Im Buch wird die Vorgehensweise bei der Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (kurz ERP-System) im Rahmen eines Projektes in klein- und mittelständischen Unternehmen beschrieben.
Jedes Unternehmen muss die eigenen Ressourcen möglichst effizient einsetzen. Dabei kann Anwendungssoftware unterstützend helfen. Aufgrund der Kostenvorteile gegenüber der Individualsoftware wird dabei häufig auf verfügbare Standardsoftware zurückgegriffen, sofern das Unternehmen sich diese finanziell leisten kann. In dem Buch wird vorausgesetzt, dass die Entscheidung für den Einsatz eines ERP-Systems bereits gefallen ist. Insbesondere sollen sich Dritte mit diesem Buch einen ersten Überblick über die verschiedenen Projektphasen einer Standardsoftwareeinführung verschaffen können. Der Schwerpunkt liegt vor allem im Bereich der vorbereitenden Aufgaben und der Auswahl sowie der Konfiguration des ERP-Systems.
Inhaltsverzeichnis
1. Projektgrundlagen und Bedarfsanalyse
1.1. Einrichtung des Projektes
1.2. Erstellung eines Projektplans
1.3. Kalkulation der Projektkosten
1.4. Projektcontrolling
1.4.1. Informationsbedürfnis des Controllers
1.4.2. Operative Projektkontrolle
1.4.3. Informationsversorgung mit Berichten und Kennzahlen
1.5. Istanalyse durch die Untersuchung von Prozessen und Strukturen
1.6. Sollkonzepterstellung durch Prozess- und Strukturreorganisation
1.7. Ermittlung und Gewichtung der Anforderungen an das ERP-System
1.7.1. Integrationsgegenstand
1.7.2. Integrationsrichtung
1.7.3. Integrationsreichweite
1.7.4. Automatisierungsgrad
1.8. Erstellung eines Anforderungsprofils und des Kriterienkataloges
1.9. Lastenheft und Pflichtenheft
2. Vorauswahl von Standardsoftware
2.1. Analyse des Marktangebots von Enterprise-Resource-Planning-Systemen
2.2. Evaluierung der Angebotserfüllung
2.3. Einladung der Softwareanbieter zu Vorgesprächen und Demonstrationen
2.4. Kalkulation der Aufwendungen für die Standardsoftware
3. Endauswahl von Standardsoftware
3.1. Testinstallationen im Unternehmen
3.2. Durchführung von Teilbereichtests mit aktuellen Daten
3.3. Systemtests
3.4. Nachverhandlungen mit dem Standardsoftwareanbieter
3.5. Vorbereitung einer Entscheidungsvorlage
3.6. Auswahl der Standardsoftware durch die Unternehmensführung
4. Einführung der Standardsoftware
4.1. Gestaltung des Vertrages mit dem Softwareanbieter
4.2. Terminliche Fixierung des Einführungskonzeptes
4.3. Überprüfung und Beschaffung der Hardware und der Systemsoftware
4.4. Ausarbeitung des Schulungskonzeptes und Einbindung der Mitarbeiter
4.5. Installation der Software
4.6. Customizing und Parametrisierung der Standardsoftware
4.7. Schulung der Nutzer
4.8. Datenmigration und Datenpflege
5. Betrieb der Standardsoftware
6. Trends im Standardsoftwarebereich
7. Zusammenfassung
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der systematischen Vorgehensweise bei der Einführung eines komplexen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) in klein- und mittelständischen Unternehmen als Projekt. Ziel ist es, Dritte durch die Darstellung der verschiedenen Projektphasen zu unterstützen und die zentralen Erfolgsfaktoren für eine effiziente Implementierung aufzuzeigen.
- Grundlagen des Projektmanagements für ERP-Einführungen.
- Methoden zur Bedarfsanalyse und Erstellung eines Anforderungsprofils.
- Strategien zur Vorauswahl und Endauswahl von Standardsoftware.
- Aspekte der Implementierung, wie Datenmigration, Schulung und Customizing.
- Projektcontrolling zur Sicherstellung des Projekterfolgs.
Auszug aus dem Buch
1.5. Istanalyse durch die Untersuchung von Prozessen und Strukturen
Um den Nutzen einer Software einschätzen zu können, ist es wichtig, möglichst detaillierte Aussagen zu den Arbeitsabläufen und den damit verbundenen Informationsflüssen im Unternehmen zu besitzen. In der Vorbereitungsphase für eine ERP-Einführung ist es daher sehr wichtig, die im Unternehmen vorhandenen Strukturen sowie die ablaufenden Prozesse und Aufgaben zu erfassen und zu analysieren. Im Anschluss sollten die durch die SSW abzubildenden Geschäftsprozesse festgelegt werden. Diese sind für das Pflichtenheft in Punkt 1.9. und die Auswahl der SSW in Punkt 2.2. wichtig.
