminar soll im folgenden Abschnitt die Einsatzmöglichkeiten von WFMS für virtuelle Unternehmungen eingegangen werden.

Virtuelle Unternehmungen bieten die Chance, schnell und flexibel auf die sich verändernden Wettbewerbsbedingungen zu reagieren. Dies benötigt jedoch ein effektives Informations- management, von dem sämtliche Parteien der virtuellen Unternehmung profitieren können. Der Einsatz eines WFMS in einer virtuellen Unternehmung bewirkt neben einer Automatisierung diverser Prozesse eine Reduktion der Durchlaufzeiten und der Kommunikationskosten zwischen den unterschiedlichen Teilnehmern an der Unternehmung. Zwischen den Unternehmen entstehen somit Schnittstellen, an welchen ein Produkt bzw. eine Dienst-leistung einen Partner im virtuellen Unternehmen verläßt, um von einem anderen Partner weiterbearbeitet zu werden.¹⁰ Dies erfordert jedoch eine völlige Offenheit des Workflow-Systems, proprietäre Lösungen ohne Standards sind dafür nicht geeignet. Workflow-Einsatz in virtuellen Unternehmungen erfordert ein erhöhtes Maß an Sicherheitstechnik, denn nur die Daten, die für die Teilnehmer an der Unternehmung gedacht sind, dürfen diese auch erreichen. Außenstehenden Unternehmen muß jeglicher Zugang zu dem eventuell sensiblen Datenmaterial verwehrt bleiben. Ein weiterer wichtiger Aspekt bezüglich der Sicherheit ist, daß den an dem Zusammenschluß beteiligten Unternehmen die Daten nur für den Zeitraum der Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden dürfen.

6. Zusammenfassung

Es wurde im Rahmen dieser wissenschaftlichen Arbeit versucht, dem Leser eine kurzen Einblick in die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die damit verbundenen Anforderungen an moderne Workflowmanagementsysteme aufzuzeigen. Aufgrund der Begrenzung dieser Seminararbeit konnte auf viele Aspekte im Hinblick auf ihre praktische Bedeutung lediglich relativ kurz eingegangen werden. Dem interessierten Leser bieten sich jedoch eine Vielzahl von Informationsmöglichkeiten über die verschiedenen Bereiche des Workflowmanagements.

Ein sehr ausführliches Glossar (in englischer Sprache) über diesen Themenbereich findet sich unter der URL http://www-wi.uni-muenster.de/is/projekte/workflow/glossar/index.cfm. Ein zwar nicht ganz aktuelles, aber dennoch sehr umfassendes Literaturverzeichnis zum Bereich Workflow findet man unter http://www.seda.sowi.uni-bamberg.de/~workflow/lit- wf.htm.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zum Abschluß dieser Arbeit soll die folgende Graphik dazu dienen, dem Leser einen ersten Eindruck über die Benutzeroberfläche eines Workflowmanagementsystems zu geben. Der Screen-Shot wurde einer Demoversion des Workflowmoduls ,,ProFlow" entnommen und zeigt die graphische Darstellung eines Ablaufplanes, die grundlegend für jede Ablaufautomatisierung vorgenommen werden sollte.

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¹ URL http://www.wfmc.org

² URL http://www6.informatik.uni-erlangen.de

³ URL http://www.data-plan.de/gf/workflow/workflow.html

⁴ URL http://www-ang.kfunigraz.ac.at/~tscheppe/information/workflow.html

⁵ URL http://verling.com/diplom

⁶ URL http://ls10-www.informatik.uni- dortmund.de/~wellen/seminar97/burkamp/kap9/seite6.htm

⁷ URL http://www.kodok.de/german/literat/artikel/art_29.htm

⁸ URL http://www.danet.de/zeitung/ausg96_1/wfl_mgmt.htm

⁹ URL http://www.seda.sowi.uni-bamberg.de/~workflow/forum/wf&inet/wf&inet.htm

¹⁰ URL http://verling.com/diplom/