E-Mail ist als Kommunikationsmittel in Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken. Es wird zunehmend auch für den Versand von Geschäftsdokumenten verwendet. Dies wirft jedoch einige rechtliche Probleme auf, da E-Mails in Deutschland genauso zu behandeln sind wie andere Geschäftsdokumente. Dadurch unterliegen diese den gleichen Archivierungspflichten und -fristen wie nicht elektronische Geschäftsdokumente.
Um diese Archivierungspflichten zu erfüllen, gibt es spezielle IT-Systeme, die die Unternehmen dabei unterstützen, bzw. dieses überhaupt erst ermöglichen. Die Systeme können in verschiedene Klassen unterteilt werden, die unterschiedliche Anforderungen abdecken.
Die Arbeit soll mittelständische Unternehmen dabei unterstützen, die gesetzlichen, technologischen und organisatorischen Herausforderungen der E-Mail-Archivierung zu erkennen und Wege aufzeigen, durch welches System die damit verbundenen Probleme am besten gelöst werden können.
Dazu werden die rechtlichen Grundlagen geklärt, sowie die Anforderungen von mittelständischen Unternehmen an E-Mail-Archivierungssysteme in einem Fragebogen erfasst und ausgewertet. Auf Basis der Ergebnisse werden verschiedene Klassen von Systemen anhand der ermittelten Kriterien miteinander verglichen und bewertet. Anhand der Bewertung kann für unterschiedliche Unternehmensgrößen eine Empfehlung für das jeweils beste System ausgesprochen werden.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
1.1 ZWECK DER ARBEIT
1.2 GANG DER UNTERSUCHUNG
1.3 CEMA AG
2 GRUNDLAGEN UND BEGRIFFSBESTIMMUNG
2.1 E-MAIL-ARCHIVIERUNG
2.1.1 Storage Management
2.1.2 Compliance
2.1.3 Zusammenfassung
2.2 E-MAIL-ARCHIVIERUNGSSYSTEME
2.2.1 Softwarelösung
2.2.2 Appliance
2.2.3 Hosted Service
2.3 JOURNALING
2.4 SINGLE INSTANCING
2.5 MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN
3 GESETZLICHE ANFORDERUNGEN
3.1 DEUTSCHLAND
3.1.1 Handelsbriefe
3.1.2 Abgabenordnung
3.1.3 Handelsgesetzbuch
3.1.4 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
3.2 AUSLAND
3.2.1 Sarbanes-Oxley Act
3.2.2 Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates
3.3 SANKTIONEN
3.4 SCHLUSSFOLGERUNG
4 ORGANISATORISCHE UND TECHNOLOGISCHE HERAUSFORDERUNGEN
4.1 REVISIONSSICHERHEIT
4.2 ZUGRIFFSFÄHIGKEIT
4.3 SPAM
4.4 UMGANG MIT PRIVATEN E-MAILS
4.5 VERSCHLÜSSELUNG
4.6 BCC
4.7 E-MAIL-VERTEILER
5 ANFORDERUNGEN AN DIE SYSTEME
5.1 IMPLEMENTIERUNGSDAUER
5.2 SCHULUNGSBEDARF DER BENUTZER
5.3 SCHULUNGSBEDARF DER ADMINISTRATOREN
5.4 ADMINISTRATIONSAUFWAND
5.5 SICHERHEIT
5.6 ERWEITERBARKEIT
5.7 INTEGRATION IN VORHANDENE INFRASTRUKTUR
5.8 ZUSATZNUTZEN
5.9 ZUSAMMENFASSUNG
5.10 HYPOTHESEN
6 KOSTENVERGLEICH
6.1 ANSCHAFFUNGSKOSTEN
6.1.1 Beispielrechnung Anschaffungskosten (25 Benutzer)
6.1.2 Beispielrechnung Anschaffungskosten (100 Benutzer)
6.1.3 Beispielrechnung Anschaffungskosten (500 Benutzer)
6.2 LAUFENDE KOSTEN
6.2.1 Beispielrechnung laufende Kosten pro Monat (25 Benutzer)
6.2.2 Beispielrechnung laufende Kosten pro Monat (100 Benutzer)
6.2.3 Beispielrechnung laufende Kosten pro Monat (500 Benutzer)
