Modellierung eines Geschäftsprozesses zur zentralen elektronischen Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

Inhaltsverzeichnis

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

TABELLENVERZEICHNIS

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

1 EINLEITUNG
1.1 Zielstellung und Relevanz der Arbeit
1.2 Aufbau der Arbeit

2 GRUNDLAGEN DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN
2.1 Definitorische Abgrenzung erbfolgerelevanter Urkunden
2.1.1 Die Verfügung von Todes wegen
2.1.2 Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen
2.2 Formerfordernis erbfolgerelevanter Urkunden
2.3 Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
2.3.1 Die besondere amtliche Verwahrung
2.3.2 Die notarielle Verwahrung
2.3.3 Die gerichtliche Aktenverwahrung
2.4 Rücknahme erbfolgerelevanter Urkunden aus der Verwahrung
2.5 Verfahrensablauf der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
2.5.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden
2.5.2 Eintritt des Erbfalls
2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs

3 GRUNDLAGEN DER GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG
3.1 Definition grundlegender Begriffe der Geschäftsprozessmodellierung
3.1.1 Geschäftsprozess
3.1.2 Modell
3.1.3 Geschäftsprozessmodellierung
3.1.4 Geschäftsprozessmanagement
3.2 Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung
3.3 Ziele der Geschäftsprozessmodellierung
3.4 Strukturierung der Geschäftsprozessmodellierung
3.4.1 Ebenen der Geschäftsprozessmodellierung
3.4.2 Phasen der Geschäftsprozessmodellierung
3.4.3 Sichten der Geschäftsprozessmodellierung
3.5 Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung

4. AUSGEWÄHLTE MODELLIERUNGSSPRACHEN FÜR GESCHÄFTSPROZESSE
4.1 Merkmale einer Modellierungssprache
4.2 Modellierungssprache nach GEHRING
4.3 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
4.4 Business Process Modeling Notation (BPMN)
4.5 Vergleich der Modellierungssprachen
4.6 Schlussfolgerungen für die eigene Geschäftsprozessmodellierung

5 NEUGESTALTUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN
5.1 Entwicklung eines Idealkonzeptes für die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
5.1.1 Vision
5.1.2 Strategie
5.2 Ist-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
5.2.1 Modellierung des Ist-Geschäftsprozesses
5.2.1.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP-1 bis GP-3)
5.2.1.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4)
5.2.2 Schwachstellen des Ist-Geschäftsprozesses
5.3 Soll-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
5.3.1 Gesetzliche Voraussetzungen
5.3.2 Anforderungen an das zentrale Verwahrsystem
5.3.3 Modellierung des Soll-Geschäftsprozesses
5.3.3.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP-1 bis GP-3)
5.3.3.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4)
5.3.4 Aspekte der Überführung des Ist- in den Soll-Geschäftsprozess

6 EVALUATION DES SOLL-GESCHÄFTSPROZESSES

7 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK

ANHANG I - ANORDNUNG ÜBER DIE BENACHRICHTIGUNG IN NACHLASSSACHEN

ANHANG II - VERWENDETE REGELUNGEN DER DONOT

ANHANG III - VERWENDETE REGELUNGEN DER AKTO

LITERATURVERZEICHNIS

VERZEICHNIS VERWENDETER VORSCHRIFTEN

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Klassifizierung der Verfügung von Todes wegen

Abb. 2: Kategorisierung der Testamente nach der Art der Errichtung

Abb. 3: Benachrichtigungssystem nach dem Erbfall

Abb. 4: Kategorisierung von Geschäftsprozessen

Abb. 5: Interdependenzen der Geschäftprozessmodellierung

Abb. 6: Workflow-Life-Cycle-Modell

Abb. 7: Phasen der Geschäftsprozessmodellierung

Abb. 8: Modellbildung und Meta-Modell

Abb. 9: Begriffssystem nach GEHRING

Abb. 10: Meta-Geschäftsprozessmodell nach GEHRING

Abb. 11: Begriffssystem der EPK mit Erweiterungen

Abb. 12: BPMN Core Element Set

Abb. 13: Strategische Zielhierarchie

Abb. 14: Gesamtüberblick Ist-Geschäftsprozess

Abb. 15: Übersicht Inverwahrungnahme

Abb. 16: Aufnehmen in besondere amtliche Verwahrung (GP-2.1)

Abb. 17: Aufnehmen in notarielle Verwahrung (GP-2.2)

Abb. 18: Registrieren Verwahrungsstelle (GP-2.4)

Abb. 19: Prüfen Rücknahme (GP-3)

Abb. 20: Überblick Ist-Geschäftsprozess nach Eintritt des Erbfalls (GP-4)

Abb. 21: Abwicklung Nachlassgericht Teil I (GP-4.2)

Abb. 22: Abwicklung *Standesamt bzw. AG Schöneberg (GP-4.3)

Abb. 23: Abwicklung Verwahrungsstelle (GP-4.4)

Abb. 24: Abwicklung Nachlassgericht Teil II (GP-4.5)

Abb. 25: Verwahren Urkunde (GP-2)

Abb. 26: Prüfen Rücknahme (GP-3)

Abb. 27: Überblick Soll-Geschäftsprozess nach Eintritt des Erbfalls

Abb. 28: Abwicklung Nachlassgericht (GP-4.2)

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Auflistung der sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden

Tab. 2: Charakteristika von Prozessevolution und Prozessrevolution

Tab. 3: Ziele der Geschäftsprozessmodellierung

Tab. 4: Eigenschaften der nach dem Formalisierungsgrad klassifizierten Modellierungssprachen

Tab. 5: Vergleich der Modellierungssprachen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Selten zuvor hat ein Managementkonzept die Unternehmen aller Branchen und Länder der- maßen bewegt wie das Business Reengineering (zu Deutsch: „Geschäftsprozessneugestal- tung“), denn es ist ein Zeichen des grundlegenden Wandels von der Industrie- zur Informati- onsgesellschaft (vgl. ÖSTERLE, H. in HEILMANN et al. 1996, 216). Die Aussage von ÖSTERLE beruht auf dem rasanten Erfolg des Business Reengineering in den 90er Jahren, das maßgebli- chen Einfluss auf die zunehmende Relevanz der Geschäftsprozesse und deren Entwicklung mittels Geschäftsprozessmodellierung hatte. Dieser Bedeutungszuwachs basiert auf geänder- ten Umweltbedingungen. Durch eine stärker werdende Globalisierung und Internationalisie- rung der Märkte verspüren die Unternehmen einen zunehmenden Wettbewerbsdruck. Zusätz- lich erfordern der Wandel von Anbieter- zu Nachfragemärkten sowie kürzere Produktlebens- zyklen eine stärkere Kundenorientierung und damit schnellere Reaktionszeiten, Flexibilität und Innovationsfähigkeit (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 1 f.). Diese essentiellen Prämissen für ein erfolgreiches Marktagieren konnten zahlreiche Unternehmen auf Grund gewachsener Strukturen nicht einsetzen. Mit der Industrialisierung der letzten 200 Jahre er- folgten eine immer stärkere Aufteilung der Aufgaben und eine zunehmende Spezialisierung der Mitarbeiter¹ (vgl. HAMMER und CHAMPY 1998, 12). Durch die Veränderung von der In- dustrie- zur Informationsgesellschaft wurden die Nachteile der Spezialisierung deutlich. Der erhöhte schnittstellenbedingte Koordinationsaufwand ließ die Unternehmen zunehmend lang- sam und unflexibel auf Neuerungen reagieren und machte sie damit auch zunehmend erfolg- los. Parallel dazu kam es im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologien) zu Entwicklungen, die neue Möglichkeiten der Informationsverarbeitung im Unternehmen zuließen. Moderne IuK-Technologien veränderten demgemäß die Aus- gangsbedingungen, die zu der Entwicklung der bestehenden, nun aber nicht mehr Erfolg ver- sprechenden Unternehmensstrukturen und Arbeitsabläufe geführt hatten.

Durch eine Neugestaltung der Geschäftsprozesse mit Hilfe der Geschäftsprozessmodellierung können unter Berücksichtigung der Möglichkeiten der IuK-Technologien und der Kundenbe- dürfnisse neue, flexiblere und schnellere Arbeitsabläufe konstruiert werden, so dass Unter- nehmen rasch deutliche Erfolge erzielen. Schließlich ist Zeit zu einem entscheidenden Wett- bewerbsfaktor geworden (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 2). Diese Entwicklungen machen das Konzept der Geschäftsprozessmodellierung mit seiner bereichs- und organisati- onsübergreifenden, unmittelbar der Leistungserstellung folgenden Perspektive zu einem Kernthema in der Wirtschaftsinformatik. Dies wird zum einen in der starken Zunahme wis- senschaftlicher Veröffentlichungen zu diesem Thema, zum anderen aber auch durch die signi- fikante Durchdringung der unternehmerischen Praxis deutlich (vgl. REBSTOCK 2004, 1; IDS SCHEER AG 2007).

1.1 Zielstellung und Relevanz der Arbeit

Die vorliegende Arbeit befasst sich mit einem Geschäftsprozess aus dem Bereich der Justiz, der organisationsübergreifend auch andere Beteiligte wie Notare und Standesämter betrifft. Da der Gegenstand der Untersuchung somit kein privatwirtschaftliches Unternehmen ist, wird im Folgenden - soweit möglich - von Organisation gesprochen.

Bei dem untersuchten Geschäftsprozess handelt es sich um die Verwahrung erbfolgerelevan- ter Urkunden. Diese haben im F]alle des Todes einer Person entscheidende Bedeutung bei der Festlegung der richtigen Erbfolge. Wenngleich die Aufgaben in dem untersuchten Bereich unverändert geblieben sind, so haben sich doch auch hier die Rahmenbedingungen durch die Möglichkeiten der IuK-Technologien geändert. Die Nutzung dieser Möglichkeiten soll ge- prüft werden, um denkbare Effizienzgewinne auszuschöpfen und ggf. weitere organisatori- sche Probleme zu lösen. Kritiker mögen entgegnen, dass die Justiz kein gewinnorientiertes Unternehmen sei. Schließlich handelt es sich um eine staatliche Aufgabe, die nicht zum Null- tarif für die Gesellschaft erbracht werden kann. Aber auch hier hat der Staat die Pflicht diese Leistungen effizient zu erbringen, andernfalls werden die Kosten unnötigerweise von der Ge- sellschaft getragen. Die durch Geschäftsprozessmodellierung erkennbaren Optimierungspo- tentiale müssen also im Sinne einer effizienten und kundenorientierten Aufgabenerledigung realisiert werden. Ein weiterer Aspekt ist mit Blick auf die Globalisierung zweifelsohne die zunehmende Konkurrenz der Staaten um Investitionen und Arbeitsplätze. Staaten, die eine effiziente Bereitstellung der optimalen Rahmenbedingungen gewährleisten, stellen einen att- raktiven Wirtschaftsstandort dar und haben somit entscheidende Wettbewerbsvorteile.

