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17. Juli 2023 • Lesedauer: 6 min

Excel-Tipps und Tricks für Studierende

Excel kann ein hilfreiches Tool im Studium und im Alltag sein. Wir haben einige Tipps gesammelt, um dir zu zeigen, was du alles machen kannst, besonders wenn du es noch nie vorher verwendet hast.

Was dich erwartet:

Das Wichtigste vorweg:

  • Excels wichtigste Funktionen sind Tabellen erstellen und rechnen
  • Fürs Studium kannst du Stundenpläne, Projektpläne, Kalender und Lernpläne erstellen
  • Du kannst dein Budget tracken, eine Haushaltsaufgabenliste erstellen oder deine Reise planen

Erstmal die Basics

Eine Excel-Datei wird auch Arbeitsmappe genannt. Eine Arbeitsmappe besteht meistens aus einer oder mehreren Tabellen, die miteinander verknüpft werden können. Die Zeilen sind mit Zahlen nummeriert, während die Spalten Buchstaben haben. So können einzelne Felder eindeutig bestimmt werden, was beispielsweise für Gleichungen sehr wichtig ist.

Wenn du eine Zelle anklickst, siehst du oben links welche Bezeichnung sie trägt, also z.B. C2. In die Zellen kannst du nun alles Mögliche eintragen, wie Wörter, Zahlen, Daten etc. Spalten bzw. Zeilen wählst du aus, indem du am Rand auf den Buchstaben bzw. die Zahl klickst.

Tabellen erstellen ist die wichtigste Funktion von Excel. Generell erstellst du Tabellen, indem du unter Einfügen ‚Tabelle‘ auswählst. Hier kannst du dann entweder mit der Maus alle Zellen markieren, die die Tabelle umfassen soll, oder du kannst die Werte eingeben, von wo bis wo sie gehen soll. Tabellen sind sehr vielseitig, wenn du also mehr erfahren willst, schau dir doch am besten unseren dedizierten Artikel darüber an.

Eine weitere von Excels Hauptfunktionen ist das Rechnen. Um einfache Rechnungen zu machen, wie addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren, wähle eine Zelle aus und gib ein = ein. Das bedeutet für Excel, dass sich in dieser Zelle eine Formel befindet. Jetzt kannst du deine Rechnung eingeben, wie z.B. = 2 + 4, = 4 – 2, = 2 * 4, oder = 4 / 2.

‚AutoSumme‘, was du unter dem Reiter Formeln findest, kann weitere Operationen ausführen wie die Summe aus mehreren Zellen ermitteln, den Mittelwert, welche Anzahl an Zellen Zahlen beinhalten, und Maximal- und Minimalwert. Es gibt natürlich noch viel mehr Funktionen und Möglichkeiten in Excel.  Um so richtig fit zu werden, kannst du dir dazu entweder YouTube-Tutorials ansehen oder nach Excel-Kursen an deiner Hochschule suchen. Ein guter Tipp ist zum Beispiel auch das Webinar der Hochschulinitiative Deutschland.

Excel im Studium – Zeitmanagement leicht gemacht!

Organisieren und Planen sind das A und O für ein erfolgreiches Studium. Excel ist ein gutes Tool, um den Überblick zu behalten. Hier kannst du nämlich außer Rechnungen auch Stundenpläne, Projektpläne und Kalender erstellen. Jede:r Studierende braucht einen übersichtlichen, funktionalen Stundenplan. Besonders wenn sich dein Stundenplan über das Semester verändert, zum Beispiel wegen bestimmten Blockseminaren, ist es praktisch Stundenpläne in Excel zu erstellen. Hierfür gibt es Vorlagen, aber eine einfache Tabelle tut es meistens auch. Der Vorteil ist, dass du alles eintragen kannst, was du wissen musst und auch verschiedene Stundenpläne in einer Arbeitsmappe haben kannst.

