In den letzten Jahren zeichnet sich ein Trend zu immer flexibleren und an die spezifischen Unternehmensprozesse angelehnten Softwaresystemen ab. Um den gesteigerten Marktanforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer flexiblen Organisation, die sich sowohl auf die sich immer schneller ändernden Marktbedingungen anpasst, aber auch die Qualitätsanforderungen von Kunden und Unternehmen erfüllen kann. Hierbei hat sich das Projektmanagement als geeigneter methodischer Ansatz herausgestellt. Jedoch zeigt sich, dass der Hauptanteil der Projekte das angestrebte Kosten und Terminziel bei weitem verfehlt. So ergab eine Studie der Stanish Group, dass gerade einmal neun % aller Großprojekte und 28% der kleineren und mittleren Projekten das angestrebte "Time and Budget"-Ziel erreicht haben 1. Litke beschreibt sogar, dass Kosten- und Terminüberschreitungen bei Softwareprojekten im Rahmen von 100 - 200% durchaus üblich seien 2. Dabei liegen die Kosten der Informationsverarbeitung mittlerweile zwischen fünf und 15 Prozent der gesamten Kosten eines Unternehmens, wobei Projekte hierbei einen Hauptschwerpunkt bilden 3. Hieraus lässt sich ableiten, dass, neben einem effizienten Projektmanagement, vor allem ein übergreifendes Projektcontrolling entscheidend ist, um die angestrebten Vorgaben eines Projektes zu erreichen.
Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, Controllingmethoden für Projekte im Allgemeinen und deren spezielle Anforderungen im Bereich von IT-Projekten zu analysieren. Dabei wird die Frage anzugehen sein, inwieweit der Zielkonflikt zwischen den drei Projekteinflussgrößen Leistung/Qualität, Aufwand und Projektdauer 4 harmonisiert werden kann. Hierbei zeigt das so genannte Brook′sche Gesetz: "Adding manpower to a late project makes it later" 5, dass eine sich anbietende Humankapazitätsanpassung keine geeignete Lösung darstellt. Des Weiteren unterliegt auch das Projektcontrolling selbst der Anforderung der Wirtschaftlichkeit. Daher wird der Verfasser auch auf die Frage eingehen, inwieweit das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimiert werden kann.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
2. Begriffliche Grundlagen des IT-Projektcontrolling
2.1 Der Begriff des Projektes im Allgemeinen und IT-Projekte als Spezialfall
2.2 Definition des Begriffes Controlling
2.3 Zusammenführung zum Projektcontrolling
3. Durchführung und Methoden des Projektcontrolling
3.1 Ablaufmodelle des Projektcontrolling
3.2 Spezielle Phasenmodelle im Bereich von IT-Projekten
3.3 Aufgaben des Projektcontrolling für die Planungsphase
3.3.1 Struktur- und Ablaufplanung
3.3.2 Aufwandsplanung
3.4 Projektsteuerung und –controlling in der Vollzugsphase
3.4.1 Aufgaben des Projektcontrolling in der Vollzugsphase
3.4.2 Controlling des Projektgegenstandes
3.4.3 Terminkontrolle
3.4.3.1 Vorgehen der Terminüberprüfung
3.4.3.2 Die Meilensteintrendanalyse
3.4.4 Kostenkontrolle
3.4.4.1 Grundlagen der Kostenkontrolle
3.4.4.2 Der Plan-Ist Vergleich
3.4.4.3 Die Earned Value Analyse
3.4.4.4 Kostenwirtschaftlichkeit
3.4.5 Berichtswesen
3.5 Aufgaben nach Vollendung des Projektes
3.5.1 Tätigkeiten im Rahmen des Projektcontrolling
3.5.2 Überblick über die Controllinginstrumente
4. Zusammenfassung und Perspektiven des Projektcontrolling
Zielsetzung und Themenfelder
Die Arbeit verfolgt das Ziel, Controlling-Methoden für IT-Projekte zu systematisieren und aufzuzeigen, wie der Zielkonflikt zwischen Zeit, Kosten und Qualität in dynamischen Projektumfeldern gelöst werden kann. Die zentrale Forschungsfrage untersucht, wie ein effizientes Projektcontrolling dazu beitragen kann, Projektvorgaben trotz hoher technischer Komplexität und unsicherer Marktbedingungen zu erreichen.
- Grundlagen und Definitionen von Projekten und Controlling im IT-Kontext
- Methoden und Phasenmodelle für das Projektcontrolling in IT-Vorhaben
- Steuerungsmechanismen für die Termin- und Kostenkontrolle (insb. Earned Value Analyse)
- Strukturierung des Berichtswesens und Qualitätssicherung
- Analyse des Kosten-Nutzen-Verhältnisses von Controlling-Maßnahmen
Auszug aus dem Buch
3.4.4.3 Die Earned Value Analyse
Die Earned Value Analyse verfolgt das Ziel, „den Fortschritt eines Projektes zu jedem Zeitpunkt messbar und prognostizierbar zu machen“ und wurde Anfang der 60er Jahre als Kontrollverfahren der US Airforce entwickelt. Dabei bietet sie eine aussagefähige Analyse der Projektkosten über die Projektlaufzeit und besitzt überdies den Vorteil, gewonnene Erfahrungen auf vergleichbare Projekte zu übertragen. Sie stützt sich in ihrer Analyse auf drei Basiskennzahlen: den Planwert (Budgeted Cost of Work Scheduled), den Istwert (Actual Cost of Work Performed) und den Sollwert (Budgeted Cost of Work Performed oder Earned Value). Die Sollkosten entsprechen den Kosten, die für eine gegebene Leistung planmäßig hätten anfallen dürfen und ermitteln sich aus: Sollkosten = Plankosten pro Leistungseinheit x Istleistung. Sie garantieren die richtige Interpretation der festgestellten Abweichungen durch Bezugnahme auf den Leistungsfortschritt des Projektes.