Vorliegende Arbeit soll einen Beitrag zur Neugestaltung des bestehenden Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden mit Hilfe der Möglichkeiten der IuK- Technologien leisten, um diese staatliche Aufgabe, unter Beachtung der hohen Anforderun- gen an einen rechtssicheren Verfahrensablauf, effizienter zu gestalten. Hier sind deutliche Verbesserungen im Hinblick auf Kosten, Geschwindigkeit sowie Qualität möglich. Dies er- fordert allerdings in weiten Bereichen eine Neuordnung der Geschäftsprozesse und Verant- wortlichkeiten.

1.2 Aufbau der Arbeit

Im Anschluss an diese Einleitung wird in Kapitel zwei zum allgemeinen Verständnis der Beg- riff der erbfolgerelevanten Urkunde definitorisch abgegrenzt sowie das Formerfordernis die- ser Urkunden erläutert (Abschnitte 2.1 und 2.2). Anschließend wird eine Übersicht über mög- liche Arten der Verwahrung gegeben sowie die Möglichkeit zur Rücknahme aus der Verwah- rung dargestellt (Abschnitte 2.3 und 2.4). Auf dieser Basis wird in Abschnitt 2.5 das derzeit sehr ineffiziente und fehleranfällige Gesamtsystem der Verwahrung erbfolgerelevanter Ur- kunden beschrieben und bewertet.

Es folgt Kapitel drei, in dem die Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung vermittelt werden. Nach der Definition grundlegender Begriffe (Abschnitt 3.1), werden die beiden Hauptansätze und die Ziele der Geschäftsprozessmodellierung vorgestellt (Abschnitte 3.2 und 3.3). Abschnitt 3.3 stellt die Strukturierungsmöglichkeiten des Modellierungsprozesses vor, um insbesondere bei komplexen Aufgaben ein geordnetes Vorgehen zu ermöglichen. Das Kapitel endet mit Ausführungen über die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung. In Kapitel vier werden nach der Vorstellung allgemeiner Anforderungen an eine Geschäftsprozessmodellierungssprache (Abschnitt 4.1) drei ausgewählte Vertreter präsentiert (Ab- schnitte 4.2, 4.3, 4.4) und anschließend miteinander verglichen (Abschnitt 4.5). Darauf aufbauend werden in Abschnitt 4.6 Schlussfolgerungen für die Verwendung einer Geschäftsprozessmodellierungssprache im folgenden Kapitel fünf getroffen.

Aufbauend auf den Erkenntnissen der Vorkapitel beschäftigt sich das fünfte Kapitel mit der praktischen Durchführung der Geschäftsprozessmodellierung anhand des in Abschnitt 2.5 beschriebenen Verfahrensablaufs. Dazu wird zunächst ein Idealkonzept erarbeitet, das sowohl visionäre Vorstellungen als auch die Strategie der Organisation einbindet (Abschnitt 5.1). Im Anschluss daran wird der Ist-Geschäftsprozess modelliert und erläutert. Die anknüpfende Analyse stellt die Schwachstellen des Ist-Geschäftsprozesses heraus und gibt so weitere An- regungen für die in Abschnitt 5.3 durchgeführte Neugestaltung des Geschäftsprozesses.

Auf Grundlage der in Kapitel fünf durchgeführten Geschäftsprozessmodellierung wird in nachfolgendem Kapitel eine Evaluation des Soll-Geschäftsprozesses durchgeführt. Hier wer- den die Potentiale des entwickelten Geschäftsprozesses anhand quantitativer und qualitativer Kriterien bewertet.

Eine Zusammenfassung der Arbeit und einen Ausblick liefert das siebte und letzte Kapitel.

2 Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

Die Zielsetzung dieses Kapitels besteht darin, die Grundlagen der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden zu vermitteln, um damit ein besseres Verständnis für den zu modellierenden Geschäftsprozess zu erreichen.

2.1 Definitorische Abgrenzung erbfolgerelevanter Urkunden

In Deutschland ist das Erbrecht durch Art. 14 Abs. 1 GG gewährleistet. Ausfluss dieses Schutzes sind die gesetzliche (§§ 1924 ff. BGB) und die gewillkürte Erbfolge (§§ 1937, 1941 BGB), wobei letztere Vorrang hat (vgl. BROX und WALKER 2007, 4, 13, 28). Gesetzliche Erbfolge bedeutet, dass mit dem Tod einer Person (gem. Legaldefinition in § 1922 Abs. 1 BGB als Erbfall bezeichnet) ihr Vermögen als Ganzes auf die Verwandten und den Ehegatten übergeht (vgl. BROX und WALKER 2007, 15). Formgültige erbfolgerelevante Urkunden sind Voraussetzung für die davon abweichende gewillkürte Erbfolge, können aber auch Auswirkung auf die gesetzliche Erbfolge haben. Nachfolgend wird zunächst die Verfügung von Todes wegen als Hauptanwendungsfall erbfolgerelevanter Urkunden erläutert. Anknüpfend daran werden die sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden behandelt.

2.1.1 Die Verfügung von Todes wegen

Jede testierfähige Person (vgl. § 2229 BGB) kann auf Grund der Testierfreiheit, einem Aus- fluss der Privatautonomie des BGB, durch eine Verfügung von Todes wegen vollkommen frei - Ausnahmen bilden die Regelungen des Pflichtteilsrechts (§§ 2303 ff. BGB) sowie Verstöße gegen Gesetze oder die guten Sitten (§§ 134, 138 BGB) - über sein Vermögen bestimmen und jedwede Person als Erben einsetzen (vgl. FRANK 2003, 3). Erbe ist bzw. sind die Person(en), auf die mit dem Tode einer Person (sog. Erblasser) das Vermögen als Ganzes übergeht (vgl. Legaldefinition in § 1922 Abs. 1 BGB). Erblasser ist damit jede verstorbene Person. Das Gesetz bezeichnet aber auch eine lebende Person, die eine Verfügung von Todes wegen errichtet bzw. aufhebt als Erblasser (vgl. BROX und WALKER 2007, 4).

Die Verfügung von Todes wegen spielt damit im Erbrecht eine zentrale Rolle. Nachfolgende Abbildung gibt hierzu einen Überblick.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Klassifizierung der Verfügung von Todes wegen

Quelle: In Anlehnung an FRANK (2003, 45)

Die Verfügung von Todes wegen ist der Oberbegriff für Erbverträge und Testamente, die gem. § 1937 BGB auch als letztwillige Verfügungen bezeichnet werden (vgl. BROX und WAL- KER 2007, 61). Der Erbvertrag (§§ 1941, 2274 ff. BGB) ist ein Vertrag von Todes wegen und somit ein zweiseitiges Rechtsgeschäft, in dem mindestens eine Vertragspartei von Todes we- gen verfügt (vgl. BROX und WALKER 2007, 61). Im Unterschied zum Testament, das der Erb- lasser jederzeit wieder ändern kann, ist der Erblasser im Falle des Erbvertrages an bestimmte Verfügungen gebunden und wird insofern in seiner Testierfreiheit eingeschränkt (vgl. BROX und WALKER 2007, 102).

Bei der letztwilligen Verfügung werden das Einzeltestament und das gemeinschaftliche Tes- tament unterschieden. Das Einzeltestament (§ 1937 BGB) ist eine einseitige Verfügung von Todes wegen und hat keinerlei Bindungswirkung. Es ist also jederzeit ein Widerruf möglich (vgl. BROX und WALKER 2007, 64). Das gemeinschaftliche Testament ist die Zusammenfas- sung gemeinschaftlich getroffener letztwilliger Verfügungen und kann nur durch Ehegatten (§§ 2265 ff. BGB) oder gleichgeschlechtliche Lebenspartner i.S.v. § 1 LPartG (§ 10 Abs. 4 LPartG i.V.m. §§ 2266 ff. BGB) errichtet werden. Es hat im Falle wechselbezüglicher Verfü- gungen Bindungswirkung und kann nicht ohne weiteres widerrufen werden (vgl. BROX und WALKER 2007, 125).

Die Art der Errichtung letztwilliger Verfügungen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Abbildung zwei soll dies verdeutlichen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Kategorisierung der Testamente nach der Art der Errichtung

Quelle: In Anlehnung an FRANK (2003, 76)

Testamente werden in ordentliche Testamente und außerordentliche Testamente unterschie- den. Zu den ordentlichen Testamenten nach § 2231 BGB gehört das eigenhändige Testament gem. § 2247 BGB und das öffentliche Testament gem. § 2232 BGB. Ersteres muss, wie der Name schon sagt, eigenhändig geschrieben und unterschrieben sowie mit Ort und Zeit der Errichtung versehen werden. Vorteile des eigenhändigen Testaments sind die kostenfreie Er- richtungsform sowie die an jedem Ort und zu jeder Zeit mögliche Errichtung ohne Zuhilfe- nahme anderer Personen (vgl. BROX und WALKER 2007, 82). Das öffentliche Testament wird durch Niederschrift vor einem Notar errichtet, entweder durch Erklärung des letzten Willens vor dem Notar oder durch Übergabe einer offenen bzw. verschlossenen Schrift. Das öffentli- che Testament ist für den Erblasser mit Kosten verbunden, hat aber im Vergleich zum eigen- händigen Testament den Vorteil, dass er erbrechtlich beraten wird, keine Formfehler auftre- ten, kaum Zweifel an der Echtheit erhoben werden können sowie letztlich wegen der besonde- ren amtlichen Verwahrung (vgl. Abschnitt 2.3.1) die Auffindbarkeit und Eröffnung gewähr- leistet ist (vgl. BROX und WALKER 2007, 74).

Zu den in der praktischen Bedeutung kaum mehr eine Rolle spielenden außerordentlichen Testamenten gehören das Seetestament (§ 2251 BGB) sowie Nottestamente in Form des Bür- germeistertestaments (§ 2249 BGB) oder des Dreizeugentestaments (§ 2250 BGB). Das See- testament ist unabhängig von einer konkreten Notlage dann möglich, wenn sich der Erblasser an Bord eines deutschen Schiffes außerhalb eines inländischen Hafens befindet. Nottestamen- te sind nur dann zulässig, wenn eine konkrete Notlage gegeben und der Erblasser selbst nicht mehr in der Lage ist, ein eigenhändiges Testament zu errichten (vgl. BROX und WALKER 2007, 89 f.). Außerordentliche Testamente sind nach § 2252 Abs. 1 BGB nur drei Monate gültig, soweit der Erblasser nach Errichtung noch lebt und im Stande ist, vor einem Notar ein Testament zu errichten.