Für größere Projekte bietet sich der Gantt-Projektplaner an, für den es auch eine Vorlage gibt. Mit dem kannst du beispielsweise deine Bachelor-, Master- oder auch Hausarbeit planen. Hier gibst du am Anfang des Projekts an, wann du planst mit einer Aufgabe anzufangen, und was du schätzt wie lange diese dauert. Wenn du dann anfängst zu arbeiten, gibst du den tatsächlichen Start und die Dauer an. So behältst du gut den Überblick über Deadlines und kannst deine Zeit besser managen. Zusätzlich kannst du dir auch Meilensteine festlegen, um dich zwischendurch zu motivieren und auch zu belohnen einen großen Schritt voran gemacht zu haben.

Außerdem kannst du Kalender für Klausuren und Abgaben anlegen und dir gleich einen Lernplan dazu erstellen. Mit den ganzen Terminen, die man so mit Freizeit und Arbeit im normalen Kalender hat, fühlt man sich schnell überfordert. Ein eigener Kalender für Uni-Termine kann für Fokus und Übersicht sehr hilfreich sein.

Wenn dann alles so weit geplant ist, und es ans Daten auswerten und darstellen für eine Arbeit geht, ist Excels Diagramm-Funktion essenziell. Wenn du eine Tabelle erstellt hast, die Daten aber ein bisschen anschaulicher in deiner Arbeit zeigen möchtest, kann Excel für dich verschiedenste Diagramme erstellen. Der Favorit hier ist das Säulendiagramm, da man so Werte und Trends gut darstellen und vergleichen kann. Von 3D-Modellen ist generell abzuraten, da diese, obwohl sie schön aussehen, den Blick verzerren können und so Daten anders aussehen lassen als sie in Wirklichkeit sind. Für Trends und Verläufe eignen sich Linien- und Punktdiagramme besonders gut.

Excel im Alltag

Excel ist jedoch nicht nur für die Uni sinnvoll, sondern kann auch im Alltag bei Organisation und Planung helfen. In den vorgefertigten Vorlagen kannst du dir schon einige Ideen holen, wie zum Beispiel dein Monatsbudget zu tracken. So kannst du einfach deine monatlichen Einkünfte und, je nachdem wie viel Detail du benötigst, deine Ausgaben einzeln, in Kategorien oder als Ganzes angeben. So behältst du leicht den Überblick, wofür du so Geld ausgibst, und kannst auch gleich ausrechnen, wie viel Geld du am Ende des Monats übrig hast für Spaßausgaben oder zum Sparen. Budgettracker kannst du natürlich nicht nur für deine monatlichen Ausgaben, sondern auch für Eventbudgets, wie Geburtstage oder Hochzeiten verwenden.

Eine Tabelle mit Haushaltsaufgaben, in der To-Dos wie putzen, einkaufen, Haustier füttern etc. eingetragen werden können, können den WG- und auch den nicht WG-Alltag deutlich vereinfachen. Die Liste kannst du entweder digital mit Mitbewohner:innen teilen, oder auch ausdrucken und laminieren, damit sie immer wieder neu befüllt werden kann. Spalten für die Aufgabenbeschreibung, bis wann sie fällig ist, wer dafür verantwortlich ist und ob sie schon erledigt ist, sind hier ein Muss.

Jetzt, wo für die meisten Studierenden bald die Vorlesungszeit des Sommersemesters endet, widmet man sich auch gerne mal der Reiseplanung, um ein bisschen dem Alltag zu entfliehen. Wo du an welchem Tag bist, welche Unterkunft gebucht ist, und was du alles sehen möchtest, kannst du ganz leicht in einer Excel-Tabelle festhalten. Und nicht nur das, eine Packliste oder eine Liste mit Notfallnummern kannst du auch gleich hinzufügen. So steht der Entspannung eigentlich nichts mehr im Weg.

Außer Budgetplanern, Haushaltsaufgabentrackern und Reiseplänen kannst du natürlich noch viel mehr in Excel machen, was dir im Alltag vielleicht helfen kann. Es gibt zum Beispiel Vorlagen für Essensplanung, Stammbaumforschung, Filmlisten und Fitnessplanern. Also schau dich einfach mal um und finde heraus was für dich am praktischsten ist!

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