Tipps für Microsoft Word

Schneller und besser Schreiben mit unseren Tipps für Microsoft Word! Unsere Redaktion hat die besten Tipps zur Textbearbeitung und Formatierung von wissenschaftlichen Texten zusammengefasst. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern gibt Ihren Arbeiten auch ein professionelles Aussehen!

Das Wichtigste in Kürze

Viele Institute legen eigene Vorgaben für die Formatierung von Hausarbeiten sowie Abschlussarbeiten fest. Diese finden Sie in der Regel auf der Website Ihres Instituts. Falls es keine offiziellen Vorgaben gibt, stellen wir Ihnen hier hilfreiche Standards vor.

  • Standard für die Formatierung des Fließtextes in wissenschaftlichen Arbeiten ist Times New Roman in Schriftgröße 12 Pt und Blocksatz.
  • Ein Zeilenabstand von 1,5 Zeilen sorgt für eine bessere Lesbarkeit.
  • Seitenränder sollten oben, links, rechts 2,5 cm, unten 2 cm betragen.
  • Als Seitenformat ist in Deutschland DIN A4 der Standard.
  • Längere Zitate ab drei Zeilen sollten als eigene Absätze abgetrennt und eingerückt werden.

Formatierungshilfe

Wie muss ein Text aussehen, damit er bei GRIN auch als Buch erscheint? Wir haben die wichtigsten Hinweise für die Formatierung zusammengefasst:

Die Expertentipps der GRIN-Redaktion

Unsere besten Tipps und Tricks haben wir auch in zwei E-Books für Sie zusammengefasst:

Notebook-Tastatur

Vorlage für Hausarbeiten etc.

In unserer Formatvorlage sind alle Voreinstellungen bereits abgespeichert, sodass Sie sofort mit dem Schreiben beginnen können.

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Wie schreibe ich eine Hausarbeit?

Schritt für Schritt von der Konzeption bis zur Abgabe: Unsere Tipps zu Organisation, Recherche, Zitierstilen, wissenschaftlichem Schreiben uvm.

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Grundlegende Funktionen in Word

Prinzipiell finden Sie fast alles, was Sie brauchen, um einen Text in Word zu formatieren, unter dem Reiter Start.

Hier können Sie unter anderem die Schriftart und Schriftgröße wählen sowie bestimmen, ob der markierte Text fett, kursiv, unter- oder durchgestrichen, tief- oder hochgestellt sein soll oder die gesamte Formatierung für einen markierten Abschnitt löschen.

Sie finden hier auch die Dropdownmenüs für die verschiedenen Listenarten, Schaltflächen für die Textausrichtung, Zeilenabstand, Einzüge und Rahmen sowie zur Anzeige der Formatierungssymbole.

Einen Absatz erzeugen Sie in Word automatisch mit jedem Druck auf die Enter-Taste.

Möchten Sie dagegen einen Zeilenwechsel ohne Absatzwechsel verwenden, etwa um ein Gedicht zeilenweise in einen Absatz zu schreiben, müssen Sie einen Textumbruch verwenden, indem Sie gleichzeitig die Tasten Shift und Enter drücken.

Um eine wissenschaftliche Arbeit übersichtlich zu strukturieren und beispielsweise Zitate, Aufzählungen und Listen klar vom Fließtext abzugrenzen, sind Einzüge sehr praktisch. Während Word Listen und Aufzählungen automatisch einrückt, um sie hervorzuheben, müssen Sie bei abgesetzten wörtlichen Zitaten selbst Hand anlegen. Klicken Sie dazu einfach an den Anfang der zweiten Zeile eines Absatzes und drücken Sie auf die Tab-Taste, um den gesamten Absatz einzurücken. Klicken Sie dagegen an den Beginn der ersten Zeile eines Absatzes, wird nach einem Druck auf die Tab-Taste nur diese eingerückt.

Mit Abbildungen und Diagrammen lassen sich komplexe Sachverhalte übersichtlich darstellen.

