Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP-System) bei klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU)

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Einführung

1. Projektgrundlagen und Bedarfsanalyse
1.1. Einrichtung des Projektes
1.2. Erstellung eines Projektplans
1.3. Kalkulation der Projektkosten
1.4. Projektcontrolling
1.4.1. Informationsbedürfnis des Controllers
1.4.2. Operative Projektkontrolle
1.4.3. Informationsversorgung mit Berichten und Kennzahlen
1.5. Istanalyse durch die Untersuchung von Prozessen und Strukturen
1.6. Sollkonzepterstellung durch Prozess- und Strukturreorganisation
1.7. Ermittlung und Gewichtung der Anforderungen an das ERP-System
1.7.1. Integrationsgegenstand
1.7.2. Integrationsrichtung
1.7.3. Integrationsreichweite
1.7.4. Automatisierungsgrad
1.8. Erstellung eines Anforderungsprofils und des Kriterienkataloges
1.9. Lastenheft und Pflichtenheft

2. Vorauswahl von Standardsoftware
2.1. Analyse des Marktangebots von Enterprise-Resource-Planning-Systemen
2.2. Evaluierung der Angebotserfüllung
2.3. Einladung der Softwareanbieter zu Vorgesprächen und Demonstrationen
2.4. Kalkulation der Aufwendungen für die Standardsoftware

3. Endauswahl von Standardsoftware
3.1. Testinstallationen im Unternehmen
3.2. Durchführung von Teilbereichtests mit aktuellen Daten
3.3. Systemtests
3.4. Nachverhandlungen mit dem Standardsoftwareanbieter
3.5. Vorbereitung einer Entscheidungsvorlage
3.6. Auswahl der Standardsoftware durch die Unternehmensführung

4. Einführung der Standardsoftware
4.1. Gestaltung des Vertrages mit dem Softwareanbieter
4.2. Terminliche Fixierung des Einführungskonzeptes
4.3. Überprüfung und Beschaffung der Hardware und der Systemsoftware
4.4. Ausarbeitung des Schulungskonzeptes und Einbindung der Mitarbeiter
4.5. Installation der Software
4.6. Customizing und Parametrisierung der Standardsoftware
4.7. Schulung der Nutzer
4.8. Datenmigration und Datenpflege

5. Betrieb der Standardsoftware

6. Trends im Standardsoftwarebereich

7. Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Anlagenverzeichnis

Anlagen

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Unterteilung der Anwendungssoftware

Abbildung 2: Planungsobjekt, Projektaufgabe und Aufgabeninhalt

Abbildung 3: Überblick über die operative Projektkontrolle

Abbildung 4: Beschreibung eines Berichtes

Abbildung 5: Kriterienhierarchie für die Einführung einer Informatiklösung

Abbildung 6: Statusbericht: Deckblatt eines Fortschrittsberichtes

Abbildung 7: Kennzahlen für das Projektcontrolling

Abbildung 8: Fragenkatalog für eine Ausschreibung bzw. Angebotseinholung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Einführung

Jedes Unternehmen muss die eigenen Ressourcen möglichst effizient einsetzen. Dabei kann Anwendungssoftware unterstützend helfen. Aufgrund der Kostenvorteile gegenüber der Individualsoftware wird dabei häufig auf verfügbare Standardsoftware zurückgegriffen, sofern das Unternehmen sich diese finanziell leisten kann. Während Praktika und Studentenjobs ist mir aufgefallen, dass insbesondere die Auswahl und Implementierung von bereichsübergreifender Standardsoftware die einführenden Unternehmen vor kleinere und größere Herausforderungen stellt. Auch die Controllingabteilung, als Nutzer der von Anwendungssystemen bereitgestellten Informationen, ist auf die Zuverlässigkeit der Daten angewiesen. Aus diesen Gründen werde ich mich in der Seminararbeit auf die Einführung eines komplexen Enterprise-Resource-Planning-Systems^[1] im Rahmen eines Projektes konzentrieren. Es wird vorausgesetzt, dass die Entscheidung für den Einsatz eines ERP-Systems bereits gefallen ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Unterteilung der Anwendungssoftware

Insbesondere sollen sich Dritte mit dieser Seminararbeit einen ersten Überblick über die verschiedenen Projektphasen einer Standardsoftwareeinführung verschaffen können. Wie in der Abbildung 1 erkennbar ist, umfasst der Begriff Standardsoftware auch ERP-Systeme. In dieser Seminararbeit werden beide Begriffe synonym verwendet.