„Oft ist die Informationsgewinnung und -verteilung über alle Abteilungen hinweg entlang der Geschäftsprozesse nur schwach integriert. Umso wichtiger ist ein vollständiges Bild davon, welche Informationen wo entstehen, wie sie erfasst werden und wer diese im Prozess wie verwendet. Nur so kann das Zusammenspiel des Ganzen effizienter organisiert werden.“
Wird die Analyse nicht gründlich und detailliert genug durchgeführt, so kommt es im späteren Projektverlauf zu falschen Entscheidungen. Beispielsweise werden zusätzliche Softwaremodule gekauft, obwohl diese eigentlich nicht notwendig gewesen wären. Im Gegensatz dazu werden notwendige Module vielleicht nicht oder nur unterdimensioniert geordert.
Am Ende dieser Phase können die Abläufe im Unternehmen anhand von ereignisgesteuerten Prozessketten, die aus den einzelnen Geschäftsprozessen bestehen, nachvollzogen werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Projektgrundlagen und Bedarfsanalyse: Dieses Kapitel behandelt die Definition des Projekts, die Projektplanung sowie die initiale Erfassung von Unternehmensprozessen und Anforderungen an das ERP-System.
2. Vorauswahl von Standardsoftware: Hier werden Methoden zur Analyse des Marktangebots sowie die Evaluierung von Angeboten anhand von Kriterienkatalogen beschrieben, um die Anzahl der Anbieter einzugrenzen.
3. Endauswahl von Standardsoftware: Fokus liegt auf der praktischen Erprobung durch Testinstallationen und Systemtests sowie der Vorbereitung einer fundierten Entscheidungsvorlage durch die Unternehmensführung.
4. Einführung der Standardsoftware: Dieses Kapitel erläutert die praktische Implementierung, inklusive Vertragsgestaltung, Hardwarebeschaffung, Schulung der Mitarbeiter, Customizing und der kritischen Phase der Datenmigration.
5. Betrieb der Standardsoftware: Die Phase des laufenden Betriebs konzentriert sich auf die notwendige Wartung und kontinuierliche Aktualisierung des Systems zur Erhaltung des Wettbewerbsvorteils.
6. Trends im Standardsoftwarebereich: Ein Überblick über Marktentwicklungen wie Konzentrationstendenzen und die wachsende Bedeutung von Open-Source-ERP-Systemen.
7. Zusammenfassung: Die Arbeit resümiert die Bedeutung eines adäquaten Projektmanagements und Controllings für den Erfolg einer ERP-Einführung.
Schlüsselwörter
ERP-System, Standardsoftware, Projektmanagement, Projektcontrolling, Bedarfsanalyse, Geschäftsprozesse, Anforderungsprofil, Lastenheft, Pflichtenheft, Nutzwertanalyse, Customizing, Datenmigration, Implementierung, KMU, Informatiklösung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit thematisiert die methodische Vorgehensweise bei der Einführung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) in klein- und mittelständischen Unternehmen unter Berücksichtigung eines strukturierten Projektmanagements.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die zentralen Felder umfassen die Projektplanung, Bedarfsanalyse, die Software-Auswahl (Vorauswahl und Endauswahl), die praktische Einführung sowie das begleitende Projektcontrolling.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, dem Leser einen umfassenden Überblick über die notwendigen Projektphasen bei der ERP-Einführung zu geben und die Bedeutung einer gründlichen Vorbereitung hervorzuheben.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse zu Management- und Wirtschaftsinformatik-Standards, ergänzt durch die Darstellung praxisnaher Verfahren wie der Nutzwertanalyse und Prozessmodellierung.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden detailliert die Projektphasen von der Initiierung und IST-Analyse über die Auswahl der Software bis hin zur technischen Installation und Mitarbeiterschulung beschrieben.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind ERP-Einführung, Projektmanagement, Lasten- und Pflichtenheft, Prozessoptimierung und Kriterienkataloge für die Softwareauswahl.
Warum ist die Unterscheidung zwischen Lastenheft und Pflichtenheft wichtig?
Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers die Anforderungen an die Leistung, während das Pflichtenheft die Realisierung dieser Anforderungen durch den Auftragnehmer konkretisiert.
Welche Rolle spielt das Projektcontrolling bei der ERP-Einführung?
Das Projektcontrolling dient der kontinuierlichen Überprüfung des Projektfortschritts (Termine, Kosten, Qualität), um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und steuernd einzugreifen.
- Citation du texte
- Dipl.-Betriebswirt (FH) Toni Albrecht (Auteur), 2006, Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP-System) bei klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU), Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/127415
