Sammlung diverser Berichte - Band I: Wirtschaftlichkeits- und Organisationsanalyse des innerbetrieblichen Hol- und Bringedienstes eines Großklinikums

NHALTSANGABE

REIHE SAMMLUNG DIVERSER BERICHTE

1 EINLEITUNG
1.1 DAS PROJEKT
1.2 PROJEKTDURCHFÜHRUNG UND ZEITPLAN
1.3 SCHNELLÜBERSICHT DER WESENTLICHEN ERGEBNISSE

2 PRÜFUNGSBERICHT
2.1 ALLGEMEINE INFORMATIONEN
2.2 GRUNDSTÜCKS - UND GEBÄUDESITUATION
2.3 TRANSPORTFAHRZEUGE
2.4 PERSONAL
2.4.1 PERSONALSTRUKTUR DES HOL- UND BRINGEDIENSTES
2.4.2 PERSONALKOSTEN
2.4.3 AUSFALLZEITEN
2.5 VORGEHENSWEISE UND METHODIK
2.5.1 BEOBACHTUNGSZEITRAUM DER ANALYSE
2.5.2 BEDARFSSTELLEN / LAGERORTE
2.5.3 ABLAUFPLÄNE
2.5.4 ERHEBUNGSBOGEN ( DATENBLATT )
2.5.4.1 Aufbau
2.5.4.2 Zeitfeld
2.5.4.3 Auswertung
2.6 ERFASSUNG DES IST-Z USTANDES
2.6.1 GÜTER- UND WARENTRANSPORT
2.6.1.1 Hauptklinikum
2.6.1.2 Außenkliniken
2.6.1.3 Extratouren / Sondertätigkeiten
2.6.2 KRANKENTRANSPORT
2.6.2.1 Krankentransport Hauptklinikum
2.6.2.2 Krankentransport Außenkliniken
2.6.2.3 Externe Krankentransportleistungen
2.6.3 LABOR
2.6.3.1 Laborprobenkurierdienst
2.6.3.2 Laborprobenbote
2.6.4 KRANKENBLATTKURIERDIENST
2.6.5 STERILGUTVERSORGUNG
2.6.6 POSTZUSTELLUNG
2.7 SCHWACHSTELLEN
2.7.1 GÜTER- UND WARENTRANSPORT
2.7.2 KRANKENTRANSPORT
2.7.3 LABOR
2.7.4 KRANKENBLATTKURIERDIENST
2.7.5 STERILGUTVERSORGUNG
2.7.6 POSTZUSTELLUNG

3 SOLLKONZEPT
3.1 GÜTER - UND WARENTRANSPORT
3.2 KRANKENTRANSPORT
3.2.1 HAUPTKLINIKUM
3.2.2 AUßENKLINIKEN
3.3 LABOR
3.3.1 LABORPROBENKURIERDIENST / LABORPROBENBOTE
3.4 KRANKENBLATTKURIERDIENST
3.5 STERILGUTVERSORGUNG
3.6 POSTZUSTELLUNG
3.7 ORGANISATION
3.8 PERSONALENTWICKLUNG
3.8.1 PERSONALSTRUKTUR UND PERSONALBEDARF
3.8.2 PERSONALKOSTEN

4 RESÜMEE ( SCHLUßBETRACHTUNG )

1 Einleitung

1.1 Das Projekt

Gegenstand des Auftrages ist die „Wirtschaftlichkeits- und Organisationsanalyse des inner-betrieblichen Hol- und Bringedienstes der Klinikum XXXXXXXXXX GmbH“. Aufbauend auf den Ergebnissen der Ist-Erfassung war eine Sollkonzeption zu entwickeln. Diese sollte sowohl kurz- als auch langfristige Maßnahmen beinhalten. Unter Berücksichtigung der Leis-tungsfähigkeit der zu untersuchenden Bereiche, steht als Ziel

- die Optimierung der organisatorischen Abläufe und
- die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

im Vordergrund.

Zur Zeit versorgt der Hol- und Bringedienst 142 Abladestellen innerhalb des Hauptklinikums; darüber hinaus sind weitere Außenstellen im Stadtgebiet XXXXXXXXXX mit 60 Ablade-stellen zu bedienen. Der Dienstart " Hol- und Bringedienst " sind die Bereiche

- Güter- und Warentransport,
- Krankentransport,
- Laborprobenkurierdienst,
- Krankenblattkurierdienst,
- Sterilgutversorgung und
- Postzustellung

zugeordnet. In diesen Bereichen werden zur Zeit 46 Personen beschäftigt.

Nicht zum Untersuchungsumfang gehörten die dem Hol- und Bringedienst zugeordneten Be-reiche „Pkw-Fahrer“ und „Kfz-Werkstatt“, sowie der dem Labor unterstehende „Labor-probenbote“ für Cito-Analysen. Da im Laufe unserer Untersuchung einige Interdependenzen zum Laborprobenkurierdienst des Hol- und Bringedienstes deutlich wurden, sah sich der Auf-traggeber - im Hinblick auf die Gesamtkonzeption des Hol- und Bringedienstes - veranlaßt, auch diesen Bereich in den Untersuchungsauftrag mit aufnehmen zu lassen.

Dieser „Laborprobenbotendienst“ ist dem Bereich des Laboratoriums organisatorisch direkt unterstellt und verfügt über ein Potential von 6 Mitarbeitern, die in einem 3-Schicht-Modus einen 24-Stunden-Service leisten.

Grundsätzlich gilt für den innerbetrieblichen Transportdienst der Charakter einer Dienst-leistung, d.h. er verursacht Kosten und trägt im Regelfall nicht zur Produktivitätssteigerung bei. Ein funktionierender Transportdienst führt aber jedoch zum Fließen des Materials und si-chert eine termingerechte Ver- und Entsorgung der hauseigenen Bedarfsstellen. Ziel eines in-nerbetrieblichen Transportdienstes ist es, bei geringstmöglichem Einsatz von Mensch und Technik einen optimalen Servicegrad zu erreichen. Im Hinblick hierauf haben wir in der Kli-nikum XXXXXXXXXX GmbH eine Analyse des Hol- und Bringedienstes durchgeführt, de-ren Ergebnis in Form dieser Dokumentation vorliegt.

1.2 Projektdurchführung und Zeitplan

Die Untersuchung wurde Ende Oktober 1995 begonnen. Nach der Erstellung von Arbeits-ablaufplänen für die verschiedenen Ver- und Entsorgungsbereiche der Klinikum XXXXXXXXXX GmbH, wurden diese Informationen Anfang November in die Erhebungs-bögen ( Aufnahmelisten ) übertragen. Danach erfolgte eine Istaufnahme des Auftragnehmers auf dem Gelände des Klinikums über einen Zeitraum von 4 Wochen. Um eine größere Pla-nungssicherheit zu erhalten, wurden nochmals zusätzliche Daten gegen Ende Januar 1996 er-hoben.

Zwischenberichte zum jeweiligen Stand der Erhebung wurden dem Auftraggeber schriftlich und mündlich sowohl gegen Ende November als auch im Dezember übergeben und jeweils die weitere Vorgehensweise mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Im Januar / Februar 1996 wurde der Entwurf des Prüfungsberichtes gefertigt und Ende Feb-ruar 1996 dem Klinikum vorgelegt bzw. die Ergebnisse den Betroffenen vorgestellt.

Den Projektverlauf ( Soll-Ist ) wird auf Seite 7 Abbildung 1: Zeitplan dargestellt.

Der zeitliche Ablauf der Prüfung ergibt sich aus folgenden Daten:

August 1995 Auftragserteilung September 1995 Auftragsplanung, Erstellen der Fragebögen

04.10.1995 Anforderung von Leistungsdaten, Übergabe der Erhebungsbögen an den Auftraggeber

24.10.1995 Beginn der vor-Ort-Arbeiten, Durchsprache der weiteren Vorgehensweise und Ab-stimmung des Auftrages sowie Vor-bereitung und Vorstellung des Teams

44. KW 1995 Erstellung der Datenblätter für die Istauf-nahme in Zusammenarbeit mit den Mit-arbeitern des Hol- und Bringedienstes

45. - 49. KW 1995 Istaufnahme (Transportbegleitung vor Ort)

21.11.1995 1. Darstellung der zu erwartenden Prü-fungsergebnisse / Abstimmung der weiteren Vorgehensweise / Anforderung weiterer Leistungszahlen

23.11.1995 Schriftliche Auftragserweiterung für die vertiefende Untersuchung des Labor-probenbotendienstes und Teile des Hol- und Bringedienstes.

21.12.1995 Darstellung der zu erwartenden Prüfungs-ergebnisse

4.KW 1996 Vertiefende Istaufnahme im Zuge der Auf-tragserweiterung

20.02.1996 Verspätete und unvollständige Rück-sendung angeforderter Leistungsdaten vom 26.01.1996 und 13.02.1996.

23.02.1996 Darstellung der wesentlichen Ergebnisse vor der Klinikumsleitung / Anforderung weiterer Leistungsdaten

05.03.1996 Teilweise Zusendung der am 23.02.1996 angeforderten Unterlagen

13. KW 1996 Abgabe des Berichtsentwurfes

14. / 15. KW 1996 Stellungnahme des Auftraggebers zum Be-richtsentwurf. Seitens des Auftraggebers wurde keine Stellungnahme zum Berichts-entwurf abgegeben.

25. April 1996 Präsentation der wesentlichen Ergebnisse vor der Klinikumsleitung, Vertretern des Personalrates und Mitarbeitern des Hol-und Bringedienstes

18. bis 20. KW Erstellung des Endberichts und Übergabe an den Auftraggeber

Die Unterstützung seitens der Mitarbeiter des Hol- und Bringedienstes waren - bis auf wenige Ausnahmen - nicht zu beanstanden. Die von uns benötigten Auskünfte wurden im wesentli-chen erteilt. Allerdings mußte festgestellt werden, daß ein Teil der von uns angeforderten In-formationen von einigen Bereichen nicht in der benötigten Form und vor allem nicht fristge-recht abgegeben wurden, so daß unsererseits teilweise erhebliche Nachfragen und Plausibili-tätsprüfungen notwendig wurden.

Insgesamt waren die Mitarbeiter der WiG consult GmbH 46 Mann-Tage vor Ort mit der Er-hebung, Klärung der Datenlage, Klärung von Unplausibilitäten und Erfassung der Zusam-menhänge beschäftigt.

Während unserer detaillierten IST-Analysen wurden die uns überlassenen Prüfungsunterlagen durch unsere Mitarbeiter vor Ort gesichtet und die ersten Ergebnisse durch ausführliche Ge-spräche mit den Mitarbeitern und durch Begehungen weiter erarbeitet und vertieft.

Bewußt wurde auf die Namensnennung der Mitarbeiter in den Erhebungsbögen verzichtet, um Anhäufungen von Pausen- oder sonstigen Fehlzeiten nicht personenbezogen darzustellen.

Den durch die verspätete Abgabe der von uns angeforderten Unterlagen entstandene Zeitver-zug führte dazu, daß der Berichtsentwurf nicht - wie ursprünglich geplant - in der 8. KW (sie-he Zeitplan Soll) vorgelegt werden konnte, sondern nur eine Ergebnispräsentation vorge-nommen werden konnte. Der Zeitverzug, der durch die verspätete Datenlieferung entstand, war von uns nicht kalkuliert und verursachte aufgrund notwendiger Plausibilitätsprüfungen einen erheblichen Mehraufwand. Einen Teil der entstandenen Zeitverzögerungen konnten wir allerdings wieder aufholen.

Während unserer detaillierten IST-Analysen wurden die uns überlassenen Prüfungsunterlagen durch unsere Mitarbeiter vor Ort gesichtet und die ersten Ergebnisse durch ausführliche Ge-spräche mit den Mitarbeitern und durch Begehungen weiter erarbeitet und vertieft. Beim Auf-treten spezieller Fachprobleme wurden Fachberater aus dem Bereich Laboratoriumsmedizin, Organisation und Verwaltung sowie Betriebswirtschaft hinzugezogen. Die Aufgabe dieser Fachberater bestand vorwiegend darin, die vom Klinikum vorgelegten Daten sowie die von unseren Mitarbeitern vor Ort erarbeiteten Ergebnisse fachlich kritisch zu würdigen und hierzu ihre Meinung abzugeben. Dazu war es nicht erforderlich, daß alle diese Fachberater vor Ort tätig werden mußten, zumal die vor Ort tätigen Mitarbeiter die noch zu klärenden Detailfragen zur Sprache gebracht haben.

Die sich aus der Prüfung ergebenden Feststellungen und Ergebnisse wurden im Kreise unserer Fachberater und den beim Auftraggeber verantwortlichen weiteren Beratern und Projektleiter sehr kontrovers diskutiert. In diesen Diskussionen wurden mehrere Vorgehensweisen, z.B. für die Umsetzung bzw. die angewandten Bewertungsmaßstäbe, kritisch hinterfragt und auf Prak-tikabilität hin überprüft. In unserem internen Meinungsbildungsprozeß kamen wir dann zu der in diesem Bericht dargelegten Auffassung. Die nachfolgend dargestellten Ergebnisse stellen somit nicht immer die persönliche Meinung des jeweiligen Fachberaters dar, sondern sind die allein maßgebende Meinung des Gutachters, nämlich der WiG consult GmbH.

Den nachfolgenden Bericht haben wir so aufgebaut, daß zunächst eine Übersicht der wesent-lichen Kennzahlen erfolgt. Anschließend erfolgt eine Zusammenfassung der wesentlichen Er-gebnisse und deren finanziellen Auswirkungen, wobei wir hierbei auch den zeitlichen Vor-schlag für die Umsetzung der einzelnen Ergebnisse empfehlen. Im Anschluß daran erfolgt dann die detaillierte Analyse der einzelnen Positionen, wobei wir über die IST-Darstellung bzw. die vorgefundene Situation jeweils individuell zum von uns vorgeschlagenen SOLL überleiten.

Im Anschluß an die Beurteilung der einzelnen Bereiche werden in Kapitel 2.7 die festgestell-ten Schwachstellen und in Kapitel 2.8 eine Zusammenfassung der von uns entwickelten Soll-konzeption dargestellt sowie die aus unserer Sicht zu treffenden notwendigen Maßnahmen zur Steigerung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Zeitplan

1.3 Schnellübersicht der wesentlichen Ergebnisse

Im Folgenden werden die in den einzelnen Kapiteln erörterten wesentlichen Verbesserungs-möglichkeiten zusammenfassend kurz skizziert und ein Zeitraum der Realisierbarkeit ange-geben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(eigene Darstellung)

Weitere Hinweise auf die einzelnen Maßnahmen, die aus der Sicht des Gutachters zwingend notwendig umgesetzt werden sollten, sind im nachfolgenden Bericht zu den einzelnen Berei-chen nachzulesen.

2 Prüfungsbericht

Als Grundvoraussetzung zur Ermittlung einer technisch, organisatorisch und wirtschaft-lich optimalen Planung ist es unbedingt erforderlich, eine Informationsbasis zu schaffen.

Unter Zuhilfenahme der Ist-Zustandsanalyse quantifiziert man die betrieblichen Rand-bedingungen, ermittelt aktuelle Kennzahlen und eventuell vorhandene Schwachstellen, um Ausgangsdaten für die spätere Planung zu schaffen.

Lösungsvorschläge können unter Berücksichtigung der so gewonnenen Erkenntnisse zur Erfüllung der Zielsetzung erarbeitet werden.

2.1 Allgemeine Informationen

Name: Klinikum XXXXXXXXXX GmbH

Anschrift: xXXXX

XXXXXXXXXX

Telefon:

Anzahl der Planbetten mehr als 1000

Beschäftigtenanzahl ca. 2.600 Personen
( gesamt ):

2.2 Grundstücks- und Gebäudesituation

Das Gelände der Klinikum XXXXXXXXXX GmbH ist ebenerdig. Der zu analysierende Be-reich im Hauptklinikum besteht aus einem nicht zusammenhängenden Gebäudekomplex (Pa-villonbauweise).

Die Wegstrecken, welche zum größten Teil erhebliche Unebenheiten ( Bodenwellen ) auf-weisen, bestehen fast ausschließlich aus Kopfsteinpflaster.

Die Verkehrsanbindung des Hauptklinikums erfolgt über die Nordxxxxxxx Straße.

Die Außenstellen (Kinder-, Frauen-, Orthopädische-, Hautklinik, Sozialpädiatrisches Zentrum und XXXXXXXXXXX) befinden sich im Stadtgebiet XXXXXXXXXX.

2.3 Transportfahrzeuge

Die nachfolgende Aufstellung¹ gibt den derzeitigen Bestand an Transportfahrzeugen im Fuhr-park wieder. (Die in Klammern gesetzte Ziffer gibt die Anzahl der jeweiligen Fahrzeuge an.)

VW-Kleinbus (2), Krankenwagen (6), Opel Kadett Kombi (3), XXX (3), Mercedes 508 D (1), Multicar (6), Elektrofahrzeug/Eidechse (4), XXXX (2), T 4 - Transporter mit Hebebühne (1), LKW (2), xxxx(1), Audi 100 (1), VW-Passat (1)

Insgesamt werden vom Fuhrpark 33 Fahrzeuge betrieben.

2.4 Personal

2.4.1 Personalstruktur des Hol- und Bringedienstes

Dem Dezernat III - Wirtschaft der Klinikum XXXXXXXXXX GmbH ist das Sachgebiet Transportdienste unterstellt, zu welchem der Hol- und Bringedienst gehört.

In diesem Bereich wird die Koordination von einem Fahrdienstleiter übernommen, dem wie-derum drei Dispatcher unterstehen, die die Einsatzabstimmung im Hauptklinikum, den Au-ßenkliniken und im Krankentransport übernehmen.

Zur Zeit entspricht die Anzahl der Beschäftigten im Hol- und Bringedienst einer Kopfzahl von 46. Diese ergibt sich aus den 45 Planstellen plus zwei Zivildienstleistenden minus einem Langzeitkranken, der als "kostenneutral" geführt wird. Sämtliche Mitarbeiter sind als Voll-zeitkräfte ( 40 Stunden pro Woche ) eingesetzt.

Das Durchschnittsalter der Beschäftigten liegt zwischen 37 und 38 Jahren.

2.4.2 Personalkosten

Die Personalkosten² für den Bereich des Hol- und Bringedienstes für das Jahr 1995 belaufen sich auf DM 2.076.069,72.

Die Personalkosten³ für den Bereich der Laborprobenboten ( 6 Mitarbeiter / -innen ) für das Jahr 1995 belaufen sich auf DM 277.824,67.

Im Bereich des Güter- und Warentransportes fielen im Untersuchungszeitraum (bis September 1995) 1.045,50 Überstunden an, die in Freizeit ausgeglichen wurden. Hochgerechnet ermitteln sich Gesamtstunden in Höhe von 1.394 Stunden und bezogen auf die Nettojahresarbeitszeit (1.672 Stunden) bzw. 0,8 Vollzeitkräfte (siehe auch 2.4.3 Ausfallzeiten, Seite 12 ).

Inwieweit in den anderen von uns untersuchten Bereichen ebenfalls Überstunden mit Freizeit-ausgleich angefallen sind, entzieht sich unserer Kenntnis, da uns hierüber trotz Nachfrage kei-ne Angaben gemacht wurden. Es ist davon auszugehen, daß zumindest im Bereich des Kran-kentransportdienstes Stunden in etwa gleicher Höhe angefallen sind.

Nachfolgend werden tabellarisch für die einzelnen Einsatzbereiche die Jahressummen als auch Durchschnittsgehälter aufgelistet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(eigene Darstellung)

Die Höhe der durchschnittlichen Personalkosten beträgt aufgerundet DM 45.445,-.

2.4.3 Ausfallzeiten

Da uns vom Klinikum keine dezidierte Statistik über die Ausfallzeit übermittelt werden konnte, waren wir gezwungen, eine sichere Ausgangsbasis zur Ermittlung der Ausfallrate und des Ausfallzeitfaktors zu finden. Wir sind hier von der „pauschal errechnenden“Metho-de „Mainzer Methode R. Eichinger“, die im Jahr 1982 entwickelt wurde und in der Zwi-schenzeit auch bei nicht vorliegender Ausfallstatistik Akzeptanz bei den Kostenträgern ge-funden hat, ausgegangen und haben diese im folgenden auch zur Anwendung gebracht. Die Berechnung dieser Ausfallrate und des Ausfallzeitfaktors stellt sich wie folgt dar:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

BRUTTO-JAHRES-ARBEITSZEIT (BJAZ)

209 Netto-Wochentage x 8,0 Std./Tag = 1.672 Std.

NETTO-JAHRES-ARBEITSZEIT (NJAZ)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Diese Methode versetzt das Klinikum künftig in die Lage, diese pauschal errechnete Aus-fallzeit, die bundesweit allgemeine Anerkennung gefunden hat, auf die tatsächlichen Ge-gebenheiten zu adaptieren. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine exakte Erfassung der individuellen Ausfallzeiten.

