Claim Management im Projektmanagement. Ein Gegensatz zu der partnerschaftlichen Zusammenarbeit?

Inhaltsverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

2 Abbildungsverzeichnis

3 Abbildungen im Anhang

4 Einführung
4.1 Grundlagen und Definition

5 Ursprung des Claim Managements

6 Ursachen von Claims

7 Claim Management im Projektmanagement

8 DerCiaim Manager

9 Ziele des Claim Managements

10 Claim Strategien

11 Claim Vermeidung

12 Kritische Auseinandersetzung

13 Fazit

14 Quellenangabe
14.1 Literaturverzeichnis
14.2 Internetverzeichnis
14.3 Bilderquelle

15 Anhang

1 Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Warum Claim-Management? https://axel-schroeder.de/wp-content/uploads/2019/09/Warum-Claim- Management.jpg

Abbildung 2: Einfluss von Claims aufdie Ertragssituation https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-658-10225-8_5

3 Abbildungen im Anhang

Abbildung 3: Der Claim Prozess

4 Einführung

Claim Management ist eine neuartige Methode, die seit Mitte der 80er Jahren in Deutschland angewendet wird. Doch wird diese oft mit „durchsetzen der eigenen Forderungen“ missverstanden. In den folgenden Abschnitten erkläre ich zunächst wie Claim Management definiert wird, welche Strategien es beinhaltet und warum die Anwendung bei Projekten einen Vorteil bieten kann. Abschließend gehe auch die Aussage „Grundsätzlich stellt das Claim Management einen Gegensatz zu partnerschaftlicher Zusammenarbeit dar, da es sich auf die Schuldfrage für Abweichungen fokussiert und nicht die gemeinsame Lösung von Problemen“ ein.

Die Globalisierung und die steigende Transparenz der internationalen Märkte üben einen enormen Druck auf eine Vielzahl von Branchen aus. Betrachtet man zum Beispiel Branchen wie den Anlagebau oder generell das Baugewerbe, sinken die Margen bei steigenden Umsätzen. Dabei gewinnt die Preiskomponente immer mehr an Bedeutung in diesem „evolutionären Prozess der Wirtschaft“.¹ Zudem werden die Aufgabenstellungen durch technische Anforderungen und Kundenwünsche immer komplexer.

In diesem Zusammenhang bekommt das Controlling im Unternehmen eine steigende Bedeutung. Die Aufgabe des Controllings in einem Unternehmen besteht zu einem darin, die Kosten sachlich und rechnerisch korrekt darzustellen und zum anderen für eine Kostenkontrolle zu sorgen. Falls es möglich sein sollte, auch für eine Kostenreduktion.

Eine große Rolle bei der Kontrolle der Umsätze und der Kosten spielen mögliche Nachforderungen und Ansprüche, die z.B. während eines Projektes entstehen können. Diese Ansprüche können gewinnschmälernd sein und im Extremfall sogar die Existenz eines Unternehmens bedrohen. Um mit diesen Ansprüchen (Claims) planvoll umgehen zu können, ist der Aufbau eines strukturiertem Claim Management sinnvoll.²

Auf der folgenden Abbildung (Abb. 1) ist zu sehen, warum die Anwendung von Claim Management in einem Projekt generell sinnvoll ist.

Abbildung 1 Warum Claim-Management?

Die Abbildung wurde aus urheberrechtlichen Gründen von der Redaktion entfernt.

Zunächst steht die Absicherung im Vordergrund. Die Risiken sind minimiert, wenn bei eine Vertragsgestaltung so angelegt ist, dass Missverständnisse reduziert wer­den und damit auftretende Konsequenzen nicht überraschend auftreten. Auch der Ausgleich von Schäden bei Produktmängeln, Verzögerungen oder fehlerhaften Lieferungen kann in einem detaillierten Vertrag geregelt werden.

4.1 Grundlagen und Definition

Als Claim Management bezeichnet man den Umgang mit Abweichungen bei einem abgeschlossenen Vertrag. Kommt es nach Abschluss eines Vertrages zu Abwei­chungen, welche eine Anpassung der Verträge erfordern, fällt die Koordinierung dieser Nachverhandlung in den Bereich des Claim Management der Vertragspar­teien.³

Zusammengesetzt ist der Begriff „Claim Management“ aus „Claim“ und „Manage­ment“.