Bilder einfügen

Um ein Bild einzufügen, klicken Sie im Reiter Einfügen auf die Schaltfläche Bilder und wählen anschließend die Datei, die Sie einfügen möchten.

Das gewählte Bild wird anschließend an der Cursorposition mit dem Format Mit Text in Zeile eingefügt. Die Größe eines Bildes bestimmen Sie, indem Sie durch einen Rechtsklick auf das Bild das Kontextmenü öffnen und dort „Größe und Position“ wählen.

Achtung: Um ein Bild nicht zu verzerren, sollten Sie immer die Optionen Seitenverhältnis sperren und Relativ zur Originalbildgröße ausgewählt lassen.

Diagramme erstellen

Die Schaltfläche Diagramm, die ein Diagramm einfügt, finden Sie ebenfalls im Reiter Einfügen. Mit einem Klick gelangen Sie in das Fenster zur Auswahl der Diagramme. Suchen Sie sich einfach einen geeigneten Diagrammtyp aus.

Tipps

Abbildungen, die in Word aus Textfeldern zusammengesetzt wurden, geraten sehr leicht durcheinander. Am besten erstellen Sie Abbildungen in einer separaten Datei (oder einem anderen Programm) und fügen sie als Bild ein. Falls ein Programm Ihnen nicht die Möglichkeit bietet, Bilder zu exportieren, kann man meistens einen Screenshot machen.

Automatische Listen erstellen Sie in Word ganz einfach:

  • Schreiben Sie als erstes Ihre Listenpunkte Eintrag für Eintrag als einzelne Absätze
  • Markieren Sie anschließend die gesamte Liste und suchen Sie im Reiter Start das gewünschte Listenformat aus, z.B. eine nicht nummerierte Aufzählung.

Wenn Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche klicken, wird der Text in eine Standardliste konvertiert. Mehr Optionen erhalten Sie, wenn Sie das zugehörige Dropdownmenü öffnen.

Einen eingerückten Unterpunkt erzeugen Sie innerhalb einer Liste mit der Tab-Taste, so als wollten Sie einen Absatz einrücken (siehe oben).

Das beschriebene Vorgehen funktioniert natürlich auch mit Nummerierungen:
Wenn Sie einfach nur die Schaltfläche Nummerierung drücken, sieht Ihre Liste so aus:

  1. Punkt 1
  2. Punkt 2
  3. Punkt 3

Wie bei den Aufzählungszeichen können Sie auch hier aus mehreren Vorlagen auswählen oder selbst festlegen, wie Ihre Liste aussehen soll. Wenn Sie eine Liste mit mehreren Ebenen benötigen, wird auch hier jeder Eintrag mit der Tab-Taste nicht nur eingerückt, sondern auch wieder automatisch um eine Listenebene herabgesetzt.

Tabellen können Sie in Word ganz bequem erstellen, indem Sie unter dem Reiter Einfügen auf die Schaltfläche Tabelle klicken. Mit der Maus können Sie bestimmen, wie viele Zeilen und Spalten die Tabelle enthalten soll.

Die Details einer bereits eingefügten Tabelle können Sie über das Fenster Tabelleneigenschaften verändern. Dazu markieren Sie die Tabelle, klicken dann rechts und wählen im Kontextmenü Tabelleneigenschaften.

Das Dropdownmenü, um in ein Word-Dokument Formeln einzufügen, finden Sie ebenfalls im Reiter Einfügen, gemeinsam mit der Schaltfläche, um Symbole einzufügen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Formel öffnet sich ein Schnellauswahlmenü, in dem Sie einige häufig verwendete Formeltypen finden.

Klicken Sie stattdessen auf die Option Neue Formel einfügen, erscheint an der Stelle Ihres Cursors ein Formeleingabefeld im Fließtext und es öffnen sich die Formeltools in der Menüleiste. Damit lassen sich fast beliebig komplexe Formeln eingeben und verschachteln.

