Auswahl und Einführung von betrieblichen Anwendungssystemen (ERP-Systemen)

Inhaltsverzeichnis

1. Übernahme eines bekannten ERP-Systems oder doch eine eigene Lösung?
1.1 Problemstellung und Motivation
1.2 Methodisches Vorgehen und Aufbau der Arbeit

2. Theoretische Grundlagen
2.1 Unternehmenssoftware
2.2 Begriffsabgrenzung ERP, ERP-II und Warenwirtschafts-System
2.3 Partner Relationship Management
2.4 Methodische Vorgehensweise zur Auswahl eines ERP-Anbieters
2.4.1 REFA-Planungssystematik zur Auswahl eines ERP-Anbieters
2.4.2 Pflichtenhefterstellung
2.4.3 Weitere Methoden
2.5 Marktlage ERP-Anbieter
2.6 ERP-Systeme bei kleinen und mittelständischen Unternehmen

3. Handlungsempfehlung für die AuFot GmbH
3.1 Unternehmensgröße als Evaluationskriterium
3.2 Leistungs- und Lenkungsflüsse als Evaluationskriterium
3.3 Vorgehensweise zur Auswahl eines geeigneten Software-Systems
3.3.1 Branchenlösung
3.3.2 Individuallösung
3.3.3 Open-Source-Software

4. Prozessoptimierung der AuFot GmbH
4.1 Ausgangsmodell
4.2 Modell ohne Lagerhaltung
4.3 Modell ohne Lagerhaltung mit Umstrukturierung AuFot GmbH
4.4 Praxisbeispiel Amazon

5. Fazit

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Übernahme eines bekannten ERP-Systems oder doch eine eigene Lösung ?

1.1 Problemstellung und Motivation

Das fiktive Szenario der AuFot GmbH, die ein neues ERP-System (Enterprise Resource Planning) einführen will, ist geprägt durch die Aussage, dass „viele Systeme nicht das halten, was sie versprechen“. Daher entscheidet sich der Geschäftsführer des Handelsunternehmens dafür, das als funktionierend bekannte System eines befreundeten Geschäftsführers aus der Stahlindustrie (StahlProd GmbH) zu übernehmen.

Es stellt sich die Frage, ob ERP-Systeme universell in jedem Unternehmen ökonomisch sinnvoll eingesetzt werden können.

1.2 Methodisches Vorgehen und Aufbau der Arbeit

Diese Arbeit beschäftigt sich mit der Auswahl der Software zur „Planung der Verwendung von Unternehmensressourcen“ (Becker, Richter und Winkelmann 2008)^[1] an sich und den zu berücksichtigenden Kriterien für eine erfolgreiche Implementierung im Unternehmen.

Die Begriffserläuterungen sowie der Überblick zur Marktlage der ERP-Anbieter in Kapitel 2 leiten über zur Analyse der zu treffenden Unternehmerentscheidung. In Kapitel 3 entwickeln wir einen Lösungsvorschlag, der die Ansprüche an ein ERP-System für die AuFot GmbH beinhaltet.

Diese Handlungsempfehlung soll belegen, dass eine methodische Vorgehensweise bei der Auswahl von Unternehmenssoftware ein wesentlicher Schlüssel für die erfolgreiche Einführung von ERP-Software und die Voraussetzung für die kosteneffiziente Nutzung ist.

Kapitel 4 zeigt anhand unternehmensinterner Umstrukturierungen auf, welche Möglichkeiten mit der Anpassung der Geschäftsvorgänge einhergehen können.

2. Theoretische Grundlagen

2.1 Unternehmenssoftware

Laudon, Laudon und Schoder stellen in „Wirtschaftsinformatik – Eine Einführung“ die umfassende Anwendungsbreite von Unternehmenssystemen dar. Systeme zur Planung der Ressourcenverwendung integrieren die wichtigsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens in ein einziges Softwaresystem, so dass Informationen nahtlos durch das Unternehmen fließen können und Koordination, Effizienz und Entscheidungsfindung verbessert werden^[2].

Die Systeme unterstützen bei der Datenerhebung sowie bei der Datenverwendung die folgenden Bereiche:

- Finanzwesen und Buchhaltung
- Personalwesen (HRMS)
- Herstellungs- und Produktionswesen (PPS, SCM)
- Verkauf und Marketing (CRM, SRM/PRM)

Trotz der Fähigkeit, sich an die Unternehmensgrößen anzupassen, fehlt bis heute eine universelle, für alle Branchen einsetzbare ERP-Softwarelösung, da es kaum möglich ist die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Betriebe abzudecken.

