Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
1 Kreativitätstechniken
1.1 Die Problemstellung
1.2 Ausgewählte Kreativitätstechniken
2 Konzept der Präsentation
2.1 Zielsetzung der Präsentation
2.2 Kernbotschaft der Präsentation
2.3 Vorbereitung der Präsentation
2.4 Gliederung der Präsentation
2.5 Wahl der Präsentationsmedien bzw. -techniken
3 Prinzipien & Regeln bei der Gestaltung einer PowerPoint-Folie
4 Bedeutung der Software PowerPoint
4.1 Vorteile von PowerPoint
4.2 Nachteile von PowerPoint
4.3 Alternativen von PowerPoint
5 Quellen- und Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Präsentationsraum für acht Personen
Abbildung 2: PowerPoint-Darstellung (Eigene Folie)
Genderverweis
In dieser Arbeit wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.
1 Kreativitätstechniken
Nachfolgend wird die Problemstellung erläutert, bevor die geeigneten Kreativitätstechniken für jene vorgestellt werden.
1.1 Die Problemstellung
In einem Unternehmen mit bundesweit 1’200 Mitarbeiter, welches sich auf den Kernbereich «betreutes Wohnen, stationäre Pflege, Senioren-Wohngemeinschaften, Generationenhäuser und Hilfen für das Leben zu Hause» spezialisiert hat, ist es wichtig, qualifizierte Fachkräfte im Unternehmen zu haben. Es ist ausgesprochen schwierig, erfahrene Kräfte in diesem Wirtschaftszweig zu finden. Die Fluktuation ist hoch, es sind 68 Stellen vakant. Ein Blick auf die Fehlzeiten der Mitarbeiter zeigt eine Steigerung der Krankmeldungen in den letzten drei Jahren um 23.4 Prozent.
Aufgrund der genannten Informationen werden folgende zwei Problemstellungen definiert:
1) Mitarbeitermotivation
2) Fluktuation
Die Problemstellung «Mitarbeitermotivation» ergibt sich aus dem Punkt der anhäufenden Fehlzeiten sowie der Steigerung der Krankmeldungen in den letzten drei Jahren. In solchen Fällen kann eine Distanzierung von Aufgaben und Arbeiten angenommen werden, was einer innerlichen Kündigung nahekommt. Die Einsatzbereitschaft sinkt und der Gedanken an eine innere Kündigung wächst aufgrund enttäuschter Erwartungen weiter.1
Die zweite Problemstellung «Fluktuation» ergibt sich aus der hohen Anzahl vakanter Stellen. Ein langfristiges Arbeitsverhältnis fördert die Wertschätzung der Mitarbeiter, bildet Vertrauen und erhöht die Bereitschaft arbeitsintensive Phasen gemeinsam zu überstehen. Ebenso ist ein langfristiges gemeinsames Engagement die Grundvoraussetzung, sich in einem Unternehmen zu entwickeln und sich ein breitgreifendes fachinternes Wissen anzueignen.2
1.2 Ausgewählte Kreativitätstechniken
Bekannt sind diverse Kreativitätstechniken wie zum Beispiel: Brainstorming, DelphiMethode, Brainwriting, 6 Hüte, Morphologische Methode, Synektik, Bionik, Wertanalyse und der Relevanzbaum.3 Nachfolgend werden die ersten zwei in Bezug auf die Problemstellung beschrieben, ihre Vor- sowie Nachteile erläutert und auf ihre Eignung für diese Problemstellung geprüft.
1.2.1 Brainstorming
Unter Brainstorming versteht man eine Methode der Ideenfindung, bei welcher Gruppenteilnehmer Ideen willkürlich und ungefiltert beitragen. Diese Ideen werden in einem ersten Schritt ohne Wertung oder Zensur gesammelt und anschliessend ausgewertet.4 Das Grundprinzip des Brainstormings liegt in der freien Assoziation. Das Ziel dabei ist, dass die Mitarbeiter miteinbezogen und ermutigt werden, viele sowie ungewöhnliche Ideen zu entwickeln, welche einem späteren Lösungsansatz dienen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Partizipation fühlen können und die Lösung erst zu einem späteren Zeitpunkt entwickelt wird.5
Aufgrund der hohen Mitarbeiteranzahl, 1’200 Mitarbeitenden, ist es entscheidend, dass die Kreativitätstechnik schnell erlernbar ist und an verschiedenen Orten zu unabhängigen Zeiten durchgeführt werden kann, was bei der BrainstormingMethode der Fall ist. Ebenfalls sind eine hohe Flexibilität und geringe Kosten gewährleistet.
