Seminarunterlage Excel 2003 Tipps Tricks

Inhaltsverzeichnis

2 Bezeichnungen in Excel

3 Bewegen und Markieren im Tabellenblatt
3.1 Bewegen im Tabellenblatt mit Tastenkombinationen
3.2 Markieren im Tabellenblatt mit Tastenkombinationen

4 Verändern der Tabelle
4.1 Einfügen von Spalten, Zeilen und Tabellenblättern
4.2 Löschen von Spalten, Zeilen und Tabellenblättern

5 Formatierungen in Excel
5.1 Allgemeines
5.2 Benutzerdefiniertes Zahlenformat
5.3 Beispiel für ein benutzerdefiniertes Zahlenformat

6 AutoAusfüllen in Excel

7 Formeln in Excel

8 Absolute und relative Bezüge
8.1 Kopieren von Formeln und Funktionen
8.2 Definition relative Bezüge
8.3 Definition absolute Bezüge

9 Funktionen
9.1 Summenfunktion
9.2 Funktionsassistent
9.3 Statistische Funktionen
9.4 Weitere Funktionen (Auswahl)
9.5 WENN-Funktion
9.6 WENN-Funktion mit Text
9.7 WENN-Funktion mit absoluten Bezügen
9.8 Funktion SVERWEIS

10 Duplikate finden

11 Sortieren
11.1 Daten sortieren
11.2 Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge

12 Daten filtern mit dem AutoFilter

13 Bedingte Formatierung

14 Zellformatierung bereinigen bei Datenimport

15 Rechnen mit Datumsangaben

16 Zeilen fixieren

17 Ausdruck

18 Beispiel: Altersberechnung in Excel

19 Beispiel: zwei Tabellen zu einer verbinden

20 Beispiel: Text verketten

21 Beispiel: Text trennen

2 Bezeichnungen in Excel

Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem hauptsächlich Rechenoperationen durchführt werden.

Excel stellt als neue Datei ein Kalkulationsblatt zur Verfügung, auf dem Texte, Zahlen und vor allem Formeln und Funktionen eingegeben werden können.

Eine neue Datei wird in Excel als Arbeitsmappe bezeichnet. Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Kalkulationsblättern (= Tabellenblatt = Tabelle = Blatt).

Ein Tabellenblatt ist in einzelne Zellen aufgebaut, jede Zelle hat eine eindeutige Adresse, die sich aus dem Buchstaben der Spalte und der Zahl der Zeile zusammensetzt. So gibt es nur eine Zelle A1 am Kreuzungspunkt zwischen der Spalte A und der Zeile 1.

Ein Tabellenblatt hat 65.536 Zeilen und 256 Spalten (die letzte Spalte ist die Spalte IV). Pro Tabellenblatt existieren somit 16.777.216 Zellen.

Wichtig ist in Excel die Bearbeitungsleiste bzw. -zeile. Diese Zeile zeigt an, was tatsächlich in der auf dem Kalkulationsblatt angewählten Zelle steht. Beispiel: Es wurde in Zelle B7 eine Summe gerechnet. Im Kalkulationsblatt ist das Ergebnis, also 180.000, zu sehen, in der Zelle steht aber tatsächlich eine Funktion: =SUMME(B4:B6).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eine Eingabe in eine Zelle sollte immer bestätigt werden:

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3 Bewegen und Markieren im Tabellenblatt

3.1 Bewegen im Tabellenblatt mit Tastenkombinationen

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3.2 Markieren im Tabellenblatt mit Tastenkombinationen

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4 Verändern der Tabelle

4.1 Einfügen von Spalten, Zeilen und Tabellenblättern

Die Elemente werden immer vor dem angewählten Element eingefügt. Beispiel Tabellenblatt einfügen:

- Menü [Einfügen], Befehl [Tabellenblatt].
- Ergebnis: Das neue Tabellenblatt wurde vor dem aktuell angewählten Tabellenblatt eingefügt.

Beispiel Zeile einfügen:

- Menü [Einfügen], Befehl [Zeile].

Alternativ: Rechtsklick, Befehl [Zellen einfügen].