Oftmals müssen Standardsoftware-Pakete stark individualisiert werden, wobei es zu Komplikationen und somit zu schweren wirtschaftlichen Schäden kommen kann, wenn die Einführung des Systems scheitert^[3]. Es gilt also bei der Einführung eines ERP-Systems eine umfassende Bedarfsermittlung durchzuführen, bevor ein Unternehmen sich für eine bestimmte ERP-Software entscheidet.

2.2 Begriffsabgrenzung ERP, ERP-II und Warenwirtschafts-Systeme

Die Grenzen zwischen den angesprochenen Systembezeichnungen sind zunehmend fließend. Waren die ERP-Systeme der Vergangenheit in sich geschlossene Systeme, die unternehmensintern die wichtigsten Bereiche wie Produktion, Absatz und Finanzen abdeckten, brachte die zunehmende Vernetzung neue Anforderungen und Möglichkeiten mit sich.

Mit Software, die man als ERP-II bezeichnet, versucht man nun nicht mehr nur die internen Prozesse abzubilden, sondern darüber hinaus alle externen Abläufe – etwa Lieferketten (Supply Chain Management-SCM) – an das System anzubinden. Dies ermöglicht unternehmensübergreifende Kommunikation und Kooperation bei Datenerfassung und Datenverwendung und somit eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse aller beteiligten Unternehmen.

Durch die fortschreitende Vernetzung der IT-Systeme hat sich eine Abgrenzung zwischen ERP und ERP-II nicht in dem Maße durchgesetzt, wie man es sich erhofft hatte. Es fehlt eine einheitliche Definition und viele Anbieter verwenden den Begriff ERP-II lediglich als Marketinginstrument^[4].

Die nachfolgende Grafik stellt die theoretischen Konzepte von ERP- und ERP-II-Systemen gegenüber. Die unter ERP genannte „geschlossene und monolithische Struktur“ kann mit der zunehmenden Bedeutung von Onlinekommunikation und –handel als veraltet angesehen werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Warenwirtschaftssysteme weisen im Wesentlichen die selben Fähigkeiten auf wie ERP-Systeme. Lediglich die Produktionskomponente ist nicht integriert. Insofern halten wir eine begriffliche Abgrenzung auch in diesem Bereich nicht mehr für angebracht.

2.3 Partner Relationship Management

Der Begriff Partner Relationship Management (PRM) umfasst neben der Bewertung der Kundenbeziehung im Customer Releationship Management (CRM) auch die Einordnung der Beziehung zu den jeweiligen Lieferanten (Supplier Relationship Management - SRM). Ähnlich wie in Kapitel 2.2 unterliegen auch diese Begrifflichkeiten einem Wandel und weisen große Schnittmengen auf.

Man erkennt die Strategie der Unternehmen eine längere Beziehung zu Handelspartnern und Kunden aufrecht zu erhalten, um so den eigenen Umsatz zu erhöhen.

Diese Verlängerung des sogenannten Kundenlebenszyklus ist definiertes Ziel von fast allen Unternehmen und wird heutzutage als „Leitidee des gesamten Marketingkonzeptes“ ^[5] angesehen.

Die Systeme des Partner Relationship Managements nutzen dabei die vorhanden Daten, die im Rahmen von An- und Verkauf erhoben wurden.

Die in den Kapiteln 2.1 bis 2.3 vorgenommen Definitionen haben sich im Rahmen der Recherche zur Thematik als fließend herausgestellt. Abhängig von Anbieter der jeweiligen Software werden abgewandelte oder gänzlich neue Definitionen zur Beschreibung der jeweiligen Software kreiert.

2.4 Methodische Vorgehensweise zur Auswahl eines ERP-Anbieters

Die angesprochene Verwendung von unterschiedlichen Begrifflichkeiten durch die Anbieter von ERP-Software erschwert den Entscheidungsfindungsprozess und macht eine systematische Vorgehensweise bei der Wahl des Anbieters notwendig.

2.4.1 REFA-Planungssystematik zur Auswahl und Installation eines ERP-Systems

Der REFA-Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung e. V. (1924 gegründet als Re ichsausschuß f ür A rbeitszeitermittlung) gilt als Deutschlands älteste und bedeutendste Organisation für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung sowie betriebliche Weiterbildung^[6].

