Gelungenes Präsentieren. Erstellen einer Präsentation zum Thema Selbstmanagement

Inhaltsverzeichnis

Aufgabe 1

Aufgabe 2

Aufgabe 3

Aufgabe 4

Abbildungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

Internetquellenverzeichnis

Aufgabe 1.

Die Vorbereitung der Prasentation wird mit Hilfe des Modells: „Die vier Seiten der Prasentationsvorbereitung“ vorgenommen (Hartmann, M./Funk, R./Nietmann, H., 2000, S. 16). Zunachst wird eine Zuhoreranalyse durchge- fuhrt, um daraus relevante Informationen und Materialien fur die Prasentation zusammenzutragen.

Zuhoreranalyse

Die Teilnehmer der Prasentation setzen sich aus funf Fuhrungskraften einer er- folgreichen schwedischen Mobelhauskette zusammen, die aus unterschiedli- chen Standorten Deutschlands anreisen. Sie kommen aus unterschiedlichen Fuhrungsbereichen des Unternehmens, wie dem Verkauf u. Customer Relati­ons, Marketing, Business Navigation und Finance, sowie der Personalabteilung. Die Gruppe ist heterogen bezuglich Alter, Geschlecht, Herkunft und Familien- stand. Auf Grund der Heterogenitat der Teilnehmer ist von einem unterschiedli- chen Wissensstand auszugehen, dies bezieht sich vor allem auf die gesammel- te Berufserfahrung, welche der unterschiedlichen Altersstruktur geschuldet ist.

Die Geschaftsleitung gab in einem Vorgesprach bekannt, dass der Grund des Trainings in wachsenden Zahlen langfristiger Erkrankungen der Angestellten liegt. Das Ziel des Unternehmens ist es, die Mitarbeiter in 20 Niederlassungen in Selbst- und Zeitmanagement zu trainieren, um die Zahl der Erkrankungen nachweislich zu reduzieren.

Trotz der Anweisung der Geschaftsfuhrung zur Teilnahme am Seminar kann die Motivation der Fuhrungskrafte hoch sein, weil vorgegebene Verkaufszahlen er- reicht werden mussen. Der Druck auf die Fuhrungskrafte und Mitarbeiter steigt stetig mit wachsenden Krankheitszahlen. Um diese Zahlen zu reduzieren, liegt die Vermutung nahe, dass sich die Teilnehmer praxisnahe Methoden erhoffen, die leicht in der Anwendung und ohne groften Aufwand in den Arbeitsalltag in- tegriert werden konnen.

Das Thema Zeit- und Selbstmanagement ist ein sensibles Thema, welches mit gegensatzlichen Gefuhlen behaftet ist, da es um den eigenen Arbeitsplatz der Fuhrungskrafte geht. Die Bedurfnisse der Fuhrungskrafte sind Sicherheit in Be- zug auf den Arbeitsplatz und Selbstwirksamkeit in Bezug auf die Steuerung der Mitarbeiter. Die Teilnehmer kennen die Rednerin nicht, somit fehlt die Vertrau- ensbasis. Dies wird speziell in der Vorbereitung berucksichtigt.

Die Prasentation ist fur 20 Minuten angesetzt und die Geschaftsleitung erwartet einen Uberblick uber das Thema Zeit- und Selbstmanagement in visualisierter Form. Inhaltlich erfolgt eine ubersichtliche Aufstellung der Methoden und Model- le der beiden Managementformen. Die Zuhorer sollen die Hintergrunde fur den Einsatz von Selbst- und Zeitmanagement verstehen lernen und auf die Regeln und Gefahren, die mit dem Einsatz zu beachten sind, hingewiesen werden. An- schlieftend folgt ein gemeinsamer Workshop, in dem eine realisierbare Umset- zung im Unternehmen, bereichsubergreifend, zu besprechen und zu erarbeiten ist.

Einsatz der Methoden und Modelle des Zeit- und Selbstmanagements Anhand der Ziele und der Kernaussage der Prasentation werden nun in Frage kommende Inhalte selektiert. Im nachsten Schritt erfolgt eine Gewichtung der ubrig gebliebenen Informationen mit Hilfe einer ABC Analyse. A-Inhalte sind Kerninhalte und haben die hochste Relevanz, B-Inhalte erganzen und erklaren die Kerninhalte und C- Inhalte zahlen zum Hintergrundwissen des Themenbe- reichs (Thiele, 2010, S. 82). Die Kerninhalte dieser Prasentation sind die Vor- stellung der Modelle und Methoden des Selbst- und Zeitmanagements.

Als Selbstmanagementmethode kommt das Zurcher Ressourcen Modell von Storch und Krause zum Einsatz. Die Begrundung liegt in der Fokussierung auf die Mitarbeiter-Ressourcen. Das Ressourcenverstandnis dieses Modells beruht auf neurobiologischen Erkenntnissen und integriert zusatzlich Elemente und Methoden unterschiedlicher psychotherapeutischer Ansatze. Das Modell enthalt vor allem praxiserprobte Ansatze, welche empirisch solide belegt sind.

