Kreditoren und Debitoren

2.ter Praktikumsbericht

1. Kreditoren (Lieferantenrechnungen)

1.1 Lieferantenrechnungen für den Einkaufsbereich

1.1.1 Verbuchen der Lieferantenrechnungen

Bei der Verbuchung des Wareneinkaufs wird zweimal die Woche eine Übernahme aus dem Warenwirtschaftssystem in die Finanzbuchhaltung getätigt.

Hierbei erfolgt die automatische Buchung auf die jeweiligen Konten (Einkaufskonto, Vorsteuerkonto, Verbindlichkeitskonto, usw.). Im Warenwirtschaftssystem werden alle Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Stornorechnungen, usw. alpha-numerisch geordnet und gespeichert. Der Buchungssatz heißt in diesem Fall:

Wareneinkauf an Verbindlichkeiten +Vorsteuer

1.1.2 Zahlung der Lieferantenrechnung

Vor Zahlung der Lieferantenrechnungen werden die Zahlungsbedingungen überprüft. Jede Firma hat eigene Zahlungsbedingungen. Nach der Norm werden bei Bezahlung der Rechnung innerhalb von 10 Tagen 2 % Skonto gewährt. Der Betrag muß jedoch innerhalb von 30 Tagen voll bezahlt sein.

Um die Zahlung zu tätigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

?? Heutzutage ist es üblich die Zahlung per Online-banking zu ü- berweisen. Hierbei bekommt man von seiner Hausbank ein ei- genes Überweisungsprogramm, mit dem die Buchhaltung relativ bequem die Zahlungen ausführen kann.

?? Eine andere Möglichkeit ist das Zahlen der Lieferantenrechnun- gen per Scheck. Der Nachteil dieser Methode ist es, daß Scheckzahlungen an die Öffnungszeiten der Bank gebunden sind.

?? Bei großen Lieferanten ist es die Regel, daß die Rechnungen vom Bankkonto der Firma abgebucht werden.

(Lastschrifteinzugsverfahren = die Firma muß bei der Bank eine einmalige Vollmacht für die Lieferantenfirma ausstellen, damit diese befugt ist den jeweiligen Rechnungsbetrag abzubuchen.) Die Abbuchungen werden durch das Überweisungsprogramm (z. B. Sparkasse = S-firm), mit dem auch Kontoauszüge ausgedruckt werden können, kontrolliert.

1.1.3 Ablage der Lieferantenrechnungen

Die Ablage der Lieferantenrechnungen erfolgt alphanumerisch, da-her nach Buchstaben und Nummern geordnet. Zur weiteren Kon-trolle kommen die Lieferantenrechnungen in die Ablageschränke. So hat man jeder Zeit zugriff auf abgeschlossene Vorgänge, kann sie vervollständigen und/oder nachvollziehen.

1.2 Kostenrechnungen

1.2.1 Kostenbereiche

In jeder Firma gibt es verschiedene Kostenbereiche. Die Firma BDF z.b. ist in die Kostenstellen

- Einkauf

- Verkauf

- Buchhaltung

- Technik

- Netzwerk

- Lager unterteilt.

Neben diesen Kostenstellen gibt es auch noch allgemeine Kosten-stellen.

In die allgemeinen Kostenstellen werden Reinigungskosten e.t.c. anhand von Belegen vermerkt. Die allgemeinen Kostenstellen werden in der Sachkontenliste aufgeführt. Sie enthält alle Bereiche in denen Kosten anfallen (Telefon, Personal-essen, Mutterschaftsgeld, Aushilfslöhne, usw.).

1.2.1.1 Auswertung der Kostenstellen

Einmal monatlich werden die Kostenstellen ausgewertet und die Ergebnisse z.b. für statistische Zwecke verwendet.

1.2.2 Verbuchen der Kostenrechnung

Kostenrechnungen werden manuell auf die entsprechenden Kostenkonten in die Finanzbuchhaltung eingebucht.

1.2.3 Zahlung der Kostenrechnungen

Bei der Zahlung der Kostenrechnung werden ebenfalls die Zahlungsbedingungen überprüft (wie bei den Lieferantenrechnungen). Die Zahlung erfolgt mit den bei Lieferantenrechnungen aufgeführten Möglichkeiten.

1.2.4 Ablage

Die Ablage erfolgt alphanumerisch (siehe Ablage der Lieferantenrechnungen).

2. Debitoren (Kundenrechnungen)

2.1 Verbuchen der Kundenrechnungen

Das Verbuchen der Kundenrechnungen erfolgt wie das Buchen der Lieferantenrechnungen. Der Buchungssatz heißt :

Forderungen an Warenverkauf

+ Mwst.

Nach der Rechnungsübernahme aus dem Warenwirtschaftssystem in die Finanzbuchhaltung erfolgt der Ausdruck der Offenen-Posten-Liste. Diese Liste enthält alle nicht fristgemäß bezahlten Rechnungen der Kunden.

2.2 Offene Posten

2.2.1 Aufbau der Offene-Posten-Liste

Die Offene-Posten-Liste ist numerisch nach Kundenkonten aufge-baut.

Auch aufgeführt werden :

Konto des Kunden, OP-Nummer, Belegdatum, Valutadatum (festge-setztes Datum, daß für den Zeitpunkt einer Leistung maßgebend ist), Zahlungsziel, Fälligkeit, Zinstage, Rechnungsbetrag, Zahlungsbetrag, Restbetrag;

2.2.2 Das Verbuchen der Kundenzahlungen (Debitorenzahlungen)

Täglich werden die eingehenden Kontoauszüge der Bank in der Fi-nanzbuchhaltung verbucht. Dadurch fallen die im Haben gebuchten Kundenzahlungen aus der Offenen-Posten-Liste und werden von Bank (Aktiv) an Forderungen (Passiv) gebucht. Der Forderungsbestand wird so täglich aktualisiert!

2.3 Das Mahnwesen

In der Finanzbuchhaltung ist das Mahnwesen ein wichtiger Punkt. Die Forderungen sollten so gering wie möglich gehalten werden, allerdings mit einem gewissen Maß an Kundenfreundlichkeit. Für das Mahnwesen wird eine fällige Offene-Posten-Liste ausge-druckt. Diese ist wie die normale Offene-Posten-Liste aufgebaut. Danach erfolgt das Ausdrucken der Mahnvorschlagsliste. Beim Bearbeiten der Mahnvorschlagsliste werden die Mahnvorschläge nach Dringlichkeit und Kunden selektiert, nun erfolgt das Erstellen der Mahnung (erste Mahnung entsprechend der im Kundenstamm festgelegten Zahlungsbedingungen).

Nach jedem Mahnlauf erhöht sich die Mahnstufe um eins, nach dem ersten Mahnlauf wird für jede Mahnung eine Mahngebühr von 10 DM angerechnet. Die dritte Mahnung (Zahlungsfrist von 10 Tagen) wird unter Androhung von Rechtlichen Schritten getätigt. Wird die Rechnung nach der dritten Mahnung nicht beglichen, wird der Vorfall dem Rechtsanwalt übergeben und ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet.