Die vorliegende Arbeit befasst sich mit einem Geschäftsprozess aus dem Bereich der Justiz, der organisationsübergreifend auch andere Beteiligte wie Notare und Standesämter betrifft. Bei dem untersuchten Geschäftsprozess handelt es sich um die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden. Diese haben im Falle des Todes einer Person entscheidende Bedeutung bei der Festlegung der richtigen Erbfolge. Wenngleich die Aufgaben in dem untersuchten Bereich unverändert geblieben sind, so haben sich doch auch hier die Rahmenbedingungen durch die Möglichkeiten der IuK-Technologien geändert. Die Nutzung dieser Möglichkeiten soll geprüft werden, um denkbare Effizienzgewinne auszuschöpfen und ggf. weitere organisatorische Probleme zu lösen. Kritiker mögen entgegnen, dass die Justiz kein gewinnorientiertes Unternehmen sei. Schließlich handelt es sich um eine staatliche Aufgabe, die nicht zum Nulltarif für die Gesellschaft erbracht werden kann. Aber auch hier hat der Staat die Pflicht diese Leistungen effizient zu erbringen, andernfalls werden die Kosten unnötigerweise von der Gesellschaft getragen. Die durch Geschäftsprozessmodellierung erkennbaren Optimierungspotentiale müssen also im Sinne einer effizienten und kundenorientierten Aufgabenerledigung realisiert werden. Ein weiterer Aspekt ist mit Blick auf die Globalisierung zweifelsohne die zunehmende Konkurrenz der Staaten um Investitionen und Arbeitsplätze. Staaten, die eine effiziente Bereitstellung der optimalen Rahmenbedingungen gewährleisten, stellen einen attraktiven Wirtschaftsstandort dar und haben somit entscheidende Wettbewerbsvorteile.
Vorliegende Arbeit soll einen Beitrag zur Neugestaltung des bestehenden Geschäftsprozesses der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden mit Hilfe der Möglichkeiten der IuK-Technologien leisten, um diese staatliche Aufgabe, unter Beachtung der hohen Anforderungen an einen rechtssicheren Verfahrensablauf, effizienter zu gestalten. Hier sind deutliche Verbesserungen im Hinblick auf Kosten, Geschwindigkeit sowie Qualität möglich. Dies erfordert allerdings in weiten Bereichen eine Neuordnung der Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
1.1 Zielstellung und Relevanz der Arbeit
1.2 Aufbau der Arbeit
2 GRUNDLAGEN DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN
2.1 Definitorische Abgrenzung erbfolgerelevanter Urkunden
2.1.1 Die Verfügung von Todes wegen
2.1.2 Sonstige erbfolgerelevante Erklärungen
2.2 Formerfordernis erbfolgerelevanter Urkunden
2.3 Arten der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
2.3.1 Die besondere amtliche Verwahrung
2.3.2 Die notarielle Verwahrung
2.3.3 Die gerichtliche Aktenverwahrung
2.4 Rücknahme erbfolgerelevanter Urkunden aus der Verwahrung
2.5 Verfahrensablauf der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
2.5.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden
2.5.2 Eintritt des Erbfalls
2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs
3 GRUNDLAGEN DER GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG
3.1 Definition grundlegender Begriffe der Geschäftsprozessmodellierung
3.1.1 Geschäftsprozess
3.1.2 Modell
3.1.3 Geschäftsprozessmodellierung
3.1.4 Geschäftsprozessmanagement
3.2 Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung
3.3 Ziele der Geschäftsprozessmodellierung
3.4 Strukturierung der Geschäftsprozessmodellierung
3.4.1 Ebenen der Geschäftsprozessmodellierung
3.4.2 Phasen der Geschäftsprozessmodellierung
3.4.3 Sichten der Geschäftsprozessmodellierung
3.5 Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung
4. AUSGEWÄHLTE MODELLIERUNGSSPRACHEN FÜR GESCHÄFTSPROZESSE
4.1 Merkmale einer Modellierungssprache
4.2 Modellierungssprache nach GEHRING
4.3 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
4.4 Business Process Modeling Notation (BPMN)
4.5 Vergleich der Modellierungssprachen
4.6 Schlussfolgerungen für die eigene Geschäftsprozessmodellierung
5 NEUGESTALTUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN
5.1 Entwicklung eines Idealkonzeptes für die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
5.1.1 Vision
5.1.2 Strategie
5.2 Ist-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
5.2.1 Modellierung des Ist-Geschäftsprozesses
5.2.1.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP-1 bis GP-3)
5.2.1.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4)
5.2.2 Schwachstellen des Ist-Geschäftsprozesses
5.3 Soll-Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden
5.3.1 Gesetzliche Voraussetzungen
5.3.2 Anforderungen an das zentrale Verwahrsystem
5.3.3 Modellierung des Soll-Geschäftsprozesses
5.3.3.1 Inverwahrungnahme erbfolgerelevanter Urkunden (GP-1 bis GP-3)
5.3.3.2 Eintritt des Erbfalls (GP-4)
5.3.4 Aspekte der Überführung des Ist- in den Soll-Geschäftsprozess
6 EVALUATION DES SOLL-GESCHÄFTSPROZESSES
7 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Ziel der Arbeit ist es, den Geschäftsprozess der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden unter Verwendung von Methoden der Geschäftsprozessmodellierung zu analysieren und einen innovativen Soll-Geschäftsprozess zu entwickeln, der Ineffizienzen und Schwachstellen des bisherigen, dezentralen Systems beseitigt und die Möglichkeiten moderner IuK-Technologien nutzt.
- Analyse der Grundlagen und des Verfahrensablaufs der Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden.
- Untersuchung und Modellierung des Ist-Geschäftsprozesses zur Identifikation von Schwachstellen.
- Erarbeitung eines Idealkonzeptes unter Berücksichtigung von Vision und Strategie.
- Entwicklung und Evaluation eines neuen Soll-Geschäftsprozesses mit zentralem Verwahrsystem.
- Vergleich verschiedener Modellierungssprachen zur Auswahl der geeigneten Methode.
Auszug aus dem Buch
2.5.3 Kritische Würdigung des Verfahrensablaufs
Unterschiedliche öffentliche Stellen (AG und Notar) sind derzeit für die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden zuständig. Addiert man die Anzahl der deutschen Notare (vgl. BNOTK 2008, 1) und die Anzahl der AGe (vgl. BUNDESMINISTERIUMS DER JUSTIZ 2008, 1), so ergeben sich ca. 9200 verschiedene Verwahrungsstellen. Die Stelle der Aufbewahrung erbfolgerelevanter Urkunden wird bei ca. 5500 unterschiedlichen Standesämtern (vgl. ACCENTURE 2008, 379) in Papierform bzw. bei der Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg in elektronischer Form vermerkt, obwohl diese in erbrechtlichen Angelegenheiten nicht zuständig sind. Die Standesämter sind nur deshalb damit befasst, weil das *Standesamt der Ankerpunkt eines jeden Menschen in Deutschland ist, der sich nicht verändert. Über das *Standesamt werden somit Informationen über die Verwahrungsstelle(n) verwaltet. Für nicht in Deutschland Geborene ist dieser Ankerpunkt die Hauptkartei für Testamente beim AG Schöneberg. Allein dort gehen täglich ca. 800 Verwahrungsnachrichten und ca. 1500 Sterbefallmitteilungen ein. Es handelt sich folglich um ein Massengeschäft. Bei dem daraus resultierenden Verfahrensablauf werden folgende Punkte besonders kritisch gesehen:
a) Aufwand: Die Führung der Testaments- sowie Nichtehelichenkartei ist bei den Standesämtern mit hohem Aufwand verbunden. Es müssen alle Verwahrungsstellen für erbfolgerelevante Urkunden registriert sowie Anfragen dazu bearbeitet werden. Im Erbfall sind neben der ohnehin erforderlichen personenstandsrechtlichen Mitteilung über den Tod bis zu zwei weitere Benachrichtigungen durch die Standesämter wegen erbrechtlicher Regelungen erforderlich. Die Daten zur Identifizierung des Erblassers und die Metadaten der Urkunde sind in den verschiedenen Organisationen mehrfach zu erfassen. Bei Notaren und Nachlassgerichten entsteht, soweit der Erblasser keine Geburtsurkunde vorlegt, Ermittlungsaufwand für die Angabe des richtigen *Standesamtes und der Geburtsregisternummer in der Verwahrungsnachricht. Wird von der Option der Aufbewahrung einer beglaubigten Abschrift der in besondere amtliche Verwahrung zu bringenden notariellen Verfügungen von Todes wegen Gebrauch gemacht, so wird dieselbe Urkunde in unterschiedlicher Form doppelt – einmal beim AG und ein zweites Mal beim Notar – verwahrt.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Dieses Kapitel motiviert die Untersuchung durch den Wandel von der Industrie- zur Informationsgesellschaft und die daraus resultierende Notwendigkeit der Geschäftsprozessoptimierung, insbesondere im Bereich der Justiz.