6.3 ZUSAMMENFASSUNG
7 ERMITTLUNG DER KUNDENANFORDERUNGEN
7.1 GRUNDLAGEN
7.1.1 Vor- und Nachteile von Online-Fragebögen
7.1.2 Arten von Fragen
7.1.3 Filter
7.2 ERSTELLUNG DES FRAGEBOGENS
8 AUSWERTUNG
8.1 STATISTIK
8.1.1 Frage 1: Versand steuerrelevanter Dokumente
8.1.2 Frage 2: Informationsstand
8.1.3 Frage 3: Auffinden von E-Mails
8.1.4 Frage 4: Bedeutung von E-Mail-Archivierung
8.1.5 Frage 5: Einsatz von E-Mail-Archivierungssystemen
8.1.6 Frage 6: Gründe gegen E-Mail-Archivierungssysteme
8.1.7 Frage 7: Aufbewahrungsrichtlinie für E-Mails
8.1.8 Frage 8: Gründe für E-Mail-Archivierung
8.1.9 Frage 9: Festlegung einer Gewichtung
8.1.10 Frage 10: Anzahl Mitarbeiter / Postfächer
8.1.11 Frage 11: Gesamtes E-Mail-Datenvolumen und monatliches Wachstum
8.1.12 Frage 12: Eingesetzte Serversoftware
8.1.13 Frage 13: Eingesetzte Clientsoftware
8.1.14 Fragen 14-16
8.2 NUTZWERTANALYSE
8.2.1 Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern
8.2.2 Unternehmen mit 26 bis 100 Mitarbeitern
8.2.3 Unternehmen mit 101 bis 500 Mitarbeitern
8.3 EMPFEHLUNG
9 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, die gesetzlichen, technologischen und organisatorischen Anforderungen an E-Mail-Archivierungssysteme zu verstehen. Auf Basis einer durchgeführten Online-Umfrage unter Kunden der CEMA AG und einer anschließenden Nutzwertanalyse wird bewertet, welche Systemklasse (Softwarelösung, Appliance oder Hosted Service) für verschiedene Unternehmensgrößen am besten geeignet ist.
- Analyse rechtlicher Grundlagen (Compliance) und technischer Herausforderungen (Storage Management)
- Vergleich und Bewertung der drei E-Mail-Archivierungsklassen
- Ermittlung von Kundenanforderungen mittels empirischer Umfrage
- Durchführung einer Nutzwertanalyse zur Entscheidungsunterstützung
- Kostenvergleich für verschiedene Unternehmensgrößen
Auszug aus dem Buch
2.1 E-Mail-Archivierung
Der Begriff E-Mail-Archivierung bezieht sich auf die langfristige Aufbewahrung von E-Mails und ihrer Anhänge. Im Wesentlichen gibt es zwei Bereiche, die unterschieden werden müssen. Der erste Bereich ist die Entlastung des bestehenden Mailsystems (sog. Storage Management). Dies kann als interne Anforderung bezeichnet werden, da diese aus dem Unternehmen selbst kommt. Der zweite Bereich ist die Unterstützung bei der Erfüllung von rechtlichen Anforderungen (sog. Compliance). Dies kann als externe Anforderung bezeichnet werden, da diese von außerhalb durch den Gesetzgeber an das Unternehmen herangetragen wird. Die Einführung einer E-Mail Archivierung kann aus einer oder aus beiden Anforderungen heraus veranlasst sein und soll deshalb im Folgenden gleichermaßen berücksichtigt werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Einführung in die Thematik der E-Mail-Archivierung und Vorstellung des methodischen Vorgehens der Diplomarbeit.
2 GRUNDLAGEN UND BEGRIFFSBESTIMMUNG: Definition der zentralen Konzepte wie Storage Management, Compliance und Vorstellung der verschiedenen Systemklassen (Softwarelösung, Appliance, Hosted Service).
