Geschäftsprozessmodellierung und Prozesskostenrechnung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung und Motivation

2 Prozesskostenrechnung
2.1 Entstehung der Prozesskostenrechnung
2.2 Grundlagen und Ziele der Prozesskostenrechnung
2.3 Aufbau der Prozesskostenrechnung
2.3.1 Tätigkeitsanalyse
2.3.2 Teilprozessanalyse
2.3.3 Hauptprozessanalyse
2.4 Kritische Betrachtung der Prozesskostenrechnung und Anforderungen im IT-Controlling

3 Geschäftsprozessmodellierung
3.1 Grundlagen von Geschäftsprozessen
3.2 Grundlagen und Ziele der Geschäftsprozessmodellierung
3.3 Kritische Würdigung der Geschäftsprozessmodellierung

4 Nutzungspotenziale von Geschäftsprozessmodellen und Prozesskostenrechnung
4.1 Identifizierung von Anknüpfungspunkten und Integrationspotenziale
4.2 Verknüpfung der Ansätze und Anwendung im IT-Controlling

5 Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Vergleich von Zuschlagkalkulation und Prozesskostenrechunnung

Abbildung 2: Struktur des Geschäftsprozesses und Aufbau der Prozesskostenrechnung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung und Motivation

Prozessorientierung wird in der aktuellen Literatur und in den fachspezifischen Medien immer wieder erwähnt. Praktiker berichten über ihre Erfahrungen und empfehlen Unternehmen und deren Abteilungen, insbesondere den IT-Abteilungen, sich dem Prozessdenken weiter zu öffnen (beispielsweise Egeling 2008, S. 12). Dieses Thema wird auch vom zahlreichen Wissenschaftler aufgegriffen. Die Gründe hierfür können vielfaltig sein. In den meisten Fällen spielen gut organisierte Abläufe, Kosten und Kundenzufriedenheit eine maßgebende Rolle.

Kosten, Leistungen und Wirtschaftlichkeit werden in allen Bereichen eines Unternehmens stark betrachtet (Kütz 2007, S. vii). Diese Betrachtungsweise hat in der Informationstechnologie (IT) eine große Bedeutung, denn die IT-Kosten eines Unternehmens belaufen sich je nach Branche auf ca. 0,8% - 11% der Gesamtkosten^[1], ohne eine explizite und nachweisbare Leistung dieser Bereiche quantitativ belegen zu können. Da diese Kosten größtenteils Gemeinkosten darstellen, ist es oft problematisch diese verursachungsgerecht zu verrechnen. Die Prozesskostenrechnung als mögliche Lösung findet im Controlling vielfach Anwendung (Männel 1995, vgl. z.B. die Beispiele). Die Potenziale der Prozesskostenrechnung sind allerding noch nicht vollständig ausgeschöpft. Auf der Suche nach einer Erweiterung der Prozesskostenrechnung scheinen die Geschäftsprozesse und damit verbunden die Geschäftsprozessmodelle gute Grundlagen und erhebliche Gemeinsamkeiten zu bieten. Diese Gemeinsamkeiten könnten für das IT-Controlling von großer Bedeutung sein, da die Gemeinkosten in diesen Bereichen dominieren und je nach Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht verrechnet und gesteuert werden müssen.

Die Arbeit basiert auf den Ansätzen der Prozesskostenrechnung und der Geschäftsprozessmodellierung. Das Hauptcharakteristikum der Prozesskostenrechnung und der Geschäftsprozessmodellierung ist eine prozessorientierte Denkweise. Ziel dieser Arbeit ist es, die Anknüpfungspunkte und die Integrationspotentiale der Prozesskostenrechnung und Geschäftsprozessmodellierung aufzudecken. Ferner werden die Zusammenführungen der beiden Ansätze analysiert und einige Grundgedanken zum möglichen Einsatz im IT-Controlling kritisch reflektiert.

Dazu werden im Kapitel 2 zunächst die Ursprünge und wesentlichen Charakteristika der Prozesskostenrechnung dargestellt und häufige Anwendungsgebiete aufgeführt, um die Relevanz dieser Rechnungsverfahren im IT-Controlling zu identifizieren. Kapitel 3 beschäftigt sich mit der Geschäftsprozessmodellierung. Vorerst werden die grundlegenden Eigenschaften von Geschäftsprozessen erläutert. Da die Geschäftsprozesse alleine nicht ausreichen der Prozesskostenrechnung eine grafische Unterstützung zu bieten, wird anschließend die Geschäftsprozessmodellierung eingeführt und deren Ziele identifiziert. Nachdem die Ansätze der Prozesskostenrechnung und der Geschäftsprozessmodellierung diskutiert wurden, geht es im Kapitel 4 darum, die Gemeinsamkeiten dieser zu identifizieren. Schließlich wird die Möglichkeit einer gemeinsamen Nutzung der beiden Methoden überprüft. Da eine verknüpfte Nutzung der Prozesskostenrechnung und der Geschäftsprozessmodellierung gerade im IT-Controlling vielversprechend erscheint, wird kurz darauf eingegangen, welche Zusatzanforderungen erfüllt werden müssen, um große Nutzungspotenziale zu erreichen. Die Arbeit schließt mit Kapitel 5, in dem die zentralen Erkenntnisse der Arbeit zusammengefasst werden.

