Der Projektstart markiert den Anfang eines Projektes und ist eine wichtige Grundlage für alle folgenden Phasen sowie den Gesamterfolg. Daher ist eine exakte Vorbereitung notwendig, in der die elementaren Rahmenbedingungen geklärt werden. Der Projektauftrag muss beispielsweise formuliert und das Projektteam zusammengestellt werden.
Die Wohnungsbaugesellschaft feiert 2019 ihr 100-jähriges Bestehen und möchte zu diesem Anlass ein Fest für alle Mieter veranstalten. Da die Mitarbeiter der Gesellschaft, abgekürzt WBG, noch nie ein Jubiläum veranstaltet haben und ihnen die nötige Erfahrung fehlt, haben sie beschlossen, dass mit einer lokalen Eventagentur zusammengearbeitet werden soll. Durch mündliche Empfehlungen und Internetrecherche sind sie auf die Eventagentur gestoßen. Die Eventagentur wurde durch ein Telefongespräch über das Vorhaben der Wohnungsbaugesellschaft informiert und zu einem persönlichen Vorstellungstermin, auch Kick-Off-Meeting genannt, eingeladen. Bei diesem Termin am Freitag, den 01. März, konnten sich die Auftraggeberin, Frau Z., und die Projektleiterin der Eventagentur kennenlernen. Zudem wurden die wichtigsten Informationen über die Feier ausgetauscht.
Frau Z. hat im Briefing die Tätigkeiten der Wohnungsbaugesellschaft beschrieben und teilte den Anlass der Veranstaltung mit. Die Rahmenbedingungen wie Veranstaltungsdauer, -datum, -ort, Budget und Programm wurden jedoch nicht exakt festgelegt. Die Gästeanzahl soll durch Einladungen ermittelt werden. Die WBG benötigte hierbei die Unterstützung der Eventagentur und wollte auf die langjährige Erfahrung zurückgreifen. Der Auftrag für Frau Walter bestand somit darin, ein 100-jähriges Jubiläumsfest zu konzipieren, planen und durchzuführen. Die Beauftragung der Eventagentur gab den Start für das Projekt. Die Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber (WBG) und Auftragnehmer (Eventagentur) finden nach den Vorschlägen von Frau W. statt. Sie soll die erste Konzeption in zwei Wochen am Freitag den 15. März 2019 abgeben. Da werden Kunde und Auftragnehmer die Vorschläge besprechen und einen Vertrag unterschreiben.
Inhaltsverzeichnis
1 Projektstart
1.1 Veranstaltungsidee
2 Konzeption
2.1 Ziel und Zielgruppe der Veranstaltung
2.2 Rahmendaten
2.3 Rahmenprogramm
2.4 Rücksprache mit dem Auftraggeber
3 Projektplanung
3.1 Kostenplanung
3.2 Ablaufplanung & Terminplanung
3.3 Organisatorisches
3.4 Ressourcenplanung
3.4.1 Personal
3.4.2 Catering
3.4.3 Rahmenprogramm
3.4.4 Sachmittel
4 Projektumsetzung
4.1 Aufbau
4.2 Veranstaltung
4.3 Abbau
5 Projektkontrolle und –abschluss
Zielsetzung & Themen
Die Projektarbeit befasst sich mit der Konzeption, Planung und Durchführung einer 100-jährigen Jubiläumsveranstaltung für eine Wohnungsbaugesellschaft. Ziel ist es, unter Einbindung einer externen Eventagentur ein Fest für Mieter und Mitarbeiter zu organisieren, das einerseits zur Bewirtung und Unterhaltung dient und andererseits die Historie des Unternehmens hervorhebt.
- Prozessschritte der professionellen Eventplanung von der Idee bis zum Abschluss
- Budget- und Ressourcenplanung für Großveranstaltungen
- Logistische Herausforderungen bei Nutzung öffentlicher Flächen
- Strategien zur Teilnehmerakquise und Einbindung der Zielgruppe
- Sicherheits- und Genehmigungskonzepte im Eventmanagement
Auszug aus dem Buch
3.3 Organisatorisches
Als einer der ersten Schritte der Organisation muss die Anmeldung der Veranstaltung bei der Stadt erfolgen, da nur mit dieser Genehmigung das Fest stattfinden darf. Jedoch kann während der Wartezeit die weitere Planung erfolgen. Da der öffentliche Platz weder Strom noch Wasser hat, müssen dafür Anschlüsse gelegt werden. Dafür muss zuerst ein Konzept von der Projektmanagerin erstellt werden. Diese muss zudem auch alle Lieferantenanforderungen, die aus den Angeboten entnommen werden können oder im Vorhinein abgefragt werden müssen, beachten. Nach der Konzeptfreigabe der Stadt müssen Strom, Zuwasser und Abwasser bestellt werden. Auch für die Sanitäranlagen muss gesorgt werden. Die benötigte Anzahl an Damen und Herrentoiletten entnimmt man der Versammlungsstättenverordnung.