Claim ist aus dem Englischen und bedeutet soviel wie Anspruch oder Forderung des Anspruchsinhabers gegen einen Dritten.⁴ Management ist laut dem Duden 1) Leitung, Führung eines Unternehmens o. Ä., die Planung, Grundsatzentscheidungen und Erteilung von Anweisungen und/oder 2) Führungs­kräfte in Großunternehmen o. Ä.⁵

Claim Management wird übersetzt mit Nachforderungsmanagement oder Nach­tragsmanagement. Es ist das geplante und kontrollierte Voraussehen, Beobach­ten, Feststellen, Dokumentieren und Geltendmachen oder Abwehren von nicht ur­sprünglich zwischen den Parteien geregelten Ansprüchen, die sich erst aus Abwei­chungen des tatsächlichen vom geplanten Vertragsverlaufergibt. Zudem umfasst Claim Management die Verwaltung und der Umgang mit Abwei­chungen von abgeschlossenen Verträgen.⁶

Solche Ansprüche bzw. Claims bei geschlossenen Verträgen können sowohl auf der Seite des Auftraggebers als auch der des Auftragnehmers auftreten. Dabei kann jede einzelne Vertragsabweichung zu einem Claim werden. Besonders bei großen Projekten können sogenannte ungeahnte Umstände auftreten, die im Nachhinein Ansprüche begründen können. Für solche ungeahnte Umstände ist es von Vorteil, ein gut strukturiertes Claim Management etabliert zu haben. Dazu ge­hört u.a. die Vertragsüberwachung an sich, die Kalkulation und Kontrolle der Pro­jektausgaben und viele weitere Einzelvorgänge.

Kurz gesprochen geht es darum, Ansprüche zu sichern und gravierende Abwei­chungen zu vermeiden.⁷

Um dies einmal zu veranschaulichen, hier ein Beispiel:

Ein Kunde hat die Produktion eines Videos für Marketingzwecke bestellt, dass die Länge von fünf Minuten haben sollte. Als Format wurde im Vertrag ein sogenannter Aufklärungsfilm festgelegt.

Bei der ersten Projektbesprechung wünscht der Kunde zusätzlich den Einsatz ei­nes professionellen Sprechers. Außerdem wird ein weiteres Thema in das Dreh­buch aufgenommen, was in der Konsequenz zu einem einer Verlängerung des Filmes um eine Minute führt.

Ein professionelles Claim Management auf Seiten des Auftragnehmers würde den Kunden frühzeitig, nach der Besprechung, auf die Mehrkosten hinweisen und diese beziffern. Auf Seiten des Auftraggebers würden diese Mehrkosten intern kommuniziert und gegebenenfalls, dafür notwendige Genehmigungen eingeholt.

Bis dieses Einverständnis vorliegt, würden beide Seiten keine Produktionsschritte unternehmen, die für Mehrkosten sorgen.

5 Ursprung des Claim Managements

Seinen Ursprung hat das Claim Management hauptsächlich im angloamerikanisch geprägten Wirtschaftsraum. Doch aufgrund des höheren Wettbewerbsdrucks und mit dem Hintergrund der Globalisierung ist das Konzept immer mehr in europäi­schen Unternehmen eingeführt worden.

Mit Etablierung eines einheitlichen europäischen bzw. globalen Wirtschaftsraums hat der Stellenwert eines Claim Management an Bedeutung gewonnen. Ein we­sentlicher Grund für diese Entwicklung ist vor allem die Art der Vertragsabschlüsse, die weitaus globaler abgeschlossen werden, als es in früheren Zeiten der Fall war. Zwischen der Angebotsabgabe bis zur Abnahme der Leistungen wird der Zeitraum immer länger, was wiederum die Spielräume für Änderungen, Nachträge und Er­weiterungen erweitert. Daher wird das Claim Management zur Sicherung und Durchsetzung von eigenen Ansprüchen bzw. zur Abwehr von Ansprüchen der Ge­genseite immer wichtiger und wird zum unverzichtbaren Bestandteil der Ertragssi­cherung. Claim Management wird daher auch als Instrument des Bestands- und Ertragssicherung im Controlling angesehen.⁸

