Management virtueller Teams – Was können geeignete Kommunikationsmethoden sein?

Inhaltsverzeichnis

1. Problemstellung und Zielsetzung

2. Begriffliche Grundlagen
2.1 Virtuell, Team und virtuelles Team
2.3 CSCW und groupware

3. Virtuelle Teams
3.1 Gründe für die Entstehung und Verbreitung virtueller Teams
3.2 Was sind virtuelle Teams
3.3 Aspekte und Formen der Zusammenarbeit
3.4 Besonderheiten bei der Führung virtueller Teams

4. Groupware – Konsequenz aus den Anforderungen aus Zusammenarbeit und Management virtueller Teams
4.1 Die Media-Richness Theorie
4.2 Weitere Schlüsseleigenschaften von groupware und mögliche Klassifizierungsmodelle
4.3 Funktionale Gliederung von groupware
4.4 Dimensionale Gliederung von groupware

5. Groupware Werkzeuge
5.1 synchrone verteilte groupware Werkzeuge
5.2 synchrone lokale groupware Werkzeuge
5.3 asynchrone verteilte groupware Werkzeuge
5.4 asynchrone lokale groupware Werkzeuge

6. Softwarebeispiele
6.1 Microsoft Netmeeting
6.2 Netscape Conference

Fazit

Anlagen

Quellenverzeichnis

1. Problemstellung und Zielsetzung

In Zeiten immer schnelleren technischen Fortschritts, rascher Umwelt-veränderungen und einer zunehmenden Globalisierung der Märkte entstehen immer häufiger komplexe Aufgabenstrukturen, denen Unternehmen mit der Form der Teamarbeit begegnen. Diese Teamarbeit findet zunehmend auch über die Grenzen von Raum, Zeit und sogar Organisationen hinweg in so genannten „virtuellen Teams“ statt.

Um das Potential und Wissen von Mitarbeitern und Partnern weltweit und rund um die Uhr in diesen Teams zusammenzuführen, bedarf es neuer und vielschichtiger Informations- und Kommunikationsmethoden, die den Wegfall des unmittelbaren Zusammenarbeitens kompensieren. Die rasante technische Entwicklung im Bereich der IuK-Technologien ermöglicht ihrerseits erst neue Formen der virtuellen Zusammenarbeit.

So entsteht durch die Wechselwirkung neuer Anforderungen und neuer technischer Mittel eine sich erst entfaltende Form der Zusammenarbeit:

Das virtuelle Team – verbunden durch moderne Kommunikationsmethoden.

Die folgende Ausarbeitung zeigt auf, wie virtuelle Teams miteinander kommunizieren können. Hierbei wird erörtert, was ein virtuelles Team charakterisiert und welche Anforderungen an Kommunikationsmöglichkeiten daraus entstehen das Team zu führen und gute Zusammenarbeit zu sichern. Das Hauptaugenmerk liegt jedoch auf der ausführlichen Darlegung der Kommunikationsmethoden und der Betrachtung von Aspekten, die bei der Wahl und Anwendung dieser Methoden zu beachten sind.

Diese Fragen sollen in dieser Arbeit beantwortet werden:

- Was sind virtuelle Teams und welche Gründe gibt es für ihre Implementierung?
- Welche Anforderungen an Kommunikationsmethoden haben solche Teams? Welche Anforderungen hat die Führung von virtuellen Teams?
- Wie sehen konkrete Formen dieser Kommunikationsmethoden aus? Wie lassen sie sich einteilen? Was sind konkrete praktische Beispiele?

2. Begriffliche Grundlagen

2.1 Virtuell, Team, virtuelles Team

Da der Begriff virtuelles Team ein sehr neuer Begriff ist, zu dem noch keine einheitlich akzeptierten Definitionen vorliegen, ist es notwendig, sich begrifflich etwas ausführlicher zu nähern.

Virtuell stammt wohl von dem lateinischen Wort virtus (Kraft, Vermögen) ab. Im Duden wird virtuell als entsprechend seiner Anlage als Möglichkeit vorhanden und nicht wirklich, aber echt erscheinend bezeichnet. ^[1]

Somit bezeichnet Virtualität die Eigenschaften eines Objekts, die zwar nicht wirklich, wohl aber der Möglichkeit nach vorhanden sind.^[2]

So lassen sich als wesentliche Bedeutungen des Wortes virtuell im heutigen Sprachgebrauch festhalten, dass ein virtuelles Objekt a) fähig ist, zu wirken, b) der Möglichkeit nach vorhanden ist und c) nicht wirklich existiert.^[3]

Unter einem Team wird im sportlichen Sinne eine Mannschaft verstanden. Wie die Sportmannschaft weist das Team aus betriebswirtschaftlicher Sicht zwei grundlegende Punkte auf:^[4]

Es existiert eine gemeinsame Aufgabe und es handelt sich um eine Gruppe von Personen.

