Konzeption, Planung und Durchführung einer 100-jährigen Jubiläumsveranstaltung

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Projektstart
1.1 Veranstaltungsidee

2 Konzeption
2.1 Ziel und Zielgruppe der Veranstaltung
2.2 Rahmendaten
2.3 Rahmenprogramm
2.4 Rücksprache mit dem Auftraggeber

3 Projektplanung
3.1 Kostenplanung
3.2 Ablaufplanung & Terminplanung
3.3 Organisatorisches
3.4 Ressourcenplanung
3.4.1 Personal
3.4.2 Catering
3.4.3 Rahmenprogramm
3.4.4 Sachmittel

4 Projektumsetzung
4.1 Aufbau
4.2 Veranstaltung
4.3 Abbau

5 Projektkontrolle und –abschluss

Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Lageplan 100-jähriges Jubiläum WBG

Abbildung 2: endgültiger Lageplan 100-jähriges Jubiläum WBG

1 Projektstart

Der Projektstart markiert den Anfang eines Projektes und ist eine wichtige Grundlage für alle folgenden Phasen sowie den Gesamterfolg. Daher ist eine exakte Vorbereitung notwendig, in der die elementaren Rahmenbedingungen geklärt werden. Der Projektauftrag muss beispielsweise formuliert und das Projektteam zusammengestellt werden.

1.1 Veranstaltungsidee

Die Wohnungsbaugesellschaft feiert 2019 ihr 100-jähriges Bestehen und möchte zu diesem Anlass ein Fest für alle Mieter veranstalten. Da die Mitarbeiter der Gesellschaft, abgekürzt WBG, noch nie ein Jubiläum veranstaltet haben und ihnen die nötige Erfahrung fehlt, haben sie beschlossen, dass mit einer lokalen Eventagentur zusammengearbeitet werden soll. Durch mündliche Empfehlungen und Internetrecherche sind sie auf die Eventagentur gestoßen. Die Eventagentur wurde durch ein Telefongespräch über das Vorhaben der Wohnungsbaugesellschaft informiert und zu einem persönlichen Vorstellungstermin, auch Kick-Off-Meeting genannt, eingeladen. Bei diesem Termin am Freitag, den 01. März, konnten sich die Auftraggeberin, Frau Z., und die Projektleiterin der Eventagentur kennenlernen. Zudem wurden die wichtigsten Informationen über die Feier ausgetauscht. Frau Z. hat im Briefing die Tätigkeiten der Wohnungsbaugesellschaft beschrieben und teilte den Anlass der Veranstaltung mit. Die Rahmenbedingungen wie Veranstaltungsdauer, -datum, -ort, Budget und Programm wurden jedoch nicht exakt festgelegt. Die Gästeanzahl soll durch Einladungen ermittelt werden. Die WBG benötigte hierbei die Unterstützung der Eventagentur und wollte auf die langjährige Erfahrung zurückgreifen. Der Auftrag für Frau Walter bestand somit darin, ein 100-jähriges Jubiläumsfest zu konzipieren, planen und durchzuführen. Die Beauftragung der Eventagentur gab den Start für das Projekt. Die Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber (WBG) und Auftragnehmer (Eventagentur) finden nach den Vorschlägen von Frau W. statt. Sie soll die erste Konzeption in zwei Wochen am Freitag den 15. März 2019 abgeben. Da werden Kunde und Auftragnehmer die Vorschläge besprechen und einen Vertrag unterschreiben.

2 Konzeption

Frau W. muss im ersten Schritt mit der Projektassistenz, Frau Wilde, über mögliche Ideen für das Jubiläum nachdenken. Der Kunde hat sich von Frau W. einen Full-Service gewünscht. Dies bedeutet, dass die Eventagentur sich um alles kümmern soll. Somit soll der Veranstaltungsort, der Ablauf, Rahmenprogramm, Resscouren und ein Highlight vorgeschlagen werden. Im Folgenden werden die Ideen aus dem Brainstorming erläutert.

