Konzept zur Entwicklung eines neuen Traineeprogramms für ein mittelständisches Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

1 Bedarfsanalyse
1.1 Analyse der Altersstruktur
1.2 Bereichsübergreifende Konzeptimplementierung
1.3 Generelle Anforderungen an die Trainees

2 Umsetzungskonzept
2.1 Zeitliche Rahmenbedingungen und individuelle Anpassungen
2.2 Betreuung der Trainees und Austausch mit anderen Teilnehmern
2.3 Effizientes Personalmarketing - Basis für die Akquise hochqualifizierter Bewerber
2.3.1 Kreative Gestaltung attraktiver Anreize
2.3.2 Intensivierung der digitalen und regionalen Präsenz

3 Evaluation des Konzepts

4 Literaturverzeichnis

5 Abbildungsverzeichnis

Folgendes Konzept zur Entwicklung eines neuen Traineeprogramms für die Prosanital GmbH wurde vom Personalbetreuer der zentralen Personalabteilung angefertigt. Hiermit wird dieser Entwurf der Geschäftsleitung vorgelegt, die nach Sichtung des Konzepts die Entscheidungsgewalt über tatsächliche Implementierung oder Ablehnung des Konzepts trägt.

1 Bedarfsanalyse

1.1 Analyse der Altersstruktur

Um den Umfang und die Struktur des Traineeprogramms zu bestimmen, führt kein Weg an der Darstellung der Ist-Situation und deren Vergleich mit den Soll-Gegebenheiten im Unternehmen vorbei. Der Altersdurchschnitt ist hier eine wesentliche Kennzahl, die herangezogen werden muss. So liegt dieser bei der Belegschaft bei 48,2 Jahren, im Vertrieb bei 52,1 Jahren. Die Prosanital GmbH befindet sich mit diesen Durchschnittszahlen weit über dem Mittelwert Deutschlands. Dort ist die Belegschaft durchschnittlich 44 Jahre alt, insbesondere im Vertrieb liegt eine große Differenz vor. Hier ist das Personal in Deutschland im Schnitt 44,6 Jahre halt, woraus resultiert, dass der Vertrieb der Prosanital GmbH fast 10 Jahre älter ist als der Rest des Landes im Durschnitt.¹ Grundsätzlich bedeutet diese Tatsache zunächst nichts Negatives, zieht man jedoch dazu die negative Umsatzentwicklung der letzten Jahre heran, wird offensichtlich, dass dafür ein strukturelles Problem verantwortlich sein muss. Da aufgrund der hohen Altersdurchschnittswerte offensichtlich die nahezu gleiche Belegschaft seit Jahren im Unternehmen arbeitet, muss man diese auch für die schlechte wirtschaftliche Entwicklung verantwortlich machen.
Aus diesen Erkenntnissen lässt sich der Bedarf einer dringenden Verjüngung erschließen, was zunächst für ein umfangreicheres Traineeprogramm spricht. Dabei ist zu beachten, dass in Deutschland jährlich etwa 700 000 Berufstätige in Rente gehen, während die Anzahl der Berufseinsteiger geringer ist.² Somit ist es zunächst einmal nicht verkehrt, auch Altgediente lange im Unternehmen zu halten. Um den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern, ist eine Reduzierung des Altersdurchschnitts auf 44 Jahre bei der Prosanital GmbH bzw. 48 Jahre im Vertrieb mittelfristig notwendig und ein realistisches Ziel. Langfristig sind Durchschnittswerte von jeweils 43 Jahren wünschenswert, da dann viele Trainees im Unternehmen etabliert werden konnten und somit ein Wandel zu einem jungen Betrieb eingeläutet werden kann, was auch eine Signalwirkung nach außen hat: Die Prosanital GmbH soll ein attraktives Bewerbungsziel für Potenziale unter 40 Jahren werden. Da eine Verjüngung ausschließlich durch Trainees zu kostenaufwändig wäre, diese jedoch nun einmal eine hohe Leistungsfähigkeit versprechen, wäre ein Verhältnis von 70% Trainees zu 30% Auszubildenden im Rahmen der Verjüngungsstrategie in den nächsten 3 Jahren sinnvoll. Das Durchschnittsalter von Trainees beträgt etwa 27 Jahre,³ das von Auszubildenden 20 Jahre.⁴ Um nun die Altersstruktur der Belegschaft bis zum Ende des Jahres 2023 effektiv auf einen Mittelwert von 44 Jahren zu senken, sind insgesamt 30 Traineeteilnehmer eine notwendige Anzahl. Das Ziel, das Vertriebspersonal auf die zunächst angepeilten 48 Jahre als Durchschnittsalter herunterzuschrauben, kann durch weitere 13 Teilnehmer aus Traineeprogrammen in den nächsten 3 Jahren erreicht werden. In Konsequenz bedeutet dies für das gesamte Unternehmen, dass pro Jahr 14 bis 15 Trainees eine große und entscheidende Hilfe zur Verjüngung beitragen werden.

