Erfolgsfaktoren für Benchmarking in der öffentlichen Verwaltung


Hausarbeit, 2020

29 Seiten, Note: 1,3

Anonym


Leseprobe

Gliederung

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Begriff und Ziele des Benchmarkings

3 Benchmarking-Formen

4 Ablauf des Benchmarking-Prozesses
4.1 Benchmarking-Prozess nach Camp
4.1.1 Planung
4.1.2 Analyse
4.1.3 Integration
4.1.4 Aktion
4.1.5 Reife
4.2 Angepasster Benchmarking-Prozess nach Camp

5 Erschwernisse für Benchmarking in öffentlichen Verwaltungen

6 Erfolgsfaktoren für Benchmarking in öffentlichen Verwaltungen

7 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Mögliche Benchmarking-Objekte

Abbildung 2: Mögliche Benchmarking-Zielgrößen

Abbildung 3: Benchmarking-Vergleichspartner und –Typen

Abbildung 4: Benchmarking-Vergleichspartner- und Typen (öffentliche Verwaltung)

Abbildung 5: Phasen eines Benchmarking-Prozesses

Abbildung 6: Handlungsanweisungen Planungsphase

Abbildung 7: Handlungsanweisungen Analysephase

Abbildung 8: Handlungsanweisung Integrationsphase

Abbildung 9: Handlungsanweisungen Aktionsphase

Abbildung 10: Handlungsanweisungen Reifephase

Abbildung 11: Angepasster Ablauf der Phasen eines Benchmarking-Prozesses

Abkürzungsverzeichnis

BMI Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

BVA Bundesverwaltungsamt

GG Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland

KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement

SGB IV Viertes Sozialgesetzbuch - Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung

1 Einleitung

Warum sind andere erfolgreicher und was machen sie besser? Diese Frage stellen sich vor allem privatrechtlich organisierte Unternehmen häufig, da sie den marktwirtschaftlichen Wettbewerb nur überleben, wenn sie konkurrenzfähig sind und bleiben. Kundenwünsche steigen und somit auch Forderungen nach einer immer höheren Qualität bei gleichbleibenden Preisen. Auch aufgrund dieser Erwartungen und dem vorherrschenden Wettbewerbsdruck werden zur Wahrung der Konkurrenzfähigkeit verschiedene Controllinginstrumente angewandt. Ein in der Privatwirtschaft erprobtes und weit verbreitetes Controllinginstrument ist das Benchmarking, bei dem Vergleiche mit anderen Unternehmen durchgeführt werden, um Erkenntnisse zur Verbesserung der eigenen Leistung zu gewinnen.

In öffentlichen Verwaltungen haben sich, angetrieben von der New Public Management-Bewegung1, ebenfalls Benchmarkingansätze verbreitet.2 Benchmarking zur Feststellung und Förderung der Leistungsfähigkeit in öffentlichen Verwaltungen ist für Bund und Länder seit der Föderalismusreform II3 in Art. 91d GG legitimiert. Diese geschaffene verfassungsrechtliche Basis für Benchmarking in öffentlichen Verwaltungen verdeutlicht den großen Stellenwert, der diesem Controllinginstrument zugeschrieben werden soll.

Fraglich ist, wie ein Instrument aus der Privatwirtschaft im öffentlichen Sektor erfolgreich angewandt werden kann. Öffentliche Verwaltungen nehmen komplexe Aufgaben wahr, sind grundsätzlich keinem Wettbewerb ausgesetzt und weder finanziell noch personell darauf eingestellt. Ziel der zugrundeliegenden Hausarbeit ist es im Rahmen einer Literaturrecherche Erfolgsfaktoren für Benchmarking-Studien in öffentlichen Verwaltungen zu eruieren.

Dazu wird zunächst der Begriff Benchmarking definiert sowie damit verbundene Ziele erläutert. Anschließend werden Benchmarking-Formen und der typische Ablauf einer Benchmarking-Studie dargestellt. Schwerpunkte sind danach Erschwernisse für Benchmarking in öffentlichen Verwaltungen und darauf basierend herausgearbeitete Erfolgsfaktoren für eine gelungene Durchführung, wobei sich auf die Konzeption der Benchmarking-Studie fokussiert wird. Abschließend wird ein Fazit gezogen.

Es handelt sich um eine literarische Untersuchung. Für grundlegende Literatur wurde vom Literaturangebot der Rheinischen Landesbibliothek, der Online-Bibliothek der Uni Kassel „KARLA“ und google books Gebrauch gemacht. Grundsätzliches zum Benchmarking wurde größtenteils aus Lehrbüchern bezogen und der Bezug zu öffentlichen Verwaltungen durch Fachzeitschriften und Studien herbeigeführt.