Wir weisen besonders darauf hin, daß - wenn die Ausfallrate das von uns zum Ansatz ge-brachte Maß übersteigt - eine kritische Hinterfragung der Tatbestände erfolgen muß, die möglicherweise zu dieser Erhöhung geführt haben.

2.5 Vorgehensweise und Methodik

Bei der Durchführung der an die WiG consult GmbH übertragenen Untersuchung gehen wir in mehreren abgestuften Arbeitsschritten bzw. innerhalb dieser Arbeitsschritte phasenweise vor. Diese Vorgehensweise gewährleistet nicht nur die Überschaubarkeit des Projektes, sondern gibt dem Auftraggeber die Möglichkeit, schon vor Ablauf der gesamten Untersuchung sehr frühzeitig den Arbeitsablauf beeinflussende Maßnahmen einzuleiten. Dadurch wird eine zeit-nahe und ergebnisorientierte Realisierung ermöglicht.

2.5.1 Beobachtungszeitraum der Analyse

Der Hol- und Bringedienst wurde über einen Zeitraum von 7 Mann-Wochen⁴ durch eine di-rekte Datenerfassung ( Totalanalyse ) begleitet. Hierbei hat man die Möglichkeit, Mitarbeiter direkt und schnell zu befragen. Randbedingungen, die ansonsten nur schwer oder nicht sofort zu erkennen sind, werden aufgezeigt. Ferner erhält man durch die eigene körperliche Erfas-sung des Ist-Zustandes nicht nur die aktuellen Daten, sondern lernt auch die einzelnen Berei-che mit ihren Problemen kennen.

Die Tabelle „ Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. “ erfasst mit einem Blick sämtliche von WiG consult GmbH aufgenommenen Touren erfaßt. Die in der Tabelle verwendeten Kürzel finden direkt darunter in der Legende ( incl. einiger Beispiele ) ihre Er-klärung. Insgesamt wurden über 30 Touren begleitet.

Die Auswahl der Touren erfolgte in Absprache mit der Fuhrparkleitung. Weiterhin wurden je-ne Touren näher begutachtet, die nach unserem Ermessen einer eingehenderen Studie be-durften.

Eine stichprobenhafte Erhebung dieser Größenordnung hat nicht das Ziel, sämtliche Probleme in ihrer ganzen Bandbreite zu erfassen. Vielmehr werden die Bereiche betrachtet, die gewisse Auffälligkeiten zeigen. Auch erhält oftmals das Ergebnis einer Analyse nicht wesentlich mehr Aussagekraft, wenn Touren mehrmals „begleitet“ werden. Häufig wird erst gegen Ende einer Untersuchung festgestellt, daß man bestimmten Bereichen eine höhere Tiefenschärfe ver-leihen möchte und festgelegt, wie man dabei konkret vorgehen möchte.

2.5.2 Bedarfsstellen / Lagerorte

Um sich einen Überblick über die gewachsenen Abläufe innerhalb eines Betriebes zu ver-schaffen, wurden zunächst alle Ver-/ Entsorgungsstellen und Lagerorte des Hauses ermittelt, die der Hol- und Bringedienst im Laufe des Tages ansteuert.

Auf eine Auflistung der Ver- und Entsorgungsorte wird an dieser Stelle verzichtet, da sich sämtliche Örtlichkeiten in den Ablauflisten und Erhebungsbögen im Anhang finden lassen.

Nebenstehend sind lediglich die

Lagerorte aufgeführt . (eigene Dar-stellung) Wo lagert was ?

Haus 5 - Zentrallager ( Wareneingang )

Küche, ehemalige

Bürobedarf

Verbandstoffe

Wirtschaftsgüter ( Putz-, Reinigungsmittel, WC-Papier, etc. )

Küche, ehemalige ( Keller )
Filmmaterial

Verbandstofflager

Seminargebäude
Geschirr

Medizintechnik

Haus 11 - Apotheke
Apotheke

Laborbedarf

Wäscherei

Frischwäsche

Schmutzwäsche

Nach der Ermittlung der An-lieferungspunkte, haben wir die einzelnen Örtlichkeiten in ein Verhältnis zueinander gesetzt und erhielten so die sogenannten Ab-laufpläne (siehe Kapitel 2.5.3, Seite 15).