Mit den Anfängen der Industrialisierung im 19. Jahrhundert in England wurde auch das Claim Management „geboren“. Denn zu dieser Zeit rückte vor allem die Bau­branche in den Vordergrund, da das schnelle Wachstum der Bevölkerung eine starke Bautätigkeit erforderte. Viele Projekte konnten nicht realisiert werden, Ban­ken gingen Bankrott und Unternehmen pleite aufgrund von unrealistischen termin­lichen Anforderungen. Um diese Probleme besser steuern zu können, wurde der Beruf des „Quantity Surveyors“ ins Leben gerufen. Dieser wurde angestellt, um Schnittstellen zwischen den einzelnen Berufsgruppen zu schließen und Ab­schlüsse termingerechter zu definieren. Damit wurde eine einheitliche Basis für die Anbieter geschaffen.

Der damalige Beruf des „Quantity Surveyors“ ist der Vorläufer des heutigen Claim Managers, welcher in Deutschland erst seit Mitte der 1980er Jahren Anerkennung erhält.⁹

Da sich bei einem Nachtrag auch die laufenden Kosten verändern, verändert sich auch der Spielraum der durch die Auftragsgeber durchzusetzenden Angebots­preise. Auf der Abbildung 1 ist gut zu erkennen, welche Ursachen und Wirkungen von Abweichungen auf den eigentlich vorhergesehen Ablauf ausübt.

Solche Einflüsse können nicht nur die Beziehung zum Kunden zum Nachteil be­lasten, sondern auch das Unternehmen schädigen, da eine erhebliche Mehrarbeit für das gesamte Projektteam entsteht. Daraus ergeben sich nicht nur zeitliche, sondern auch finanzielle Konsequenzen.¹⁰

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 Einflüsse von Claims auf die Ertragssituation

6 Ursachen von Claims

Wie schon bei Abb. 2 zu erkennen ist, können ungeahnte Umstände eine enorme Auswirkung auf ein gesamtes Projekt haben. Die Ursachen hierfür können ganz unterschiedlich sein. Bevor die eigentliche Umsetzung eines Projektes starten kann, wird mit einem möglichst detaillierten Vertrag zwischen dem Angebotsgeber und dem Angebotsnehmer ein Rahmen geschaffen, der als Orientierung für die Projektpartner dient. Der Vertrag sollte sowohl die gewünschten Leistungen mit der planbaren Lieferung und allen Kosten, die in Form einerVergütung des Personals als Roh- und Hilfsstoffe oder auch als zeitlicher Aufwand gelistet werden. Gewisse Unsicherheiten wie genau festgelegte Termine können oft aufgrund mangelnder Planbarkeit nicht erfasst werden. Diese werden erst im Projektverlauf deutlich. Folgen daraus erhebliche Mehrkosten für einer der beiden Parteien oder kann der grob festgelegte Abschluss nicht eingehalten werden, bietet dieser Umstand Potenzial für einen Claim.¹¹

Claims können auch entstehen aufgrund der hohen Zeitdauer zwischen dem Vertragsschluss und der Abwicklung der Verträge bzw. der ersten Angebotsabgabe bis hin zum Abschluss des Projektes. Auch die Vielzahl der Beteiligten wie zum Beispiel Lieferanten, Kunden und Projektleiter können einen Einfluss haben. Nicht zu vergessen sind die vertraglich festgelegten Verpflichtungen wie Planung, Beschaffung, Schulungen, Inbetriebnahme. Alle stellen sie ein Potenzial für Nachforderungen dar.¹²

[...]

¹ Vgl. Wolzmüller, M. (2012), S.l

² Vgl. Brauweiler, H. (2015), S.V

³ Vgl. Rechnungswesen verstehen

⁴ Vgl. Prudix,D. (2017), S. 51

⁵ Vgl. Duden

⁶ Vgl. Prudix,D. (2017), S.52

⁷ Vgl. Prudix, D. (2017), S. 7

⁸ Vgl. Brauweiler, H. (2015), S.9

⁹ Vgl. Wolzmüller, M. (2012), S.8, S.9

¹⁰ Vgl. Brauweiler, H. (2015), S.10

¹¹ Vgl. Wolzmüller, M. (2012), S.13

¹² Vgl. Brauweiler, H. (2015), S.5