In Zeiten ständig zunehmenden Wettbewerbs müssen sich Unternehmen nicht nur schlanker, sondern vor allem flexibler aufstellen. Wer nicht kontinuierlich seine Kosten den Marktverhältnissen anpassen kann und gleichzeitig stetig seine Qualität verbessert, gerät in Gefahr vom Markt verdrängt zu werden.
Viele Unternehmensstrategien sind bisher rein auf Wachstum mit einem hohen Grad an Wertschöpfung ausgerichtet. Diese Strategie ist solange von Vorteil, sofern der geplante Wachstumsweg eingehalten werden kann. Zu einem Existenz-bedrohlichen Problem werden kann diese Strategie aber bei Marktschwankungen oder bei einer Rezession, wie sie unter anderem die deutsche Wirtschaft in den Jahren 2008 und 2009 erlebte. Eine zu große Fertigungs- und Leistungstiefe kann in vielen Fällen dazu führen, dass Unternehmen nicht flexibel genug auf veränderte Marktentwicklungen reagieren können. Entscheidend ist also, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden. Ein wesentlicher Hebel dazu ist die optimale Outsourcing-Strategie eines Unternehmens.
Das klassische Outsourcing kann dabei schon als „alter Hut“ bezeichnet werden, da sich bereits Mitte der 80er Jahre die ersten großen Projekte vollzogen. Relativ neu ist aber die Idee des Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei werden einzelne bisher unternehmensintern betriebene Prozesse auf spezialisierte externe Dienstleister übertragen, welche durch ihre Fähigkeiten und Ressourcen den speziellen Prozess zu geringeren Kosten und in besserer Qualität erzeugen können. Die Abgrenzung zum klassischen Outsourcing erfolgt hierbei dadurch, dass Geschäftsprozesse nicht 1:1 ausgelagert werden, sondern auch standardisiert und optimiert werden.
Gegenstand der vorliegenden Arbeit ist die spezifische Auseinandersetzung mit dem Thema (BPO) und die Erarbeitung eines Leitfadens zur optimalen Umsetzung einer BPO-Maßnahme. Im ersten Teil dieser Arbeit soll der theoretische Rahmen um das Thema (BPO) gezogen werden. Es werden Motive, Chancen, Risiken sowie aktuelle Entwicklungen aufgezeigt und verdeutlicht. Der zweite Teil der Arbeit ist ein Leitfaden für die Realisierung einer Outsourcing-Maßnahme. Er ist strukturiert aufgebaut und enthält alle relevanten Prozessschritte für die richtige Umsetzung einer Outsourcing-Maßnahme.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Definitorische Einordnung des Outsourcings
3. BPO - Abgrenzung und Definition
4. Konzeptionelle Eingliederung von BPO
5. Ausprägungen von BPO
5.1. BPO-Formen im engeren Sinne
5.2. BPO-Formen im weiteren Sinne: Das Shared Service Center
6. Beweggründe und Risiken des BPO
6.1. Monetäre Beweggründe für ein Outsourcing
6.1.1. Mengeneffekte (Economies of Scale)
6.1.2. Verbundeffekte (Economies of Scope 1/2)
6.1.3. Effizienz durch Spezialisierung (Economies of Scope 2/2)
6.1.4. Verlagerung von Standorten
6.1.5. Wandlung von fixen in variable Kosten
6.1.6. Verbesserung der Steuerung und Transparenz im Unternehmen
6.2. Nichtmonetäre Entscheidungskriterien
6.2.1. Die Konzentration auf das Kerngeschäft
6.2.2. Erhöhung der Prozessqualität
6.2.3. Transfer von (operationalen) Risiken
6.3. Erfolgsparameter einer BPO-Entscheidung
6.4. Monetäre Risiken einer BPO-Entscheidung
6.5. Nichtmonetäre Risiken einer BPO-Entscheidung
6.5.1. Die Abhängigkeit vom BPO-Vertragspartner
6.5.2. Verunsicherung der Mitarbeiter
7. Charakterisierung des mittelständischen Einkaufs
8. Ein Praxisbeispiel für das Outsourcing von Einkaufsdienstleistungen
9. Umfrage zum Thema Outsourcing