2 Begriff und Ziele des Benchmarkings

Der englische Begriff Benchmarking bedeutet übersetzt „Leistungsvergleich“. Die Begriffe werden in dieser Arbeit entsprechend synonym gebraucht. Als Managementmethode wurde Benchmarking ursprünglich Ende der 1970er-Jahre entwickelt, um Produkte, Prozesse und Dienstleistungen im eigenen Unternehmen zu messen und diese mit den stärksten Mitbewerbern der eigenen Branche zu vergleichen.4 Robert C. Camp, der die Grundlage für die Benchmarking-Methodik legte, definiert Benchmarking als „die Suche nach den besten Industriepraktiken, die zu Spitzenleistungen führen 5 , wobei diese Suche durch Vergleiche durchgeführt wird. Es handelt sich um kontinuierliche Vergleiche mit einem oder mehreren systematisch ausgewählten Unternehmen, bei dem Benchmarks als Messgrößen/Zielgrößen zur Messung und Beurteilung von Unternehmensaktivitäten verstanden werden.6

Benchmarking wird dem strategischen Controlling zugeordnet, welches „sich auf die Beschaffung, Auswertung und Bereitstellung zukunftsbezogener Informationen für Entscheidungen im Bereich der strategischen Planung“7 fokussiert.8

Durch Vergleiche mit anderen soll die Leistungserstellung optimiert werden.9 Um Potenziale der Leistungserstellung aufzeigen und existierende Leistungslücken zu schließen, erfolgt der Vergleich mit Unternehmen, die Prozesse, Methoden, usw. hervorragend beherrschen, den sogenannten best-practice -Beispielen.10

Die Ziele unterscheiden sich zwischen privatem und öffentlichem Sektor. Private Unternehmen konkurrieren am Markt, sodass Gesetze und Marktmechanismen ständige Optimierungen hinsichtlich Kosten und Qualität erfordern und die Anwendung des Benchmarkings Gewinnerzielung sowie Sichern und Ausbauen der Marktposition bezweckt.11

Demgegenüber arbeiten öffentliche Verwaltungen als Non-Profit Organisationen weder gewinnorientiert, noch sind sie marktwirtschaftlichem Wettbewerb ausgesetzt.12 Durch Benchmarking soll ein Quasi-Wettbewerb geschaffen und etabliert werden, der nicht darauf abzielt, Gewinner und Verlierer festzustellen, sondern vielmehr Verbesserungspotenziale identifiziert und Ergebnisse von Verwaltungshandeln bewertet.13 Ziel ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, in dem innovative Lösungen gefunden und Leistungen, Kosten und Qualität transparent gemacht werden.14

3 Benchmarking-Formen

Benchmarking ist nicht standardisiert und an Struktur und Situation der jeweiligen Organisation anzupassen.15 Somit ergeben sich je nach Anwendungsfall unterschiedlich typologisierte Benchmarking-Formen, die sich in Objekten, Zielgrößen und Vergleichspartnern unterscheiden.

Mögliche Benchmarking-Objekte sind:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Mögliche Benchmarking-Objekte16

Da Vergleiche ganzer Unternehmen unüblich sind, werden Objekte identifiziert, die analysiert und verglichen werden.17 Neben Produkten und Dienstleistungen werden Methoden/ Verfahren oder innerbetriebliche Prozesse betrachtet.18

Eine weitere Differenzierung erfolgt über Zielgrößen, nach denen ausgewählte Benchmarking-Objekte analysiert werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Mögliche Benchmarking-Zielgrößen19

Zielgrößen dienen dazu die Leistungsfähigkeit möglicher Vergleichspartner zu beurteilen und Verständnis für Aktivitäten der eigenen Organisation zu schaffen.20 Das gewählte Benchmarking-Objekt kann unter anderem nach Kosten (bspw. Produktionskosten), Qualität (bspw. Anzahl der Reklamationen), Kundenzufriedenheit (bspw. Kundentreue) oder Zeit (bspw. Durchlaufzeit bei der Produktion) analysiert werden.21 Zielgrößen sind Kennzahlen und können sowohl quantitativer als auch qualitativer Art sein.22 Diese werden mit denen des ausgewählten Benchmarking-Vergleichspartners verglichen.