Es ist ein ganzheitliches Modell, indem Korperzustande, das Unterbewusstsein, der Ressourcenpool, Uberzeugungen und Bedurfnisse mit einbezogen werden. Das Modell eignet sich sowohl als Selbstmanagement-Gruppentraining als auch zum Einzelcoachings des Mitarbeiters (Graf, 2012, S. 56-59).

Fur das Zeitmanagement werden verschiedene Methoden vorgestellt, welche miteinander kombiniert werden sollen.

Der erste Schritt des Zeitmanagements ist die Zielsetzung. Diese sorgt fur Ori- entierung und ist Ausgangspunkt fur jede weitere Planung. Sie veranlasst Handlungen, liefert Beurteilungsgrundlagen und dient als Bewertungsgrundlage von Handlungen (Erfolg oder Misserfolg). Ziele sind ein zentraler Ausloser von Motivationen. Teil dessen ist die bewusste Lenkung der Aufmerksamkeit, die konsequente (Weiter-)Verfolgung von Aufgaben, die Vereinfachung von Strate- gien. Ziele sind Orientierungsmarke, sowie Kontroll- und Evaluierungshilfe (Graf, 2012, S. 187).

Eine Langzeitstudie mit Harvard-Absolventen aus dem Jahre 1979 belegt die Bedeutung klarer Ziele in Bezug auf das Einkommen. Die Studie zeigt, wer sich klare Ziele steckt und diese schriftlich fixiert, kann ein bis zu 10 x hoheres Ein- kommen erwirtschaften als Menschen ohne klare Ziele (Coach-Empfehlungen, 2011).

Mind Mapping wird als Instrument zur Ubersicht der aktuellen Ausgangssituati- on und Ziele eingesetzt. Die Checkliste ist ein weiteres Instrument, welches alle zu erledigenden Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters enthalt. Die Aufgaben konnen nach Erledigung von der Liste gestrichen werden. Das verschafft einen Uberblick uber das Erreichte und hilft die Motivation zu erhalten.

Um die Prioritaten der Checklistenaufgaben festzulegen kommt die ABC Analy­se zum Einsatz, angelehnt an das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projektes erreicht werden, die restlichen 20% verursachen den meisten Aufwand.

Die ABC Analyse hilft Prioritaten richtig zu setzen, indem Aufgaben eines Tages nach deren Wichtigkeit in A, B oder C Kategorien eingeteilt werden. Nach der Einteilung der Aufgaben in die verschiedenen Kategorien erfolgt ein Abgleich des Zeitaufwandes jeder Aufgabe in Relation zur Zielfuhrung. Dies bietet die Grundlage der Entscheidung, welche Aufgabe in welcher Form erledigt werden soll. Aus dieser Grundlage entstehen Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresplanungen (Graf, 2012, S. 220).

Fur die tagliche Planung der Aufgaben wird die Grundregel der Zeitplanung, die 60:40 Regel vermittelt, die besagt, dass nur 60 % der Zeit verplant werden soll. Die anderen 40 % stehen fur unerwartete und spontane Aktivitaten zur Verfu- gung. Der Einsatz der Methode soll den Stressfaktor Zeitdruck von vorneherein ausschlieften. Den optimalen Einsatz der 60:40 Regel gewahrleistet die AL- PEN-Methode, die bei der taglichen Zeitplanung als Unterstutzung dient. AL- PEN steht fur die Angangsbuchstaben:

A=Aufgaben zusammenstellen; L=Lange der Tatigkeiten schatzen; P= Puffer- zeiten fur Unvorhergesehenes reservieren, E=Entscheidungen uber Prioritaten, Kurzungen und Delegation treffen; N=Nachkontrolle, Unerledigtes ubertragen (Graf, 2012, S. 220). Eine Erfolgskontrolle des Einsatzes der gesamten vorheri- gen genannten Methoden soll mittels Monats- und Jahreszielgesprachen erfol- gen.

Nach dem Vortrag wird ein Handout verteilt, welches im Workshop und im spa- teren Arbeitsalltag Hilfestellung leisten soll.

Aufgabe 2

Zielsetzung und Kernaussage der Presentation

Die Ziele wurden vor der Informationsbeschaffung festgelegt, um effektiv und zeitsparend vorzugehen. Die Prasentation verfolgt die Ziele den Fuhrungskraf- ten einen Uberblick uber die Modelle und Methoden des Selbst- und Zeitma- nagement zu geben, sie zu informieren und vom Einsatz der angebotenen Mo- delle zu uberzeugen. Ein impliziertes Ziel der Prasentation ist die Selbstdarstel- lung der Trainerin, die Person als Botschaft, nur so kann das Publikum von den Inhalten uberzeugt werden (Prof. Dr. Petra Arenberg, 2015, S. 57).