Automatisierungen und weitere Funktionen

Seitenzahlen müssen Sie in Word nicht manuell einfügen. Dafür gibt es eine automatische Funktion, die die richtige Seitenzahl auf jeder Ihrer Seiten einfügt.

Gehen Sie dazu im Reiter Einfügen auf Seitenzahl und öffnen Sie das Dropdownmenü. Hier können Sie auswählen, wo die Seitenzahl eingefügt werden soll. Außerdem können Sie die Seitenzahlen auch formatieren und zum Beispiel das gewünschte Format auswählen. Für die Veröffentlichung bei GRIN empfehlen wir die Option Seitenende und mittig.

Sie möchten, dass sich das Seitenzahlenformat ab einer bestimmten Seite ändert oder die Zählung neu beginnt?

Fügen Sie dazu einfach einen Abschnittswechsel ein. Diese Funktion finden Sie im Reiter Layout > Umbrüche (Abschnittsumbruch Nächste Seite).

Damit auch nachträglich noch Änderungen am Text möglich sind, verwenden Sie am besten automatische Fußnoten oder Endnoten. So bleibt die Fußnote immer auf derselben Seite wie die zitierte Stelle und auch die Nummerierung der Fußnoten aktualisiert sich automatisch.

Um in Word automatische Fuß- oder Endnoten zu setzen, müssen Sie zunächst den Cursor an der gewünschten Stelle im Text positionieren. Anschließend gehen Sie in den Reiter Referenzen. Dort finden Sie die Schaltflächen Fußnote einfügen bzw. Endnote einfügen, mit denen Sie das Entsprechende einfügen. Der Cursor springt nach dem Klick auf die Schaltfläche direkt in das Fuß- oder Endnotenfeld, in dem Sie Ihren Anmerkungstext oder Literaturverweis eintippen können.

Mit einem automatischen Inhaltsverzeichnis übernimmt Word alle vorhandenen Kapitel in ein übersichtliches Verzeichnis. Außerdem können Sie das Verzeichnis jederzeit aktualisieren, um die korrekten Seitenzahlen anzuzeigen.

Einzige Voraussetzung für ein automatisches Inhaltsverzeichnis ist es, dass die Überschriften in den Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 formatiert sind. Sie finden die Formatvorlagen im Reiter Start und können Sie dort auch optisch anpassen.

Wenn alle Überschriften korrekt ausgezeichnet sind, wechseln Sie in den Reiter Referenzen und klicken dort auf die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis. Hier können Sie eines der integrierten Verzeichnisse auswählen sowie unten über die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis selbst das gewünschte Aussehen bestimmen.

Die vorgefertigten Inhaltsverzeichnisse von Word reichen nur bis zur 3. Überschriftenebene – wenn Sie weitere Ebenen im Inhaltsverzeichnis darstellen möchten, können Sie dies in einem benutzerdefinierten Verzeichnis einstellen.

Um Abbildungen, Tabellen oder Diagramme automatisch zu beschriften und zu nummerieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Objekt und wählen im Kontextmenü Beschriftung einfügen aus.

Im folgenden Fenster sehen Sie in einer Vorschau, wie die Beschriftung aussehen wird. Sie können aus den bestehenden Bezeichnungen wie „Tabelle“, „Tab.“, „Abbildung“ oder „Abb.“ wählen und die Position der Bezeichnung festlegen.

Automatische Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse enthalten alle Tabellen oder Abbildungen, die Sie in Ihrer Arbeit verwendet haben. Außerdem können Sie die Seitenzahlen jederzeit automatisch aktualisieren.

Um in Word für Bilder, Tabellen oder Diagramme jeweils ein automatisches Verzeichnis zu erstellen, gibt es eine Voraussetzung: Die entsprechenden Objekte müssen automatisch beschriftet sein. Ist diese Voraussetzung erfüllt, ist der Rest ganz einfach: Gehen Sie in den Reiter Referenzen und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen.