Die optimale Teamgrösse für ein Brainstorming liegt bei etwa vier bis zehn Teilnehmern.6 Bei 1’200 Mitarbeitenden müssten somit 100 bis 300 Teams gebildet werden. Eine weitere Voraussetzung ist die hohe Abhängigkeit bezüglich der Disziplin der Mitarbeitenden. Die Teilnehmenden müssen sich an die Regeln halten und diese entsprechend umsetzen. Zusätzlich ist die Kreativitätstechnik abhängig vom Wissen, der Motivation und der Kompetenzen der Mitarbeitenden. Innerhalb der Gruppe kann die Anonymität nicht gewährleistet werden, da man auf die Mitarbeiterinputs und den aktiven Austausch angewiesen ist.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Vor- die Nachteile überwiegen und die Brainstorming-Methode somit für beide Problemstellungen geeignet ist.
1.2.2 Delphi-Methode
Mithilfe des Delphi-Verfahren wird ein mehrstufiges und standardisiertes Befragungsverfahren ermöglicht, welches mittlerweile in einer Vielzahl von verschiedenen Definitionen und Varianten zur Anwendung kommt.7 Die Kreativitätstechnik dient dazu, künftige Trends und Entwicklungen einschätzen und entsprechende Rückschlüsse ziehen zu können. Wie erwähnt, gibt es in der Praxis verschiedene Durchführungsmöglichkeiten, welche jedoch grundsätzliche Gemeinsamkeiten haben, wie beispielsweise die anonyme Expertengruppe, die Form der mehrstufigen Befragung und das Feedback an die Befragten.8 Anhand des mehrstufigen Vorgehens wird versucht, die Gruppendynamik zu unterbinden und ihr entgegenzuwirken. Die erhaltenen Antworten und Einschätzungen werden ausgewertet und danach für weitere Befragungen weiterverwendet. Das Endergebnis bildet die Gruppenmeinung ab.
Obwohl die Delphi-Methode sehr solide ist, gehört sie zu den aufwendigeren Prognoseverfahren. Es dauert mehrere Runden und ist deshalb sehr zeit- und auch kostenintensiv. Als weiterer Kritikfaktor gilt die standardisierte Anwendung, welche durch situationsspezifische Faktoren erschwert werden. Zusätzlich können Verzerrungen entstehen, welche durch die Anonymisierung nicht vollständig eliminiert werden können.9 Auf die im Kapitel 1.1 genannte Problemstellung kann das Verfahren angewendet werden, jedoch überwiegen die genannten Nachteile, weshalb das Delphi-Verfahren im dargestellten Fall nicht zur Anwendung kommt.
Nachdem nun die Kreativitätstechnik festgelegt wurde, wird im nächsten Kapitel dargelegt, wie dieses Konzept fünf Führungskräften und einem Vertreter des Betriebsrates vorgestellt wird.
2 Konzept der Präsentation
Die zwei definierten Problemstellungen aus 1.1 Die Problemstellung können anhand einer Reihe von Workshops mit verschiedenen Kreativitätstechniken in den einzelnen Abteilungen analysiert werden, sodass die Lösungen zu den identifizierten Problemen ermittelt werden können. Dieses Konzept wird vorgängig präsentiert und vorgestellt, um damit die Unterstützung aller Beteiligten zu gewinnen. In diesem Kapitel werden die Zielsetzung und Vorbereitung jener Präsentation vorgestellt
2.1 Zielsetzung der Präsentation
Das Ziel der Präsentation ist die Darstellung der Problemursachen, wozu die Problemstellungen Mitarbeitermotivation und Fluktuation evaluiert wurden. Mithilfe der Präsentation werden dazu verschiedene Handlungsmethoden und Konzepte vorgestellt, welche diesen Problemen entgegenwirken. Die anwesenden Führungskräfte werden informiert, überzogen und gleichzeitig motiviert, die Handlungsbereiche gemeinsam anzugehen. Besonders wichtig, um die Zuhörer überzeugen zu können, ist die Übermittelung der Kernbotschaft. Diese Kernbotschaft wird im nachfolgenden Kapitel erläutert.