10. Insourcing - der Gegentrend zum Outsourcing
11. Zielsetzung und Migrationsstrategie für ein BPO
12. Ein Leitfaden zur Umsetzung eines BPO
12.1. Scoping (Phase 1)
12.2. Machbarkeit (Phase 2)
12.3. Auswahl der Dienstleister (Phase 3)
12.3.1. Auswahlkriterien für potentielle Ausgliederungspartner
12.3.2. Der Ausschreibungsprozess
12.4. Vertragsgestaltung (Phase 4)
12.4.1. BPO-Preismodelle
12.4.2. Laufzeit des BPO-Vertrages
12.4.3. BPO-Governance Modell
12.4.4. Arbeitsrechtliche Fragestellungen
12.5. Durchführung der Migration (Phase 5)
13. Zentrale Aufgaben der Projektorganisation
14. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Diplomarbeit analysiert die Möglichkeiten und Herausforderungen von Business Process Outsourcing (BPO) im Einkauf mittelständischer Unternehmen. Ziel ist es, Entscheidern ein fundiertes Verständnis der theoretischen Hintergründe zu vermitteln und einen praxisorientierten Leitfaden zur Implementierung von BPO-Maßnahmen bereitzustellen, um Wettbewerbsfähigkeit und Wertschöpfung nachhaltig zu steigern.
- Theoretische Fundierung von Business Process Outsourcing (BPO).
- Analyse von Beweggründen und Risiken bei der Auslagerung von Einkaufsprozessen.
- Untersuchung der Besonderheiten des mittelständischen Einkaufs.
- Praxisbeispiele und Umfrageergebnisse zur Outsourcing-Thematik.
- Detaillierter Leitfaden zur Umsetzung und Migration von BPO-Projekten.
Auszug aus dem Buch
1. Einleitung
In Zeiten ständig zunehmenden Wettbewerbs müssen sich Unternehmen nicht nur schlanker, sondern vor allem flexibler aufstellen. Wer nicht kontinuierlich seine Kosten den Marktverhältnissen anpassen kann und gleichzeitig stetig seine Qualität verbessert, gerät in Gefahr vom Markt verdrängt zu werden.
Viele Unternehmensstrategien sind bisher rein auf Wachstum mit einem hohen Grad an Wertschöpfung ausgerichtet. Diese Strategie ist solange von Vorteil, sofern der geplante Wachstumsweg eingehalten werden kann. Zu einem Existenz-bedrohlichen Problem werden kann diese Strategie aber bei Marktschwankungen oder bei einer Rezession, wie sie unter anderem die deutsche Wirtschaft in den Jahren 2008 und 2009 erlebte. Eine zu große Fertigungs- und Leistungstiefe kann in vielen Fällen dazu führen, dass Unternehmen nicht flexibel genug auf veränderte Marktentwicklungen reagieren können. Entscheidend ist also, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden. Ein wesentlicher Hebel dazu ist die optimale Outsourcing-Strategie eines Unternehmens.
Das klassische Outsourcing kann dabei schon als „alter Hut“ bezeichnet werden, da sich bereits Mitte der 80er Jahre die ersten großen Projekte vollzogen. Relativ neu ist aber die Idee des Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei werden einzelne bisher unternehmensintern betriebene Prozesse auf spezialisierte externe Dienstleister übertragen, welche durch ihre Fähigkeiten und Ressourcen den speziellen Prozess zu geringeren Kosten und in besserer Qualität erzeugen können. Die Abgrenzung zum klassischen Outsourcing erfolgt hierbei dadurch, dass Geschäftsprozesse nicht 1:1 ausgelagert werden, sondern auch standardisiert und optimiert werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Beschreibt die Notwendigkeit für Unternehmen, flexibler zu agieren und führt das Thema Business Process Outsourcing (BPO) als Strategie zur Prozessoptimierung ein.
2. Definitorische Einordnung des Outsourcings: Erläutert den Begriff und die verschiedenen Dimensionen der Systematisierung des klassischen Outsourcings.
