Reflexion des Praktikums im Kulturverein

1. Einleitung

Ziel dieser Arbeit ist es, die von mir durchgeführten Tätigkeiten im Rahmen meiner beruflichen Beschäftigung im Kulturverein ‚urkult‘ für die Regionalausstellung „Die Gräfin vom Lungau - Wege in die Zukunft“ auf ihre Entstehung, Durchführung und Auswirkungen im Sinne des fachlichen und persönlichen Horizonts hin zu hinterfragen. Dafür soll die Organisation in ihren Grundzügen (innere und äußere Strukturen) dargestellt werden. Des Weiteren sollen die von mir bewältigten Aufgaben und Funktionen beschrieben werden um daraus hervorgehende Kompetenzen bewusst zu machen. Dafür soll die Tätigkeit aus ihrem chronologischen Ablauf heraus beschrieben werden, wofür mit der Entscheidung bzw. dem Eintritt in das Unternehmen begonnen werden soll und mit dem Austritt bzw. der daraus entstehenden Ziele geendet werden soll, was zu einer Betrachtung der gegenwärtigen (daraus entstandenen) Veränderungen und Situationen führen soll, worauf folgend die zukünftigen Ziele bzw. Zielfindungsstrategien und Zielsetzungen diskutiert werden sollen. Demnach zielt diese Arbeit auf einen Selbsthinterfragungsprozess ferner einer Beschreibung der eigenen und im Laufe der LV gemachten Erfahrungen sowie die damit einhergehenden Veränderungen.

Aufgrund der einfacheren Lesbarkeit und des besseren Verständnisses wird nachfolgend auf die weibliche und männliche Doppelform sowie auf den Einsatz von Wortverbindungen mit -Innen verzichtet. Die männliche Form erfasst somit jeweils auch die weibliche Form und umgekehrt.

2. Vorbereitung

2.1. Praktikumsanbahnung

Der von mir im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit durchgeführte Beruf kann überbegrifflich als Kulturmarketing und Kulturmanagement in einer kulturellen Einrichtung verstanden werden. Unter Kulturmanagement versteht man „planvolles, öffentliches, ökonomisch orientiertes Handeln, das sich auf künstlerische Inhalte oder kulturelle Ziele bezieht, auf die Gestaltung von Gegenwart und Zukunft gerichtet ist und seine Ergebnisse in den Dienst der Allgemeinheit stellt.“ (Rauhe 1004: S.6)

Die Idee zur von mir im Folgenden beschriebenen Tätigkeit entstand hauptsächlich durch das Angebot das seitens des Kulturvereins Urkult an mich gestellt wurde, indem mir die Organisation der Ausstellung angeboten wurde. Die Vertreter des Kulturvereins Urkult traten aufgrund meiner vorhergehenden beruflichen Tätigkeit in der Gemeinde Ramingstein heran, wo das Theatermanagement bzw. die Organisation der Theatervorstellungen und die damit einhergehenden Tätigkeiten der Reservierung bzw. des Verkaufs der Theaterkarten sowie der Organisation des Theaterabends zu meinen Hauptaufgaben zählten. Diese Erfahrungen, die wenngleich im Vergleich der auf mich zukommenden Tätigkeiten lediglich als minimale Vorerfahrungen bezeichnet werden können, öffneten mir „Tür und Tor“ für die Tätigkeit im Rahmen der Regionalausstellung „Die Gräfin vom Lungau - Wege in die Zukunft“.