Zur Testierfreiheit des Erblassers gehört auch die jederzeitige Möglichkeit, letztwillige Ver- fügungen ganz oder teilweise ohne besonderen Grund zu widerrufen (§ 2253 BGB). In einem Testament Bedachte haben somit bis zum Tod des Erblassers keine gesicherte Rechtsposition (vgl. BROX und WALKER 2007, 94). Es gibt diverse Formen des Widerrufs wie z.B. durch erneutes Testament (§§ 2254, 2258 BGB) oder beim öffentlichen Testament respektive Bür- germeistertestament durch Rücknahme aus der besonderen amtlichen Verwahrung (§ 2256 Abs. 1 S. 1 BGB). Letztere Widerrufsform wird in Abschnitt 2.4 erläutert. Ausgenommen von der freien Widerruflichkeit sind letztwillige Verfügungen mit Bindungswirkung wie z.B. das gemeinschaftliche Testament im Falle wechselbezüglicher Verfügungen nach dem Tod des Erstverstorbenen (§ 2271 Abs. 2 BGB) sowie vertragsmäßige Bindungen wie z.B. beim Erb- vertrag (§ 2289 Abs. 1 BGB).

2.1.2 Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen

Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen haben Auswirkungen auf die Erbfolge, ohne dass eine Verfügung von Todes wegen errichtet wird. Nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über mögliche Formen sowie die dazugehörigen Vorschriften.

Tab. 1: Auflistung der sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Erstellung

Erbverzichtsverträge können Verwandte und Ehegatten des Erblassers vor Eintritt des Erbfalls mit dem Erblasser schließen, um auf ihr künftiges gesetzliches Erbrecht zu verzichten (vgl. BROX und WALKER 2007, 201 ff.).

Analoges gilt dem Zuwendungsverzichtsvertrag, nur dass nicht Verwandte und Ehegatten, sondern ausschließlich die durch Verfügung von Todes wegen Bedachten berechtigt sind, einen Vertrag mit dem Erblasser zu schließen (vgl. BROX und WALKER 2007, 204). Aufhebungsverträge heben bestehende Erbverträge oder bestehende Erbverzichtsverträge ganz oder teilweise auf. Im Gegensatz zum Rücktritt, dem Widerruf oder der Anfechtung bedürfen sie der Mitwirkung beider Vertragsparteien, die den originären Vertrag geschlossen haben (vgl. BROX und WALKER 2007, 116 ff., 206).

Der Rücktritt vom Erbvertrag kann durch den Erblasser einseitig erfolgen, wenn er sich diesen im Vertrag vorbehalten hat (§ 2293 BGB) oder das Gesetz nach den §§ 2294 f. BGB ein solches Recht einräumt. Durch den Rücktritt wird der Erbvertrag ganz oder teilweise aufgehoben (vgl. BROX und WALKER 2007, 118 ff.).

Die Anfechtung hat gem. § 142 Abs. 1 BGB die Nichtigkeit der Verfügung und ggf. des ganzen Vertrages zur Folge. Sie kann gem. §§ 2281 ff. BGB einen Erbvertrag oder in analoger Anwendung auch wechselbezügliche Verfügungen in einem gemeinschaftlichen Testament (nach dem Tod des anderen Ehegatten/Lebenspartners) sowie - dies ist aber streitig - Erbverzichtsverträge betreffen (vgl. BROX und WALKER 2007, 171 ff., 207).

Wechselbezügliche Verfügungen kommen in gemeinschaftlichen Testamenten von Ehegatten bzw. Lebenspartnern vor. Es sind solche Verfügungen, von denen anzunehmen ist, dass die Verfügung des einen Ehegatten nicht ohne die Verfügung des anderen Ehegatten getroffen sein würde (§ 2270 Abs. 1 BGB). Der Widerruf dieser wechselbezüglichen Verfügungen ist wegen der Abhängigkeit der beiden Verfügungen einseitig nur zu Lebzeiten des anderen Ver- fügenden möglich (vgl. BROX und WALKER 2007, 140). Durch den Widerruf wird die wech- selbezügliche Verfügung unwirksam (§ 2270 Abs. 1 BGB). Nach dem Tod ist ein Widerruf nicht mehr möglich. Die letztwillige Verfügung kann nur durch obige Anfechtungserklärung oder die Ausschlagung der Erbschaft aufgehoben werden (§ 2271 Abs. 2 S. 1 BGB).

Ehe- und Lebenspartnerverträge haben dann Auswirkungen auf die gesetzliche Erbfolge, wenn der Güterstand geändert wird, da in Abhängigkeit vom Güterstand die gesetzliche Erbquote festgelegt wird.²

2.2 Formerfordernis erbfolgerelevanter Urkunden

Erbfolgerelevante Erklärungen sind formbedürftige Geschäfte und können in öffentlichen oder in privaten Urkunden abgegeben werden. Eine ausschließlich mündlich abgegebene Er- klärung genügt nicht der Beweisfunktion und besitzt folglich keine Relevanz. Öffentliche Urkunden sind Schriftstücke, die von einer öffentlichen Behörde oder von einer mit öffentli- chem Glauben versehenen Person innerhalb ihrer Zuständigkeit und in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind (§ 415 ZPO). Dazu zählen auch Notare als Träger eines öffentlichen Amtes (§ 1 BNotO). Private Urkunden sind alle Urkunden, die nicht öffentliche Urkunden sind (vgl. FAßBENDER 2007, 98).

Für die Erbfolgeregelung sind beide Formen zulässig (§ 2231 BGB). Testamente als private Urkunden müssen mindestens dem Formerfordernis der Eigenhändigkeit genügen (§ 2247 BGB). Die Schriftform gem. § 126 BGB, die nur die Namensunterschrift eigenhändig fordert, nicht aber den gesamten Text, ist nicht ausreichend. Ebenso darf das Testament nicht in elekt- ronischer Form oder Textform nach den §§ 126a, 126b BGB erstellt werden. Testamente können jedoch auch als öffentliches Testament zur Niederschrift eines Notars errichtet werden (§ 2232 BGB). Erbverträge können nur zur Niederschrift eines Notars bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Vertragsteile geschlossen werden (§ 2276 Abs. 1 S. 1 BGB). Auch sämtliche sonstige erbfolgerelevante Erklärungen sind gem. den Regelungen der §§ 6 - 35 BeurkG notariell zu beurkunden.³ Die Niederschrift des Notars hat, neben der Er- klärung selbst, die Bezeichnung des Notars und der Beteiligten, den Ort und Tag der Ver- handlung sowie die Unterschriften der Beteiligten und des Notars zu enthalten (§§ 8 ff. BeurkG).⁴ Eine Besonderheit bilden die vor einem deutschen Konsularbeamten im Rahmen ihrer auswärtigen Amtstätigkeit für deutsche Erblasser erstellten Urkunden. Gem. §§ 10, 11 KonsG stehen die so aufgenommenen Urkunden den vor einem deutschen Notar aufgenom- menen gleich (vgl. FAßBENDER 2007, 541). Wenn nachfolgend von notariellen erbfolgerele- vanten Urkunden gesprochen wird, sind daher auch die konsularischen Urkunden gemeint. Eine Ausnahme von obigen Vorgaben zur Errichtung einer erbfolgerelevanten Urkunde bildet der Prozessvergleich (§ 127a BGB). Danach kann die notarielle Beurkundung durch einen gerichtlichen Vergleich und die Aufnahme der Erklärungen in ein nach den Vorschriften der ZPO errichtetes Protokoll ersetzt werden.

Außerordentliche Testamente bilden auf Grund der besonderen Situation, in der der Erblasser sich befindet, eine weitere Ausnahme. Sie bedürfen dennoch der Schriftform. Für diese Ur- kunden sind die Vorschriften über die Niederschrift des Beurkundungsgesetzes teilweise ana- log anzuwenden (vgl. § 2249 Abs. 1 S. 1, 4; § 2250 Abs. 3 S. 1, 2; § 2251 i.V.m. 2250 Abs. 3 S. 1, 2 BGB).

Abschließend lässt sich festhalten, dass erbfolgerelevante Erklärungen nur dann rechtswirksam sind, wenn sie nach den gesetzlichen Formvorschriften in einer öffentlichen oder privaten Urkunde erklärt sind. Der Großteil der Urkunden ist im Anschluss an die formgerechte Erstellung in die nachfolgend erläuterte Verwahrung zu nehmen.

2.3 Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

Die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden dient dazu, dass der letzte Wille des Erblassers geheim bleibt, diesem im Erbfall entsprochen wird und die Erbschaft gem. § 1922 BGB dem bzw. den bestimmten Erben anfällt. Alle nicht in Verwahrung gegebenen Testamente können abhanden kommen oder durch Personen mit vom Erblasserwillen abweichenden Interessen vernichtet oder gefälscht werden (vgl. BROX und WALKER 2007, 74). Bei der Verwahrung sind die besondere amtliche Verwahrung beim Amtsgericht (AG), die notarielle Verwahrung und die Aktenverwahrung beim AG zu unterscheiden, die im Folgenden näher erläutert wer- den.

2.3.1 Die besondere amtliche Verwahrung

Für die besondere amtliche Verwahrung sind sachlich die AGe zuständig (§ 2258a Abs. 1 BGB). Örtlich zuständig ist bei einem öffentlichen Testament das AG, in dessen Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat, beim Bürgermeistertestament, das AG zu dessen Bezirk die Ge- meinde gehört, beim Konsulartestament das AG Schöneberg in Berlin⁵ oder bei einem eigen- händigen Testament jedes AG (§ 2258a Abs. 2 BGB, § 11 Abs. 2 KonsG). Nach § 2258 a Abs. 3 BGB kann der Erblasser jederzeit die Verwahrung bei einem anderen AG verlangen. Für den Erbvertrag gelten die Bestimmungen analog (§§ 2300 i.V.m. §2258 a BGB).

Für folgende Verfügungen von Todes wegen ist die besondere amtliche Verwahrung obligato- risch:

- Öffentliches Testament gem. § 34 Abs. 1 S. 4 BeurkG
- Bürgermeistertestament gem. § 2249 Abs. 1 S. 4 i.V.m. § 34 Abs. 1 S. 4 BeurkG
- Gemeinschaftliches Testament sowie der Erbvertrag, wenn nach dem Tode des Erstver- sterbenden und der Eröffnung noch Verfügungen des überlebenden Ehegatten, Lebens- partners oder Vertragschließenden enthalten sind und sich diese zuvor in besonderer amt- licher Verwahrung befanden (vgl. § 2273 Abs. 2, 3 BGB, § 10 Abs. 4 LPartG i.V.m. § 2273 Abs. 2, 3 BGB, §§ 2300 Abs. 1 i.V.m. 2273 Abs. 2, 3 BGB)

Fakultativ sind nachfolgende Verfügungen von Todes wegen in die besondere amtliche Verwahrung zu bringen:

- Erbvertrag, soweit die Vertragschließenden die besondere amtliche Verwahrung nicht ausschließen (vgl. § 34 Abs. 1, 2 BeurkG)
- Eigenhändiges Testament auf Verlangen des Erblassers (vgl. § 2248 BGB)

Die besondere amtliche Verwahrung ist im Verwahrungsbuch zu vermerken (§ 27 Abs. 4 S. 1 AktO). Des Weiteren ist dem Erblasser zum Nachweis ein Hinterlegungsschein auszuhändigen (§§ 2248 S. 2, 2258 b Abs. 3, 2277 BGB).

