Verfahren und Kriterien bei der Auswahl von Bürosoftware

Verfahren und Kriterien bei der Auswahl von Bürosoftware

Bereich: Wirtschaft Fachrichtung: Industrie Studienjahrgang: WIN2000 Studienhalbjahr: 5. Semester von: Jan Weihmann

Inhaltsverzeichnis:

  Seite  

1.  Einleitung  1

2.  Auswahlkriterien  2

2.1  Darstellung der betriebswirtschaftlichen Kriterien  2

2.2  Darstellung der wirtschaftlichen Kriterien  2

2.2.1  Kosten  2

2.2.2  Einsparungen  3

2.3  Systemtechnische Kriterien  3

2.3.1  Benutzerfreundlichkeit  3

2.3.1.1  Bedienbarkeit  3

2.3.1.2  Benutzerunterstützung  6

2.3.1.3  Funktionalität  7

2.3.1.4  Zeitverhalten  8

2.3.2  Flexibilität  9

2.3.2.1  Maintainability  9

2.3.2.2  Portabilität  9

2.3.3  Verlässlichkeit  11

2.3.4  Datenaustausch  12

2.4  Servicekriterien und Zusatzleistungen  13

2.4.1  Serviceleistungen  13

2.4.2  Dokumentation  14

3.  Auswahlverfahren  15

3.1  Grundsatzentscheidungen  15

3.1.1  Redesign-Beschaffungsentscheidung  15

3.1.2  Standard- oder Individualsoftware  16

3.2  Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsprüfung  17

3.2.1  Investitionsrechnung  17

3.2.2  Kosten-Nutzen Analyse  18

3.3  Ergänzende Verfahren  19

4.  Schluss  20

  Literaturverzeichnis  

1. Einleitung

In der heutigen Zeit verfügen viele Unternehmen über ein Bürosoftwarepaket, um dem ständig zunehmenden Wettbewerbsdruck zu entgehen. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation sind typische Komponenten der Bürosoftware, die zur Unterstützung von verschiedenen Bürotätigkeiten eingesetzt werden. Mit Hilfe dieser Anwendungen ist der Benutzer in der Lage, benötigte Daten zu erfassen, zu formatieren, zu speichern und auszutauschen, so dass die Bearbeitung von Aufgaben schneller und flexibler erfolgt. Darüber hinaus können sich Firmen einen deutlichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen, indem durch den Einsatz der Bürosoftware betriebliche Abläufe und Prozesse optimiert werden. Jedoch können 60 Prozent der Bürosoftwareanwender diese theoretischen Vorteile nicht in die Praxis umsetzen, da sie es versäumt haben, sich vor der Auswahl gründlich vorzubereiten. ¹ Besonders im Hinblick auf die große Produktvielfalt, der Kurzlebigkeit der Produkte und der steigenden Zahl neuer Bürosoftwareanbieter wird deutlich, dass eine genaue Analyse der Benutzerbedürfnisse und der Anforderungen an die Bürosoftware erforderlich ist, um den schwierigen Auswahlprozess erfolgreich abzuschließen. 2

An dieser Auswahlproblematik setzt die Hausarbeit des Verfassers an. Sie soll eine begleitende Hilfestellung bei der Beschaffung der aus Sicht des Anwenders wirtschaftlichsten Bürosoftware geben. Im ersten Teil dieser Arbeit wird ein Überblick über wichtige Auswahlkriterien geschaffen. Dabei geht der Verfasser auf verschiedene Kriterienarten ein, damit sich die Auswahlentscheidung nicht nur auf das reine Bürosoftwareprodukt beschränkt, sondern das gesamte Entscheidungsumfeld bei der Investitionsentscheidung berücksichtigt wird. Bei der Betrachtung der einzelnen Auswahlkriterien stellt der Verfasser grundsätzliche Aspekte vor, um dem zukünftigen Benutzer eine Basis über mögliche Ansprüche an das Bürosoftwarepaket zu präsentieren. Darüber hinaus werden in dieser Hausarbeit notwendige Anforderungen hervorgehoben, so dass bereits im Vorfeld der Entscheidung eine Selektion in geeignete und abzulehnende Bürosoftwarepakete realisierbar ist.

Im zweiten Teil der Arbeit beschreibt der Verfasser verschiedene Auswahlverfahren, die zur Beurteilung der einzelnen Beschaffungsalternativen verwendet werden können. Dazu werden im ersten Abschnitt Grundsatzentscheidungen vorgestellt, über die sich der zukünftige Benutzer zu Beginn seiner Auswahl Gedanken machen muss, damit entsprechend der jeweiligen Ausgangssituation alle möglichen Alternativen und Einflüsse in der Investitionsentscheidung berücksichtigt werden. Anschließend erweitert der Verfasser seine Ausführungen um verschiedene Verfahren. Sie müssen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und der Leistungsfähigkeit von Bürosoftwarealternativen herangezogen werden, so dass der zukünftige Anwender den schwierigen Auswahlprozess durch eine gewissenhafte und gründliche Vorbereitung erfolgreich bewältigen kann.