2 Prozesskostenrechnung

Mit der Wandel der Zeit haben sich die Unternehmen verändern müssen, um am Markt bestehen zu können. Dazu haben unter anderen die fortschreitende Automatisierung und Flexibilisierung des Leistungserstellungsprozesses beigetragen (Eber 1997, S. 159). Da die Kosten der indirekten Leistungsbereiche (z.B. Produktionsplanung, Qualitätssicherung, Auftragsabwicklung, usw.) die direkten Kosten überstiegen haben, reichten traditionelle Kostenrechnungsverfahren nicht mehr aus (Joos-Sachse 2006, S. 321). Die Prozesskostenrechnung gewann an Bedeutung, denn der dominierende Gemeinkostenblock musste analysiert und verursachungsgerecht verrechnet werden, um strategische Fehlentscheidungen zu vermeiden (Kargl und Kütz 2007, S. 92).

2.1 Entstehung der Prozesskostenrechnung

Die unbefriedigende Art der Verrechnung von Gemeinkosten führte Mitte der achtziger Jahre zu den ersten Ansätzen der Prozesskostenrechnung (Braun 2007, S. 13). Zu dieser Zeit veröffentlichten Miller und Vollmann einen Artikel mit dem Titel „The hidden factory“ in der Zeitschrift „Harvard Business Review“ und bezogen damit zu der spezifischen Situation der US-amerikanischen Wirtschaft Stellung. Der Grundgedanke war eine aktivitätsorientierte Kostenrechnung (Activity Based Costing), durch die erstmalig aufgezeigt wurde, dass die treibenden Kräfte der Gemeinkosten die fertigungsunterstützenden Aktivitäten sind (Braun 2007, S. 15; Glaser 1998, S- 5-6).

In Deutschland beschäftigte sich Siemens bereits Mitte der achtziger Jahre mit einem Ansatz der Prozesskostenrechnung, in dem eine Arbeitsgruppe mit dem Aufbau einer prozessorientierten Kostenrechnung betraut wurde (Männel 1995, S. 59). Eine bedeutende Resonanz fand die Prozesskostenrechnung im deutschsprachigen Raum jedoch erst mit der Veröffentlichung des Artikels „Prozesskostenrechnung – Der neue Weg zu mehr Kostentransparenz und wirkungsvolleren Unternehmensstrategien“ von Horváth und Mayer. Die wesentlichen Unterschiede des Activity Based Costing (ABC) gegenüber der Prozesskostenrechnung liegen in der Konzentration auf die Gemeinkosten der Fertigung und der weitgehenden Beschränkung auf das Ziel einer verursachungsgerechten Kalkulation (Horváth et al. 1993, S. 611). In Deutschland lagen die Beweggründe der Prozesskostenrechnung im Wandel des Produktionsprogramms von relativer Homogenität zu großer Heterogenität (Joos-Sachse 2006, S. 321).

Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass die Prozesskostenrechnung nicht als Weiterentwicklung, sondern als ein weiteres Kostenrechnungssystem neben dem ABC betrachtet wird. Die beiden Ansätze werden auch oft dahingehend differenziert, dass das ABC näher an der industriellen Produktion, während die Prozesskostenrechnung näher an der dienstleistungsorientierten Produktion ausgerichtet ist (Gadatsch und Mayer 2006, S. 443; Walter und Wünsche 2005, S. 300).

2.2 Grundlagen und Ziele der Prozesskostenrechnung

Der Begriff der Prozesskostenrechnung wird für die Definition zunächst in zwei Begriffe unterteilt: Prozesse und Kosten. Ein Prozess i.S. der Prozesskostenrechnung wird als eine Abfolge von Aktivitäten, die auf einen Leistungsoutput in einer bestimmten Qualität gerichtet sind und Ressourcen verbrauchen oder in Anspruch nehmen, definiert (Kargl und Kütz 2007, S. 92). Des Weiteren sind Prozesse gekennzeichnet durch Kosteneinflussfaktoren bzw. Kostentreiber (Cost Drivers), die gleichzeitig Maßeinheiten für die Anzahl der Prozessdurchführungen sind (Männel 1995, S. 61-62; Walter und Wüsche 2005, S. 300). Prozesse basieren also grundlegend auf Aktivitäten, ferner kann ein Prozess durch Verzweigungen aus mehreren Aktivitäten bestehen. Diese Aktivitäten sind fest definiert und werden immer wieder in gleicher Reihenfolge durchgangen, anderenfalls würde man von Projekten sprechen, die durch Einmaligkeit charakterisiert sind (Kütz 2007, S. 13; Rosenkranz 2006, S. 20).

Die Kenntnis des Begriffs der Kosten ist grundlegend für das Verständnis der Kostenrechnung (Fischbach 2004, S. 25). „Als Kosten wird allgemein der sachbezogene (für den Betriebszweck erfolgende) bewertete Verbrauch an Gütern und Dienstleistungen bezeichnet.“ (Joos-Sachse 2006, S. 88). Von besonderer Bedeutung für die Definition ist, dass der Wertverzehr in unmittelbaren Zusammenhang mit den betrieblichen Leistungen stehen muss (Ebert 1997, S. 30). Diese Eigenschaft wird auch als Betriebszielbezogenheit genannt. Des Weiteren sollten die Güter und Dienstleistungen periodenabhängig, d.h. nur die, die jeweils in einer Rechnungsperiode verbraucht bzw. erstellt wurden, betrachtet werden (Fischbach 2004, S. 25). Die Definition der Kostenrechnung wird aus dem Kostenbegriff abgeleitet. Bei der Prozesskostenrechnung handelt es sich um ein Kostenrechnungsverfahren, die als Informationsinstrument im Controlling anzusehen ist (Horváth 2006, S. 315; Preißler 2007, S. 150-151).

[...]

^[1] Basierend auf die Angaben von Herrn Thomas Burges (Senior Manager bei der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers in Essen) aus der Gastvorlesung zum Thema IT-Governance am 25.06.2008