2.2 Kernbotschaft der Präsentation
Ein Kernsatz zu formulieren ist oft komplex und zeitintensiv, weshalb er vielmals vernachlässigt wird. Ist jedoch in der Präsentation keine klare Kernbotschaft zu erkennen, werden die gebündelten Informationen nur teilweise an die Zuhörer vermittelt. Die Kernbotschaft wird daher in dieser Präsentation sichtbar niedergeschrieben, damit diese immer im Auge behalten werden kann. Die kontinuierliche Fokussierung auf den Kernsatz hilft, die Reihenfolge der Präsentation im Hinterkopf zu behalten.10
Die definierte Kernbotschaft für diese Präsentation lautet wie folgt:
«Mitarbeiter im Fokus! Die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit steigern»
Für die beiden Problemstellungen aus Kapitel 1.1 werden verbunden mit der Kernbotschaft folgende Ziele definiert und davon jeweils eine Methode abgeleitet:
- Die Mitarbeiterfluktuation wird gemindert und die offene Anzahl Stellen reduziert. Aktuell sind 68 Stellen vakant, welche in den nächsten 12 Monaten auf 16 Vakanzen reduziert werden. Interessierte Bewerber erhalten anhand von bezahlten Schnuppertagen einen ersten Einblick, damit Anstellungen von kurzer Dauer reduziert werden können. Langjährige Mitarbeiter werden anhand von internen Mitarbeiterförderungsmassnahmen und Gratifikationen belohnt. Ebenfalls findet ein regelmässiger Austausch statt.
- Um der Steigerung der Krankmeldungen entgegen zu wirken, wird ein Belohnungsprogramm ausgearbeitet, welche Mitarbeiter mit geringen Fehlzeiten finanziell belohnt. Zusätzlich werden weitere Möglichkeiten geprüft, welche die Ursachen der Krankheitsmeldungen genauer analysieren.
Die obengenannten Beispiele sind als Entwürfe zu beachten und nicht als finale Lösungsvarianten. Zur weiteren Evaluierung der Mitarbeiterbedürfnisse findet eine globale Mitarbeiterumfrage statt.
2.3 Vorbereitung der Präsentation
In einem ersten Schritt wird die Einladung für die Präsentation des Konzeptes erstellt. Die Adressaten des Vortrages werden bereits vorab über das Präsentationsthema aufgeklärt, damit allenfalls bereits eigene Gedanken zum Thema gemacht und bei der Fragerunde platziert werden können. Der Zeitrahmen der Präsentation wurde vorgängig auf 20 Minuten festgelegt. Die PowerPoint-Folien oder anderweitige Unterlagen wie Handouts werden nicht vorgängig weitergeleitet, sondern erst kurz vor Präsentationsbeginn ausgegeben. Ebenfalls greift der Präsentationsraum das Thema entsprechend auf. Der Raum deckt die notwendige Ausrüstung ab und bietet genug Platz für die Anzahl Personen, welche auf fünf Führungskräfte und einen Vertreter des Betriebsrats festgelegt worden ist.
Nachfolgend wird mit der Abbildung 1 ein geeigneter Präsentationsraum, welcher über das nötige Equipment und die nötigen Eigenschaften verfügt, dargestellt.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Präsentationsraum für acht Personen 11
Wie in Kapitel 2.1 erläutert, ist das Ziel der Präsentation, die Zuhörer über das Thema zu informieren, davon zu überzeugen und gleichzeitig dafür zu motivieren. Mithilfe von Texten und Bildern können getätigte Aussagen unterstrichen und besser eingeprägt werden. Anhand von Zeichnungen und Bildern kann das Gesagte beim Zuhörer besser verarbeitet werden und optische Darstellungen, bildliche Informationen sowie Skizzen werden schneller und besser aufgenommen. Ausserdem bilden sie eine Abwechslung in einem Vortrag.11 12
Als notwendige Gegebenheiten wurden definiert:
- ein Beamer und die entsprechende Präsensationsfläche,
- ein Whiteboard oder Flipchart mit den entsprechenden Utensilien,
- Bilder, Zeichnungen oder sonstige Illustrationen,
- sowie ein Redner- bzw. Präsentationspult.