In der Literatur wird der Begriff Team aus vielerlei Winkeln betrachtet. Aus der betriebswirtschaftlichen Sichtweise hat sich herauskristallisiert, das Team als überschaubare, längerfristig angelegte Gruppe, mit bestimmter Aufgabe, intensiven wechselseitigen Beziehungen, starker Gruppenkohäsion, sowie gemeinsamer Zielsetzung, Funktionengliederung und der spezifischen Arbeitsform Teamarbeit zu sehen.^[5]

Führt man nun die Begriffe virtuell und Team zusammen, ergibt sich der Begriff des virtuellen Teams, der angesichts seiner Aktualität und der Intensität mit der er teilweise diskutiert wird, fast schon als Schlag- oder Modewort bezeichnet werden kann.

Aufgrund der Tatsache, dass sich Kapitel 3 noch eingehend mit den Charakteristika eines solchen „nicht wirklichen“ Teams befasst, soll hier ausschließlich eine Definition von Lipnack und Stamps zitiert werden. Dieser Ansatz verdeutlicht am besten den Zusammenhang von virtuellen Teams und modernen Kommunikationsmethoden:

„Ein virtuelles Team ist – wie jedes andere Team – eine Gruppe von Menschen, die mittels voneinander abhängiger – interdependenter – Aufgaben, die durch einen gemeinsamen Zweck verbunden sind, interagieren. Im Gegensatz zum konventionellen Team arbeitet ein virtuelles Team über Raum-, Zeit- und sogar Organisationsgrenzen hinweg und benutzt dazu Verbindungsnetze, die durch Kommunikationstechnologien ermöglicht werden.“^[1]

CSCW und groupware

CSCW ist eine Abkürzung aus dem Englischen und steht für computer supported cooperative work, was mit computerunterstützten kooperativen Arbeiten zu übersetzen ist.^[2]

Dieser Ausdruck umschreibt das gesamte Forschungsgebiet, das sich mit Problemen und Formen der durch Computer und moderner Informations- und Kommunikationstechnologie unterstützten Gruppenarbeit beschäftigt. Es beinhaltet sämtliche Sichtweisen, wie auch arbeitswissenschaftliche Ansätze, Informatik, Betriebswirtschaft, etc.

Groupware hingegen beschreibt alle spezifischen Werkzeuge aus der CSCW Forschung. Der Begriff groupware steht für die ganze Bandbreite der elektronischen Möglichkeiten, die ein virtuelles Team als informations- und kommunikationstechnische Basis zur Verfügung hat.^[3] Ihre Komponenten umfassen die Hardware, die Software und die Netzwerktechnik, welche in ihrer Kombination virtuelles Arbeiten ermöglichen.^[4]

3. Virtuelle Teams

3.1 Gründe für die Entstehung und Verbreitung virtueller Teams

Es gibt natürlich nicht den einen Grund, warum diese spezielle Form der Zusammenarbeit aktuell immer mehr an Bedeutung gewinnt. Vielmehr sind es die Tendenzen und Veränderungen im sozio-kulturellen, wirtschaftlichen, technologischen, ökologischen und politisch-rechtlichen Umfeld, die eine Wechselwirkung entfalten.^[1]

- Die Globalisierung der Märkte
- die Verkürzung der Produktlebenszyklen
- die Reduzierung der Vermarktungszeiten
- Verschmelzung alter Technologien zu zahlreichen neuen Technologien

und eine zunehmende Verschärfung des Wettbewerbs sowie auch der Wertwandel in der Gesellschaft sind alles Ursachen dafür, dass Unternehmen vor neue Herausforderungen gestellt sind. Diese Herausforderungen sind mit klassischen Organisationsformen oft nicht ausreichend flexibel und schnell genug zu bewältigen.

Deshalb begegnet man heute häufig mit Teamarbeit der wachsenden Aufgabenkomplexität und versucht den nötigen hohen Innovationsgrad abzudecken.^[2] Doch die direkte räumliche und zeitliche Zusammenarbeit ist für diese Probleme schon oft zu starr, da das Unternehmen sämtliche verfügbaren Ressourcen, alles Wissen und Potential zusammenführen muss, das ihm zur Verfügung steht.

Hier ist es aus Zeit- und Kostengründen oft nicht möglich, alle Beteiligten eines Projektes oder Teams an einem Standort zusammenzubringen. Deshalb versucht man abseits von hierarchisch-direktiven Organisationsstrukturen Teams zu bilden, die unabhängig von Zeit, Raum und Organisationsform flexibel, effektiv und innovativ zusammenarbeiten.