2 GRUNDLAGEN DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN: Hier werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, die verschiedenen Arten der Verwahrung sowie der derzeitige, als ineffizient bewertete Verfahrensablauf definiert und beschrieben.
3 GRUNDLAGEN DER GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG: Es werden die theoretischen Grundlagen, Begriffe und Strukturierungsmerkmale der Geschäftsprozessmodellierung vermittelt, um ein methodisches Fundament für die weitere Arbeit zu legen.
4. AUSGEWÄHLTE MODELLIERUNGSSPRACHEN FÜR GESCHÄFTSPROZESSE: Verschiedene Modellierungssprachen werden vorgestellt und hinsichtlich ihrer Eignung verglichen, wobei die Sprache nach Gehring für die weitere Modellierung ausgewählt wird.
5 NEUGESTALTUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES DER VERWAHRUNG ERBFOLGERELEVANTER URKUNDEN: Dieses Kapitel bildet den Hauptteil, in dem ein Idealkonzept entwickelt, der Ist-Prozess modelliert und ein neuer Soll-Prozess für die elektronische Verwahrung konzipiert wird.
6 EVALUATION DES SOLL-GESCHÄFTSPROZESSES: Die Auswirkungen des neuen Soll-Prozesses werden evaluiert, wobei insbesondere die Effizienzgewinne und das Einsparpotential durch die Zentralisierung und Digitalisierung hervorgehoben werden.
7 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK: Das letzte Kapitel resümiert die Ergebnisse der Arbeit und gibt einen Ausblick auf die Bedeutung der Geschäftsprozessmodellierung für die zukünftige Gestaltung von Verwaltungsabläufen.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozessmodellierung, Verwahrung, erbfolgerelevante Urkunden, Justiz, eJustice, elektronische Signatur, Testamentsregister, Prozessoptimierung, Business Reengineering, Medienbrüche, Automatisierung, Nachlassgericht, Standesamt, Notariat, Effizienzsteigerung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Analyse und Neugestaltung des Geschäftsprozesses zur Verwahrung von erbfolgerelevanten Urkunden in der deutschen Justiz unter Einbeziehung moderner Informationstechnologien.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Die zentralen Themen sind die Geschäftsprozessmodellierung, das Erbrecht, die Digitalisierung staatlicher Verwaltungsverfahren und die Effizienzsteigerung durch organisationsübergreifende Zusammenarbeit.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist die Entwicklung eines innovativen, elektronischen Soll-Geschäftsprozesses, der Schwachstellen wie Ineffizienz und Fehleranfälligkeit des derzeitigen Systems beseitigt und für effizientere Abläufe sorgt.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt Methoden der Geschäftsprozessmodellierung, um den Ist-Zustand zu analysieren, ein Idealkonzept zu entwickeln und einen verbesserten Soll-Prozess zu modellieren.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden nach einer theoretischen Einführung die Modellierungssprachen verglichen und der bestehende Ist-Prozess sowie der daraus abgeleitete Soll-Prozess detailliert modelliert und begründet.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Die zentralen Begriffe sind Prozessmodellierung, Verwahrung, Erbfolgerelevante Urkunden, eJustice, Digitalisierung und Effizienzsteigerung.
Warum wird die Modellierungssprache nach Gehring bevorzugt?
Sie wird gewählt, da sie einfach zu erlernen ist, klare Strukturen bietet und die für diese Arbeit besonders relevanten Aspekte wie Organisationswechsel und Medienbrüche sehr gut visualisieren kann.
Welche Schwachstellen identifiziert der Autor im aktuellen System?
Der Autor bemängelt unter anderem den hohen manuellen Aufwand, die Fehleranfälligkeit durch Mehrfacherfassungen, die Trägheit des papiergebundenen Mitteilungssystems und die mangelnde IT-Unterstützung.
- Citation du texte
- Dipl.-Kfm, Dipl.-Rpfl. Markus Stub (Auteur), 2008, Modellierung eines Geschäftsprozesses zur zentralen elektronischen Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/145811