2.5.3 Ablaufpläne

Da diese Ablaufpläne zeitneutral sind und keinerlei Aufschluß über eingesetzte Transport-hilfsmittel⁵, bewegte Stückzahlen etc., geben, haben wir einen Erhebungsbogen (Datenblatt) erstellt (siehe Kapitel 2.5.4, Seite 18).

Das Beispiel eines Ablaufplanes ist auf Seite 17 ( Abbildung 2 ) zu finden.

Der prinzipielle Aufbau ist bei allen Ablaufplänen nahezu identisch. Im Kopfbereich befindet sich der Name der jeweiligen Tour. Danach wird die Aktion näher beschrieben, die für die nachfolgenden Versorgungsorte relevant ist.

In diesem Fall findet man den Hinweis:

Aktion

> siehe Plan der Materialausgaben

( Bereich Außenkliniken )

Da man in der Klinikum XXXXXXXXXX GmbH zeitlich versetzte Versorgungszyklen (Hauptklinikum / Außenkliniken) vorfindet, richtet sich die jeweilige Aktion nach einem be-stimmten Schema, welches näher im Kapitel 2.6.1.1.1, Seite 23 erläutert wird.

Die einzelnen Versorgungsorte werden durch Ablaufpfeile miteinander verbunden. Sollten die Pfeile eine gestrichelte Linie besitzen, deutet dies auf eine „Kann-Funktion“ hin, d.h. daß eine Aktionskette mehrmals hintereinander ablaufen kann.

Bei dem Hinweis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 (eigene Darstellung)

2.5.4 Erhebungsbogen ( Datenblatt )

Um die Vorgehensweise der Mitarbeiter im Hol- und Bringedienst minutiös erfassen zu kön-nen, wurde speziell für diesen Bereich ein Datenblatt erstellt. Wie bereits im Vorfeld erläutert, werden die verschiedenen Touren durch die jeweiligen Ablaufpläne dargestellt. Diese zu-nächst schematische Darstellungsform wird nun in einen Erhebungsbogen transformiert.

Die Anlaufstellen (Ver- / Entsorgungsstellen und Lagerorte) sind auf den Datenblättern zu finden.

Die Erhebungsbögen waren die Grundlage zur späteren genauen Auswertung der einzelnen Touren und geben sowohl deren Stärken als auch Schwächen wieder.

2.5.4.1 Aufbau

Im Kopfbereich des Erhebungsbogens sind zunächst die Daten zu erkennen, die ein schnelles Zuordnen des Blattes erlauben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Teilausschnitt eines Erhebungsbogens (eigene Darstellung)

Auf der Y-Achse befinden sich unter der Bezeichnung „ORT“ die jeweiligen Ver- und Ent- sorgungsstellen.

Auf der X-Achse verläuft durch das gesam-te Datenblatt ein Zeitstrahl im 60-Minuten-Takt.

Aufgrund des ORTES und der Zeitachse läßt sich der gesamte Weg, den der Hol- und Bringe-dienst absolviert hat, nachvollziehen.

[...]

---

¹ Angaben lt. Hr. Kaxxxx ( Fuhrparkleiter ) vom 22.01.1996

² Angaben lt. Fr. Dr. Bartxxxx (Personaldezernentin ) vom 28.12.1995: Jahresgehalt incl. Weihnachts- und Ur-laubsgeld

³ Angaben lt. Fr. Dr. Bartxxxx (Personaldezernentin ) vom 16.02.1996: Jahresgehalt incl. Weihnachts- und Ur-laubsgeld

⁴ Diese Angabe ist nicht identisch mit „Zeitwochen“. Beispiel: In einer „Zeitwoche“ können zwei, drei oder mehr „Mann-Wochen“ abgearbeitet werden. Dies be deutet, daß mehrere Personen zeitparallel eingesetzt werden.

⁵ Transporthilfsmittel können sein: Kisten, Paletten, etc.