3.2 Was sind virtuelle Teams

Der Begriff Virtualität bedeutet natürlich nicht, dass das virtuelle Team an sich nicht wirklich oder nur scheinbar ist. Er bezieht sich vornehmlich auf drei wichtige Dimensionen der Teamarbeit, die großen Einfluss auf die Arbeitsweise virtueller Teams haben:

Raum, Zeit und Struktur^[1]

Dabei steht die Dimension Raum für die Problematik, dass virtuelle Teams unabhängig von einem geographischen Ort auf vernünftige Weise zusammenarbeiten, Projekte bewältigen oder sonstigen Geschäftsbetrieb bewerkstelligen müssen. Hierbei wird oft untersucht, ab wie viel Metern man von räumlicher Trennung reden kann. Unter räumlicher Trennung soll aber keine Entfernungsangabe verstanden werden, sondern die fehlende Möglichkeit, ohne technische Hilfsmittel die Hindernisse, die durch diese Entfernung entstehen, zu überwinden.^[2]

Eine weitere Dimension, durch die virtuelle Teams getrennt sein können, ist die zeitliche Komponente. Durch die räumliche Trennung arbeiten Teammitglieder teilweise weltweit verteilt. Zu wissen, wie spät es bei den anderen Teammitgliedern ist, ist noch das kleinste Problem. Vielmehr ist eine gleichzeitige (synchrone) Zusammenarbeit oft nicht mehr möglich. So müssen Wege gefunden werden, die Zusammenarbeit nicht gleichzeitig, also asynchron, zu gestalten.

Die dritte bedeutende Dimension in diesem Zusammenhang ist die Struktur. Virtuelle Teams können innerhalb einer Organisation oder sogar organisationsübergreifend eingerichtet werden. So können Abteilungsgrenzen leicht überwunden und das Wissen gebündelt werden. Hier stellt sich dann jedoch die Statusfrage. Wie sind die Teammitglieder in der Organisation zu sehen und wer ist zuständig für das Management, die Führung?

Hierauf wird in Kapitel 3.4 noch besonderes Augenmerk gelegt.

Wie bereits in Kapitel 2 dargelegt, zeichnet sich ein Team als Gruppe mit gemeinsamer Zielsetzung und spezifischer Arbeitsform vor allem auch durch großen Zusammenhalt und intensive wechselseitige Beziehungen aus.^[3]

Diese Eigenschaften fehlen aber eigentlich einem solchen virtuellen Team. Diese fehlende Nähe wird jedoch durch groupware überbrückt. Die diversen Hilfsmittel sollen diese Lücke schließen und so Bedingungen schaffen, wobei durch tägliches Kommunizieren, interagieren und Bilden von Beziehungen über Raum, Zeit und Organisationsgrenzen hinweg mit Hilfe von groupware ein virtuelles Team einem klassischen Team gleicht.^[1]

Ausgehend von den oben angeführten Besonderheiten eines virtuellen Teams stellen sich besondere Anforderungen an die Zusammenarbeit im Team und auch an die zielgerichtete Führung eines solchen Teams.

Daher sollen nun zuerst verschiedene Formen der Zusammenarbeit und der Kommunikation untersucht werden, bevor anschließend auf die darauf aufbauenden Besonderheiten bei der Führung und dem Management der Teams eingegangen wird.

3.3 Aspekte und Formen der Zusammenarbeit

Doch welche Aspekte und Formen der Zusammenarbeit gibt es und welche Schwierigkeiten treten dabei im Zusammenhang mit virtuellen Teams auf?

Hierbei ist es nun von Bedeutung, wer denn nun mit wem in Kontakt tritt und auf welche Weise. Daraus lassen sich zwei wesentliche Aspekte ableiten. Zum einen die Kommunikationsrichtungen, zum anderen die Komponenten der Zusammenarbeit.

Die Kommunikationsrichtungen legen dar, wie viele Personen mit wie vielen in

Kontakt treten. Folgende Kommunikationsrichtungen sind denkbar:

1 : 1 - Eine Person kontaktiert genau eine weitere Person

1 : n - Eine Person kontaktiert mehrere andere Personen

m : n - Mehrere Personen treten mit mehreren Personen in Kontakt

Die Formen der Zusammenarbeit sind nicht geprägt von der Zahl der Personen, sondern der Intensität der Zusammenarbeit dieser.^[2] Hier wird Kommunikation als der grundlegendste Prozess der Zusammenarbeit gesehen, nämlich als Austausch von Informationen. Als nächste Stufe der Zusammenarbeit beschreibt Koordination die Abstimmung interdependenter Teilprozesse einer Gesamtaufgabe.

[...]

^[1] vgl. Sulzbacher, 2003, S. 77

^[2] vgl. Krystek / Redel / Reppegather, 1997, S. 4

^[3] vgl. Keiser, 2002, S. 26 f.

^[4] vgl. Sulzbacher, 2003, S. 11

^[5] vgl. Padberg, 1999, S. 17

^[1] vgl. Lipnack / Stamps, 1997, S. 31

^[2] vgl. Keiser, 2002, S. 141

^[3] vgl. Duarte / Snyder, 2001, S. 31

^[4] vgl. Keiser, 2002, S.146

^[1] vgl. Krystek / Redel / Reppegather, 1997, S. 19 f.

^[2] vgl. Sulzbacher, 2003, S. 69 f.

^[1] vgl. Sulzbacher, 2003, S. 79 f.

^[2] vgl. Padberg, 1999, S. 33

^[3] vgl. Sulzbacher, 2003, S. 82

^[1] vgl. Lipnack / Stamps, 1997, S.30

^[2] vgl. Padberg, 1999, S. 28