1.2 Bereichsübergreifende Konzeptimplementierung

Die Frage, in wie vielen Abteilungen ein Traineeprogramm entwickelt werden soll, ist schnell geklärt: grundsätzlich in allen, in denen auch üblicherweise Hochschulabsolventen eine Quelle aus Kandidatenpools darstellen. So ist es beispielsweise nicht nötig, am Empfang einen Trainee einzustellen, da diese Stelle wesentlich attraktiver und geeigneter für Kandidaten mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung ist.⁵ Aufgrund der Unternehmensstruktur und der Betrachtung der verschiedenen Abteilungen sind vor allem wirtschaftswissenschaftliche Hochschulabsolventen von Interesse. Daher ist der Aufbau von Trainees in folgenden Bereichen sehr sinnvoll: Einkauf, Marketing, IT, Vertrieb, Personal, Buchhaltung/Controlling. Die Teilnehmer werden dann gleichmäßig auf die betroffenen Abteilungen aufgeteilt, da frischer Wind in Form von Verjüngung in ebenjenen Bereichen durchweg von Nöten ist. Die ganz exakten Zielpositionen der Trainees in den jeweiligen Bereichen sind jetzt noch nicht abzusehen, jedoch sollten sie in jedem Fall Führungskompetenzen erlernen, da davon auszugehen ist, dass nach einem erfolgreichen Traineeprogramm und anschließend hoffentlich mehreren Jahren Festanstellung das Potenzial groß ist, eine solche Führungsposition zu bekleiden, sei es nur in der bestimmten Abteilung.⁶

Darüber hinaus sind Trainees nicht nur eine Ergänzung der Belegschaft, sondern auf lange Sicht vielversprechendes Personal hinsichtlich der Leistungsbereitschaft. Aufgrund der Voraussetzung eines Hochschulabschlusses haben dieser in der Regel immer ein sehr gutes Qualifikationslevel und sind aufgrund weniger Berufserfahrungen noch nicht „verbraucht“.⁷ Sie sind noch keine fertig ausgebildeten Arbeitnehmer und haben gewiss auch noch praktische Wissenslücken, was dem gesamten Unternehmen klar sein muss. Doch die Personalabteilung ist der Überzeugung, dies auf jeden Fall in Kauf zu nehmen, da man im Gegenzug dynamische junge Mitarbeiter für sich gewinnt, die Lust auf Entwicklung haben und somit nicht nur sich selbst, sondern langfristig auch das ganze Unternehmen auf die nächste Stufe bringen können. Dementsprechend gilt es für die Prosanital GmbH, das noch nicht ausgeschöpfte Potenzial von Trainees nicht als Risiko zu sehen, sondern als Chance. Man kann ihnen bieten, die gewünschte Weiterentwicklung in der Praxis bei uns voranzutreiben und gemeinsam zu wachsen.

1.3 Generelle Anforderungen an die Trainees

Auch stellt sich die Frage, ob der Bedarf von allgemeingültigen Kompetenzen erkennbar ist. Teamfähigkeit ist auf jeden Fall als solche zu deklarieren. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Trainee sehr eigenverantwortlich arbeiten kann und nach einiger Zeit auch bereit ist, Anweisungen zu geben, um seine Führungsstärke zu verbessern. Da es sich bei der Prosanital GmbH nicht um ein Kleinunternehmen mit 10 Mitarbeitern handelt, in dem sich vielleicht eine Person um die Finanzen kümmert, sondern die Abteilungen jeweils auf viele Schultern verteilt sind, ist es notwendig, kommunikativ und sozial gut ausgebildet zu werden. Die Teams sind auch nicht so groß, dass man jeden Tag ein neues Gesicht treffen wird. Das heißt, dass sich für die Kandidaten eine klare Arbeitsgruppe herauskristallisieren wird, was für sie nur von Vorteil sein kann, da dann die Eingliederung in den Arbeitsalltag beschleunigt werden kann. Hier ist natürlich auch das Verantwortungsbewusstsein der erfahrenen Kollegen gefragt, die sich dann tagtäglich mit den neuen Potenzialen beschäftigen werden. Darüber hinaus ist eine gut ausgeprägte Flexibilität wünschenswert, was vor allem für die Vertriebsmitarbeitenden gilt, da hier keine zentrale Organisation vorliegt. So ist es durchaus wahrscheinlich, dass jeder Vertriebler zu gewissen Zeiten aufgrund beispielsweise personeller Engpässe an einem anderen Vertriebsstandort aushelfen muss. Dies gilt es den Kandidaten schon vor Beginn des Traineeprogramms zu kommunizieren.
Weiterhin ist es vorteilhaft für die Kandidaten, eine hohe Ausdauer mitzubringen, da gerade am Anfang die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass Fehler passieren oder die Integration in die Arbeitsprozesse noch etwas stockt.

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¹ Siehe: Statistisches Bundesamt (2020)

² Vgl. Bundesagentur für Arbeit (2013)

³ Siehe: Die Personalexperten (2020)

⁴ Vgl. Uhly (2020)

⁵ Siehe: Jobted (2020)

⁶ Siehe: Absolventa (2020)

⁷ Vgl. Thom & Nesemann (2011) S.25