Das Onboarding. Welche Erfolgsfaktoren existieren für die Einführung und Integration neuer Mitarbeiter?

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Onboarding

3 Abgrenzung Onboarding zu ähnlichen Konzepten

4 MAßNAHMEN UND VORGEHENSWEISEN DES ONBOARDINGS
4.1 Die Pre-Onboarding Phase und deren Maßnahmen
4.2 Maßnahmen des ersten Arbeitstags
4.3 Feedback und Abschlussgespräch eine Onboardingmaßnahme

5 Erfolgsfaktoren des Onboardings

6. Fazit

Anhang

Literaturverzeichnis

Dieses Scientific Essay hat einen Umfang von 2011 Wörtern

Grundlage ist der Leitfaden zum wissenschaftlichen Arbeiten in der Wirtschaftspsychologie in der Version 1.1 vom 01.08.2019

Abkürzungsverzeichnis

Usw. - und so weiter

z.B. - zum Beispiel

1 Einleitung

Mit der Personalauswahl und der damit verbundenen Neubesetzung einer Stelle erhoffen sich die Personaler eine kostbare Unterstützung für das Unternehmen zu finden. Es werden geeignete Kandidaten sehr sorgfältig und teilweise mit hohen Kosten verbunden ausgesucht und eingestellt (Kieser, Nagel, Krüger & Hippler 1990). Oftmals ist jedoch zu beobachten, dass mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags sich die Unternehmen zurück lehnen und sich dem Alltagsgeschäft hingeben. Einst die so tolle Aufmerksamkeit aus dem Bewerbungsgespräch gegenüber dem neuen Mitarbeiter erlischt (Bauer, 2008).

Mit der Einstellung eines Mitarbeiters erfolgt jedoch eine der wichtigsten Phasen, die Integrationsphase. Mit dem Beginn der neuen Position in einem neuen Unternehmen beginnt für die Führungskraft aber auch für den neuen Mitarbeiter der Integrationsprozess bzw. das Onboarding welches zugleich an Bord kommen, an Bord holen bedeutet. Dieses Onboarding erstreckt sich je nach Person und Position im Unternehmen über verschieden Zeiträume, dies kann bis zu eine Jahr gehen (Habermann & Lohaus 2016)

Gerade in der heutigen Zeit des Wandels und der Globalisierung gewinnt das Onboar- ding und die dadurch entstehende soziale Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Wenn eine Einarbeitungsphase erfolgreich verlaufen ist, kann es den Verbleib des Mitarbeiters im Unternehmen positiv beeinflussen (Habermann & Lohaus, 2016).

Dieser Scientific Essay beschäftigt sich mit den Erfolgsfaktoren und der Integration neuer Mitarbeiter. Es wird der Begriff Onboarding definiert und klar zu bekannten Konzepten abgegrenzt, Vorgehensweisen erläutert und wichtige Erfolgsfaktoren dargestellt.

2 Onboarding

Onboarding ist ein Begriff aus dem Bereich des Personalmanagements und beschäftigt sich mit der Integration neuer Mitarbeiter um diese in die neue betriebliche Umwelt zu integrieren. In der Literatur wird Onboarding auch als Einführung, Integration, Eingliederung oder auch Implacement dargestellt (von Rosenstiel, Regnet & Domsch, 2014). Der Neue Mitarbeiter soll sowohl fachlich als auch in das soziale Geschehen einer Firma eingegliedert werden. Unter Integration wird vor allem verstanden, dass der Mitarbeiter die Prozesse der Anpassung so harmonisch wie möglich wahrnimmt. Onboarding wird als Synonym für die Integration verstanden und dient als Unterstützung für die neuen Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter sollen dadurch wohlbehütet an Bord kommen. Die Dauer eines Onboardingsprozesses kann von wenigen Monaten bis hin zu einen Jahr gehen. Das Onboardingverfahren beginnt bereits mit dem Auswahlverfahren der neuen Mitarbeiter (Brenner, 2014). In der Literatur ist zu lesen, dass die Ausrichtungen der Unternehmensaktivitäten schon mit zum Onboarding Prozess gehört und somit weit vor der Suche nach neuen Mitarbeitern beginnt (Bradt & Vonnegut, 2009).

Es gilt zu unterscheiden welche Art von Mitarbeiter beim Onboarding zu berücksichtigen ist. Da gibt es den Mitarbeiter der bereits im Unternehmen ist und dem eine neue Stelle zugewiesen wird, aber auch dem neuen Mitarbeiter, welcher gerade das Bewerbungsverfahren durchläuft (Wöhe, Döring & Brösel, 2016).