2.3.2 Die notarielle Verwahrung

Die notarielle Verwahrung wird beim beurkundenden Notar durchgeführt und ist im Gegen- satz zur besonderen amtlichen Verwahrung kostenfrei. Sie kommt gem. § 34 Abs. 3 S. 1 BeurkG beim Erbvertrag immer dann zur Anwendung, wenn die Vertragschließenden die besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen haben. Des Weiteren verbleiben die notariel- len Urkunden, die sonstige erbfolgerelevante Erklärungen (vgl. Abschnitt 2.1.2) enthalten, in der Verwahrung des Notars (§ 45 Abs. 1 BeurkG). Sie sind in der Urkundensammlung aufzu- bewahren (§ 18 DONot).

2.3.3 Die gerichtliche Aktenverwahrung

Die Aktenverwahrung bei Gericht ist in zwei speziellen Fällen erforderlich (vgl. Abschnitt II Nr. 3.2 der Allgemeinen Verfügung über die Benachrichtigung in Nachlasssachen). Im ersten Fall sind erbfolgerelevante Erklärungen, die im Rahmen eines Prozessvergleichs (§ 127a BGB) abgegeben wurden, in der entsprechenden Prozessakte zu verwahren. Der zweite Fall kommt zum Tragen, wenn gemeinschaftliche Testamente oder Erbverträge nach dem Tod des Erstversterbenden durch das AG eröffnet werden, sich zuvor nicht in besonderer amtlicher Verwahrung befunden haben und noch Verfügungen des überlebenden Ehegatten, Lebens- partners oder Vertragschließenden enthalten sind (§§ 2273 Abs. 2, 2300 Abs. 1 S. 2 BGB, § 27 Abs. 13 AktO). Diese sind bis zum Tod des Überlebenden in Aktenverwahrung zu neh- men.

2.4 Rücknahme erbfolgerelevanter Urkunden aus der Verwahrung

Verfügungen von Todes wegen können auf Verlangen des/der Verfügenden aus der Verwah- rung genommen werden. Die Rückgabe eines öffentlichen Testaments oder Bürgermeistertes- taments aus der besonderen amtlichen Verwahrung darf nur an den Erblasser persönlich er- folgen und hat den Widerruf zur Folge (§ 2256 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 S. 2 BGB). Über diese Folge ist der Erblasser zu belehren (§ 2256 Abs. 1 S. 2 BGB). Die Rücknahme des eigenhän- digen Testaments aus der Verwahrung gilt hingegen nicht als Widerruf (§ 2256 Abs. 3 BGB). Bei einem gemeinschaftlichen Testament darf die Rückgabe nur an beide Ehegatten bzw. Le- benspartner gemeinsam erfolgen (§ 2272 BGB, § 10 Abs. 4 LPartG i.V.m. § 2272 BGB).

Soweit der Erbvertrag nur Verfügungen von Todes wegen enthält⁶, ist die Rückgabe aus der besonderen amtlichen oder der notariellen Verwahrung auf Verlangen der Vertragsschließenden ebenfalls möglich (§ 2300 Abs. 2 S. 1 BGB). Sie hat auch den Widerruf zur Folge (§ 2300 Abs. 2 S. 3 BGB i.V.m. § 2256 Abs. 1 BGB). Die Rückgabe kann nur an alle Vertragschließenden gemeinschaftlich erfolgen (§ 2300 Abs. 2 S. 2 BGB).

Sonstige erbfolgerelevante Urkunden können nicht durch Rücknahme aus der Verwahrung widerrufen werden.

2.5 Verfahrensablauf der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden

Wie bereits in Abschnitt 2.3 erläutert, können erbfolgerelevante Urkunden bei jedem AG bzw. Notar innerhalb Deutschlands verwahrt werden. Um den Mehrwert der verwahrten erb- folgerelevanten Urkunden - die garantierte Auffindbarkeit sowie Berücksichtigung bei der Festlegung der Erbfolge und damit die Durchsetzung des Erblasserwillens - auszuschöpfen, muss nach Eintritt des Erbfalls die verwahrende Stelle benachrichtigt werden. Dieses Benach- richtigungssystem ist für AGe, Notare und Standesämter im 4. Abschnitt der MiZi Nr. XVII (Mitteilungen in Nachlasssachen), in § 20 Abs. 2 DONot sowie den §§ 323, 324, 346, 347, 355 DA reglementiert. Auf Grund der Tatsache, dass drei Organisationen mit der Angelegen- heit befasst sind, ist die Regelung in drei unterschiedlichen Anordnungen notwendig. Die Vorschriften über Inhalt und Form finden sich in einer bundeseinheitlichen Anordnung über die Benachrichtigung in Nachlasssachen. Aus diesen Vorschriften resultiert der in nachfol- genden Abschnitten beschriebene Verfahrensablauf.⁷ Abschließend wird dieser Verfahrensab- lauf bewertet.

2.5.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden

Der Notar, vor dem ein öffentliches Testament oder ein Erbvertrag (soweit keine offene Ver- wahrung vereinbart) errichtet wird, sowie Justizbedienstete, die ein eigenhändiges Testament in besondere amtliche Verwahrung nehmen, vermerken auf dem Umschlag, in dem die Ver- fügung von Todes wegen zu verschließen ist, folgende Angaben der / des Erblasser(s):

- Geburtsname, Familienname(n), Vorname(n), ggf. Ehe-/Lebenspartnerschaftsname(n) aus früheren Ehen / Lebenspartnerschaften,
- Geburtsname, Familienname(n), Vorname(n) der Eltern, x Geburtstag,
- Geburtsort mit PLZ, Gemeinde und Kreis und wenn möglich, das für den Geburtsort zu- ständige Standesamt und die Geburtenbuchnummer,
- Wohnort mit Straße, Hausnummer, PLZ und Ort,
- Tag an dem die Urkunde in besondere amtliche Verwahrung / zu den Akten genommen oder beurkundet wurde sowie
- Art der Urkunde sowie Urkundsrollennummer des Notars bzw. Geschäftsnummer des AGs.

Nach § 20 Abs. 1 DONot hat der Notar für an das AG abgelieferte Verfügungen von Todes wegen ein Vermerkblatt mit den Daten der / des Erblasser(s) anzulegen oder bei notariell ver- wahrten Erbverträgen gem. § 9 DONot ein Erbvertragsverzeichnis sowie gem. § 8 DONot eine Urkundenrolle zu führen. Dort ist ein Großteil der eben genannten Beteiligtendaten nochmals zu erfassen. Wird eine notarielle Verfügung von Todes wegen in besondere amtli- che Verwahrung gegeben, so kann auf Wunsch des Erblassers eine beglaubigte Abschrift die- ser Urkunde beim Notar belassen werden (§ 20 Abs. 1 S. 3 DONot). Diese Option wird re- gelmäßig genutzt.

Soweit ein Erbvertrag oder sonstige erbfolgerelevanten Erklärungen in einem gerichtlichen Vergleich errichtet bzw. aufgenommen werden (§ 127 a BGB), sind diese Angaben in den Akten zu vermerken.

Das AG und der Notar, die eine erbfolgerelevante Urkunde in Verwahrung nehmen, müssen dies durch eine Verwahrungsnachricht a) dem Standesamt des Geburtsortes (*Standesamt), wenn die Geburt des Erblassers im In- land beurkundet wurde
b) in allen anderen Fällen der Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg mitteilen. In der Verwahrungsnachricht ist der Erblasser mit den oben genannten Daten näher zu bezeichnen. Bei einem gemeinschaftlichen Testament oder einem Erbvertrag sind für sämtliche Erblasser getrennte Benachrichtigungen vorzunehmen. Die Hauptkartei für Testamente des AGs Schöneberg erhält Verwahrungsnachrichten für Personen, die außerhalb des Geltungsbereichs des Personenstandsgesetzes geboren sind und innerhalb der Bundesrepublik Deutschland eine erbfolgerelevante Urkunde hinterlegt haben.⁸

Die zugehenden Nachrichten sind durch das Standesamt zu nummerieren und in die Testamentskartei chronologisch einzureihen. Die Nummer der Verwahrungsnachricht ist im Geburtenbuch für den Erbfall zur Auffindbarkeit zu vermerken. Gehen mehrere Nachrichten zu einer Person ein, so sind die Verwahrungsnachrichten zusammenzuheften. Das AG Schöneberg erfasst die zugehenden Nachrichten in der automatisiert geführten Hauptkartei für Testamente. Im Falle der Weiterleitung wegen Unzuständigkeit des Standesamtes ist die absendende Verwahrungsstelle zu unterrichten. Diese hat die Nachricht an die erbfolgerelevante Urkunde oder an ein angefertigtes Vermerkblatt zu heften.

Wird eine Verfügung von Todes wegen aus der Verwahrung zurückgegeben, so wird keine Benachrichtigung des *Standesamtes bzw. des AGs Schöneberg vorgenommen.

2.5.2 Eintritt des Erbfalls

Damit die erbfolgerelevanten Urkunden im Erbfall berücksichtigt werden können, ist die Benachrichtigung der beteiligten Organisationen notwendig. Nachfolgende Abbildung soll dieses Benachrichtigungssystem verdeutlichen.

Abb. 3: Benachrichtigungssystem nach dem Erbfall

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigener Entwurf

Das Standesamt des Sterbeortes (†Standesamt) benachrichtigt das *Standesamt bzw. das AG Schöneberg vom Todesfall des Erblassers (1. Mitteilung des Sterbefalls). Die Benachrichti- gung hat gem. § 346 DA die für die Identifizierung ohnehin erforderlichen personenstands- rechtlichen Angaben zu enthalten. Ist eine nicht in Deutschland geborene Person verstorben, so sind diese Daten einmal an das Standesamt Berlin I wegen der personenstandsrechtlichen Tätigkeiten und ein zweites Mal an das AG Schöneberg zu übersenden (§ 347 DA). Bei vor dem 1. Januar 1977 geborenen Erblassern aus den neuen Bundesländern sind sowohl das

*Standesamt als auch das AG Schöneberg zu benachrichtigen (§ 347 DA). Weitere Mitteilungspflichten des Standesbeamten - wie z.B. an die Meldebehörden oder das Finanzamt - werden hier nicht betrachtet.

Neben den Daten zur Identifizierung und der Referenz auf den Sterbebucheintrag sind zusätzlich wegen der Führung der Testamentskartei folgende Angaben erforderlich:

- letzter Wohnort und soweit bekannt,
- Name und Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatte, Lebenspartner, Kind)

Die erste Angabe ist erforderlich, da diese Information der Ermittlung des zuständigen Nach- lassgerichts dient. Zuständiges Nachlassgericht ist gem. § 73 Abs. 1 FGG das AG, in dessen Bezirk der Erblasser zum Zeitpunkt des Erbfalls seinen Wohnsitz bzw. in Ermangelung eines solchen seinen Aufenthalt hatte. Hatte der Erblasser zum Zeitpunkt des Erbfalls weder Wohn- sitz noch Aufenthalt in Deutschland, so ist das AG Schöneberg⁹ zuständig (§ 73 Abs. 2 FGG). Letztere Information ist für die Nachlassgerichte zur Ermittlung der Erbfolge hilfreich.

