Tipps für Microsoft Word

Seitenzahlen müssen Sie in Word nicht manuell einfügen. Dafür gibt es eine automatische Funktion, die die richtige Seitenzahl auf jeder Ihrer Seiten einfügt.

Gehen Sie dazu im Reiter Einfügen auf Seitenzahl und öffnen Sie das Dropdownmenü. Hier können Sie auswählen, wo die Seitenzahl eingefügt werden soll. Außerdem können Sie die Seitenzahlen auch formatieren und zum Beispiel das gewünschte Format auswählen. Für die Veröffentlichung bei GRIN empfehlen wir die Option Seitenende und mittig.

Sie möchten, dass sich das Seitenzahlenformat ab einer bestimmten Seite ändert oder die Zählung neu beginnt?

Fügen Sie dazu einfach einen Abschnittswechsel ein. Diese Funktion finden Sie im Reiter Layout > Umbrüche (Abschnittsumbruch Nächste Seite).

Damit auch nachträglich noch Änderungen am Text möglich sind, verwenden Sie am besten automatische Fußnoten oder Endnoten. So bleibt die Fußnote immer auf derselben Seite wie die zitierte Stelle und auch die Nummerierung der Fußnoten aktualisiert sich automatisch.

Um in Word automatische Fuß- oder Endnoten zu setzen, müssen Sie zunächst den Cursor an der gewünschten Stelle im Text positionieren. Anschließend gehen Sie in den Reiter Referenzen. Dort finden Sie die Schaltflächen Fußnote einfügen bzw. Endnote einfügen, mit denen Sie das Entsprechende einfügen. Der Cursor springt nach dem Klick auf die Schaltfläche direkt in das Fuß- oder Endnotenfeld, in dem Sie Ihren Anmerkungstext oder Literaturverweis eintippen können.

Mit einem automatischen Inhaltsverzeichnis übernimmt Word alle vorhandenen Kapitel in ein übersichtliches Verzeichnis. Außerdem können Sie das Verzeichnis jederzeit aktualisieren, um die korrekten Seitenzahlen anzuzeigen.

Einzige Voraussetzung für ein automatisches Inhaltsverzeichnis ist es, dass die Überschriften in den Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 formatiert sind. Sie finden die Formatvorlagen im Reiter Start und können Sie dort auch optisch anpassen.

Wenn alle Überschriften korrekt ausgezeichnet sind, wechseln Sie in den Reiter Referenzen und klicken dort auf die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis. Hier können Sie eines der integrierten Verzeichnisse auswählen sowie unten über die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis selbst das gewünschte Aussehen bestimmen.

Die vorgefertigten Inhaltsverzeichnisse von Word reichen nur bis zur 3. Überschriftenebene – wenn Sie weitere Ebenen im Inhaltsverzeichnis darstellen möchten, können Sie dies in einem benutzerdefinierten Verzeichnis einstellen.

Um Abbildungen, Tabellen oder Diagramme automatisch zu beschriften und zu nummerieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Objekt und wählen im Kontextmenü Beschriftung einfügen aus.

Im folgenden Fenster sehen Sie in einer Vorschau, wie die Beschriftung aussehen wird. Sie können aus den bestehenden Bezeichnungen wie „Tabelle“, „Tab.“, „Abbildung“ oder „Abb.“ wählen und die Position der Bezeichnung festlegen.

Automatische Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse enthalten alle Tabellen oder Abbildungen, die Sie in Ihrer Arbeit verwendet haben. Außerdem können Sie die Seitenzahlen jederzeit automatisch aktualisieren.

Um in Word für Bilder, Tabellen oder Diagramme jeweils ein automatisches Verzeichnis zu erstellen, gibt es eine Voraussetzung: Die entsprechenden Objekte müssen automatisch beschriftet sein. Ist diese Voraussetzung erfüllt, ist der Rest ganz einfach: Gehen Sie in den Reiter Referenzen und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen.

Achtung bei langen Verzeichniseinträgen: Wenn Sie eine Beschriftung benutzt haben, die z.B. auch die Quellenangabe zu einer Abbildung enthält, wird diese komplett mit ins Verzeichnis übernommen. Sie können die Quellenangabe unter der Abbildung und außerhalb der eigentlichen Beschriftung in einen eigenen Absatz schieben, damit dieser Teil nicht ins Verzeichnis übernommen wird.

Automatische Kopf- und Fußzeilen werden auf jeder Seite identisch eingefügt. Sollten Sie etwas korrigieren müssen, wird die Änderung für alle Seiten umgesetzt.

Die Funktion, um automatische Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen einzufügen, finden Sie im Reiter Einfügen. Klicken Sie jeweils auf das entsprechende Dropdownmenü und wählen Sie das gewünschte Layout aus. Am sinnvollsten ist die Vorlage „Leer (Drei Spalten)“, da Sie mit dieser den meisten Gestaltungsspielraum haben. Nicht benötigte Felder können Sie einfach löschen.

Mit der Option Erste Seite anders können Sie außerdem für die jeweils erste Seite eines Abschnitts (z.B. das Deckblatt) eine eigene Kopf- und Fußzeile festlegen.

Sie können die Verwaltung Ihrer Literatur und Zitate komplett Word überlassen. So erhalten Sie Quellenangaben und ein Literaturverzeichnis, die sich über die Auswahl einer Formatvorlage vollautomatisch an Zitierstandards wie MLA, Chicago Manual of Style, APA oder IEEE anpassen. Um einen Quellenverweis einzufügen, klicken Sie im Reiter Referenzen auf die Schaltfläche Zitat einfügen.

Im Menü haben Sie die Wahl, alle Daten zu Ihrer Quelle einzugeben oder einen Platzhalter anzulegen und die Quellenangaben wie Jahr, Verlag und Autor später zu ergänzen.

Einmal angelegte Quellen oder Platzhalter können Sie mit einem Klick erneut zitieren. Um am Ende das Literaturverzeichnis einzufügen, klicken Sie ebenfalls im Reiter Referenzen auf die entsprechende Schaltfläche.