Analyse der Veränderungskultur innerhalb des Fachdienstes

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Analyse der Veränderungskultur innerhalb des Fachdienstes
2.1 Zusammenhang zwischen dem Projekt und der Fachdienstkulturanalyse
2.2 Modell der Unternehmenskultur nach Denison
2.3 Analyse der Fachdienstkultur nach Denison
2.4 Ergebnis und Handlungsbedarf der Analyse nach Denison

3 Fazit

Quellenverzeichnis

Anhang

Anhang 1: Kulturradar Denison Modell

Anhang 2: Ermittlungsfragebogen Denison Modell

Anhang 3: IST-Analyse Tool nach Denison

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Ergebnis Fachdienstkulturanalyse

Abbildung 2 - Kulturradar Fachdienst Zuwanderung und Integration

1 Einleitung

Mit dieser Transferarbeit ‚Fachdienstkulturanalyse‘ soll überprüft werden, ob die aktuelle Fachdienstkultur den Erfolg des Fachdienstes Zuwanderung und Integration der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises fördert oder gegebenenfalls auch behindert.

Die Abteilung Soziales und Integration mit dem Fachdienst Zuwanderung und Integration hat ihren Sitz zentral in der Verwaltungsstelle in Wetzlar. Sie setzt sich aus Sozialarbeitern, Sachbearbeitern und Mitarbeitern im Bereich Unterkunfts- und Zuweisungsmanagement zusammen. Im Fachdienst Zuwanderung und Integration werden Menschen mit Migrationshintergrund oder auch Integrationsbedarf, die im Lahn-Dill-Kreis oder in der Stadt Wetzlar leben und wohnen betreut. Sie erhalten von dieser Abteilung ihre gesamte finanzielle und soziale Unterstützung.

Nach Beginn mit der Durchführung einer Analyse der Veränderungskultur innerhalb des Fachdienstes wird im nachfolgenden Teil des Kapitels dann der Zusammenhang zwischen dem Projekt und der Fachdienstkulturanalyse erläutert und das Modell der Unternehmenskultur nach Denison vorgestellt. Im Weiteren folgt eine kurze Erläuterung der Analyse der Fachdienstkultur nach Denison gefolgt von der Präsentation der Ergebnisse der Analyse. Mit einem Fazit schließt die Transferarbeit.

2 Analyse der Veränderungskultur innerhalb des Fachdienstes

2.1 Zusammenhang zwischen dem Projekt und der Fachdienstkulturanalyse

In diesem Kapitel gilt es herauszufinden, ob im Fachdienst Zuwanderung und Integration generell Veränderungen unterstützt werden bzw. ob überhaupt eine Veränderungskultur vorhanden ist.

Die Fachdienstkulturanalyse steht dabei in enger Verbindung mit dem Projekt ‚Entwicklung eines Informationsportals für neue und bestehende Mitarbeiter des Fachdienstes Zuwanderung und Integration der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises‘. Dieses Projekt wird als notwendig erachtet, um einerseits den täglichen Informationsverlust innerhalb des Fachdienstes zu begrenzen bzw. zu stoppen und andererseits bestehende Informationen für jeden Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen. Weiterhin besteht für die Durchführung wie auch den erfolgreichen Abschluss von Projekten die Erfordernis, dass innerhalb des Fachdienstes eine gewisse Kultur vorherrschen sollte, die auf einen gemeinschaftlichen Erfolg abzielt und damit auch zum Erfolg von Projekten beiträgt.

Aktuell lassen sich in der heutigen Zeit strategische Wettbewerbsvorteile kaum mehr über greifbare Fähigkeiten erzielen. Gerade deshalb stellt die Kultur in einem Unternehmen einen wichtigen Erfolgsfaktor für die Entwicklung des Unternehmens dar. Dieser Umstand lässt sich dann auch auf die Fachdienstkultur herunterbrechen. Da eine Unternehmenskulturanalyse den gestellten Umfang dieser Transferarbeit bei weitem überschreiten würde, kann folglich hier nur eine Fachdienstkulturanalyse durchgeführt werden. Die Kulturanalyse verdeutlicht dabei die Kulturelemente und ihren Einfluss auf die Erfolgsentwicklung wie auch auf betriebswirtschaftliche Schwachpunkte. Grundannahmen über kulturelle Werte werden offen gelegt und es wird eine gemeinsame Basis für die Verständigung im Fachdienst geschaffen. Vorrangiges Ziel für den Fachdienst ist es, den Erfolg zu erhöhen. Dies kann nur gelingen, wenn die Unternehmenskultur bewusst verstanden und auch bei Bedarf verändert bzw. angepasst wird.¹