Die genannten Präsentationswerkzeuge lassen sich untereinander kombinieren und während der Präsentation einbinden. Die Qualität der eingesetzten Medien beeinflusst den Vortrag massgeblich und sorgt für den gewollten Erfolg. Die Werkzeuge werden jedoch dosiert eingesetzt und übersichtlich gestaltet.13
2.4 Gliederung der Präsentation
Nachfolgend werden die Gliederung der Präsentation und in einem weiteren Schritt ihre einzelnen Phasen genauer vorgestellt.
Die Präsentation hat einen roten Faden und ist fortlaufend gegliedert. Der Mensch mag Orientierung, ein Gerüst oder einen Fahrplan. Wo keine Orientierungspunkte vorhanden sind, sucht er nach ihnen. Der Zuhörer kann den Präsentierenden auch daran messen, ob er die angekündigte Struktur einhält und regelmässig Bezug nimmt.14
Gemäss dem Modell von Dr. Albert Thiele wird die Präsentation in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schlussteil gegliedert. Die Einleitung nimmt ca. 15 Prozent der verfügbaren Präsentationszeit in Anspruch, der Hauptteil in etwa 75 Prozent und die restlichen 20 Prozent werden dem Fazit und dem Schlussteil gewidmet.15
Um das vorgehende Modell aufzugreifen, wurde das untenstehende Grobschema ausgearbeitet. Dieses wird nachfolgend erläutert.
(1) Einführung/Einleitung
- Vorstellung des Sprechers
- Titel und Thema der Präsentation
- Anlass für die Präsentation
- Inhaltsverzeichnis
(2) Hauptteil
- Bedeutung des Themas
- Besondere Situationen
- Aufgaben oder Problemstellungen
- Alle Inhalte und Informationen zum Thema
- Vergleiche und Ausblick
(3) Schlussteil
- Fazit oder Kernbotschaft
- Diskussionsrunde
- Feedbackrunde
- Verabschiedung
2.4.1 Einführung/Einleitung
Zu Beginn werden der oder die präsentierende Person vorgestellt, falls dieser oder diese noch nicht bekannt ist. Bestenfalls wird dies von jemandem übernommen, der den Zuhörern bekannt ist und als Initiator gilt, wie zum Beispiel ein Verwaltungsratsmitglied oder der CEO der Unternehmung.16
In einem nächsten Schritt stellt sich der Sprecher in den eigenen Worten kurz vor und erzählt einige ausgewählte Punkte aus seiner bisherigen Laufbahn und wie er oder sie zum Präsentationsthema gekommen ist. Die eigene Vorstellung erfolgt in einer kleinen mündlichen Rede, in welcher eine kurze Geschichte eingebaut werden kann. Es ist wichtig, die Aufmerksamkeit und das Interesse der Zuhörer zu erlangen, weshalb eine Neugier erweckt werden muss. Die Zuhörer sollen sich nicht nur den Anfang und das Schlusswort der Präsentation merken, weshalb es von Anfang an überzeugt werden muss. Gelingt der Einstieg in den Vortrag, ist das Publikum gespannt, ansonsten schaltet der Zuhörer bereits nach wenigen Sekunden ab.17
Danach wird auf das Präsentationsthema eingegangen und der Titel sowie das entsprechende Thema kurz erläutert. Ebenfalls wird auf den Anlass der Präsentation eingegangen. In einem weiteren Schritt wird das Inhaltsverzeichnis erklärt, sodass dem Zuhörer die Gliederung der Präsentation erkennbar wird. Ebenfalls ist es aus der Sichtweise des Zuhörers angenehm zu wissen, was ihn in den nächsten Minuten erwartet.18 Die klare Linie der Präsentation wird dem Zuhörer immer wieder vor Augen geführt und die Agenda wird nicht nur einmal kurz gezeigt. Die Zuhörer haben dadurch während der Präsentation keine Orientierungsprobleme, sondern finden immer wieder Anhaltspunkte vor.19