Schneller geht es mit der Tastenkombination

- Zeile markieren, dann

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4.2 Löschen von Spalten, Zeilen und Tabellenblättern

Das gewünschte Element markieren, z. B. eine Spalte, oder die Einfügemarke in eine Zelle in der Zeile / Spalte setzen. Dann Menü Bearbeiten, Befehl Zellen löschen.

Falls ich ein gesamtes Tabellenblatt löschen möchte: Menü Bearbeiten Befehl Blatt löschen. Wichtig: das Löschen von ganzen Tabellenblättern kann nicht rückgängig gemacht werden.

5 Formatierungen in Excel

5.1 Allgemeines

Wichtig: in Excel kann ich wie in Word alles formatieren. Ich muss vor der Formatierung markieren, und zwar genau den Bereich, den ich verändern möchte.

- Mit der Formatsymbolleiste (2. Symbolleiste von oben) können Formatierungen angewählt werden. Alle Formatierungen, die dort nicht zu finden (wie z.B. Text um 90 Grad drehen), kann man über das Menü [Format], Befehl [Zellen] anwählen.

(Alternative: Rechtsklick, Befehl [Zellen formatieren].)

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5.2 Benutzerdefiniertes Zahlenformat

Vorhandene Zahlenformate durch eigene ergänzen:

- Wichtig: Zuerst Bereich markieren.

- Menü [Format], Befehl [Zellen], Register [Zahlen], Kategorie [Benutzerdefiniert].

- Auf der rechten Seite ein Ausgangsformat wählen (z.B. #.##0,00)

- Im Eingabefeld das Zahlenformat entsprechend aufbauen.

Im Beispiel wurde ein Zahlenformat gewählt, das positive Zahlen mit einer Nachkommastelle und führendem Plus und negative Zahlen ebenfalls mit einer Nachkommastelle und führendem Minus darstellt.

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Folgendes ist bei Zahlenformaten zu beachten:

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Bei Zahlen mit Text (z.B. 23 Stück) ist es wichtig, dass nur die Zahl in die Zelle eingegeben wird, und das Wort (Stück) als Zahlenformat über die Zelle gelegt wird. Nur dann man mit den Zellen rechnen!

Falls man ein negatives Zahlenformat oder die Zahl 0 im Zahlenformat ändern möchte, muss man die einzelnen Zahlenformate durch Semikola (= Strichpunkte) trennen (siehe Tabelle oben).

5.3 Beispiel für ein benutzerdefiniertes Zahlenformat

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6 AutoAusfüllen in Excel

Wochentage, Monatsnamen, Texte mit Zahlen, Uhrzeiten werden von Excel als der Beginn einer Reihe interpretiert. Durch das Klicken und Ziehen mit dem AutoAusfüllenPlus (rechts unten an jeder Zelle und jedem Zellbereich) kann dann eine Liste erzeugt werden.

- Zelle anklicken

- auf das Quadrat rechts unten zeigen, ein schwarzes Plus erscheint

- Klicken und Ziehen

Falls links neben der aktiven Zelle etwas steht und bis zum Ende der Liste kopiert werden soll: Doppelklick auf das AutoAusfüllenPlus.

Datumslisten oder Zahllisten sind ebenfalls möglich. Falls bei Zahllisten einen besonderer Schritt gewünscht wird, z. B. immer 0,7 dazu, muss man die ersten beiden Zahlen der Liste eingeben, beide markieren und dann mit dem AutoAusfüllenPlus ziehen.

Bei Text und Zahl wird zur Zahl immer 1 addiert, z.B. Zimmer 111, Zimmer 112, ... Falls ein anderer Schritt gewünscht, muss man diesen vorgeben.

Achtung: Leertaste zwischen Zahl und Wort nicht vergessen!

Eigene AutoAusfüllen-Textlisten erzeugen

- Liste schreiben

- Liste markieren

- Menü [Extras], Befehl [Optionen], Register [Benutzerdefinierte Listen], Befehl [Importieren]

Nun kann man den ersten Eintrag der Liste in ein Tabellenblatt schreiben und durch Klicken und Ziehen auf dem AutoAusfüllenPlus die Liste fortführen.

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Beispiel:

Bezirke in Hamburg oder kreisfreie Städte in Schleswig-Holstein.

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