In der Literatur lässt sich der Begriff der Unternehmenskultur nicht eindeutig definieren. Man kann jedoch sagen, dass der Begriff gemeinsame Normen umfasst, die das Verhalten eines jeden Einzelnen beeinflussen.² Durch die unterschiedlichen Ansätze der Unternehmenskultur lassen sich Erfolgsfaktoren beobachten, die von den Mitarbeitern als positive Unternehmenskultur empfunden werden und damit auch den langfristigen Erfolg des Unternehmens maßgeblich beeinflussen.³

2.2 Modell der Unternehmenskultur nach Denison

In dem Modell der Unternehmenskultur nach Denison werden die ergebniswirksamen Dimensionen einer Unternehmenskultur beleuchtet. Denison verwendet zur Veranschaulichung ein sogenanntes Kulturradar (siehe Anhang 1). Dieses Kulturradar bewertet die Dimensionen Anpassungsfähigkeit, Mission, Konsistenz und Engagement/Beteiligung, aus deren Gesamtheit sich die Kultur im Unternehmen bzw. hier auf den Fachdienst bezogen zusammensetzt.⁴

Zu der Dimension Anpassungsfähigkeit gehören die Kriterien Veränderungsbereitschaft, Kundenfokus und organisationales Lernen. Die Mission setzt sich aus der strategischen Richtung, den Zielen und der Vision zusammen. In die Dimension Konsistenz fließen die Kriterien Kernwerte, Übereinstimmung sowie Koordination und Integration ein. Beim Engagement und der Beteiligung spielen die Kriterien Einbindung, Teamorientierung und Entwicklung von Fähigkeiten eine dominierende Rolle.⁵

Ist zum Beispiel die Anpassungsfähigkeit sehr ausgeprägt, dann ist die Kultur geprägt von Flexibilität, Agilität, Innovativität und einer lernenden Organisation. Zielorientierung, Nachhaltigkeit und die Orientierung nach dem Leitbild werden durch die Mission ausgedrückt. Geht es um Beständigkeit, Ausdauer und Werteorientierung, kommt die Dimension der Konsistenz zum Tragen. Die vierte Dimension, Engagement bzw. Beteiligung drückt bei einer starken Ausprägung Eigenverantwortung, Unternehmertum und Nutzung von Kompetenz aus.⁶

Diese vier Dimensionen werden in dem Kulturradar (siehe Anhang 1) zur Visualisierung der Stärken und Schwächen des Unternehmens abgebildet. Durch eine Evaluation kann die Ausprägung der jeweiligen Dimension erfasst werden, die mit Hilfe eines standardisierten Evaluationsbogens (siehe Anhang 2) erhoben wird.⁷

2.3 Analyse der Fachdienstkultur nach Denison

Im Folgenden soll aufgezeigt werden, dass sich das dargestellte Modell zur Unternehmenskultur nach Denison auch auf den Fachdienst Zuwanderung und Integration bezogen anwenden lässt.

Ein Schwerpunkt dieser Transferarbeit liegt auf der Ermittlung des IST-Zustandes im Fachdienst Zuwanderung und Integration mit Hilfe des Evaluationsbogens (siehe Anhang 2). Die Analyse der Fachdienstkultur untersucht mit dieser Erhebungsmethode, ob im Fachdienst Zuwanderung und Integration Veränderungen allgemein unterstützt werden bzw. ob überhaupt eine Veränderungskultur vorhanden ist. Der Evaluationsbogen besteht hierbei aus jeweils fünf Leitfragen zu jedem der drei Kriterien pro Dimension. Dieser (Anhang 2) wurde allen 71 Mitarbeitern aus unterschiedlichen Hierarchieebenen und Bereichen mit einem separaten Anschreiben zur Information über Sinn und Zweck der Erhebung per E-Mail übermittelt. Die Befragten haben den Evaluationsbogen, der mit den relevanten Fragen (siehe Anhang 2) in ‚Google Forms‘ übertragen worden ist, mittels Link per E-Mail zugesendet bekommen. Diese Form der Onlinebefragung ist kostensparend, da die gesamte Evaluation elektronisch erfolgt. Da für alle Mitarbeiter die Verpflichtung besteht, ihren Mailverkehr regelmäßig abzurufen, war somit sichergestellt, dass die Befragung auch alle Mitarbeiter des Fachdienstes erreicht.