Bei einer Kernaussage geht es um eine zentrale Botschaft an das jeweilige Publikum ausgehend vom Redner. Etwas das beim Publikum in Erinnerung bleiben soll. Vorzugsweise ist die Kernaussage daher kurz und knackig. Sie soll das Wissen und die Information der Prasentation auf den Punkt bringen (Prof. Dr. Petra Arenberg, 2015, S. 58).

Herausgearbeitet wurde die Kernbotschaft uber die Fragestellung „Wenn ich nur einen Satz zur Verfugung hatte, um meinen Zuhorern das Wesentliche zu vermitteln, wie musste der Satz lauten?“ (Thiele, 2004, S. 33).

Die Kernaussage dieser Prasentation lautet: Zeit und Selbstmanagement der Weg zum Wesentlichen - Wie sich Wohlbefinden und Balance mit Leistungsbe- reitschaft und Leistungsfahigkeit vereinbaren lasst.

Anhand der Zielsetzungen und der Kernaussage wird die Prasentation geglie- dert, so dass ein roter Faden zu erkennen ist und der Zuhorer den Inhalten leicht folgen kann. Der rote Faden auftert sich in einem logischen Aufbau der Prasentation in einer Pyramidenstruktur und wird dem Publikum wahrend der Prasentation immer wieder deutlich gemacht (Prof. Dr. Petra Arenberg, 2015, S. 57).

Eine weitere Vorbereitungsstrategie ist die Ubung des Ablaufs, diese erfolgt un- ter Berucksichtigung der zentralen Wirkfaktoren der Personlichkeit nach Thiele (Thiele, 2004, S. 26). Die Wirkfaktoren des Selbstwertgefuhls, des Einfuhlungs- vermogens, der Kontaktfreudigkeit und des Optimismus werden in Selbstrefle- xion uberpruft. Es erfolgt die Ubung der Sprache (einfach und verstandlich); der Stimme (kraftvoll und ausdrucksstark) des Sprechtempos ( mittleres Tempo), der Lautstarke (nicht zu laut und nicht zu leise) und der Sprechpausen (an der richtigen Stelle, um die Wirkung einzelner Elemente zu verstarken).

Die Ubung wird vor dem Spiegel ausgefuhrt, um die Korpersprache wahrzu- nehmen, dabei sind Gestik, Mimik, sowie die Haltung zu beachten und ggf. zu andern, so dass die verbalen Aussagen mit der Korpersprache ubereinstimmen. Alle oben genannten Faktoren haben Einfluss auf die Beurteilung des Redners ab dem Zeitpunkt, an dem die Zuhorer den Redner zum ersten Mal wahrneh- men. Die Person als Botschaft ist ein sehr wichtiger Aspekt von dem abhangt, ob die Prasentation die gesetzten Ziele erreicht oder nicht.

Erganzend dazu ist ein gesundes Selbstwertgefuhl des Redners, welches eine positive Einstellung zu sich selbst, zum Publikum und dem Prasentationsthema beinhaltet. Dies gilt es vorher zu uberprufen und wahrend des Vortrags im Blick zu behalten. Um die Redeangst zu uberwinden, wird die Prasentation mehrere Male vorher geubt, es wird Literatur zu den Themen „Erfolgreich prasentieren, Rhetorik, sowie der verschiedenen Kommunikationsformen gelesen, um an Si- cherheit zu gewinnen. Jeder Mensch sendet permanent Botschaften uber seine Haltung zu sich und seiner Umwelt aus. Die Kommunikationsregel von Paul Watzlawik besagt: „Es ist unmoglich nicht zu kommunizieren“ (Watzlawik, Ba- velas & Jackson, 2011, S. 33). Daher nimmt die Auseinandersetzung mit dem Inhalt in Bezug auf die Person einen groften Teil der Vorbereitung ein.

Weitere wichtige Punkte werden zum „Vier Seiten Modell“ in der Vorbereitung erganzt. Dazu gehort die Wahl der Kleidung, diese flieftt in die Beurteilung des Redners mit ein und spielt beim ersten Eindruck eine grofte Rolle. Die Auswahl der Kleidung soll einen kompetenten, vertraulichen Eindruck erwecken und fallt auf eine blaue Jeans mit schwarzen knochelhohen Stiefeletten, weifter Bluse und schwarzem Blazer. Diese Kleidung ist bequem, um die eigentliche Redeta- tigkeit nicht zu behindern (Prof. Dr. Petra Arenberg, 2015, S. 43). Die Jeans verleiht dem Outfit einen legeren Touch und passt zum Publikum und der Un- ternehmensphilosophie des schwedischen Mobelhauses.