2.1.1. Wünsche, Ziele & Erwartungen an die Tätigkeit

Meine Erwartungen an die an mich gestellten Anforderungen sind hauptsächlich als Herausforderung bzw. aufgrund der schwer abzuschätzenden Entwicklung des Projekts, als offene Erwartungen zu bezeichnen, da die Organisationstruktur der Ausstellung bei meinem Eintritt in der Aufbauphase als unstrukturierte bzw. noch nicht gefestigte Struktur zu klassifizieren ist einerseits, ich noch über keine Erfahrungen über die von mir später ausgeführten Tätigkeiten verfügte andrerseits. Dennoch ging ich, hauptsächlich aufgrund der positiven Kenntnis über die mitarbeitenden Personen sowie der Hoffnung auf eine zufriedenstellende Entwicklung des Projekts, von einem positiven Verlauf aus. Meine Ziele waren neben der gemeinsamen Teamziele, zu welchen die Erreichung einer bestimmten Besucheranzahl, finanzielle Ziele sowie die positive Gestaltung des Ablaufs und viele daraus entstandenen Unter- & Nebenziele zählten ebenso individuelle Ziele, die hauptsächlich auf die Erreichung beruflicher Ziele sowie den Aufbau von Praxis und Fachwissen im kulturellen Bereich neben der Etablierung als verlässliche Mitarbeiterin zielten.

2.1.2. Entscheidung für die Tätigkeit

Die Entscheidung die Tätigkeiten im Rahmen der Gräfin vom Lungau auszuüben wurden wesentlich von meiner Umgebung, meiner gegebenen beruflichen Situation sowie durch meine Partnerschaft und Familie beeinflusst. Hierbei ist zu sagen, dass die Tatsache, dass die Ausstellung in meinem Heimatort stattfand ein wesentlicher Einflussfaktor für meine Entscheidung war. Ausschlaggebend waren daneben auch finanzielle Aspekte, sodass die Tätigkeit die in der Nähe meines Elternhauses bzw. meines Zweitwohnsitzes stattfand, was mir eine wesentliche finanzielle Ersparnis durch die Begrenzung in die Nähe zu meiner Familie und meinem Heimatort, an dem ich seit nunmehr fünf Jahren nicht mehr gewohnt hatte, garantierte.

2.1.3. Vorbereitung

Bevor ich meine Tätigkeit im Kulturverein Urkult antrat, versucht ich möglichst viel Vorwissen durch Recherchen anzueignen. Die mir durchgeführten Recherchen bezogen sich hauptsächlich auf die zuvor durchgeführten Projekte des Kulturvereins, da zum Zeitpunkt meines Eintritts bereits mehrere Ausstellungen, wenngleich in einem drastisch kleinen Rahmen durchgeführt wurden. Daneben habe ich mich durch Einlesen in berufs- und branchenspezifische Literatur auf meine künftige Tätigkeit vorbereitet. Hierbei konzentrierte ich mich hauptsächlich auf Projektmanagement für den Kulturbereich was ich ebenso durch den Besuch mehrerer Projektmanagementseminare forcierte.

2.1.4. Bewerbung

Meine Bewerbung, die bereits auf einer Zusicherung der Tätigkeiten beruhte, somit hauptsächlich der Projektpräsentation für Förderungszwecke diente, orientierte sich demnach an den Anforderungen der Sponsoren und öffentlichen Einrichtungen, sodass ich versuchte mich möglichst positiv und geeignet im Sinne des Projekts darzustellen. Dafür fokussierte ich meine gesammelten Erfahrungen im Bereich Marketing und Events, sowie meine vorhergehende Tätigkeit für den Kulturverein im Rahmen der Praktika für die Gemeinde Ramingstein und bereitete diese in einer ansprechende Form auf.

2.1.5. Berufliche Veränderung

An dieser Stelle muss wohl eingesehen werden, dass meine berufliche Tätigkeit wohl hauptsächlich dem positiven Engagement seitens des Leiters des Ramingsteiner Kulturvereins, Hans Bogensberger zuzuschreiben ist. Des Weiteren hatte dieses Angebot und die folgende Ausübung dieser Tätigkeit gravierenden Einfluss auf meine weitere berufliche Laufbahn, da ich in weiterer Folge mein Studium sowie auch meine aktuelle berufliche Position daraus abgeleitet habe. Insofern kann die Tätigkeit im Ramingsteiner Kulturverein als wegweisend für meine weitere berufliche Entwicklung eingesehen werden. Daneben hat die Zusammenarbeit mit Mitgliedern aus der ARGE Szapary weitere berufliche Angebote ergeben, sodass ich noch aktuell an Projekten und in Arbeitsgruppen tätig bin, die sich aus der damaligen Zusammenarbeit ergaben.