3 GESETZLICHE ANFORDERUNGEN: Darlegung der gesetzlichen Rahmenbedingungen in Deutschland sowie im Ausland (z.B. Sarbanes-Oxley Act) inklusive der Konsequenzen bei Nichteinhaltung.
4 ORGANISATORISCHE UND TECHNOLOGISCHE HERAUSFORDERUNGEN: Erläuterung der Anforderungen an Revisionssicherheit, Zugriffsfähigkeit und den Umgang mit spezifischen E-Mail-Inhalten wie Spam oder privaten Nachrichten.
5 ANFORDERUNGEN AN DIE SYSTEME: Analyse und Bewertung verschiedener Kriterien wie Implementierungsdauer und Schulungsbedarf mittels eines Punktesystems für die drei Systemklassen.
6 KOSTENVERGLEICH: Detaillierte Gegenüberstellung von Anschaffungs- und laufenden Kosten für Szenarien mit 25, 100 und 500 Benutzern.
7 ERMITTLUNG DER KUNDENANFORDERUNGEN: Beschreibung der Methodik der Online-Umfrage, die zur Erfassung der Anwenderbedürfnisse bei CEMA AG Kunden durchgeführt wurde.
8 AUSWERTUNG: Darstellung und Analyse der Umfrageergebnisse sowie Durchführung einer Nutzwertanalyse zur Ableitung fundierter Empfehlungen nach Unternehmensgröße.
9 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK: Zusammenfassung der Kernergebnisse und ein Ausblick auf die zukünftige Entwicklung im Bereich E-Mail-Server und Archivierung.
Schlüsselwörter
E-Mail-Archivierung, Compliance, Storage Management, Mittelständische Unternehmen, Nutzwertanalyse, Revisionssicherheit, Softwarelösung, Appliance, Hosted Service, Gesetzeskonformität, Journaling, Single Instancing, Wirtschaftsinformatik.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Evaluierung von Systemen zur E-Mail-Archivierung, um mittelständische Unternehmen bei der Auswahl einer gesetzeskonformen und wirtschaftlich sinnvollen Lösung zu unterstützen.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die zentralen Themen umfassen rechtliche Compliance-Anforderungen, technologische Herausforderungen wie Storage Management, einen Vergleich verschiedener Archivierungsklassen und die Berücksichtigung von Kostenfaktoren.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das primäre Ziel ist es, auf Basis einer Nutzwertanalyse Empfehlungen für verschiedene Unternehmensgrößen auszusprechen, um den Anforderungen der jeweiligen Unternehmen optimal gerecht zu werden.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wurde eine Kombination aus Literaturrecherche, Expertengesprächen, einem Kostenvergleich sowie einer empirischen Online-Umfrage unter Kunden der CEMA AG und einer anschließenden Nutzwertanalyse angewandt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil analysiert die Systemklassen, beleuchtet die rechtlichen Grundlagen, identifiziert technologische Herausforderungen, führt einen Kostenvergleich durch und wertet Kundenanforderungen statistisch aus.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind E-Mail-Archivierung, Compliance, Storage Management, Nutzwertanalyse und mittelständische Unternehmen.
Warum schneiden Appliances laut der Arbeit für mittlere Unternehmen oft am besten ab?
Aufgrund des hohen Nutzwerts und der günstigeren laufenden Kosten im Vergleich zu Softwarelösungen über die Nutzungsdauer hinweg, erweisen sie sich oft als die effizienteste Wahl.
Welche Rolle spielt die E-Mail-Archivierung für kleine Unternehmen bis 25 Mitarbeiter?
Für diese Unternehmensgröße sind Hosted Services laut der Arbeit am vorteilhaftesten, da sie geringe Anschaffungskosten verursachen und keine eigene komplexe IT-Infrastruktur voraussetzen.
- Quote paper
- Marco Viets (Author), 2010, Evaluierung von E-Mail-Archivierungssystemen auf Basis der Anforderungen mittelständischer Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/146781