2.1 Ziel und Zielgruppe der Veranstaltung

Zu Beginn sollte das Projektteam die grundlegenden Projektziele besprechen. Diese sind keine Detailziele, da diese sich erst im Verlauf entwickeln und dann genau festgelegt werden können.

Frau Z. hat Frau W. mitgeteilt, dass das Fest zum Anlass des Jubiläums gefeiert wird und alle Mitarbeiter der WBG sowie alle Bewohner der Wohnungen mit Familie dazu eingeladen werden sollen. Diese sollen bewirtet werden und sich amüsieren. Gleichzeitig jedoch auch an die 100 Jahre WBG erinnert werden.

2.2 Rahmendaten

Aufgrund der Anzahl der Bewohner wird davon ausgegangen, dass etwa 500 Gäste kommen werden. Die exakte Zahl wird dann mit Hilfe von Einladungen festgestellt werden. Da die Eventagentur schon öfter Veranstaltungen der Art durchgeführt hat, legt sie den Veranstaltungstag auf den Samstag 18. Mai 2019 von 12- 17 Uhr fest. Als Veranstaltungsort soll das Eichenwäldchen vorgeschlagen werden. Dies ist ein öffentlicher großer Platz unter Eichen und liegt in der Nähe von WBG und den Wohnungen der Mieter. Diese können somit auch in fünf Minuten zu Fuß dahin gelangen. Frau Wilde muss eine Vorbesichtigung machen und wird mit der Projektleitung dahin fahren, um sich die Location anzuschauen und alles auszumessen, um anschließen einen Lageplan zu erstellen. Zudem werden Fotos gemacht, um diese in einer Präsentation für den Kunden bzw. Auftraggeber zu zeigen.

Die Eventagentur wird sich auf den soeben genannten Daten Angebote einholen, um dem Kunden beim zweiten Treffen einen groben Preisvorschlag zeigen zu können.

2.3 Rahmenprogramm

Als aller erstes wird ein Angebot für Strom, Wasser und Müllentsorgung eingeholt, da es an diesem öffentlichen Platz keine Anschlüsse gibt, müssen die extern geliefert werden. Auch die Toilettenwägen werden von Lieferanten benötigt. Zudem wird nach einer Abgrenzungsmöglichkeit der Veranstaltung vor der Öffentlichkeit gesucht. Bauzäune sollen mit Bauzaunplanen behängt werden, sodass keine ungeladenen Gäste das Gelände betreten oder bei der Veranstaltung zusehen können. Diese ermöglichen es zudem einen Eingang, bei dem die Eingeladenen Gutscheinhefte für die Bewirtung bekommen, zu simulieren. Die Planen-Innenseite, die die Gäste sehen werden, wird auch noch einem anderen Zweck dienen, der gleich erläutert wird. Einladungen sollen versendet werden an jede Wohnung, sodass sich die Bewohner anmelden können und eine grobe Teilnehmerzahl festgelegt werden kann und die Kostenplanung exakter sein wird. Ein lokaler Zeltverleiher soll der Agentur einen Preisvorschlag geben für den Auf- und Abbau eines Zeltes für ca. 300 Personen, mit Boden, Seiten, Bühne, Beleuchtung und Bierzeltgarnituren für 500 Gäste. Das Zelt dient als Notfallplan, falls es an dem Veranstaltungstag regnen sollte. Da der Aufbau des Zeltes mehrere Tage dauern wird, muss eine Securityfirma für die Bewachung des Platzes beauftragt werden. Die Gäste sollen von einem lokalen Cateringunternehmen bewirtet werden. Dazu lässt sich die Projektassistenz vom bereits bekannten Wahler Partyservice nach einem Telefonat zwei unterschiedliche Menü- bzw. Buffetvorschläge zusenden. Diese schlagen auf Grund der Zielgruppe vor, dass man vor Ort fränkische Spezialitäten grillt. Als Unterhaltungsprogramm werden nach unterschiedlichen lokalen Bands und Alleinunterhaltern recherchiert. Für die Kinder werden verschiedenste Kindermodule angefragt wie beispielsweise eine Hüpfburg, Holzgroßspiele, Kinderschminken, XXL Kickerwand, Dosenwerfen und vieles mehr. Ein Klassiker, der bei der Zielgruppe immer ankommt, ist eine Tombola. Die Preise dafür können von Sponsoren oder der Wohnungsbaugesellschaft selbst gespendet werden. Preise werden von den Leuten mitgenommen und dienen dem Erinnerungszweck. Um den Teilnehmern das Jubiläum noch etwas näher zu bringen sollen Reden über ein Mikrophon von Mitarbeitern gehalten werden, wozu eine Technikfirma angefragt wird. Zudem soll das besondere Highlight eine Reise in die Vergangenheit der WBG sein. Auf Bauzaunplanen soll die gesamte Geschichte der Firma durch Bilder und Texte wiedergegeben werden. Als kleine Details sollen auf dem Fest Blumengestecke als Dekoration auf den Tischen dienen. Auch hier wird ein lokaler Blumenladen angefragt. Am Eingang könnten Skydancer positioniert werden, um die Veranstaltung zu bewerben und den Einlass zu demonstrieren.