¹ Vgl. Grupp, Bruno (1991), o. S. - Einleitungskapitel.

² Vgl. Becker, Jörg (1992), S. 1 f.

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2. Auswahlkriterien

2.1 Darstellung der betriebswirtschaftlichen Kriterien

Damit der Benutzer die Auswahl der Bürosoftware erfolgreich abschließen kann, ist es besonders wichtig, dass er den betriebswirtschaftlichen, aber auch den im nächsten Kapitel erklärten wirtschaftlichen Kriterien absolute Priorität zuordnet. Der Grund für diese Aussage besteht darin, dass beide Kriterienarten maßgeblich darüber entscheiden, ob die Investition in ein Bürosoftwarepaket gerechtfertigt und der Einsatz sinnvoll für das Unternehmen ist. Deshalb ist es vor dem Kauf der Software notwendig, eine gute Entscheidungsgrundlage zu schaffen, indem die Erwartungen und die Anforderungen an die Bürosoftware bekannt sind. ³ Zu diesem Zweck wird die Organisations-, die Benutzer- und die Aufgabenanalyse verwendet. .

Die Organisationsanalyse untersucht den Aufbau des Unternehmens. Dabei werden besonders die Aufgaben des jeweiligen Arbeitsplatzes sowie die zu verarbeitenden Informationen berücksichtigt. Mit Hilfe dieser Analyse ergeben sich notwendige Grund- und Unterstützungsfunktionen, über die das Softwarepaket verfügen muss. Im Rahmen der Benutzeranalyse werden erwartete Benutzereigenschaften hinterfragt, so dass als Resultat die Bürosoftware bezüglich der Bedienbarkeit den Ansprüchen des Anwenders gerecht wird. Ein weiterer Hintergrund dieser Analyse ist, dass der Benutzer im Endergebnis in der Bürosoftware eine Unterstützung bei der Abarbeitung von Aufgaben sieht. Abschließend erfolgt die Aufgabenanalyse, die zur Ermittlung der betrieblichen Tätigkeiten und Datenmengen genutzt wird. Durch die Ergebnisse aus der Aufgabenanalyse können Maßstäbe an die Bürosoftware gesetzt werden, damit zum einen die Bewältigung der Unternehmensaufgaben effektiv erfolgt, und zum anderen die Abarbeitung der Aufgaben im Sinne des Benutzer erleichtert wird. 4

2.2 Darstellung der wirtschaftlichen Kriterien

2.2.1 Kosten

Der erste Aspekt, der im Zusammenhang mit den wirtschaftlichen Kriterien genauer betrachtet werden muss, sind die mit dem Kauf verbundenen Kosten. Diese Kosten lassen sich in Anschaffungskosten, Folgekosten und laufende Kosten unterteilen. ⁵ Die Anschaffungskosten sind einmalige Kosten, die für die Nutzung der Bürosoftware an den Hersteller gezahlt werden. Dabei hängt die Höhe der Kosten davon ab, ob der zukünftige Anwender das Softwarepaket kauft oder mietet. Die Folgekosten werden im Zusammenhang mit der Anschaffung verursacht. Zu diesen Kosten gehören die Schulungsausgaben, die zur Einarbeitung der Mitarbeiter in die Bürosoftware notwendig sind.

³ Vgl. Becker, Jörg (1992), S. 70 ff.

⁴ Vgl. Herczeg, Michael (1994), S. 36 ff.

⁵ Vgl. Barfuss, Dietmar (1991), S. 75.

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Weiterhin können abhängig vom Hersteller Installations- und Dokumentationskosten entstehen, die jedoch üblicherweise in den Anschaffungskosten enthalten sind. Die laufenden Kosten entstehen durch den täglichen Geschäftsbetrieb. Neben dem Versicherungsaufwand beinhaltet diese Kostenkategorie Aufwände für die Softwarepflege und Wartung. ⁶ Durch die technische Veralterung der Bürosoftware entstehen weitere laufende Kosten, und zwar die Abschreibungen. Im Gegensatz zu den bisher aufgeführten Aufwänden sind die Abschreibungen der Software nicht mit Auszahlungen verbunden. Damit der Anwender einen Überblick über diese komplexe Kostenstruktur erhält, muss ihm der Softwareverkäufer eine genaue Aufstellung der einzelnen Kosten ausarbeiten, die gleichzeitig als eine mögliche Verhandlungsgrundlage zur Kostenreduzierung genutzt werden kann. 7

