Projektmanagement. Prozessphasen, Projektstrukturplan und Netzplantechnik

Gliederung

1. Einleitung
1.1 Zielhierarchie

2 Was ist eigentlich das Projektmanagement
2.2 Das Projekt

3. Prozessphasen des Projektmanagements
3.1 Projektvorbereitung
3.2 Projektsteuerung
3.3 Projektabschluss

4. Methoden des Projektmanagements
4.1 Projektstrukturplan
4.2 Netzplantechnik

5. Fazit und kritische Reflexion

6. Literaturverzeichnis

7. Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

Diese Hausarbeit thematisiert das Projektmanagement, dessen Prozesse und Methoden die wesentlichen Einflussfaktoren für den Projekterfolg darstellen. Inzwischen ist es bekannt, dass das Projektmanagement in unserer postmodernen Zeit kaum mehr wegzudenken ist und sich zu einem wesentlichen Bestandteil in unserer Unternehmenswelt strukturell verankert hat.¹ Das Projektmanagement beinhaltet die Punkte: Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel, um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen zu können.² Aufgrund der zunehmenden Komplexität in unserem Leben haben sich auch die Anforderungen an die einzelnen Projekte geändert. Die technischen Merkmale, sowie Management- und Personalanforderungen, die ein Projekt betreffen, werden durch internationale Gemeinschaftsvorhaben gelöst.³ Zu den gestiegenen, schnell wachsenden und sich verändernden Bedingungen in unserer Welt müssen die Unternehmen, um ein erfolgreiches Projektmanagement durchführen zu können ein geeignetes Fachpersonal einstellen und ausbilden. Deshalb ist Teamwork signifikant und eine Voraussetzung für den Erfolg eines jeglichen Projektteams, denn nur so kann das Projektmanagement zum erfolgreichen Abschluss gebracht werden.⁴ Das Ziel des Unternehmens ist es mit einem Projektmanagement in der vorgegebenen Zeit sowie unter Einhaltung des vorgegebenen Budgets die Ziele zu erreichen und die Risiken, die in Bezug auf das Projektmanagement drohen zu minimieren.

1.2 Zielhierarchie

Diese Ausarbeitung beinhaltet ein umfassendes Wissen über das Thema Projektmanagement. Im Kapitel 2 handelt es sich um die Definitionen, in Kapitel 3 und 4 werden die Prozessphasen und die Methoden des Projektmanagements behandelt. Das Ziel ist es auf der Grundlage der Teilziele die Frage zu beantworten, welche die wesentlichen Faktoren für den Erfolg eines Projekts sind. Zum Ende der Ausarbeitung gibt es ein Fazit in der die Kenntnisse zusammengefasst werden. Darauf folgt eine kritische Auseinandersetzung mit einem Ausblick, der diese Hausarbeit abrundet.

2 Was ist eigentlich das Projektmanagement?

Mit dem Projektmanagement sollen Projekte geplant, gesteuert, kontrolliert und abgeschlossen werden.⁵ Durch die immer kürzeren Produktlebenszyklen, die eine große Herausforderung an die gegenwärtigen Unternehmen stellen, wird das Projektmanagement mit dem Ziel beauftragt die Innovatonsfähigkeit von Unternehmen zu steigern, um ihre langfristige Existenz zu sichern.⁶ Die Kosten sowie die Zeit, die sehr erheblich sind, werden durch das Projektmanagement reduziert. Heute ist das Projektmanagement ein „Managementsystem“ und beinhaltet die Punkte: Planungsinstrumente, Steuerungsinstrumente, Führungsmethoden und Organisationsmodelle.⁷ Projektmanagement kann auch darüber hinaus als Steuerung zielgerichtetet für einen mehrpersonalen Arbeitsprozess innerhalb einer vorhandenen Linienorganisation verwendet werden.⁸

2.2 Das Projekt

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, durch wirtschaftliche Bemühungen seinen Umsatz zu steigern. Die Ziele Leistungserstellung und -vermarktung, werden in die Linienarbeit integriert und durch Innovationsprozesse werden die nicht unerheblichen Kosten optimiert.⁹ Unternehmen führen heute eine Menge an Innovationsaufgaben durch. Sie werden als Projekte bezeichnet, wenn Innovationsaufgaben von der Linienorganisation und der bisherigen Verfahrensweise abweichen, weil sie mit besonderen Anforderungen verbunden sind.¹⁰ Unter dem Begriff Projekt versteht man Aufgaben, die neuartig, zeitlich begrenzt und komplex sind sowie die Beteiligung mehrerer Stellen erfordern.¹¹

3. Prozessphasen des Projektmanagements

Ein Projektmanagement sollte gut bedacht angegangen werden. Es soll z.B zur Innovationssteigerung und zur Zeitreduzierung beitragen. Um dieses erreichen zu können, sollte man das PM systematisch durchführen und die Gruppe darauf „einschwören“, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Zielführend sind die Punkte Projektdefinition, Projektsteuerung und Projektabschluss.