Der Schwerpunkt dieser Seminararbeit liegt vor allem im Bereich der vorbereitenden Aufgaben und der Auswahl sowie Konfiguration des ERP-Systems. Jedoch lassen sich wegen der Vielfalt der angebotenen ERP-Systeme^[2] oft nur verallgemeinernde Aussagen treffen.

1. Projektgrundlagen und Bedarfsanalyse

Nachdem die Notwendigkeit des Einsatzes einer Standardsoftware erkannt wurde, wird diese Aufgabe oft aufgrund der Komplexität in ein Projekt umgewandelt. Die DIN 69900 definiert das Projekt als: „ein größeres, einmaliges und komplexes Vorhaben, an dessen Planung, Gestaltung und Steuerung sowie Durchführung im allgemeinen mehrere Bereiche eines Betriebes oder mehrere Unternehmen beteiligt sind. Anfang und Ende der Projektdurchführung sind definiert.“^[3]

„Systematisches Vorgehen im Rahmen eines auf das Unternehmen abgestimmten Projektmanagements ist eine wichtige Voraussetzung, um Projekte erfolgreich abzuwickeln. In der betrieblichen Praxis treten oft gerade deswegen Probleme auf, weil Projektmanagement nicht konsequent angewandt wird.“^[4]

Wie die Einführung eines ERP-Systems als Projekt aufgebaut werden könnte, möchte ich nachfolgend verdeutlichen.

1.1. Einrichtung des Projektes

Bei der Einrichtung des Projektes sollten bereits nachfolgende Punkte geklärt werden:^[5]

- aufbau- und ablauforganisatorische Einbindung des Projektes in das Unternehmen,
- Organisationsform: Reine Projektorganisation, Stab-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation
- Einsatzmittelmanagement: Personal, Sachmittel
- Rollen der Mitarbeiter im Projekt nach ihren Fähigkeiten, ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
- Verfügbarkeit aller notwendigen Ressourcen

Ziele und Zeiten der Softwareeinführung sollten Sie gemeinsam mit dem Projektteam festlegen. So genannte zeitlich fixierte Meilensteine werden vor wichtige Projektphasen gesetzt und erleichtern dadurch die Kontrolle des Projektverlaufes.^[6]

1.2. Erstellung eines Projektplans

„Zweck des Projektplanes ist es, die Projektdurchführung hinsichtlich aller für den Projekterfolg wichtigen Gesichtspunkte vorzudenken und ihre Vorgänge und Ergebnisse mit – möglichst quantitativen – Planwerten festzulegen, an denen sich die Projektdurchführung orientieren kann“^[7] Ein beispielhafter Projektplan ist als Anlage 1 beigefügt.

Dabei kristallisieren sich folgende Planungsobjekte mit dazugehöriger Projektaufgabe und Aufgabeninhalt heraus:^[8]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Fortsetzung siehe nächste Seite.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Planungsobjekt, Projektaufgabe und Aufgabeninhalt^[9]

Im Rahmen der Planung^[10] kommt dabei dem geplanten Zeitpunkt der ERP-Einführung im Unternehmen besondere Bedeutung zu. Grundsätzlich bieten sich eine Umstellung zum Jahresende oder im laufenden Geschäftsjahr an. Bei der ersten Variante sind weniger Bewegungsdaten zu übernehmen, jedoch ist zeitgleich der Jahresabschluss zu erstellen und deshalb oft die entsprechende Abteilung vollständig ausgelastet. Bei der Umstellung im laufenden Geschäftjahr stellt sich die Situation genau umgekehrt dar.

Bei kritischen Systemen (Produktionssteuerung, Buchhaltung, Controlling, etc.) ist teilweise ein Parallelbetrieb der alten und der neuen Software sinnvoll.^[11]

1.3. Kalkulation der Projektkosten

In der Praxis kommen für diesen Zweck verschiedene Verfahren zur Anwendung. Dabei wird immer versucht, mit unterschiedlichen Methoden die Kosten im Vorfeld zu schätzen. Beispielhaft sollen nur folgende Verfahren genannt und kurz erläutert werden:^[12]

- Payback-Verfahren: den kompletten Investitionen werden die zu erwartenden jährlichen Einsparungen gegenübergestellt
- Benefit/Cost Ratio-Verfahren: dem erwartetem Nutzen werden die Kosten des Projektes gegenübergestellt
- Kapitalwertverfahren: Berechung der Differenz der auf den Bezugszeitpunkt abgezinsten, zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben.