Bei der Auswahl des Benchmarking-Vergleichspartners und den Benchmarking-Typen wird wie folgt unterschieden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Benchmarking-Vergleichspartner und –Typen23

Vergleichspartner können entgegen der ursprünglichen Idee aus den 1970er-Jahren aus verschiedenen Bereichen stammen, allerdings sollten diese deutlich leistungsstärker als das eigene Unternehmen und bestenfalls best-practice -Unternehmen sein.24

Grundsätzlich wird zwischen internem und externem Benchmarking unterschieden. Beim internen Benchmarking erfolgt ein Vergleich innerhalb des gleichen Unternehmens (bspw. Abteilungen).25 Beim externen Benchmarking wird die Organisation mit einem oder mehreren anderen Akteuren verglichen, wobei hier zwischen Akteuren in denselben und in anderen Branchen zu differenzieren ist. Der Vergleich mit konkurrierenden Unternehmen innerhalb derselben Branche wird als kompetitives Benchmarking oder Wettbewerbsbenchmarking bezeichnet (bspw. Vergleich der Produkte eines Kreditinstitutes mit einem anderen Kreditinstitut).26 Beim Benchmarking mit Nicht-Konkurrenten in anderen Branchen wird zwischen zwei Typen unterschieden. Während sich funktionales Benchmarking auf wesensgleiche Prozesse mit identischen Funktionen zwischen Organisationen verschiedener Branchen fokussiert (bspw. Vergleich des Rechnungswesens der eigenen Firma mit dem Rechnungswesen eines Großhandelsunternehmens), werden beim generischen Benchmarking Prozesse mit unterschiedlichen Funktionen verglichen (bspw. Vergleich der Bodenabfertigung einer Fluggesellschaft mit einem Formel 1 Boxenstopp).27 Für den öffentlichen Sektor sind andere Begrifflichkeiten treffender.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Benchmarking-Vergleichspartner- und Typen (öffentliche Verwaltung)28

Während das interne Benchmarking im öffentlichen und privaten Sektor vergleichbar und der Begriff nicht anzupassen ist, existieren beim externen Benchmarking Unterschiede. Das kompetitive Benchmarking ist aufgrund von fehlendem Wettbewerb nicht uneingeschränkt auf die öffentliche Verwaltung übertragbar. An dessen Stelle tritt das horizontale Benchmarking, bei dem beispielsweise zwei Bundesministerien miteinander verglichen werden.29 Die für die Privatwirtschaft erläuterten Vergleiche mit Unternehmen in anderen Branchen, stellen im öffentlichen Sektor das vertikale Benchmarking (bspw. Vergleich Kommunalbehörde mit Landesbehörde) und das intersektorale Benchmarking (Vergleich öffentliche Verwaltung mit einem privatwirtschaftlichen Unternehmen) dar.

Abschließend ist zu konstatieren, dass grundsätzlich zwischen vier Formen differenziert wird, die sich in den zu analysierenden Objekten, Zielgrößen und Vergleichspartnern unterscheiden. Im Folgenden wird der typische Ablauf einer Benchmarking-Studie beschrieben.

[...]


1 Ansatz zur Reformierung der öffentlichen Verwaltung, der vor allem auf der Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden und Instrumente basiert. Vgl. hierzu: Burth/ Gnädiger c) (o.J.).

2 Kuhlmann et al., 2010: 476.

3 hier: Gesetz zur Änderung des Grundgesetzes vom 29.07.2009, BGBl I 2248.

4 von Bandemer, 2019: 2.

5 Camp, 1994: 16.

6 ebd.: 194; Böhnert, 1999: 7.

7 Burth/Gnädiger b), o.J.

8 Buchholz, 2019: 163.

9 Burth/Gnädiger a) o.J.

10 Horváth et al., 2020: 222.

11 Tauberger, 2008: 224; Schneider, 2016: 52.

12 Tauberger 2008: 224.

13 von Bandemer, 2019: 2ff.; Scheer/Grieble, 2000: 5.

14 Deutscher Bundestag, 2009: 8.

15 Bretschneider/Stange, 2004: 8.

16 Eigene Darstellung basierend auf: Horváth et al., 2020: 223; Kerth et al. 159.

17 Schuster, 2008: 8.

18 Kerth et al., 2015: 159.

19 Eigene Darstellung basierend auf: Horváth et al., 2020: 223; Kerth et al. 159.

20 Horváth et al., 2020: 223.

21 Kerth et al., 2015: 159.

22 ebd.: 161.

23 Eigene Darstellung basierend auf: Horváth et al., 2020: 223; Kerth et al. 159.

24 Kerth et al., 2015: 162.

25 Horváth et al., 2020: 224.

26 ebd.; Kerth et al., 2015: 159.

27 Horváth et al., 2020: 223.

28 Eigene Darstellung basierend auf: BMI/BVA, 2018: 340.

29 Tauberger, 2008: 235.

Ende der Leseprobe aus 29 Seiten

Details

Titel
Erfolgsfaktoren für Benchmarking in der öffentlichen Verwaltung
Hochschule
Universität Kassel
Note
1,3
Jahr
2020
Seiten
29
Katalognummer
V1169298
ISBN (Buch)
9783346581648
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Controlling, Verwaltung, öffentliche Verwaltung, Benchmarking, Robert Camp, Erfolgsfaktoren, Master of Public Administration
Arbeit zitieren
Anonym, 2020, Erfolgsfaktoren für Benchmarking in der öffentlichen Verwaltung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1169298

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