3.1 Projektdefinition

In der Projektdefinition werden allgemeine Fragen geklärt, auf den die folgenden Prozesse der PM aufgebaut werden. In einem Projekt können viele Ziele verfolgt werden. Es fällt auf, dass bei Projekten als Ziele drei Größen berücksichtigt werden, und zwar Zeit, Kosten und die Qualität der Ergebnisse.¹² Die drei Zielbeziehungen stehen jedoch in Konkurrenz zueinander und müssen durch den Projektleiter vor dem Beginn des Projekts definiert, priorisiert und auf die folgende und gewünschte Projektsteuerung ausgerichtet werden. Das stellt eine Herausforderung für den Projektleiter dar.^{13 14} Die drei Punkte: Zeit, Kosten und die Qualität der Ergebnisse bilden die Eckpunkte des Dreiecks, die als magisches Dreieck des Projektmanagements bezeichnet werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb114

In Bezug auf die drei Dimensionen Zeit, Kosten und die Qualität der Ergebnisse muss sich der Projektleiter mögliche Fragen stellen, um die Ziele des Projekts erreichen zu können und miteinander erfolgreich abzustimmen.¹⁵ Die drei Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität der Ergebnisse bedeuten folgendes: Zeit: Bei der Zeit handelt es sich um Zeiträume und Zeitpunkte; Kosten; Die Kosten beinhalten finanzielle Mittel, die Sachmittel und das Personal; Qualität der Ergebnisse; die letzte Dimension, die Qualität der Ergebnisse beinhaltet den Umfang des jeweiligen Projektes, damit der Wunsch des Arbeitgebers auf der Grundlage der Stakeholder erfüllt wird.¹⁶ Verwendung findet das magische Dreieck im Projektmanagement innerhalb der Planungsgrundlage. Sie stellt die Grundlage für die Prüfung der Zielerreichung und die Bezugsgröße für den Projektbericht dar. Weiterhin ist er die Basis für die Risikosteuerung und die Bezugsgröße für Änderungen im Projekt.¹⁷ Das Projekt kann intern oder extern initiert werden. Intern wird es durch einen unternehmensinternen Auftraggeber aufgegeben, bei externen geschieht dies durch einen unternehmens externen Auftraggeber.¹⁸

3.2 Projektsteuerung

Die Projektsteuerung gilt als wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Dessen Hauptaufgabe ist es, die Durchführung der vorher definierten Aufgaben durch den Projektleiter und das Projektteam zu realisieren.¹⁹ Um die Projekte steuern zu können, gibt es nun zwei Vorgehensweisen: erstens die „klassische“ Vorgehensweise und die Trendanalyse. Mit der ersten Verfahrensweise werden durch Kontrollen Abweichungen erkannt, die Kontroll-Maßnahmen nach sich ziehen. Die erste Verfahrensweise birgt in sich aber auch Nachteile, die darin bestehen, dass nachdem die Abweichungen eingtreten sind, die Kontrolle stattfindet. Dies führt wiederum zu folgenden zeitlichen Verzögerungen: „Der Zeitraum zwischen dem Eintreten der Abweichung bis zu ihrem Erkennen, der Zeitraum für die Ursachenanalyse und Maßnahmenbearbeitung, der Zeitraum für die Entscheidung beziehungsweise Entschlussfassung über Korrekturmaßnahmen, der Zeitraum zwischen der Entscheidung und der Einleitung der Korrekturmaßnahmen. Der Zeitraum zwischen der Durchführung der Korrekturmaßnahmen und dem Greifen dieser Maßnahmen.“²⁰ Das zweite Verfahren, welches das Gegenteil zum ersten Verfahren darstellt, wird als Trendanalyse bezeichnet. Bei der Trendanalyse werden die Abweichungen in den Fokus gerückt, daher schon vorher erkannt bevor sie eintreten.²¹ In der Trendanalyse werden folgende Abweichungen bekämpft: Terminabweichungen, Ergebnisabweichungen und Kostenabweichungen. Eine Kontrolle hat nur dann Bestand, wenn die ermittelten Daten eine Aussage über die Abweichungen über den definierten Soll-Wert anzeigen, d.h. die Kontrollmöglichkeiten hängen stark mit den festgelegten Soll-Werten zusammen.²² Als bewährte Vorgehensweise haben sich die Ergebniskontrolle in Form von Meilensteinüberwachung und die Leistungsfortschrittskontrolle durchgesetzt.²³ Bei der Meilensteinüberwachung sind die Projekte von solch einer Komplexität, dass eine einzelne Person nicht in der Lage ist, dies zu kontrollieren. Deshalb wird mit Hilfe der Prüfung der Zwischenergebnisse abgewogen, ob das jeweilige Projekt im Rahmen der Termin- und Kostenrahmen liegt.²⁴ Die Leistungsfortschrittskontrolle hingegen arbeitet anders. Hier werden die Leistungen der einzelnen Aufgaben ständig kontrolliert, um Abweichungen, falls es welche gibt, schneller entdecken zu können.²⁵ Der Nachteil bei der Leistungsfortschittskontrolle ist, dass die Leistungskontrolle das Ergebnis verzerren könnte, da es auf der Einschätzung des Einzelnen beruht, subjektiv ausgerichtet ist und Gefahr läuft, das Projekt zu gefährden.²⁶ Innerhalb der Projekttrendanalyse gibt es eine Methode, die frühzeitig Abweichungen erkennt. Man spricht von der ,,Meilenstein-Trendanalyse“. Die Projekte haben einen immer größeren Charakter. Man stützt sich immer mehr, und mehr auf die Aussagen von Experten, weil es immer schwieriger wird bestimmte Kontrollmechanismen zu integrieren, die verlässliche Aussagen machen und damit des Ergebnis nicht verzerren sollen.²⁷ Mit der frühzeitigen, bildlichen Darstellung durch den Experten, wird für den Projektleiter frühzeitig die Möglichkeit geboten, Maßnahmen einzuleiten: Es werden regelmäßig die Termin-, Kosten- und Ergebnissituation des jeweiligen Meilensteins durch Fachexperten und Projektteams geprüft:

- Es wird eine Aussage getroffen, in Bezug auf den folgenden Meilenstein, der wie in der Vereinbarung festlegt, die Ziele einhält.
-Wenn die Experten der Meinung sind, dass der Meilenstein verschoben wird, handelt es sich lediglich um eine Empfehlung, die nicht angenommen werden muss. Das wird als Trendaussage der Experten bezeichnet und lässt dem Projektleiter Raum für Möglichkeiten Gegenmaßnahmen einzuleiten“.²⁸ Beide Verfahren sind innerhalb der Projektsteuerung von großer Bedeutung, die im Rahmen von Projekten angewendet werden können. Der Unterschied zwischen den beiden Verfahren die “Klassische“ Vorgehensweise und der Trendanalyse wird anhand der Darstellung nochmal deutlicher, Links wird eine Meilenstein-Trendanalyse abgebildet:

[...]

¹ Vgl. Bernd-J. Madauss.: Projektmanagement, 7. Auflage, Stuttgart 2000, S. 2

² Vgl. https://wirtschaftslexikon. gabler.de/definit.ion/projektmanagement.-pm-46130#head1

³ Vgl. Bernd-J. Madauss.: Projektmanagement, 7. Auflage, Stuttgart 2000, S. 2

⁴ Vgl. Bernd-J. Madauss.: Projektmanagement, 7. Auflage, Stuttgart 2000, S. 3

⁵ Vgl. Kerstin Hillberg.: Projektmanagement im Einkauf, Wiesbaden 2017, S. 11

⁶ Vgl.Georg Kraus • Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System Organisation, Methoden, Steuerung, Wiesbaden 2014, S. 18-19

⁷ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 15

⁸ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 17

⁹ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 11

¹⁰ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 11

¹¹ nVgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 12

¹² Vgl. Ado Ampofo.: Betriebswirtschaftslehre für Umweltwissenschaftler, Wiesbaden 2018, S. 146

¹³ Vgl. Ado Ampofo.: Betriebswirtschaftslehre für Umweltwissenschaftler, Wiesbaden 2018, S. 146

¹⁴ Vgl. https://www.agile-mast.er.de/magisches-dreieck-projektmanagement/

¹⁵ Vgl. https://www.agile-master.de/magisches-dreieck-projektmanagement/

¹⁶ Vgl. https://www.agile-master.de/magisches-dreieck-projektmanagement/

¹⁷ Vgl. ht.tps://www.agile-mast.er.de/magisches-dreieck-projekt.management./

¹⁸ Vgl. https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/proiekt-42861

¹⁹ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 130

²⁰ Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 130-131

²¹ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 131

²² Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 133

²³ Vgl. Geoig Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 133

²⁴ Vgl. Geoig Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 133

²⁵ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 133

²⁶ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 134

²⁷ Vgl. Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 135

²⁸ Georg Kraus u. Reinhold Westermann.: Projektmanagement mit System, 4. Auflage, Wiesbaden 2010, S. 135