An der Befragung haben mit Stand vom 3. April 2017 insgesamt 43 von 71 Befragten (60,56 Prozent) teilgenommen. Die Befragung umfasst den Zeitraum vom 27.03.2017 bis 03.04.2017.

Bei dieser Methode handelt es sich um eine standardisierte Onlinebefragung, bei der alle 60 Fragen durch die Mitarbeiter beantwortet werden sollten.

Die erhaltenen Antworten wurden mittels einer Excel-Datei für das Denison Modell zur Ermittlung der Fachdienstkultur (Beispiel: siehe Anhang 3) ausgewertet. Hierfür sind die Anzahl der eingepflegten Evaluationsbögen wie auch die jeweiligen Antworten der Befragten in die Excel-Datei eingetragen worden.

Im nachfolgenden Kapitel wird das Ergebnis der Fachdienstkulturanalyse dargestellt und genauer erläutert.

2.4 Ergebnis und Handlungsbedarf der Analyse nach Denison

In diesem Kapitel werden die erhobenen Werte der Evaluation analysiert und die Stärken und Schwächen bewertet.⁸ Das Ergebnis der IST-Aufnahme der Fachdienstkultur des Fachdienstes Zuwanderung und Integration stellt sich wie folgt dar:

Abbildung 1 - Ergebnis Fachdienstkulturanalyse

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung angelehnt an: Die besten Strategietools in der Praxis⁹

Die dargestellten Ergebnisse der Kulturdimensionen werden dabei zur leichteren Veranschaulichung in das Kulturradar nach Denison übertragen.¹⁰

Abbildung 2 - Kulturradar Fachdienst Zuwanderung und Integration

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung angelehnt an: Die besten Strategietools in der Praxis¹¹

Im Kulturradar ist veranschaulicht, dass, je höher die Ausprägungen der einzelnen Dimensionen sind, desto stärker ist auch die Unternehmenskultur in dieser Dimension entwickelt.¹²

Zur Durchführung bzw. zum erfolgreichen Abschluss des Projektes ‚Entwicklung eines Informationsportals für neue und bestehende Mitarbeiter des Fachdienstes Zuwanderung und Integration der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis‘ ist es zielführend, dass, wie bereits beschrieben, innerhalb des Fachdienstes eine Kultur vorherrscht, die den Erfolg fördert und damit auch zum Erfolg des Projektes beiträgt. Die Dimension ‚Anpassungsfähigkeit‘ der Fachdienstkulturanalyse mit den Kriterien Veränderungsbereitschaft, Kundenfokus und Organisationales Lernen, wie auch die Dimension ‚Engagement/Beteiligung‘ mit den Kriterien Einbindung, Teamorientierung und Entwicklung der Fähigkeiten sind dabei für den Projekterfolg am wichtigsten.

Wenn diese beiden Dimensionen sehr ausgeprägt sind, dann ist die Kultur geprägt von Flexibilität, Agilität, Innovativität, einer lernenden Organisation sowie Eigenverantwortung, Unternehmertum und einer sinnvollen Nutzung von Kompetenz.¹³

Um die Stärken und Schwächen innerhalb des Fachdienstes aus der Fachdienstanalyse heraus genauer bewerten zu können, wurde für jede Dimension ein prozentualer Durchschnittswert aus den jeweiligen Kriterien der Dimension ermittelt:

- Anpassungsfähigkeit: 33,33 Prozent
- Mission: 34,33 Prozent
- Konsistenz: 35,67 Prozent
- Engagement/Beteiligung: 28,67 Prozent

Hierbei stellt sich die Dimension der Konsistenz als stärkste Dimension dar. Die zweitstärkste Ausprägung liegt in der Dimension ‚Mission‘. Auf Rang drei folgt die Anpassungsfähigkeit und zum Schluss die Dimension ‚Engagement/Beteiligung‘.

Somit gehören die Dimensionen ‚Anpassungsfähigkeit‘ und ‚Engagement/Beteiligung‘ zu den zwei am schwächsten ausgeprägten Dimensionen.

Hieraus lässt sich folgern, dass das Projekt in der erfolgreichen Durchführung gefährdet sein könnte, da die Fachdienstkultur in diesen zwei Dimensionen nicht sehr stark ausgeprägt ist. Eine vertiefende Erläuterung der Ergebnisse der anderen beiden Dimensionen (Mission und Konsistenz) erfolgt in dieser Transferarbeit nicht.