3 Abgrenzung Onboarding zu ähnlichen Konzepten

Das Onboarding an sich kann sich bereits inhaltlich in verschiedene Ebenen differenzieren wie folglich die fachliche und die soziale Integration als auch die werteorientierte, organisatorische und globale Integration (Scholz, 2014). Eine deutliche Abgrenzung von Onboarding gibt es bei dem Begriff der Einarbeitung. Der Begriff der Einarbeitung bezieht sich maßgeblich auf den fachlichen Parameter. Hier geht es um das neuerlenen der mit der neuen Arbeit verbundener Tätigkeit und das ergänzen der bereits vorhandenen beruflichen Qualifikationen (Peitz & Böning, 2002).

Der Unterschied von Onboarding zu den Begriffen Einarbeitung und Einweisung liegt darin, dass sich diese Begriffe ausschließlich auf die Arbeitsaufgaben, Einweisungen und dem Ort der Tätigkeit beziehen (Bradt & Vonnegut, 2009).

Eine sehr gravierende Differenzierung zum Onboarding gibt es in Form der drei Extremstrategien, diese sind die Schonstrategie, die Kaltes-Wasser-Strategie und die Entwurzlungsstrategie. Die Schonstrategie zeichnet sich dadurch aus, dass dem neuen Mitarbeiter Aufgaben mit einem niedrigen Anforderungsniveau in Kombination mit einem großen Zeitfenster gestellt werden und der Mitarbeiter somit unterfordert ist und darüber hinaus wird dem neuen Mittarbeit kaum Feedback gegeben. Die Wirf ins kalte Wasser Strategie unterscheidet sich in diesem Maß, dass dem Mitarbeiter sehr anspruchsvolle, zeitintensive Aufgaben zugeteilt werden und wenig bis keine Unterstützung zur Seite gestellt wird. Die jedoch gravierendste Strategie ist die Entwurzlungsstrategie. Hier werden dem Mitarbeiter kaum lösbare Aufgaben zugeteilt, welche dazu noch emotional fordernd sind und für ein sinkendes Selbstbewusstsein mit gekoppelter Hilflosigkeit sorgt. Für die Einweisung und Integration neuer Mitarbeiter sind diese drei Extremstrategien nicht geeignet und unterscheiden sich deutlich zum einfühlenden und integrierenden Onboarding (Wickel-Kirsch, Janusch & Knorr, 2009).

4 Maßnahmen und Vorgehensweisen des Onboardings

Der Prozess des Onboardings ist dann erfolgreich verlaufen, wenn der neue Mitarbeiter seine Aufgaben in der Organisation versteht, eigene Motivation mit einbringt und eine deutliche Bindung an das Unternehmen entwickelt hat. Es ist wichtig dass der neue Mitarbeiter sich in seinem neuen Umfeld wohl fühlt. Es nutzt der Organisation nichts, wenn der neue Mitarbeiter zwar sehr kompetent ist, sich schnell mit den Arbeitsaufgaben vertraut gemacht hat, er sich jedoch in dem sozialen Gefüge nicht wohl fühlt und anerkannt wird. Damit das Ziel des Onboardings erreicht werden kann, bedarf es einen Fahrplan der ein gut ausgearbeitetes Einarbeitungsprogramm beinhaltet um den neuen Mitarbeiter einzuführen (Berthel & Becker, 2017). In den nächsten Unterpunkten werden die Maßnahmen und Instrumente kritisch begutachtet. Die Dauer des Onboardings wird oft mit der Zeit der Probezeit gleichgestellt. Die erfolgreichsten Onboarding Programme dauern zwischen drei und 12 Monaten und sind abhängig von dem Umfang der neuen Tätigkeit und den bereits vorhanden Fähigkeiten des Mitarbeiters (Aygen, 2015). Um das Onboarding und die Einführung erfolgreich zu leiten gibt es mehrere zeitlich auf sich abge- stimmte Schritte. Diese sind die Pre-Onboarding-Phase, die Phase des Onboardings, beginnend mit dem ersten Arbeitstag und endend mit dem Abschluss des Onboardings durch ein Fedback und Abschlussgespräch (Moser, Soucek, Galais, & Roth, 2018).