3. BPO - Abgrenzung und Definition: Definiert BPO als Schnittmenge zwischen Prozessoptimierung und klassischem Outsourcing.
4. Konzeptionelle Eingliederung von BPO: Beleuchtet die historische Entstehung von BPO und die Entwicklung der Wertschöpfungsketten.
5. Ausprägungen von BPO: Unterscheidet verschiedene Formen wie Onshore-, Nearshore- und Offshore-Outsourcing sowie Shared Service Center.
6. Beweggründe und Risiken des BPO: Analysiert monetäre und nichtmonetäre Faktoren sowie Chancen und Risiken einer Outsourcing-Entscheidung.
7. Charakterisierung des mittelständischen Einkaufs: Definiert den Mittelstand und die spezifischen Herausforderungen im Beschaffungsmanagement.
8. Ein Praxisbeispiel für das Outsourcing von Einkaufsdienstleistungen: Detailliert ein konkretes Beratungsprojekt zur Optimierung von Einkaufsprozessen.
9. Umfrage zum Thema Outsourcing: Präsentiert Ergebnisse einer webbasierten Befragung zu Beweggründen und Hemmschwellen beim Outsourcing.
10. Insourcing - der Gegentrend zum Outsourcing: Diskutiert das Scheitern von Outsourcing-Projekten und die Rückführung von Prozessen.
11. Zielsetzung und Migrationsstrategie für ein BPO: Beschreibt die notwendige Vorbereitung und strategische Ausrichtung vor der Implementierung.
12. Ein Leitfaden zur Umsetzung eines BPO: Bietet einen detaillierten 5-Phasen-Plan, von der Analyse bis zum Regelbetrieb.
13. Zentrale Aufgaben der Projektorganisation: Erläutert die notwendigen Managementstrukturen und Erfolgsfaktoren bei BPO-Projekten.
14. Fazit: Fasst die zentralen Erkenntnisse zusammen und betont die Bedeutung von Planung, Kommunikation und Risikomanagement.
Schlüsselwörter
Business Process Outsourcing, BPO, Einkauf, Beschaffungsmanagement, Mittelstand, Outsourcing, Insourcing, Prozessoptimierung, Dienstleistermanagement, Make-or-Buy, Service Level Agreement, Projektmanagement, Kosteneffizienz, Prozessqualität, Change Management
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die strategische Bedeutung von Business Process Outsourcing (BPO) speziell für den Einkauf in mittelständischen Unternehmen als Methode zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder sind die theoretische Definition von BPO, die Abgrenzung zum klassischen Outsourcing, die Analyse von Risiken und Chancen sowie die praktische Implementierung durch einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist es, Unternehmen bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen und einen praxisorientierten Leitfaden zur optimalen Umsetzung von BPO-Maßnahmen an die Hand zu geben.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer theoretischen Literaturanalyse sowie einer quantitativen empirischen Studie in Zusammenarbeit mit einer Unternehmensberatung.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit der theoretischen Einordnung, den Beweggründen, einer Fallstudie aus der Praxis, den Ergebnissen der Umfrage sowie dem detaillierten Leitfaden zur Implementierung von BPO-Projekten.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören BPO, Einkauf, Mittelstand, Prozessoptimierung, Kostenreduktion und Risikomanagement.
Warum spielt die Unterscheidung zwischen BPO und einem Shared Service Center eine Rolle?
Die Unterscheidung ist für die strategische Entscheidung wichtig, da sie unterschiedliche Eigentümerstrukturen und Kontrollmöglichkeiten für das Unternehmen bietet, was Auswirkungen auf die Flexibilität und die Kosten hat.
Welche Bedeutung hat das Change Management für den Erfolg eines BPO-Projekts?
Da Outsourcing-Vorhaben oft mit Ängsten vor Arbeitsplatzverlust bei Mitarbeitern verbunden sind, ist ein professionelles Change Management entscheidend, um Widerstände abzubauen und das erforderliche Know-how im Unternehmen zu halten.
- Citation du texte
- Nico Neudmann (Auteur), 2010, Business Process Outsourcing im Einkauf mittelständischer Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/151052