2.2.2 Einsparungen

Das Ermitteln der Kosten ist wesentlich einfacher und präziser als die Vorhersage der schwer quantifizierbaren Einsparungen. Um die Bürosoftware trotzdem genau beurteilen zu können, ist es empfehlenswert, nicht berechenbare Einsparungen zu schätzen. Eine mögliche Kostenreduzierung, die sich durch den Einsatz der Bürosoftware ergibt, ist der Wegfall von vorher benötigten Arbeitsmitteln wie zum Beispiel der Schreibmaschine. Außerdem werden durch eine korrekte Abstimmung der Software auf das Unternehmen betriebliche Abläufe im Unternehmen rationalisiert. Diese Rationalisierung macht sich zum Beispiel in der Beschleunigung des Datenaustauschs mit Lieferanten oder Kunden und in der schnelleren Bearbeitung von Aufträgen bemerkbar, so dass eine weitere wesentliche Reduzierung der Kosten realisierbar ist. Darüber hinaus können durch den Bürosoftwareeinsatz die Kosten im Bereich des Personals gedrückt werden, da die benötigte Zeit zur Bewältigung der Arbeit drastisch verkürzt wird. Schließlich sind Einsparungen gegenüber der bisherigen Organisation erzielbar, indem Aufgaben nicht mehr von externen Personen oder Einrichtungen durchgeführt werden müssen, sondern jetzt intern mit Hilfe der Bürosoftware erledigt werden können. 8

2.3. Systemtechnische Kriterien

2.3.1 Benutzerfreundlichkeit

2.3.1.1 Bedienbarkeit

Als ein wichtiges Kriterium der Benutzerfreundlichkeit ist eine einfache und klare Bedienbarkeit, die sich in der Benutzerführung und Dialoggestaltung wiederspiegelt, heutzutage unabdingbar.

⁶ Vgl. Becker, Jörg (1992), S. 318 ff.

⁷ Vgl. Barfuss, Dietmar (1991), S. 75.

⁸ Vgl. Becker, Jörg (1992), S. 37 ff.

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Dadurch wird gewährleistet, dass dem Benutzer die Einarbeitung, Bedienung und Nutzung erleichtert wird. 9

Um eine Minimierung der Gedächtnisleistung des Benutzers zu realisieren und die Zeit zur Einarbeitung drastisch zu verkürzen, sollte die Dialoggestaltung nicht nur grundsätzlich durch eine durchgängig einheitliche und übersichtliche Benutzeroberfläche, sondern im allgemeinen durch eine Erfüllung der folgenden sieben Gestaltungsgrundsätze geprägt sein. 10

Der erste Gestaltungsgrundsatz verlangt die Aufgabenangemessenheit des Dialogs. Dadurch wird eine Unterstützung des Benutzers sichergestellt, ohne ihn dabei durch die Eigenarten des Dialogs zu belasten. Aus diesem Grund ist es nicht akzeptabel, wenn der Benutzer mit zu vielen Informationen auf einmal überflutet wird. Ein weiteres Merkmal für einen aufgabenangemessenen Dialog liegt vor, wenn die Bürosoftware wichtige Hinweise durch Attribute hervorhebt. Deshalb ist es sinnvoll, wenn wichtige Textpassagen zur besseren Übersicht farbig oder blinkend dargestellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass bei der Darstellung von Texten und Farben, bestimmte Normen eingehalten werden. Demzufolge ist der Einsatz von Texten in DIN 66234 Teil 1 und der Einsatz von Farben in DIN 66234 Teil 5 geregelt. Aus diesen Normen kann zum Beispiel entnommen werden, dass die eingesetzten Zeichen verwechslungssicher sein müssen, und dass nur maximal fünf bedeutungstragende Farben verwendet werden sollten. Die Überprüfung der Aufgabenangemessenheit eines Dialogs kann auch anhand der Dateneingabe erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass der Cursor immer deutlich sichtbar ist und per Pfeiltasten schnell an jeden Punkt des Bildschirms bewegt werden kann. Außerdem muss eine Eingabe und Korrektur der Daten, ohne Probleme in den deutlich gekennzeichneten Eingabefeldern durchführbar sein. 11

Der zweite Gestaltungsgrundsatz verlangt die Beschreibungsfähigkeit eines Dialogs. Die Notwendigkeit dieses Kriteriums besteht darin, dass der Benutzer einfach und direkt an Funktionen und Befehle gelangen kann. ¹² Ermöglicht wird diese einfache Handhabung durch den Einsatz von Grafiken, wie zum Beispiel den Icons oder den Sinnbildern. Durch diese Methode wird dem Benutzer eine sprachunabhängige Herangehensweise geboten, um in einem Softwaresystem navigieren zu können. Zudem kann durch den Einsatz von Grafiken eine deutliche Datenreduktion und eine höhere Informationsdichte erzielt werden. Neben dieser Möglichkeit tragen auch selektionsorientierte Interaktionsformen, wie zum Beispiel die Menütechnik zur Vereinfachung der Bedienbarkeit bei. Die Menütechnik wird in Bürosoftwareprodukten am häufigsten eingesetzt, da sie zum einen schnell zu verstehen ist und zum anderen anwendungsgerechte Lösungen durch verschiedene Gestaltungsformen geschaffen werden können. Damit ist die Menütechnik auch eine optimale

⁹ Vgl. Heinemann, Klaus (1987), S. 121 f.

¹⁰ Vgl. Hampe-Neteler, Wolfgang (1994), S. 54.

¹¹ Vgl. Herczeg, Michael (1994), S. 72 ff.

¹² Vgl. Baaken, Thomas / Launen, Michael (1993), S. 130.

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