Gem. § 355 DA können landesrechtliche Vorschriften¹⁰ auch die direkte Benachrichtigung des Nachlassgerichts erfordern (2. Mitteilung des Sterbefalls). In diesem Fall prüft das Nach- lassgericht die eigenen Bestände auf eine Verfügung von Todes wegen. Ist das Nachlassge- richt zugleich die verwahrende Stelle, so sind Verfügungen von Todes wegen zu eröffnen (§§ 2260, 2300 Abs. 1 i.V.m. § 2260 BGB). Andernfalls erfolgt eine Anfrage an den mitgeteilten nahen Angehörigen, ob dieser Kenntnis von einer Verfügung von Todes wegen hat.

Das *Standesamt bzw. die Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg prüft nach Erhalt der Sterbenachricht die Testamentskartei und gibt im Falle eines Eintrags der oder den Ver- wahrungsstelle(n)¹¹ durch separate Briefe Nachricht über den Eintritt des Todes. In der Mit- teilung über den Sterbefall sind neben den durch das †Standesamt mitgeteilten Daten noch die Daten zur Identifizierung der erbfolgerelevanten Urkunde hinzuzufügen (§ 324 Abs. 1 und 5 DA). Weiterhin sind noch Angaben über ggf. vorhandene Kinder des Verstorbenen erforder- lich, wenn dieser mit dem anderen Elternteil nicht verheiratet war, oder er diese als Einzelper- son angenommen hatte.¹² Die Mitteilung der Kinder, die nicht aus einer Ehe stammen, hat sich etabliert, da die Familie des Erblassers oft nichts von diesen Erben weiß. Sie werden in einer so genannten „Nichtehelichenkartei“ bei den *Standesämtern sowie beim AG Schöne- berg geführt. Diese Verfahrensweise ist allerdings mehr als fragwürdig, da Kinder aus frühe- ren Ehen, die ggf. im Familienkreis der letzten Ehe auch nicht bekannt sind, nicht gemeldet werden. Durch das neue Personenstandsrecht, dass ab dem 1. Januar 2009 in Kraft tritt, sind für die Zukunft jedoch alle Kinder beim Geburtsstandesamt zu vermerken und mitzuteilen. Da für die Mitteilung der Kinder an das Nachlassgericht dieselben Meldewege benutzt werden, sind diese implizit mit zu untersuchen.

Erhält ein Notar eine Sterbefallmitteilung, so hat er diese mit allen Erbverträgen in Urschrift (im Original) sowie den sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden in beglaubigter Abschrift unverzüglich beim zuständigen Nachlassgericht abzuliefern (§ 2259 BGB, § 34 Abs. 3 S. 2 BeurkG, § 20 Abs. 4 S. 2 DONot). Dies auch dann, wenn die Verfügung offensichtlich ungültig oder widerrufen worden ist (vgl. FAßBENDER 2007, 612).

Geht bei einem verwahrenden AG oder einem AG, das erbfolgerelevante Urkunden in den Akten vorhält und nicht zugleich Nachlassgericht ist, eine Sterbefallmitteilung ein, so hat es die erbfolgerelevanten Urkunden unverzüglich an das Nachlassgericht zu übersenden. Handelt 17 es sich um eine Verfügung von Todes wegen, so ist diese vor Übersendung zu eröffnen (§§ 2261, 2300 Abs. 1 i.V.m. § 2261 BGB). Hintergrund für diese Vorgehensweise ist die Absi- cherung gegen einen Verlust der Verfügung von Todes wegen auf dem Postweg. Das Nach- lassgericht ist dann für die weitere Betreuung des Eröffnungs- sowie ggf. Erbscheinsverfahren oder die Eröffnung notariell verwahrter Erbverträge zuständig. Beim Erbscheinsverfahren sind die sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden zu beachten. Sowohl Eröffnungs- als auch Erbscheinsverfahren sind nicht mehr Gegenstand der Betrachtung in dieser Arbeit.¹³

2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs

Unterschiedliche öffentliche Stellen (AG und Notar) sind derzeit für die Verwahrung erbfol- gerelevanter Urkunden zuständig. Addiert man die Anzahl der deutschen Notare (vgl. BNOTK 2008, 1) und die Anzahl der AGe (vgl. BUNDESMINISTERIUMS DER JUSTIZ 2008, 1), so ergeben sich ca. 9200 verschiedene Verwahrungsstellen. Die Stelle der Aufbewahrung erbfolgerele- vanter Urkunden wird bei ca. 5500 unterschiedlichen Standesämtern (vgl. ACCENTURE 2008, 379) in Papierform bzw. bei der Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg in elektro- nischer Form vermerkt, obwohl diese in erbrechtlichen Angelegenheiten nicht zuständig sind. Die Standesämter sind nur deshalb damit befasst, weil das *Standesamt der Ankerpunkt eines jeden Menschen in Deutschland ist, der sich nicht verändert. Über das *Standesamt werden somit Informationen über die Verwahrungsstelle(n) verwaltet. Für nicht in Deutschland Gebo- rene ist dieser Ankerpunkt die Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg. Allein dort gehen täglich ca. 800 Verwahrungsnachrichten und ca. 1500 Sterbefallmitteilungen ein. Es handelt sich folglich um ein Massengeschäft. Bei dem daraus resultierenden Verfahrensablauf werden folgende Punkte besonders kritisch gesehen: a) Aufwand: Die Führung der Testaments- sowie Nichtehelichenkartei ist bei den Standes- ämtern mit hohem Aufwand verbunden. Es müssen alle Verwahrungsstellen für erbfolge- relevante Urkunden registriert sowie Anfragen dazu bearbeitet werden. Im Erbfall sind neben der ohnehin erforderlichen personenstandsrechtlichen Mitteilung über den Tod bis zu zwei weitere Benachrichtigungen durch die Standesämter wegen erbrechtlicher Rege- lungen erforderlich. Die Daten zur Identifizierung des Erblassers und die Metadaten der Urkunde sind in den verschiedenen Organisationen mehrfach zu erfassen. Bei Notaren und Nachlassgerichten entsteht, soweit der Erblasser keine Geburtsurkunde vorlegt, Er- mittlungsaufwand für die Angabe des richtigen *Standesamtes und der Geburtsregister- nummer in der Verwahrungsnachricht. Wird von der Option der Aufbewahrung einer be- glaubigten Abschrift der in besondere amtliche Verwahrung zu bringenden notariellen Verfügungen von Todes wegen Gebrauch gemacht, so wird dieselbe Urkunde in unter- schiedlicher Form doppelt - einmal beim AG und ein zweites Mal beim Notar - verwahrt. Im Erbfall ist der Durchlauf eines aufwändigen Mitteilungsweges durch mehrere Organi- sationen hindurch Voraussetzung für die Durchsetzung des Erblasserwillens. Die in jeder Organisation erforderliche Suche, ob relevante Daten zum Erblasser vorliegen, ist eine vermeidbare Doppelarbeit. Ist die Verwahrungsstelle nicht zugleich das Nachlassgericht, so sind mit der Eröffnung einer Verfügung von Todes wegen zwei verschiedene AGe be- fasst, was ebenfalls Doppelarbeiten zur Folge hat. Des Weiteren erfordern die Vorschrif- ten der §§ 2263a und 2300 BGB sowie des § 20 Abs. 5 DONot, dass bei verwahrten Tes- tamenten bzw. Erbverträgen nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 bzw. 50 Jahren Er- mittlungen durch das Nachlassgericht bzw. den Notar über das Fortleben anzustellen sind.
b) Trägheit: Die mangelnde Automatisierung des Systems in den Standesämtern sowie die Überlastung des AGs Schöneberg führen im Erbfall häufig zu Verspätungen. Das Nach- lassgericht ist letztes Glied in der Benachrichtigungskette und erfährt vom Vorhandensein erbfolgerelevanter Urkunden als Letztes, obwohl es im Zentrum der erbrechtlichen Be- handlung steht. Es ist auf die zügige und richtige Bearbeitung durch andere Stellen (*Standesamt, AG Schöneberg, Verwahrungsstelle) angewiesen. Zu weiteren Verzöge- rungen bei der Behandlung von Erbfällen kann es bei Veränderungen der Verwahrungs- stelle (z.B. durch Adressänderungen, Amtsnachfolge des Notars oder Übergabe von Ak- ten) kommen, da diese bei den *Standesämtern bzw. dem AG Schöneberg nicht vermerkt werden. Dieser Fall ist in Anbetracht der durchaus langen Lebenszeit von Verwahrungs- nachrichten keine Ausnahme.
c) Fehleranfälligkeit: Im Verwahrungsfall ist durch die Notare und AGe das zuständige *Standesamt herauszusuchen, um diesem die Verwahrungsnachricht zu übersenden. Hier kommt es häufig zu Fehladressierungen. Des Weiteren bleiben Verluste der Verwah- rungsnachrichten oder Sterbefallmitteilungen auf dem Postweg oft unbemerkt, der Erblas- serwille kann folglich nicht oder erst mit deutlicher Verspätung durchgesetzt werden. Ver- spätung deshalb, weil die Verfügungen von Todes wegen nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 bzw. 50 Jahren auf Grund der Ermittlungen durch das Nachlassgericht bzw. den Notar gefunden werden. Allein die Existenz der Vorschriften zeigt die Fehleranfälligkeit dieses Systems. Wird hierbei eine Verfügung von Todes wegen gefunden und ist der Erb- lasser früher verstorben, sind ggf. bereits nicht mit dem letzten Willen übereinstimmende Erbscheine z.B. nach gesetzlicher Erbfolge ergangen, welche dann einzuziehen sind (§ 2361 Abs. 1 BGB).
d) Medienbrüche¹⁴ und Papierversand: Alle Benachrichtigungen bis auf die der Hauptkar- tei für Testamente beim AG Schöneberg haben derzeit durch Brief zu erfolgen. Da die Da- ten selbst oft in den Fachanwendungen der Notare, AGe und Standesämter gespeichert sind und dort bearbeitet werden, kommt es immer wieder zu Medienbrüchen und somit Mehrfacherfassungen. Außerdem entstehen durch dieses Benachrichtigungssystem enor- me Portokosten. Die Vorschriften über die Benachrichtigung in Nachlasssachen enthalten sogar einen Hinweis darauf, dass der Vordruck aus Gründen der Portoersparnis so gefaltet werden sollte, dass er als Standardbrief verschickt werden kann. Von der Öffnungsklausel im § 82 a Abs. 7 FGG, die bei entsprechender Rechtsverordnung durch die Länder auch elektronische Benachrichtigungen zulässt, ist bisher kein Gebrauch gemacht worden.