Nicht vergessen werden sollte die Müllentsorgung nach der Veranstaltung. Dafür wird eine Firma beauftragt, die die Anlieferung und Abholung übernimmt. Auf Grund der gewählten Lokation dürfen Fahrzeuge die Grünfläche des Platzes nicht befahren. Erst eine Genehmigung des Amtes ermöglicht dies. Dazu müssen die Lieferanten Angaben (Gewicht, Kennzeichen) über die Fahrzeuge machen, die sie benutzen werden. Diese Informationen muss die Assistenz an die Stadt weitergeben. Diese Genehmigung wird von Frau Wilde an alle Lieferanten weitergeleitet. Jeder muss sich diese am Veranstaltungstag in das Auto legen, sodass das Gelände befahren werden darf. Des Weiteren muss die Musik des Alleinunterhalters bei der GEMA gemeldet werden. Dazu füllt man das richtige Formular aus mit allen relevanten Daten. Sobald die GEMA den Auftragt bearbeitet hat sendet diese eine Rechnung zu. Das Wichtigste ist die Versicherung des Festes. Hierbei wird sich auch an einen langjährigen Partner gewendet. Vor der Veranstaltung muss auch ein Sicherheitskonzept erstellt werden. Dies gibt Angaben über das Event, Inhalt, Gelände, Ablauf, Besucherstruktur und –anzahl und Sanitäranlagen. Zudem beschreibt es mögliche Gefahrenpotenziale, Szenarien und was in Notfällen von der Projektleitung zu tun ist, die Erreichbarkeit der Lieferanten und die Notrufnummern.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Projektstart: Beschreibt die Initialisierungsphase des Projekts und die Beauftragung der Eventagentur durch die Wohnungsbaugesellschaft.
2 Konzeption: Behandelt die inhaltliche Ausgestaltung des Festes, inklusive Zielgruppenanalyse, Rahmendaten und Programmplanung.
3 Projektplanung: Erläutert die detaillierte Planung hinsichtlich Kosten, zeitlicher Abläufe, organisatorischer Auflagen und Ressourcenmanagement.
4 Projektumsetzung: Fokussiert sich auf die operative Durchführung des Aufbaus, den Ablauf der Veranstaltung selbst sowie den Abbau vor Ort.
5 Projektkontrolle und –abschluss: Analysiert die Nachbereitung des Events durch Kostenkontrolle, Feedback-Einholung und Kundenpflege.
Schlüsselwörter
Eventmanagement, Jubiläumsveranstaltung, Wohnungsbaugesellschaft, Projektplanung, Ressourcenplanung, Veranstaltungslogistik, Sicherheitskonzept, Catering, Kostenplanung, Teilnehmermanagement, Projektkontrolle, Eventagentur, Veranstaltungsaufbau, Zielgruppenorientierung, Kundenpflege
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit?
Die Arbeit dokumentiert den Prozess der Planung und Umsetzung einer 100-jährigen Jubiläumsfeier für eine Wohnungsbaugesellschaft durch eine Eventagentur.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf Projektorganisation, operativem Eventmanagement, logistischer Planung auf öffentlichen Flächen und der Einhaltung formaler Anforderungen wie Genehmigungen und Sicherheit.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist die Konzeption und Durchführung eines Festes für Mieter und Mitarbeiter, das professionell abgewickelt wird und die Unternehmenshistorie würdigt.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einem praxisorientierten Projektmanagement-Ansatz für Event-Dienstleistungen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil deckt den gesamten Lebenszyklus des Events ab, von der ersten Idee über die Detailplanung und Aufbauphasen bis zur Nachbereitung und Erfolgskontrolle.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören Eventmanagement, Projektplanung, Ressourcenplanung, Sicherheitskonzept und Kundenpflege.
Wie geht die Projektleitung mit fehlender Infrastruktur um?
Da der Veranstaltungsort keine Anschlüsse besitzt, müssen externe Lieferanten für Strom, Wasser, Müllentsorgung und sanitäre Anlagen beauftragt und entsprechende Genehmigungen eingeholt werden.
Welche Rolle spielt die Sicherheit bei der Veranstaltung?
Sicherheit wird durch ein Sicherheitskonzept, Nachtbewachung des Platzes, Security-Personal am Veranstaltungstag und genaue Einlasskontrollen sichergestellt.
Wie erfolgt die Erfolgskontrolle nach dem Event?
Die Kontrolle erfolgt durch den Abgleich von Plan- und Ist-Kosten sowie durch Befragungen der Gäste und des Kunden zur Zufriedenheit.
- Quote paper
- Jennifer Wildemann (Author), 2019, Konzeption, Planung und Durchführung einer 100-jährigen Jubiläumsveranstaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/974431