Alle Angebote sollen bis Dienstag den 12. März an die Eventagentur gesendet werden. Anschließend wird eine anschauliche Präsentation mit allen Daten und Kosten erstellt.

Der Kunde bekommt zudem einen Lageplan, sodass er sich ein grobes Bild schaffen kann.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Lageplan 100-jähriges Jubiläum WBG¹

2.4 Rücksprache mit dem Auftraggeber

Am Freitag den 15. März werden sich Frau Z. und Frau W. treffen, um die angebotenen Leistungen zu besprechen. Die Kundin muss sagen was ihr gefällt. Ob sie zusätzliche Wünsche oder Veränderungen vornehmen will. Die Beteiligten gehen jeden einzelnen Punkt durch und besprechen diesen bis ins kleinste Detail. Frau W. sollte zudem einige Leistungen erklären, sodass die Kundin alles verständlich nachvollziehen kann. Die Projektleitung sollte sich alle Anmerkungen mit notieren, sodass es im Nachhinein keine Fragen mehr gibt. Nachdem alle Leistungen und Änderungswünsche erfolgt sind, muss die Eventagentur ein Angebot an die WBG schreiben. Entspricht dieses den Anforderungen kann Frau Z. den Auftragnehmer beauftragen und dieser sendet eine Auftragsbestätigung. In dem Auftrag werden alle angebotenen Leistungen sowie alle Rechte und Pflichten der Vertragsparteien inhaltlich und formal festgelegt. Im Anschluss an die schriftlichen Festlegungen kann die Projektplanung beginnen.

3 Projektplanung

Da sich die Projektziele im Verlauf verändern können, kann auch die Planung nicht exakt zu Beginn festgelegt werden. Es besteht zwischen beiden eine wechselseitige Beziehung.

Nach der Beauftragung müssen auch die Lieferanten der Eventagentur den Auftrag erhalten, Genehmigungen müssen eingeholt werden sowie die Durchführung muss geplant werden. Die folgende Ablaufplanung basiert auf dem vorgestellten Konzept der Eventagentur. Die zeitliche Abfolge aller Aufgaben können dem Projektablaufplan, der im nächsten Punkt beschrieben wird, entnommen werden.

3.1 Kostenplanung

Die Kostenplanung erfolgt bereits bei der Konzeptgestaltung der Eventagentur. Durch das Anfordern von Angeboten bekommt die Auftraggeberin von der Eventagentur die Kosten für die einzelnen Bestandteile mitgeteilt. Frau Z. kann dann Positionen weglassen oder neue anfordern. Durch diese Angebote hat die WBG Informationen für die Projektkalkulation und kann selbst bestimmen, was in deren Budget passt. Die Projektleiterin sollte im Budgetrahmen das vom Kunden vorgegeben wurde bleiben. Zusätzliche Kosten müssen der Auftraggeberin mitgeteilt und abgesprochen werden. Nach der Kostenfreigabe kann die Projektleiterin die Lieferanten bestellen und das Jubiläum organisieren.