Anhand der ermittelten Ergebnisse lässt sich nun im nächsten Schritt der Handlungsbedarf ableiten. Hierzu wird als Resultat der vorhergehenden Analyse eine ideale Unternehmens- bzw. Fachdienstkultur bestimmt. Es wird also eine eigene, charakteristische Ideal-Unternehmens- bzw. Fachdienstkultur vorgegeben.¹⁴ Die ermittelten prozentualen Durchschnittswerte sollen in Bezug auf die ideale Fachdienstkultur des Fachdienstes Zuwanderung und Integration in Verbindung mit der erfolgreichen Durchführung des bevorstehenden Projektes zukünftig wie folgt aussehen:

- Anpassungsfähigkeit: 35 Prozent
- Mission: 15 Prozent
- Konsistenz: 20 Prozent
- Engagement/Beteiligung: 30 Prozent

Im vierten Schritt erfolgt die Umsetzung. Die hierzu notwendigen Maßnahmen lassen sich auf Basis der Analyse und mit erfolgter Bestimmung der Zielsetzung direkt ableiten. Es werden zunächst die hierzu erforderlichen Maßnahmen formuliert und diese dann im Weiteren in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt. Zum Beispiel können die Ausprägungen in Bezug auf ‚Organisationales Lernen‘ und ‚Einbindung‘ durch die Maßnahmen: Informationssystem einführen, Nutzung des Systems gewährleisten, elektronische Anleitungen, etc. erreicht werden. Damit die Maßnahmen auch erfolgreich sind, müssen Erfolgsfaktoren und Grenzen erkannt und festgelegt werden. Als Beispiel lassen sich hier Mitarbeiterschulungen nennen, um die korrekte Nutzung des neuen Informationsportals zu gewährleisten. Durch inhaltliche und zeitliche Festlegung der Schulungen lassen sich Maßnahmen dann auch gezielt steuern. Weiterhin folgt ein Zeitplan für die Umsetzung und die Arbeitspakete werden erstellt. Diese können dann zur Bearbeitung eventuell auch an Mitarbeiter weiterdelegiert werden. Um den Erfolg zu kontrollieren wie auch zur Überprüfung der angestrebten Durchschnittswerte der Fachdienstkulturanalyse sollte dieses Procedere gegebenenfalls wiederholt durchgeführt werden.¹⁵

[...]

¹ Vgl. Kerth, Klaus; Asum, Heiko; Stich, Volker (2011): Die besten Strategietools in der Praxis. Welche Werkzeuge brauche ich wann? Wie wende ich sie an? Wo liegen die Grenzen? 5., erweiterte Auflage. München: Carl Hanser Verlag. S. 41.

² Vgl. Ebd. S. 42.

³ Vgl. Ebd. S. 45.

⁴ Vgl. Ebd. S. 43.

⁵ Vgl. Ebd. S. 44.

⁶ Vgl. Ebd. S. 44.

⁷ Vgl. Ebd. S. 44.

⁸ Vgl. Ebd. S. 47.

⁹ Kerth, Klaus; Asum, Heiko; Stich, Volker (2011): Die besten Strategietools in der Praxis. Welche Werkzeuge brauche ich wann? Wie wende ich sie an? Wo liegen die Grenzen?. 5., erweiterte Auflage. München: Carl Hanser Verlag. Vorlagen CD.

¹⁰ Vgl. Kerth, Klaus; Asum, Heiko; Stich, Volker (2011): Die besten Strategietools in der Praxis. Welche Werkzeuge brauche ich wann? Wie wende ich sie an? Wo liegen die Grenzen?. 5., erweiterte Auflage. München: Carl Hanser Verlag. S. 47.

¹¹ Kerth, Klaus; Asum, Heiko; Stich, Volker (2011): Die besten Strategietools in der Praxis. Welche Werkzeuge brauche ich wann? Wie wende ich sie an? Wo liegen die Grenzen?. 5., erweiterte Auflage. München: Carl Hanser Verlag. Vorlagen CD.

¹² Vgl. Kerth, Klaus; Asum, Heiko; Stich, Volker (2011): Die besten Strategietools in der Praxis. Welche Werkzeuge brauche ich wann? Wie wende ich sie an? Wo liegen die Grenzen?. 5., erweiterte Auflage. München: Carl Hanser Verlag. S. 44.

¹³ Vgl. Ebd. S. 44.

¹⁴ Vgl. Ebd. S. 47.

¹⁵ Vgl. Ebd. S. 47.