Dieses Benachrichtigungssystem ist in der heutigen Zeit überholt, es ist aufwändig, langsam, bürokratisch und fehleranfällig. Es entspricht nicht mehr den aktuellen gesellschaftlichen

Verhältnissen, die sich in einer verstärkten Mobilität der Bevölkerung und damit der oft ver- streuten Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden widerspiegeln. Durch die Verwahrung der Verfügungen von Todes wegen am jeweiligen Wohnsitz des Erblassers, der immer weniger dem Wohnsitz zum Todeszeitpunkt entspricht, ist ein immer stärkeres Auseinanderfallen der verwahrenden Stelle und des Nachlassgerichts festzustellen. Gerade im Falle mehrerer erbfol- gerelevanter Urkunden an verschiedenen Verwahrungsstellen entsteht ein immenser Auf- wand. Durch das träge papierne Mitteilungssystem, das im Todesfall eine Kette von Mittei- lungen erbringen muss, dauert die Eröffnung von letztwilligen Verfügungen unter Umständen mehrere Monate. Die verzögerte Benachrichtigung des Nachlassgerichts führt zu unrichtiger Behandlung von Erbfällen, insbesondere zu falschen Erbscheinen. Die Rückabwicklung der- artiger vermeidbarer Fälle belastet die rechtsuchende Bevölkerung und die Justiz.

Daneben machen die dezentral bei den Standesämtern vermerkten Verwahrungsstellen den Aufbau eines grenzüberschreitenden europäischen Auskunftswesens in Nachlasssachen un- möglich. Die Vernetzung mitgliedsstaatlicher Register ist jedoch aufgrund der zunehmenden Mobilität der Bürger geboten. Sie wird durch andere Mitgliedsstaaten wie z.B. Österreich bereits seit längerem betrieben (vgl. ÖSTERREICHISCHE NOTARIATSKAMMER). Die Situation bei den Standesämtern ist durch das PersStdG bestimmt. Nach bisherigem Recht werden die Personenstandsbücher ausschließlich in Papierform geführt. Das Gesetz zur Reform des Personenstandsrechts (PStRG)¹⁵ lässt ab 1. Januar 2009 eine elektronische Regis- terführung zu, die ab dem Jahr 2014 verbindlich vorgeschrieben ist. Das Vorhaben „Perso- nenstandswesen“ ist eines der priorisierten Fachprojekte des Aktionsplans „Deutschland- Online“ (vgl. DEUTSCHLAND ONLINE 2007, 3). Allerdings erfasst die nach dem neuen Perso- nenstandsrecht bestehende Pflicht zur Elektronisierung der Personenstandsdaten nicht die Daten der Testamentskartei.

Die soeben genannten Problempunkte im aktuellen Geschäftsprozess der Verwahrung erbfol- gerelevanter Urkunden waren Anlass für die Untersuchung gerade dieses Prozesses im Rah- men dieser Arbeit. Hier sind deutliche Verbesserungen im Hinblick auf die Kosten, die Durchlaufzeiten und die Qualität des Prozesses möglich. Die konventionelle Verfahrensweise hatte in der Vergangenheit sicherlich ihre Berechtigung. Durch die Veränderung der Umwelt- verhältnisse insbesondere der Entwicklungen in der IuK-Technologie ist jedoch eine Neugestaltung des Geschäftsprozesses tunlich, andernfalls ist Ineffizienz die Folge.

3 Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung

Nachdem in Kapitel zwei nach Erarbeitung der Grundlagen die Problematik bei der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden in der justiziellen Praxis erörtert wurde, werden in diesem Kapitel Grundlagen in die zur Problemlösung eingesetzte Geschäftsprozessmodellierung vermittelt. Zum besseren Verständnis wird einführend eine definitorische Abgrenzung benötigter Begrifflichkeiten vorgenommen sowie ein kurzer Abriss über Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung gegeben. Darauf aufbauend werden die Ziele, die Strukturierungsmerkmale und die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung erläutert.

3.1 Definition grundlegender Begriffe der Geschäftsprozessmodellierung

Die in der Literatur teils sehr unterschiedliche Verwendung elementarer Begrifflichkeiten machen zunächst eine definitorische Abgrenzung im Rahmen dieser Arbeit notwendig.

3.1.1 Geschäftsprozess

Der Geschäftsprozess ist von grundlegender Bedeutung für die vorliegende Arbeit, da er Ge- genstand der Geschäftsprozessmodellierung ist (vgl. Abschnitt 3.1.3). Nach der Etymologie ist das Wort »Prozess« lateinischen Ursprungs (lat. procedere) und bedeutet ganz allgemein so viel wie »Voranschreiten«, bezeichnet also eine Abfolge von Schritten, die gewissen Re- geln folgt. Dabei wird Prozess in verschiedenen Disziplinen wie z.B. im Maschinenbau oder in der Biologie unterschiedlich interpretiert. In der vorliegenden Arbeit ist die betriebswirt- schaftliche Sichtweise des Begriffs Prozess von Bedeutung (vgl. LEHMANN 2007, 10).

Die Definition des Begriffs „Geschäftsprozess“ fällt in der Literatur sehr differenziert aus. Eine übersichtliche Aufstellung dazu geben GADATSCH (2008, 43 ff.) und JUNG (2007 10 f.). Die vorliegende Arbeit orientiert sich an der Geschäftsprozessdefinition nach GEHRING (1999a, 15):

„Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrate- gie abgeleiteten Prozesszielen. Ein Geschäftsprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Ein maximaler De- taillierungsgrad der Beschreibung ist dann erreicht, wenn die ausgewiesenen Aufgaben je in einem Zug von einem Mitarbeiter ohne Wechsel des Arbeitsplatzes ausgeführt werden können.“

Leistungen können dabei Sach- oder auch Dienstleistungen darstellen. Die Leistung des hier untersuchten Geschäftsprozesses ist die rechtssichere Verwahrung einer erbfolgerelevanten Urkunde mit der Möglichkeit einer Rücknahme und der garantierten Auffindbarkeit und Berücksichtigung im Erbfall. Die Detaillierungsebenen und Sichten werden in Abschnitt 3.4.1 bzw. 3.4.3 ausführlich beschrieben.

Der definierte Begriff Geschäftsprozess ist nicht eindeutig abgrenzbar. Er ist erheblich vom subjektiven Betrachtungsfaktor abhängig (vgl. STAUD 2006, 7). Im Rahmen dieser Arbeit wird der Begriff Geschäftsprozess beispielsweise sowohl für den Gesamtgeschäftsprozess als auch für Teile davon, wie etwa die Rücknahme einer Verfügung von Todes wegen aus der Verwahrung, verwendet. Ist der Geschäftsprozess genügend spezifiziert, weist er also einen ausreichenden Detaillierungsgrad auf, so wird der Begriff Geschäftsprozessschritt bzw. syn- onym Vorgang, Aktivität oder Funktion verwendet (vgl. GEHRING 1999b, 24).

Einige Autoren bezeichnen nur solche Prozesse als Geschäftsprozesse (von HAMMER und CHAMPY synonym auch als Unternehmensprozesse bezeichnet), die für das Unternehmen von wesentlicher oder wertschöpfender Bedeutung sind, da sie den Kern der Geschäftstätigkeit bilden (vgl. LEHMANN 2007, S.11; SEIDLMEIER 2006, 3, SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 64 f.). Dieser Auffassung wird hier nicht gefolgt. Der Begriff Prozess wird im Rahmen dieser Arbeit lediglich als Kurzform zu der oben genannten betriebswirtschaftlich orientierten Beg- riffsdefinition verwendet. Die wesentlichen, mit hohem Wertschöpfungsanteil versehenen Geschäftsprozesse werden als Kern- oder Primärprozesse bezeichnet (vgl. auch STAUD 2006, 11; GADATSCH 2008, 49). Bei diesen Prozessen sollte der Hauptfokus auf den Kundenbedürf- nissen liegen. Die Wertschöpfung im Sinne staatlicher Aufgabenerfüllung hat dabei eine an- dere Bedeutung als für private Unternehmen, die langfristig am Markt bestehen bleiben wol- len. Staatliche Aufgabendurchführung kann auch mit Verlusten verbunden sein (z.B. bei dem Justizvollzug), muss aber einen Mehrwert für die Bürger induzieren. Die Verwahrung erbfol- gerelevanter Urkunden ist ein solcher Kernprozess, wobei die Kundenbedürfnisse in einer sicheren, aber auch kostengünstigen Verwahrung ihrer erbfolgerelevanten Urkunden mit der Gewähr der Beachtung im Todesfall liegen. Andere Geschäftsprozesse werden in die Katego- rie Steuerungsprozesse oder Unterstützungsgeschäftsprozesse eingeordnet. Nachfolgende Ab- bildung soll diese vertikale Kategorisierung verdeutlichen:

Abb. 4: Kategorisierung von Geschäftsprozessen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: GADATSCH (2008, 49)

Beispiele für Steuerungsprozesse sind klassische Leitungsaufgaben wie die Geschäftsstrategieentwicklung. Zu Unterstützungsgeschäftsprozessen zählen z.B. Bibliothek, Personalverwaltung oder IT-Beschaffung.

KELLER und TEUFEL (1996, 153) weisen zu recht darauf hin, dass trotz des Begriffsteils „Ge- schäft“, der auf ein privatwirtschaftliches Unternehmen hindeutet, auch die Prozesse soge- nannter Non-Profit-Organisationen wie Hochschulen oder Behörden darunter fallen. Es han- delt sich zwar nicht um ein Geschäft, welches in Behörden bearbeitet wird. Letztlich handelt es sich bei dem in Behörden verwendeten Begriff „Vorgang“ aber auch um eine zielgerichte- te, zeitlich-sachlogische Abfolge von Aufgaben zur Erstellung von Dienstleistungen (vgl. STAATSKANZLEI RHEINLAND-PFALZ 2004, 10).

Der Begriff des Geschäftsprozesses ist klar abzugrenzen vom Begriff des Workflows¹⁶. Beide beschreiben zwar Arbeitsabläufe in Organisationen, der Geschäftsprozess ist jedoch auf der konzeptionellen Ebene (vgl. Abschnitt 3.4.1) angesiedelt und beschreibt, „was“ zu tun ist. Der Workflow ist auf der operativen Ebene angesiedelt und beschreibt, „wie“ etwas geschehen soll (vgl. GEHRING 1999a, 18f). Geschäftsprozesse sind somit auf einer höheren Ebene angesiedelt und bilden die Grundlage für die Beschreibung von Workflows.