Die Anreise zur Prasentation erfolgt rechtzeitig, ca. 2,5 Stunden vorher, um den Raum zu prufen und alle notwendigen Prasentationsmedien Moderationskarten, Flipchart, Whiteboard und Pinnwand, vorzubereiten.

Gliederung der Presentation und Wahl der Medien und Presentations- techniken

Die Gliederung der 20-minutigen Presentation teilt sich in drei Teile auf.

Die Verteilung der Zeit auf die drei Teile erfolgt angelehnt an Thieles Regel.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Einteilung der Presentationszeit; Quelle: Eigene Darstellung nach Thiele, 2010, S.85

Die Medienauswahl fellt als Dauermedium auf das Whiteboard. Mit dem White­board konnen die Inhalte schrittweise erarbeitet werden, so dass am Ende eine Ubersicht im Pyramidenstil entsteht. Diese Struktur dient zum besseren Ver- stendnis und soll eine leichtere Merkfehigkeit begunstigen. Die schrittweise Er- arbeitung mit dem Whiteboard erfolgt mit vorbereiteten Moderationskarten, wo- bei das Grundgerust der Pyramide mit leeren Kestchen bereits vorbereitet ist. Die Ubersicht fur die Zuhorer ist dauerhaft sichtbar, welches einen weiteren Vorteil bezuglich der Wahl des Presentationsmedium darstellt.

Als Hauptmedium kommt das Flipchart zum Einsatz. Auf Grund der zeitlichen Begrenzung werden die Bletter des Flipcharts soweit vorbereitet, dass nur be- stimmte Inhalte durch die Teilnehmer ergenzt werden. Das nicht alle Bletter vorbereitet werden, gewehrleistet das interaktive Einbinden der Zuhorer.

Die Pinnwand dient als ergenzendes Medium und wird gleichzeitig als Dauer- medium eingesetzt, indem bestimmte Flipchartbletter dort fixiert werden (Renz, 2013, S. 75).

Zusatzlich kommt die Pinnwand im anschlieftenden Workshop zum Einsatz, in­dem Ideen dort gesammelt und erarbeitete Inhalte fixiert werden konnen.

Der Wechsel der Medien ist als Abwechslung fur das Publikums gedacht. Der Medienwechsel sorgt fur Zwischenreize und hilft die Aufmerksamkeit zu erho- hen. Gleichzeitig erfolgen Reize an unterschiedliche Informationskanale der Zuhorer und die Merkfahigkeit wird dadurch erhoht (Renz, 2013, S. 77).

Einleitung

Die Eroffnung beginnt mit einer herkommlichen Standardeinleitung als verbale Vorstellung der Vortragenden mit Namen und beruflichem Werdegang. Dabei ist die Stimme kraftig und der Stand aufrecht, die Brust rausgestreckt und die Schultern nach unten ziehend. Der Blickkontakt wandert wahrenddessen lang- sam von Teilnehmer zu Teilnehmer. Diese Punkte stehen fur Selbstsicherheit und geben dem Zuhorer das Gefuhl, dass die Rednerin uber ihr Thema Be- scheid weift.

Wahrend der Prasentation wird die Haltung und Stimme, das Sprechtempo und die Betonung immer wieder uberpruft und ggf. korrigiert.

Name und Werdegang der Rednerin stehen vorbereitet parallel auf einem Flip- chartblatt an der Pinnwand, so dass die Teilnehmer es wahrend des Trainings sehen und so den Namen und die notigen Informationen zur Person zu jeder Zeit im Blick haben.

Diese Variante der Einleitung kann Sicherheit verschaffen, vor allem fur Teil- nehmer, die keine oder wenig Erfahrung mit Prasentationen haben (Prof. Dr. Petra Arenberg, 2015, S. 60).

Nach der Vorstellung der Rednerin erfolgt eine kurze Vorstellungsrunde der Teilnehmer, in der sie ihren Namen und Ihre Funktion im Unternehmen nennen. Die Vorstellungsrunde ist dazu gedacht eine erste Vertrautheit und eine gute Atmosphare, fur den Vortrag, sowie dem anschlieftenden Workshop, zu schaf- fen.

Nach der Vorstellungsrunde erfolgt der Hinweis, das mogliche Fragen am Ende der Prasentationen gestellt werden konnen. Das soll sicherstellen, dass der Vortrag die vorgegebene Zeit von 20 Minuten einhalten kann, Es erfolgt eine Uberleitungsfrage auf die Agenda:" Was erwartet Sie heute?“

Die Agenda ist als Pyramidensystem aufgebaut. Das Ausschlaggebende an diesem System ist, dass eine logische Struktur entwickelt wird. Das Wesentli- che wird am Anfang platziert. Es werden klare Aussagen getroffen, die syste- matisch begrundet werden (Minto, 2005, S. 19).

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