4.1 Die Pre-Onboarding Phase und deren Maßnahmen

Im Anforderungsprofil sowie der Stellenbeschreibung soll ein reales Bild der zu besetzenden Stelle dargestellt werden. Mit dem unterzeichnen des Arbeitsvertrages beginnt das Onboarding für den neuen Mitarbeiter. Vor dem ersten Arbeitstag soll dem Mitarbeiter bereits eine Mappe mit den wichtigsten Informationen über die Firma sowie als auch ein Organigramm, Leitbilder, Arbeitsschutz, Einarbeitungspläne und allgemeine Richtlinien zugesandt werden. Dies soll gleichzeitig zur besseren Orientierung dienen und dem neuen Mitarbeiter zeigen, man freut sich auf Ihn. Darüber hinaus soll die Begrüßungsmappe mit einem netten Begleitschreiben versehen werden und eine Herzliche Begrüßung darstellen. Eine kompakte und gebündelte Informationsmappe ist hier hilfreich da zu viele Informationen die Wirkung verfehlt (Schanz, 2015). Eine dieser wichtigen Informationen ist der Einarbeitungsplan welcher die konkreten Abläufe der ersten Wochen und Monate darstellt in Form von Meilensteinen um ein Verwirren des neuen Mitarbeiters verhindern soll. Der Einarbeitungsplan sollte individuell auf den neuen Mitarbeiter zugeschnitten sein. Hier bietet es sich an, dass der Chef oder der Pate sich dem neuen Mitarbeiter annimmt und Sie gemeinsam den Einarbeitungsplan erarbeiten und für die Dauer der Einarbeitungsphase auch der erste Ansprechpartner bleibt (Strö- ker, 2012). Darüber hinaus sollten die Kollegen im Unternehmen über den neu zu erwarteten Kollegen informiert werden bezüglich seiner Aufgaben und der Position im Unternehmen um ein Ausgrenzen oder misstrauisches Verhalten im Vorfeld zu unterbinden. Es werden auch Aufgaben vergeben z. B. welche Abteilungen in der Einarbeitungsphase durchlaufen werden und was dort die Aufgaben des neuen Mitarbeiters sein sollen. Darüber hinaus sollten vor dem ersten Arbeitstag alle administrativen Dinge erledigt und vorbereitet sein wie z. B ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz, das EMailkonto eingerichtet oder gar der Zugangschip fertig konfiguriert ist (Habermann & Lohaus, 2016).

4.2 Maßnahmen des ersten Arbeitstags

Grundlage des ersten Arbeitstages in dem neuen Unternehmen und für einen guten Verlauf des Onboardings ist die Art des Willkommen heißens. Hierbei kann die erste Nervosität und Unsicherheit abgelegt werden. Im Einführungsgespräch soll dem neuen Mitarbeit ein erster positiver Eindruck bezüglich Vorgesetzten, Kollegen und der Organisation vermittelt werden. Es sollen die zukünftigen Aufgaben und Strategien der Firma aufgezeigt werden um einen Fahrplan zu erhalten. Die Vorgesetzten oder Abteilungsleiter und Kollegen sollen dem neuen Mitarbeit ermutigen, sich bei Problemen oder Fragen in der Einarbeitungszeit zu melden, um diese gemeinsam zu lösen (Ströker, 2012). Eine weitere Maßnahme des Onboardings kann das Zuweisen und Einführen eines Patensystems sein. Dem neuen Mitarbeiter wird ein erfahrener Mitarbeiter zur Seite gestellt. Dieser soll die erste Zeit als direkter Ansprechpartner dienen und in der Anfangsphase zur Seite stehen. Das Patensystem und dessen Erfolg ist abhängig von der Qualität und den Fähigkeiten auf fachlicher und sozialer Ebene des Paten. Das Patensystem dient aber auch der Selbstreflexion des Paten und seiner Weiterentwickeln. Gleichzeitig profitiert der neue Mitarbeiter von den Erfahrungen und den bereits vorhanden betrieblichen Kontakten des Paten (Becker, 2013). Man betrachtet dieses Patensystem jedoch kritisch da es vorkommen kann, dass der Pate mit den neuen Aufgaben überfordert ist, noch dazu sich die Frage stellt ob dies nicht die Aufgabe einer Führungskraft sein sollte anstelle eines Mitarbeiters, da hier der Kontakt zur eigentlichen Führungskraft schwindet und somit die Bindung verloren geht (Berthel & Becker, 2017).

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