3.1.2 Modell

Voraussetzung für das Modellieren, also das Erstellen eines Modells, ist ein besonderes Er- kenntnisinteresse (vgl. JABLONSKI et al. 1997, 35). Die Wissenschaft verwendet sehr häufig Modelle, um die Komplexität der Realität besser darstellen, erklären, verstehen und gestalten zu können (vgl. LEHNER et al. 2007, 25). Ohne das Modell wäre die vom Erkenntnisinteresse getriebene Untersuchung der Realität nicht oder nur erschwert möglich. Das Modell ist also eine Art Hilfsmittel, welches die Komplexität durch Abstraktion und Ausklammern von - für den jeweiligen Modellierungszweck - unwichtigen Details reduziert. JUNG (2007, 7) definiert Modell als „eine Abbildung eines realen oder gedachten Anwendungsbereichs. Bei dieser Abbildung konzentriert man sich auf relevante Aspekte. Von irrelevanten Details wird abstra- hiert.“ Diese Definition erweitert den Betrachtungsgegenstand „Realität“ insofern, als auch ein Anwendungsbereich betrachtet werden kann, der gedacht und somit nicht real sein muss. Anwendungsbereich im Kontext dieser Arbeit sind dabei Geschäftsprozesse realer (Ist- Geschäftsprozess) und nicht realer (Soll-Geschäftsprozesse) Art, die bei der Verwahrung erb- folgerelevanter Urkunden durchlaufen werden bzw. möglich wären. Laut LEHNER ET AL. (2007, 25) muss die Abbildung gewisse Anforderungen wie strukturelle Ähnlichkeit, funktio- nelle Ähnlichkeit und/oder Verhaltensähnlichkeit im Vergleich zum Anwendungsbereich er- füllen.

Das Modell muss nicht zwingend eine grafische Abbildung sein, auch textuelle Beschreibungen, Tabellen oder gedankliche Abbildungen - die zugegebenermaßen nicht kommunikationsfördernd sind und nur bei einfachen Anwendungsbereichen vorkommen - können Modelle darstellen respektive ergänzen.

Auf Grund einer Vielzahl verschiedener Modelle nimmt LEHNER ET AL. (2007, 26 ff.) eine Modelleinteilung nach den modellimmanenten Zielen vor. Dabei unterscheidet er Beschreibungs- und Erfassungsmodelle (darunter fällt z.B. das Ist-Geschäftsprozessmodell), Erklärungsmodelle, Gestaltungsmodelle (darunter fällt z.B. das Soll-Geschäftsprozessmodell), Meta-Modelle und generische Modelle sowie sonstige Modelle.

3.1.3 Geschäftsprozessmodellierung

Aus den oben vorgenommenen Begriffsdefinitionen ergibt sich die Geschäftsprozessmodellie- rung im engeren Sinne als methodisch geleitete Tätigkeit, die den Anwendungsbereich gleich- artiger Geschäftsprozesse mit Hilfe einer Modellierungssprache in ein Modell überführt. Me- thodisch bedeutet, dass es definierte Regeln für die Art und Weise des Vorgehens bei der Ge- schäftsprozessmodellierung gibt. Trotz dieser Methodik werden die Ergebnisse - also die Modelle - in Abhängigkeit von den Zielen, der angewendeten Methode und je nach Modellie- rer divergieren. STAUD (2003, 13 f.) bezeichnet den letztgenannten Aspekt als Modellierungs- freiheit, der sich insbesondere im Detaillierungsgrad und der Definition der Geschäftsprozesslänge ausdrückt.

Geschäftsprozessmodellierung im weiteren Sinne ist aber mehr als nur die bloße Tätigkeit der Modellüberführung. Sie bietet ein Gesamtkonzept zur aktiven Unterstützung der Organisation bei der effizienten Neugestaltung von Geschäftsprozessen an und kann die Bürde struktureller Anachronismen durchbrechen helfen. Dabei muss sie die Strategie, die Kunden, die Organisa- tion und die Informationsverarbeitung des untersuchten Unternehmens ganz besonders beach- ten und aufeinander abstimmen (vgl. RAUSCHECKER 1999, 113; SCHMELZER und SESSEL- MANN 2008, 7). Nachfolgende Abbildung soll diese Interdependenzen verdeutlichen.

Abb. 5: Interdependenzen der Geschäftprozessmodellierung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: In Anlehnung an RAUSCHECKER (1999, 13) mit Abänderung und Berücksichtigung von SCHMELZER und SESSELMANN (2008, 7)

Geschäftsprozesse sind im Einklang mit der Organisationsstrategie zu entwickeln. Andern- falls würden diese nicht der langfristigen Entwicklungsrichtung der Organisation entsprechen. Einen weiteren wesentlichen Aspekt stellt die zielgerichtete Gestaltung der IuK-Technologien dar, da diese die Effizienz der Geschäftsprozesse stark beeinflussen (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 7). Die Organisationsgestaltung interdependiert bereits aus systemimma- nenten Gründen mit der Struktur von Geschäftsprozessen. Der Organisationsgestaltung ist deshalb besonderes Augenmerk zu schenken, da die Einführung moderner IuK-Technologien andernfalls nur suboptimale Abläufe zementiert. Folglich wird Potential verschenkt. Der Aus- richtung auf Kundenbedürfnisse ist höchste Aufmerksamkeit zu widmen, da sie starke Aus- wirkungen auf das Image der Organisation haben. Ohne Berücksichtigung dieser vier Kom- ponenten kann es im späteren Soll-Geschäftsprozessablauf zu Friktionen kommen, so dass Nacharbeiten oder aber gar eine Rückabwicklung und vollständige Neumodellierung notwen- dig werden. Einschränkend muss beachtet werden, dass eine Geschäftsprozessmodellierung nur dort sinnvoll ist, wo Prozesse als Routinen immer wieder ablaufen (vgl. STAATSKANZLEI RHEINLAND-PFALZ 2004, 10). Geschäftsprozessmodellierung ist Bestandteil des nachfolgend erläuterten Geschäftsprozessmanagements.

3.1.4 Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement ist die zielgerichtet durchgeführte, kontinuierliche Planung, Organisation und Kontrolle von Geschäftsprozessen unter Beachtung der Organisationsstrate- gie, der Kundenbedürfnisse sowie der Möglichkeiten der IuK-Technologien (vgl. LEHNER et al. 2007, 243 f.). Es umfasst somit den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses. Zu den Aufgaben des Geschäftsprozessmanagements zählen beispielsweise die Planung, die Identifizierung, die Strukturierung, die Priorisierung, die Modellierung, die Verbesserung, die Dokumentation, die Messung und Kontrolle von Geschäftsprozessen (vgl. auch SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 8 f). Die Unterstützung durch die Führungsebene ist wegen des Stra- tegiebezugs essentiell und entscheidet damit über die Integration eines Geschäftsprozessma- nagements in die Organisation.

3.2 Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung

Prozessdenken hat in der Betriebswirtschaftslehre eine lange Tradition (vgl. LEHNER 1994, 1). In der Vergangenheit betonte die Organisationslehre jedoch lange Zeit den Vorrang der statischen Aufbauorganisation gegenüber der dynamischen Ablauforganisation, also den Vorrang der Gestaltung von Organisationseinheiten vor der Gestaltung von Geschäftsprozessen in Organisationen (vgl. LEHMANN 2007, 14; SCHEER 2002, 3).

Ende der 80er / Anfang der 90er Jahre begann in Literatur und Praxis die Untersuchung der durch IuK-Technologien und Globalisierung veränderten Umweltbedingungen sowie deren Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse in Organisationen. HAMMER und CHAMPY entwi- ckelten in dieser Zeit einen sehr populären Ansatz zur fundamentalen und radikalen Unter- nehmensrestrukturierung (vgl. HAMMER und CHAMPY, 1993). Kerngedanke dieses Ansatzes namens „Business Reengineering“ ist die im postindustriellen Zeitalter notwendige, ganzheit- lich-prozessorientierte Betrachtung - auch der organisationsübergreifenden - Unternehmens- kernaktivitäten, weg von der zweihundert Jahre alten, damals brillanten Entdeckung Adam Smiths, die industrielle Arbeit in ihre einfachsten und grundlegendsten Aufgaben zerlegt (vgl. HAMMER und CHAMPY 1998, 12). Ganzheitlich bedeutet in diesem Kontext, dass auch die Unternehmensstrategie sowie die Kundenorientierung bei der Gestaltung der Prozesse eine wesentliche Rolle spielen. HAMMER und CHAMPY ging es mit dem Business Reengineering nicht darum, die bestehenden Abläufe zu optimieren, sondern um einen radikalen Neuanfang, indem man sich die Frage stellt, wie das Unternehmen aussehen würde, wenn man es mit dem jetzigen Wissen und dem gegenwärtigen Stand der Technik neu gründen müsste (vgl. HAM- MER und CHAMPY 1998, 13, 51). Anlass für diese Lösungsansätze war die Analyse erfolgloser Unternehmen, deren auf den Grundsätzen von Adam Smith basierende und gewachsene Strukturen dazu führten, dass sie auf geänderte Umweltbedingungen, wie stärkere Kundenori- entierung, zunehmenden internationalen Wettbewerbsdruck oder kürzere Produktlebenszyklen nicht flexibel reagieren konnten und somit schlechtere Ergebnisse erzielten. Durch die völlige Neugestaltung der Geschäftsprozesse und die Konzentration auf eine flexible, kundenorien- tierte, effiziente und innovative Struktur konnten laut HAMMER und CHAMPY (1998, 14) er- staunliche Erfolge erzielt werden.

Die Idee der geschäftsprozessorientierten Neustrukturierung führte zu einer Reihe von Wei- terentwicklungen, insbesondere auch deshalb, weil HAMMER und CHAMPY keine Methoden zur Durchführung ihres Konzeptes beschrieben. Begriffe wie Business Process (Re)Engineering, Business Redesign, Process Innovation, Geschäftsprozessmodellierung u.a. werden teils synonym verwendet, obwohl sie durchaus unterschiedliche Akzente aufweisen (vgl. GEHRING 1999a, 13). Allen Ansätzen gemeinsam ist die Neugestaltung der Abläufe und Strukturen unter Berücksichtigung der Möglichkeiten der Informationstechnik. Die geforderte Radikalität, die ein „über Bord werfen“ der angesammelten tradierten „Weis- heiten“ fordert (vgl. HAMMER und CHAMPY 1998, 13), ist nicht unumstritten, zumal erfolg- reich verlaufene Restrukturierungsprojekte, die diesem umfassenden, revolutionären Ansatz genügen, kaum bekannt wurden (vgl. LEHMANN 2007, 11). In aller Regel birgt die radikale Neustrukturierung, wie von HAMMER und CHAMPY (1993) propagiert, erhebliche Chancen, aber eben auch erhebliche Risiken und ist oft nur bei Unternehmen durchsetzbar, die sich in so großer Not befinden, so dass die Unternehmensleitung der Durchführung als letzte Rettung vor der Insolvenz zustimmt. Andernfalls sind die Widerstandskräfte der Organisation zu groß (vgl. LEHMANN 2007, 11).

In Erkenntnis dieser Schwächen wurden weniger radikale und somit risikoreduzierte, so ge- nannte evolutionäre Konzepte entwickelt. Diese Konzepte beschränken sich im Wesentlichen auf die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse (vgl. auch SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 369). Ansätze dieser so genannten Geschäftsprozessoptimierung stellen z.B. Kaizen, Six Sigma oder auch Total Cycle Time dar.¹⁷ In nachfolgender Tabelle werden die Unterschiede des evolutionären und des revolutionären Ansatzes dargestellt.