3.2 Ablaufplanung & Terminplanung

Die Projektablaufplanung soll einen Überblick über organisatorische Zusammenhänge zeigen. Da manche Aktivitäten von anderen abhängen und manche parallel ablaufen können, erstellt die Projektleiterin mit der Assistenz einen Projektstrukturplan, den man dem Anhang 1 entnehmen kann. In diesem wird eine logische Anordnung der Aufgaben festgelegt, die im Verlauf erledigt werden müssen. Deshalb sind da auch Zeiten für die Aufgabenfolge zu finden. Alle Aktivitäten werden in dem Plan notiert bzw. als erledigt markiert, sodass Jeder den aktuellsten Stand der Aufgabe weiß.

3.3 Organisatorisches

Als einer der ersten Schritte der Organisation muss die Anmeldung der Veranstaltung bei der Stadt erfolgen, da nur mit dieser Genehmigung das Fest stattfinden darf. Jedoch kann während der Wartezeit die weitere Planung erfolgen. Da der öffentliche Platz weder Strom noch Wasser hat, müssen dafür Anschlüsse gelegt werden. Dafür muss zuerst ein Konzept von der Projektmanagerin erstellt werden. Diese muss zudem auch alle Lieferantenanforderungen, die aus den Angeboten entnommen werden können oder im Vorhinein abgefragt werden müssen, beachten. Nach der Konzeptfreigabe der Stadt müssen Strom, Zuwasser und Abwasser bestellt werden. Auch für die Sanitäranlagen muss gesorgt werden. Die benötigte Anzahl an Damen und Herrentoiletten entnimmt man der Versammlungsstättenverordnung. Nicht vergessen werden sollte die Müllentsorgung nach der Veranstaltung. Dafür wird eine Firma beauftragt, die die Anlieferung und Abholung übernimmt. Auf Grund der gewählten Lokation dürfen Fahrzeuge die Grünfläche des Platzes nicht befahren. Erst eine Genehmigung des Amtes ermöglicht dies. Dazu müssen die Lieferanten Angaben (Gewicht, Kennzeichen) über die Fahrzeuge machen, die sie benutzen werden. Diese Informationen muss die Assistenz an die Stadt weitergeben. Diese Genehmigung wird von Frau Wilde an alle Lieferanten weitergeleitet. Jeder muss sich diese am Veranstaltungstag in das Auto legen, sodass das Gelände befahren werden darf. Des Weiteren muss die Musik des Alleinunterhalters bei der GEMA gemeldet werden. Dazu füllt man das richtige Formular aus mit allen relevanten Daten. Sobald die GEMA den Auftragt bearbeitet hat sendet diese eine Rechnung zu. Das Wichtigste ist die Versicherung des Festes. Hierbei wird sich auch an einen langjährigen Partner gewendet. Vor der Veranstaltung muss auch ein Sicherheitskonzept erstellt werden. Dies gibt Angaben über das Event, Inhalt, Gelände, Ablauf, Besucherstruktur und –anzahl und Sanitäranlagen. Zudem beschreibt es mögliche Gefahrenpotenziale, Szenarien und was in Notfällen von der Projektleitung zu tun ist, die Erreichbarkeit der Lieferanten und die Notrufnummern.

3.4 Ressourcenplanung

Die Ressourcen- und Terminplanung stehen im engen Bezug zueinander, denn sie ermittelt den für das Projekt benötigten Ressourcenbedarf sowie die verfügbaren Kapazitäten. Im Folgenden werden diese beschrieben.

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¹ eigene Darstellung