Ein typisches Inhaltsverzeichnis einer Präsentation kann wie folgt aufgebaut sein:
(1) Begrüssung
(2) Einführung
(3) Kernbotschaft
(4) Zusammenfassung & Ausblick
(5) Fragen & Feedback
(6) Verabschiedung
Da das Inhaltsverzeichnis auf der PowerPoint-Präsentation nur kurz eingeblendet und danach bereits auf die nächste Folie gewechselt wird, macht es Sinn, das Inhaltsverzeichnis nochmals separat abzubilden, beispielsweise auf einem Flipchart. Dieses kann illustriert und entsprechend farblich gestaltet werden. Ein Flipchart bietet oft mehrere Möglichkeiten, einerseits die gemeinsame Erarbeitung oder ein bereits vorgefertigtes Flipchart. Aufgrund des Zeitdrucks ist die ideale Möglichkeit ein vorgefertigtes Flipchart, welches während der Präsentation mit ein bis zwei Notizen (z.B. ein Abhaken der Themen) ergänzt wird. Durch den Medienwechsel werden verschiedene Informationskanäle verwendet, was den Zuhörer weiter anspricht.20
2.4.2 Hauptteil
Der Hauptteil stellt den Kern der Präsentation dar und übermittelt entsprechend die Kernbotschaft. Die wichtigen Punkte sollen dem Zuhörer in Erinnerung bleiben und zu weiteren Gedankengängen anregen.
Wie in Kapitel 2.3.1 erwähnt, ist der Hauptteil ca. 75 Prozent der gesamten Präsentation.21 Bei einer Präsentationslänge von 20 Minuten entspricht dies ca. 15 Minuten. Eine wissenschaftlich fundierte Aussage bezüglich der Anzahl der Folien pro Präsentation gibt es nicht.22 Gemäss der 10-20-30-Regel von Guy Kawasaki sollen bei einer Präsentation von 20 Minuten allerdings zehn Folien präsentiert werden.23 Der Hauptteil kann somit auf acht Folien aufgeteilt werden.
Mithilfe eines «starken» Bildes pro Folie erhält diese bereits eine grosse Aussagekraft. Zusätzlich ist es wichtig, dass die Folie nicht überladen wirkt, d.h. möglichst wenig Text pro Folie. Sofern man mit Text arbeiten möchte, gilt es auf ganze Sätze zu verzichten und Bullet Points anzuwenden. Die Anzahl Bullet Points sind auf sechs pro Folie beschränkt. Ideal ist eine Schriftgrösse von 30+ Pt. für Text und ca. 44+ Pt. für Überschriften. Ebenfalls gilt es, sparsam mit Animationen umzugehen und grundsätzlich nach dem Motto «weniger ist mehr» zu agieren.24
[...]
1 Vgl. Saas (2019), S. 117
2 Vgl. Saas (2019), S. 11
3 Vgl. Arenberg (2015), S. 26
4 Vgl. lonos (2018)
5 Vgl. Müller (2020)
6 Vgl. Schawel / Billig (2014), S. 57
7 Vgl. Wolf / Zerres (2017) S. 93
8 Vgl. Wolf / Zerres (2017), S. 94 - 96
9 Vgl. Wolf / Zerres (2017), S. 98
10 Vgl. Hüttmann (2018), S.10
11 Eigenes Foto
12 Vgl. Becker / Ebert / Pastoors (2018), S. 65
13 Vgl. Becker / Ebert / Pastoors (2018), S. 65
14 Vgl. Hüttmann (2018), S. 4
15 Vgl. Thiele (2010), S. 85
16 Vgl. Kushner et al (2019), S. 68
17 Vgl. Becker / Ebert / Pastoors (2018), S. 62
18 Vgl. Brede (2008), S. 33
19 Vgl. Hüttmann (2018), S. 4
20 Vgl. Renz (2016), S. 73
21 Vgl. Thiele (2010), S.85
22 Vgl. Arenberg (2015), S. 96
23 Vgl. Kawasaki / Fitzpatrick (2014)
24 Vgl. Schott (2018), S. 105