Tab. 2: Charakteristika von Prozessevolution und Prozessrevolution

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Erstellung in Anlehnung an SCHMELZER und SESSELMANN (2008, 370)

Es darf jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass die beiden Ansätze sich gegenseitig ausschließen. Sie ergänzen sich vielmehr und werden in dem umfassenderen Geschäftsprozessmanagement je nach Eignung situationsadäquat eingesetzt (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 369, 371). Der revolutionäre Ansatz kommt dann in Betracht, wenn die Geschäftsprozesse hohe strategische Bedeutung haben und gleichzeitig gravierende strategische Risiken und Leistungsdefizite aufweisen. Andernfalls ist die Geschäftsprozessoptimierung vorzuziehen (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 373).

3.3 Ziele der Geschäftsprozessmodellierung

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Zielsetzungen, die mit einer Geschäftsprozessmodel- lierung verfolgt werden. Nachfolgende Tabelle stellt die wesentlichen in der Literatur genann- ten Ziele dar (vgl. LEHMANN 2007, 20f; STAUD 2006, 17 f.; SCHEER 2002, 3). Im Rahmen dieser Arbeit sind die sechs erstgenannten Zielstellungen von besonderem Interesse.

Tab. 3: Ziele der Geschäftsprozessmodellierung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Erstellung in Anlehnung an LEHMANN (2007, 20 f.)

Bei den oben aufgeführten Zielen handelt es sich um die direkten Ziele der Geschäftspro- zessmodellierung, die als Mittel dem Zweck der Zielerreichung einer höheren Ebene dienen. So ergibt sich eine Zielhierarchie, an deren Spitze bei wirtschaftlich-orientierten Unternehmen in der Regel der einer langfristigen Existenzerhaltung dienende Geschäftserfolg durch effekti- ves („die richtigen Dinge tun“) und effizientes (die Dinge richtig tun“) Unternehmenshandeln steht.

3.4 Strukturierung der Geschäftsprozessmodellierung

Für eine erfolgreiche Geschäftsprozessmodellierung ist die Strukturierung gerade bei komplexen Prozessen hilfreich. Hierzu bedient man sich der Einteilung nach Ebenen, Phasen und Sichten, die in diesem Abschnitt erläutert werden.

3.4.1 Ebenen der Geschäftsprozessmodellierung

In der Literatur gibt es bei der Geschäftsprozessmodellierung diverse Aufteilungen vertikaler Natur. Sie dienen vor allem der Komplexitätsreduzierung und der Strukturierung. GEHRING (1999a, 4, 31) unterteilt beispielsweise in die strategische, die fachlich-konzeptionelle sowie die operative Ebene. Die strategische Ebene befasst sich mit der Effektivität, also der Strategieentwicklung der jeweiligen Organisation unter Berücksichtigung der IuK-Technologien und definiert die Organisationsziele. Die Berücksichtigung in der Geschäftsprozessmodellierung dient der organisationszielbezogenen Ausrichtung der Geschäftsprozesse. Die Nichtbeachtung dieser Maßgabe würde zur Entwicklung von Prozessmodellen führen, die Organisationszielen ggf. zuwiderlaufen. Beispielhaft sei für die vorliegende Arbeit die Entwicklung eines Soll-Geschäftsprozessmodells genannt, das dem Organisationsziel der zügigen Durchsetzung des Erblasserwillens zuwiderläuft und damit keinen Nutzen entfalten kann. Daher sollte einer Änderung der Strategie eine rasche Prüfung und ggf. Änderung der Geschäftsprozesse folgen (vgl. SCHMELZER und SESSELMANN 2008, 6). Die darunter liegende Ebene befasst sich mit der organisationszielbezogenen fachlich- konzeptionellen Geschäftsprozessmodellierung, die einen betriebswirtschaftlich- organisatorischen Betrachtungswinkel pflegt und von detailliertem Implementierungswissen abstrahiert. Letzteres findet auf der dritten - der operativen - Ebene Berücksichtigung, die der Erstellung eines Workflowmodells dient.

SCHEER (2002, 38 ff.) nimmt in seinem Phasenkonzept für die Architektur integrierter Infor- mationssysteme (ARIS) zwar keine explizite Unterteilung in Ebenen vor. Es enthält jedoch implizit eine solche Einordnung, da die Einteilung in zeitlich-logische Phasen zugleich auch als Ebenengliederung interpretiert werden kann. Er unterscheidet beispielsweise in das strate- gische Anwendungskonzept, das Fachkonzept, das der operativen Ebene angehörende Daten- verarbeitungskonzept (DV-Konzept) sowie die technische Implementierung unter Berücksich- tigung der IuK-Technologien. Diese Gliederung entspricht im Wesentlichen auch der Ebe- neneinteilung nach GEHRING, nur dass Scheer die operative Ebene noch einmal in DV- Konzept und Implementierung unterteilt.

Für die genannten Ebenen sind unterschiedliche Modellierungssprachen (vgl. Kapitel vier) sinnvoll, da die Ebenen verschiedenen Zwecken dienen (vgl. WITTGES 2005, 1). Die strategische sowie die fachlich-konzeptionelle Ebene benötigen angesichts der wesentlichen Mitwirkung von der fachlichen Seite eine leicht verständliche, kommunikationsanregende Modellierungssprache. Die operative Ebene erfordert, infolge der Umsetzung durch technische Experten, eine interpretationsfreie Modellierungssprache.

Gegenstand dieser Arbeit ist die fachlich-konzeptionelle Ebene. Ausführungen zur strategischen und operative Ebene werden nur insofern dargestellt, als dies im Gesamtkontext notwendig erscheint.

[...]

---

¹ In dieser Arbeit wird zur Vereinfachung nur die männliche Form verwendet.

² Zugewinngemeinschaft: § 1931 Abs. 1-3 BGB i.V.m. § 1371 BGB, § 10 Abs. 1, 2 S. 1, § 6 LPartG i.V.m. § 1371 BGB; Gütertrennung: § 1931 Abs. 4 BGB i.V.m. § 1414 BGB, § 10 Abs. 2 S. 2, § 7 LPartG i.V.m. § 1414 BGB; Gütergemeinschaft: §§ 1415 ff. BGB, § 7 LPartG i.V.m. §§ 1415 ff. BGB.

³ Vgl. Erbverzichtsvertrag: § 2348 BGB; Zuwendungsverzichtsvertrag: §§ 2352 S. 3 i.V.m. 2348 BGB; Aufhe- bungsvertrag Erbverzichtsvertrag: §§ 2351 i.V.m. 2348 BGB; Aufhebungsvertrag Erbvertrag: §§ 2290 Abs. 4 i.V.m. 2276 Abs. 1 BGB; Rücktrittserklärung: § 2296 Abs. 2 S. 2 BGB; Anfechtungserklärung: § 2282 Abs. 3 BGB; Widerruf wechselbezüglicher Verfügungen: § 2271 Abs. 1 S. 1 i.V.m. § 2296 Abs. 2 S. 2 BGB; Ehe- oder Lebenspartnerschaftsverträge § 1410 BGB, § 7 S. 2 LPartG i.V.m. § 1410 BGB. Dabei werden die Begriffe notarielle Beurkundung bzw. Niederschrift des Notars gleichbedeutend verwendet. Es handelt sich jeweils um die notarielle Beurkundung von Willenserklärungen nach den §§ 6 - 35 BeurkG in der Form einer Niederschrift (Protokoll), wobei die §§ 27 - 35 BeurkG besondere Vorschriften für öffentliche Testamente und Erbverträge enthalten. Die mangelnde terminologische Übereinstimmung der Gesetze ist aus der historischen Entwicklung zu erklären (vgl. FAßBENDER 2007, 100).

⁴ Weitere Informationen zur Niederschrift des Notars finden sich in FAßBENDER (2007, 105 ff.).

⁵ Das AG Schöneberg in Berlin wird nachfolgend nur als AG Schöneberg bezeichnet.

⁶ Im Erbvertrag können auch sonstige vertragliche Regelungen wie z. B. über den Güterstand getroffen werden.

⁷ Die bundeseinheitliche Anordnung über die Benachrichtigung in Nachlasssachen ist im Anhang I vollständig wiedergegeben. Eine nähere Referenzierung auf die einzelnen Nummern der Anordnung unterbleibt, um die Übersichtlichkeit der Beschreibung zu wahren.

⁸ Die Haupkartei übernimmt nur die Funktion des Standesamtes hinsichtlich der Testamente. Die Führung des Geburtenbuchs zur Auskunft über die Beurkundung von Geburten Deutscher sowie Staatenloser, heimatloser Ausländer, Asylberechtigter oder ausländischer Flüchtlinge mit gewöhnlichem Aufenthalt im Inland, die im Ausland geboren sind, Beurkundung von Namenserklärungen zu Kindern, Vater- und Mutterschaftsanerkennt- nissen sowie Personenstandsänderungen, Bescheinigungen über die Namensführung des Kindes erfolgen im Standesamt I in Berlin.

⁹ Das AG Schöneberg hat folglich im Untersuchungsbereich eine Doppelfunktion. Zum einen führt es die Hauptkartei für Testamente und zum anderen ist es Nachlassgericht für genannte Erbfälle.

¹⁰ Vgl. § 39 LFGG in Baden-Württemberg, § 19 OrtsGG in Hessen.

¹¹ Im Falle der Adressierung eines inzwischen aufgehobenen AGs oder Notariats ist das AG zu adressieren, in dessen Bezirk der Sitz des aufgehobenen Gerichts oder Notars gelegen war. Dort ist bei Nichtverwahrung eine Weiterleitung an die verwahrende Stelle zu veranlassen.

¹² Dieser Hinweis ist auch beim Fehlen einer Verwahrungsnachricht an das Nachlassgericht zu übersenden.

¹³ Für Informationen zum Erbscheinsverfahren und zur Eröffnung der Verfügung von Todes wegen sei auf BROX und WALKER (2007, 413 ff., 434 ff.) verwiesen.

¹⁴ JUNG (2007, 2) bezeichnet einen Medienbruch als eine Friktion, welche durch die Verwendung verschiedener Medien in einem Geschäftsprozess entstehen kann.

¹⁵ Zum 1. Januar 2009 (Art. 5 Abs. 2 PStRG) werden durch das PStRG einige der in diesem Abschnitt verwendeten Paragraphen des BeurkG, des BGB, des FGG, des LPartG sowie des KonsG entfallen oder geändert. Am Verfahren ändert sich nichts, die Reform führt neben formellen Änderungen in den genannten Gesetzen lediglich dazu, dass die landesrechtlichen Vorschriften hinsichtlich des Benachrichtigungssystems in Nachlasssachen in das FGG aufgenommen werden und somit Gesetzesrang erhalten.

¹⁶ Die Definition zu Workflow findet sich in GEHRING (1999a, 17).

¹⁷ Detailliertere Informationen zu diesen Ansätzen finden sich in SCHMELZER und SESSELMANN (2008, 376 ff.).