Um diese Analyse vornehmen zu können betrachtet die EVA zwei Differenzen, die sich, im Gegensatz zu dem Plan-Ist Vergleich, auf die Sollkosten beziehen. Die Abweichung, die zwischen den Istkosten und den Sollkosten entsteht, wird als Kostenabweichung (Cost Variance) interpretiert. Hierbei gilt, dass wenn der Sollwert über dem Istwert liegt, die Kosten für den bisherigen Projektfortschritt niedriger sind als geplant. Wird diese Entwicklung fortgesetzt, kann mit geringeren Kosten für die Fertigstellung des Projektes gerechnet werden. Die Differenz zwischen den Sollkosten und den Plankosten wird als Leistungsabweichung (Schedule Variance) bezeichnet.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Das Kapitel beleuchtet den steigenden Bedarf an flexiblen Organisationsformen in der IT-Branche und die Notwendigkeit eines effizienten Projektcontrollings angesichts hoher Projektabbruch- und Zielverfehlungsraten.
2. Begriffliche Grundlagen des IT-Projektcontrolling: Es werden die theoretischen Fundamente gelegt, indem Begriffe wie "Projekt", "Controlling" und "IT-Projekt" definiert sowie deren Verbindung im IT-Projektcontrolling expliziert werden.
3. Durchführung und Methoden des Projektcontrolling: Dieser Hauptteil widmet sich den operativen Instrumenten zur Planung, Steuerung und Kontrolle in den verschiedenen Projektphasen, inklusive spezifischer Ansätze für Zeit- und Kostenmanagement.
4. Zusammenfassung und Perspektiven des Projektcontrolling: Das Fazit resümiert die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Betrachtung und diskutiert zukünftige Herausforderungen, wie die psychologische Akzeptanz von Controllingsystemen und die stetige Zielrevision.
Schlüsselwörter
IT-Projektcontrolling, Projektmanagement, Soll-Ist-Vergleich, Earned Value Analyse, Terminüberwachung, Kostenkontrolle, Meilensteintrendanalyse, Softwareentwicklung, Projektsteuerung, Planungsphase, Projektberichtswesen, Kostenschätzung, Projektlebenszyklus, Qualitätssicherung, Wirtschaftlichkeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der vorliegenden Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit den Methoden, Aufgaben und Instrumenten des Projektcontrollings speziell für IT-Projekte, um deren Erfolg bei der Einhaltung von Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorgaben zu steigern.
Was sind die zentralen Themenfelder der Analyse?
Die Schwerpunkte liegen auf der Projektplanungsphase, der operativen Projektsteuerung während der Vollzugsphase, der Kosten- und Terminkontrolle sowie der Bedeutung des Berichtswesens.
Welches primäre Ziel verfolgt der Autor?
Das Hauptziel ist es, Controlling-Methoden für IT-Projekte zu systematisieren und aufzuzeigen, wie ein effektives Projektcontrolling den Zielkonflikt zwischen den klassischen Projektgrößen harmonisieren kann.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden verwendet?
Der Autor stützt sich auf eine fundierte Literaturanalyse, führt fachspezifische Phasenmodelle ein und erläutert mathematische Verfahren wie die "Earned Value Analyse" und "Meilensteintrendanalyse" an Beispielen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in Ablaufmodelle, Aufgaben der Projektplanung (Struktur- und Aufwandsplanung), die Steuerung in der Vollzugsphase (Termin- und Kostenkontrolle) sowie Aufgaben nach Projektabschluss.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren das Werk am besten?
Die zentralen Begriffe sind IT-Projektcontrolling, Earned Value Analyse, Projektsteuerung, Meilensteintrendanalyse und Projektplanung.
Warum ist die Earned Value Analyse (EVA) für den Autor von besonderer Bedeutung?
Die EVA wird als essenzielles Instrument hervorgehoben, da sie Fortschritte zu jedem Zeitpunkt messbar und prognostizierbar macht und damit eine fundierte Basis für die Steuerung bietet.
Wie bewertet der Autor den Einsatz von Controllingsystemen in IT-Projekten?
Er kommt zu dem Schluss, dass ein effizientes Projektcontrolling trotz des Zusatzaufwands für Planung und Dokumentation durch die Vermeidung von Fehlentwicklungen und die Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses unverzichtbar ist.
- Quote paper
- Matthias Sange (Author), 2003, Projektcontrolling bei IT-Projekten, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/15487