Achtung bei langen Verzeichniseinträgen: Wenn Sie eine Beschriftung benutzt haben, die z.B. auch die Quellenangabe zu einer Abbildung enthält, wird diese komplett mit ins Verzeichnis übernommen. Sie können die Quellenangabe unter der Abbildung und außerhalb der eigentlichen Beschriftung in einen eigenen Absatz schieben, damit dieser Teil nicht ins Verzeichnis übernommen wird.

Automatische Kopf- und Fußzeilen werden auf jeder Seite identisch eingefügt. Sollten Sie etwas korrigieren müssen, wird die Änderung für alle Seiten umgesetzt.

Die Funktion, um automatische Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen einzufügen, finden Sie im Reiter Einfügen. Klicken Sie jeweils auf das entsprechende Dropdownmenü und wählen Sie das gewünschte Layout aus. Am sinnvollsten ist die Vorlage „Leer (Drei Spalten)“, da Sie mit dieser den meisten Gestaltungsspielraum haben. Nicht benötigte Felder können Sie einfach löschen.

Mit der Option Erste Seite anders können Sie außerdem für die jeweils erste Seite eines Abschnitts (z.B. das Deckblatt) eine eigene Kopf- und Fußzeile festlegen.

Sie können die Verwaltung Ihrer Literatur und Zitate komplett Word überlassen. So erhalten Sie Quellenangaben und ein Literaturverzeichnis, die sich über die Auswahl einer Formatvorlage vollautomatisch an Zitierstandards wie MLA, Chicago Manual of Style, APA oder IEEE anpassen. Um einen Quellenverweis einzufügen, klicken Sie im Reiter Referenzen auf die Schaltfläche Zitat einfügen.

Im Menü haben Sie die Wahl, alle Daten zu Ihrer Quelle einzugeben oder einen Platzhalter anzulegen und die Quellenangaben wie Jahr, Verlag und Autor später zu ergänzen.

Einmal angelegte Quellen oder Platzhalter können Sie mit einem Klick erneut zitieren. Um am Ende das Literaturverzeichnis einzufügen, klicken Sie ebenfalls im Reiter Referenzen auf die entsprechende Schaltfläche.

Hilfsmittel für das abschließende Korrektorat

Im Reiter Überprüfen finden Sie einige hilfreiche Funktionen, um Ihren Text vor der Abgabe zu finalisieren:

  • Der Thesaurus schlägt Ihnen Synonyme für ein Wort vor.
  • Wörter zählen hilft Ihnen, wenn Sie genaue Vorgaben zur Länge Ihrer Arbeit haben.
  • Wenn Sie Notizen zu einzelnen Stellen machen möchten oder sie jemand Anderem zum Korrekturlesen geben, ist die Kommentarfunktion hilfreich, um Anmerkungen außerhalb des Textes anzulegen.
  • Hierbei hilft auch die Funktion Änderungen nachverfolgen. Damit sehen Sie genau, an welchen Stellen der Text verändert wurde. Mit den Schaltflächen Annehmen und Ablehnen können Sie Änderungen bestätigen oder verwerfen. Auch bei Gruppenarbeiten kann es sinnvoll sein, die Änderungen nachzuverfolgen.
  • Mit der Funktion Vergleichen können Sie zwei Versionen eines Dokuments abgleichen oder kombinieren – ebenfalls hilfreich, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Text schreiben.

Bevor Sie Ihre Arbeit als PDF exportieren, sollten Sie jedoch sicherstellen, dass alle Kommentare gelöscht und alle Änderungen angenommen oder abgelehnt wurden.

Egal wie sorgfältig man arbeitet, irgendwo können sich immer doppelte Leerzeichen, überflüssige Leerzeilen oder Tabstopps einschleichen. Lassen Sie sich die Steuerungszeichen anzeigen und suchen Sie am besten mit der Suchen & Ersetzen-Funktion nach solchen Fehlern. Absätze, Tabstopps und ähnliche Formatierungszeichen können Sie über die Schaltfläche Sonderformat für die Suche auswählen.

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