Verfahren und Kriterien 
bei der Auswahl von Bürosoftware

von: Jan Weihmann

Inhaltsverzeichnis:

1. Einleitung 1

2. Auswahlkriterien 2

2.1 Darstellung 
der betriebswirtschaftlichen Kriterien 2

2.2 Darstellung 
der wirtschaftlichen Kriterien 2

2.2.1 Kosten 2
2.2.2 Einsparungen 3

2.3 Systemtechnische Kriterien 3

2.3.1 Benutzerfreundlichkeit 3
2.3.1.1 Bedienbarkeit 3
2.3.1.2 Benutzerunterstützung 6
2.3.1.3 Funktionalität 7
2.3.1.4 Zeitverhalten 8
2.3.2 Flexibilität 9
2.3.2.1 Maintainability 9
2.3.2.2 Portabilität 9
2.3.3 Verlässlichkeit 11
2.3.4 Datenaustausch 12

2.4 Servicekriterien und Zusatzleistungen 13

2.4.1 Serviceleistungen 13
2.4.2 Dokumentation 14

3. Auswahlverfahren 15

3.1 Grundsatzentscheidungen 15
3.1.1 Redesign-Beschaffungsentscheidung 15
3.1.2 Standard- oder Individualsoftware 16

3.2 Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsprüfung 17
3.2.1 Investitionsrechnung 17
3.2.2 Kosten-Nutzen-Analyse 18

3.3 Ergänzende Verfahren 19

4. Schluss 20

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

In der heutigen Zeit verfügen viele Unternehmen über ein Bürosoftwarepaket, um dem ständig zunehmenden Wettbewerbsdruck zu entgehen. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation sind typische Komponenten der Bürosoftware, die zur Unterstützung von verschiedenen Bürotätigkeiten eingesetzt werden. Mit Hilfe dieser Anwendungen ist der Benutzer in der Lage, benötigte Daten zu erfassen, zu formatieren, zu speichern und auszutauschen, so dass die Bearbeitung von Aufgaben schneller und flexibler erfolgt. Darüber hinaus können sich Firmen einen deutlichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen, indem durch den Einsatz der Bürosoftware betriebliche Abläufe und Prozesse optimiert werden. Jedoch können 60 Prozent der Bürosoftwareanwender diese theoretischen Vorteile nicht in die Praxis umsetzen, da sie es versäumt haben, sich vor der Auswahl gründlich vorzubereiten.1 Besonders im Hinblick auf die große Produktvielfalt, der Kurzlebigkeit der Produkte und der steigenden Zahl neuer Bürosoftwareanbieter wird deutlich, dass eine genaue Analyse der Benutzerbedürfnisse und der Anforderungen an die Bürosoftware erforderlich ist, um den schwierigen Auswahlprozess erfolgreich abzuschließen.2

An dieser Auswahlproblematik setzt die Hausarbeit des Verfassers an. Sie soll eine begleitende Hilfestellung bei der Beschaffung der aus Sicht des Anwenders wirtschaftlichsten Bürosoftware geben. Im ersten Teil dieser Arbeit wird ein Überblick über wichtige Auswahlkriterien geschaffen. Dabei geht der Verfasser auf verschiedene Kriterienarten ein, damit sich die Auswahlentscheidung nicht nur auf das reine Bürosoftwareprodukt beschränkt, sondern das gesamte Entscheidungsumfeld bei der Investitionsentscheidung berücksichtigt wird. Bei der Betrachtung der einzelnen Auswahlkriterien stellt der Verfasser grundsätzliche Aspekte vor, um dem zukünftigen Benutzer eine Basis über mögliche Ansprüche an das Bürosoftwarepaket zu präsentieren. Darüber hinaus werden in dieser Hausarbeit notwendige Anforderungen hervorgehoben, so dass bereits im Vorfeld der Entscheidung eine Selektion in geeignete und abzulehnende Bürosoftwarepakete realisierbar ist.

Im zweiten Teil der Arbeit beschreibt der Verfasser verschiedene Auswahlverfahren, die zur Beurteilung der einzelnen Beschaffungsalternativen verwendet werden können. Dazu werden im ersten Abschnitt Grundsatzentscheidungen vorgestellt, über die sich der zukünftige Benutzer zu Beginn seiner Auswahl Gedanken machen muss, damit entsprechend der jeweiligen Ausgangssituation alle möglichen Alternativen und Einflüsse in der Investitionsentscheidung berücksichtigt werden. Anschließend erweitert der Verfasser seine Ausführungen um verschiedene Verfahren. Sie müssen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und der Leistungsfähigkeit von Bürosoftwarealternativen herangezogen werden, so dass der zukünftige Anwender den schwierigen Auswahlprozess durch eine gewissenhafte und gründliche Vorbereitung erfolgreich bewältigen kann.

2. Auswahlkriterien

2.1 Darstellung der betriebswirtschaftlichen Kriterien

[...]

1 Vgl. Grupp, Bruno (1991), o. S. - Einleitungskapitel.

2 Vgl. Becker, Jörg (1992), S. 1 f.