In der Praxis ist die Anwendung der Verfahren nicht das Problem, es ist oft schwieriger verlässliche Daten zu beschaffen.^[13]

1.4. Projektcontrolling

Das Projektcontrolling^[14] ist eng mit dem Projektmanagement verbunden. Für die wesentlichen Eigenschaften des Projektfortschrittes müssen Solldaten vorgegeben, sowie Istdaten erfasst werden. Dabei sollte zwischen strategischen, administrativen und operativen Eigenschaften unterschieden werden. Insbesondere die strategischen Eigenschaften sollten viel Beachtung erhalten, da diese sich auf den Erfolg des ganzen Projektes auswirken können. Im Gegensatz dazu betreffen die Konsequenzen von administrativen Abweichungen i. d. R. nur einzelne Projektphasen. Für die erfolgreiche Projektumsetzung ist die früh- bzw. rechtzeitige Erkennung von Abweichungen entscheidend. „Projektcontrolling kostet Geld. Kein Projektcontrolling kostet noch mehr Geld!“^[15]

1.4.1. Informationsbedürfnis des Controllers

Dabei übernimmt der Controller des Unternehmens die Aufgabe der Überprüfung der Projektziele:

- „Sind die Ziele schriftlich fixiert?
- Sind die Ziele messbar?
- Ist das Vorhaben machbar?
- Kennen die Beteiligten die Ziele?
- Werden die Ziele akzeptiert?“^[16]

Für die einzelnen Projektphasen sollte sich der Controller folgende Informationen vorlegen lassen:

- „Aufgaben
- Risiken
- durchschnittliche Dauer
- Input
- Ergebnis
- benötigte Ressourcen
- empfohlene Instrumente
- Kostentreiber.“^[17]

1.4.2. Operative Projektkontrolle

Während der Projektdauer sollte sich der Controller mit Hilfe von Abweichungsanalysen über den Projektverlauf informieren und wenn nötig steuernd eingreifen.^[18]

Insbesondere stehen dabei folgende Aufgaben im Vordergrund:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Überblick über die operative Projektkontrolle ^[19]

1.4.3. Informationsversorgung mit Berichten und Kennzahlen

Entscheidend für die Steuerung und Kontrolle des Projektes ist die Qualität der Informationsbereitstellung. Die Daten sollten aktuell, empfängerbezogen und entscheidungsorientiert sein.^[20] Je ein Beispiel für einen exemplarischen Fortschrittsbericht und möglichen projektbezogener Kennzahlen sind in Anlage 3 und 4 nachschlagbar.

Jeder Bericht sollte folgende Informationen für die Berichtsempfänger enthalten:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Beschreibung eines Berichtes

[...]

^[1] Auch als ERP-System bezeichnet.

^[2] Je nach Studie und Begriffsabgrenzung schwanken die Zahlen der in Deutschland angebotenen ERP-Systeme zwischen 100 und 200.

^[3] Norm DIN 69900.

^[4] Fiedler (2005), S. 7.

^[5] Nachfolgend vgl. Lent (2003), S. OM-2 ff..

^[6] Vgl. Alpar et all (2005), S. 299.

^[7] Heinrich (2002) S. 202.

^[8] Nachfolgend vgl. Heinrich (2002) S. 202 ff..

^[9] Vgl. Heinrich (2002) S. 202 ff..

^[10] Nachfolgend Heins, Eberhard; Zehn Schritte zum Projekterfolg, 03.04.2005, URL: http://www.computerwoche.de/hp_cw_mittelstand/prozesse_und_organisation/561849/index2.html .

^[11] Disterer (2003), S. 397.

^[12] Nachfolgend vgl. Lent (2003), S. ZVM-32 ff..

^[13] Vgl.: Fiedler (2005), S. 33.

^[14] Nachfolgend vgl. Heinrich (2002) S. 206.

^[15] Fiedler (2005), S. 23.

^[16] Fiedler (2005), S. 79.

^[17] Vgl. Fiedler (2005), S. 83.

^[18] Vgl. Fiedler (2005), S. 139.

^[19] Fiedler (2005), S. 139, Abb. 105.

^[20] Vgl. Fiedler (2005), S. 169.