Die Sechs-Stufen-Methode (REFA-Methode) gliedert sich in:

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2.4.2 Pflichtenheft-Erstellung

Um gezielt mit Beratern und Anbietern von ERP-Software kommunizieren zu können, ist es angebracht ein Pflichtenheft zu erstellen. Erfahrungen in der Praxis zeigen laut Bernhard Ritter, dass bei umfangreichen Investitionsentscheidungen auf die Erstellung eines Pflichtenheftes nicht verzichtet werden sollte. Gerade Fehler, die in der Entwurfsphase gemacht werden, können enorme Folgekosten nach sich ziehen^[7].

Ritter gibt in seinem Buch „Enterprise Resource Planning – Pflichtenheft und Evaluation“ ein Grundgerüst der Mindestanforderungen an ein Pflichtenheft an, das folgende Punkte umfasst:

- allgemeine Charakterisierung des Unternehmens
- Schwachstellen der umzustellenden Arbeitsgebiete
- Zielsetzungen
- Zusammenstellung der organisatorischen Kenngrößen (Arbeitsumfang, Mengengerüst)
- Anforderungen bezüglich Hard- und Software
- Gewünschte Konditionen
- Modalitäten zum Angebot (Umfang, Gliederung, Termin)

Ähnlich der REFA-Methode ist auch hier ein IST-SOLL-Vergleich erkennbar, der letztlich individuell für jede Unternehmung bei Einführung eines ERP-Systems angestellt werden muss. Musterpflichtenhefte können diese Überlegungen unterstützen, nicht jedoch ersetzten.

2.4.3 Weitere Methoden

Neben der Auswertung von Internetportalen (z.B.: www.it-auswahl.de), Verkaufszahlen der Systemanbietern und relevanten Erfahrungswerten im unternehmerischen Umfeld, sollte die Entscheidung für ein ERP-System unter Hinzuziehung von fachkompetenter Beratung getroffen werden. Das komplexe Themenfeld, wie auch der im Wandel befindliche Markt der ERP-Anbieter bergen ein hohes Risiko an Fehlinvestitionen.

2.5 Marktlage ERP-Anbieter

„Der Markt für ERP Software wird in den nächsten Jahren gesamt betrachtet im Schnitt um 8,1% wachsen, deutlich höher – schon im zweistelligen Bereich – wird das Wachstum im Segment der kleinen und mittleren Unternehmen erwartet.“^[8] So prognostizierte IDC Korrespondent Rainer Kaltenbrunner die Entwicklung 2007 für die folgenden Jahre.

Dass sich diese Prognose trotz Wirtschaftskrise bewahrheitet hat, bestätigt nun ein Bericht vom 15. Juni 2009 auf www.gartner.com dessen Kurzbeschreibung von einem Gesamtwachstum der Branche von 5,5% und einem Gesamtmarktwert von $21,4 Mrd. bewirbt.^[9]

Neben den Branchengrößen SAP und Oracle mit zweistelligen Marktanteilen, macht die Grafik des Jahres 2006 deutlich, dass die große Anzahl an Anbietern eine gezielte Auswahl erschwert (vgl. 40 % Marktanteil andere Anbieter).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Basierend auf den Werten von http://www.unit4agresso.com/ files/IDCreport_2006vendor_Shares.pdf

[...]

^[1] Vgl., Jörg Becker, Oliver Richter, Axel Winkelmann 2008, Analyse von Plattformen und Marktübersichten für die Auswahl von ERP- und Warenwirtschaftssystemen, Arbeitsbericht Nr.121, Westfälischen Wilhelms-Universität Münster

^[2] Vgl. Laudon, Laudon und Schoder 2006 ,Wirtschaftsinformatik – eine Einführung, Kapitel 9, 10. Aufl. 2008

^[3] Vgl. http://www.silicon.de/cio/strategie/0,39038989,39200412,00/68+prozent+aller+it_projekte+scheitern.htm

^[4] Vgl. http://www.computerwoche.de/knowledge_center/erp/1896766/index.html

^[5] Vgl. Walsh/Klee/Kilian (2009) Marketing, Vorlesung Prof. Dr. Walsh, Universität Koblenz, Mai 2009

^[6] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/REFA

^[7] Vgl. Bernhard Ritter 2005, Enterprise Resource Planning (ERP) Pflichtenhefterstellung und Evaluation, S. 43, 3. Aufl.

^[8]Vgl. http://www.kinamu.de/files/pdf/Studie.pdf

^[9]Vgl. http://www.gartner.com/DisplayDocument?ref=g_search&id=1021912