3. Durchführung

3.1. Aufgaben & Tätigkeiten

Mein Aufgabenfeld beinhaltete die Koordination des laufenden Ausstellungsbetriebs, die Kooperation mit dem Projektteam und den Partnerorganisationen sowie die Organisation des gesamten Projekts und aller Begleitveranstaltungen. Dazu zählten neben dem operativen Ausstellungsbetrieb, die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Gestaltung der Marketing-Aktivitäten, deren Umsetzung, neben der Leitung des Ausstellungsteams, zu dem neun Mitarbeiter zählten. Des Weiteren kann auch das gesamte Personalmanagement zu meinem Aufgabenbereich gezählt werden.

Folglich zählten zu meinen Haupttätigkeiten die

- operative Umsetzung des Ausstellungsbetriebs
- Schnittstelle vom Projektteam zur Umsetzung bzw. zum Ausstellungsbetrieb
- organisatorischen Tätigkeiten des Ausstellungsbetriebs:
Koordination, Beaufsichtigung und Abwicklung aller Anfragen, Gruppen und Ausstellungsbesucher sowie deren An-, Abreise und Verpflegung
- ‚rechte Hand‘ des Projektleiters - Eventmanagement Planung, Organisation und Durchführung der Begleitveranstaltungen

- Gestaltung und Aufbau des finanziellen Rahmens

- Einnahmen-Ausgaben-Überwachung
- Rechnungswesen

- Sponsoring
Konzeption Sponsoring; Briefe, Terminierung, Einladungen, Gespräche
- Fundraising
- Marketing

Planung, Konzeption und Umsetzung der Marketingaktivitäten

Pressekontakte, Organisation von Pressekonferenzen, Ausschreibungen, Einschaltungen in Zeitungen, Internetauftritt, sämtliche Werbemaßnahmen

- Personalmanagement

„Alle mitarbeiterbezogenen Verwaltungs- und Gestaltungsaufgaben in Unternehmen.“ (Böck 2002: S.2) Dazu zählten die Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Einschulung, Personalführung, Personalorganisation und das Personalcontrolling neben dem Lohnwesen sowie der Personalbetreuung.

- Büroorganisation

Alle administrativen, organisatorischen und allfälligen Tätigkeiten im laufenden Ausstellungsbetrieb. Planung, Abwicklung der Besucher.

3.2. Position in der Organisation

Bei meinem Eintritt in das Ausstellungsteam befand sich das Projekt noch im Aufbau. Die für mich vorgesehene Tätigkeit ist vor allem als Organisation bzw. Tätigkeit im Ausstellungsbüro zu bezeichnen mit welcher der reibungslose Ablauf des Ausstellungsbetriebs garantiert werden sollte. Aufgrund meiner großen Begeisterung und der enorm positiven Entwicklung des Projekts haben sich meine Arbeitsbereiche alsbald auf große Teile des Projekts ausgedehnt, sodass ich nach mehreren Monaten Tätigkeit die stellvertretende Projektleitung übernahm. Dadurch hat sich durch meinen erweiterten Verantwortungs- und Arbeitsbereich auch die Art meiner Stellung im Projekt geändert, sodass ich aufgrund des von mir alleine nicht bewältigbaren Arbeitspensums Assistenz und Hilfestellung durch zwei neue Mitarbeiter bekam. Durch den Eintritt der neuen Kollegen hat sich mein Kompetenzbereich erweitert und es wurden neue Anforderungen an mich gestellt, sodass ich nun neben dem Führungsteam ebenso für die Koordination und Arbeit von zwei weiteren Mitarbeitern (Ausstellungsbüro und Marketing) verantwortlich war. Schwierigkeiten die in diesem Zusammenhang auftraten waren, dass durch sich die Integration zusätzlicher Arbeitskräfte in zuvor von mir alleine durchgeführte Arbeitsbereiche, auf die Arbeitsweise auswirkten, sodass klare Richtlinien, ein detailliertes, für alle nachvollziehbares System der Arbeitsdurchführung sowie zahlreiche Face-to-Face Meetings unabdingbar für eine gelungene Zusammenarbeit wurden. Dementsprechend wurde der Erfolg der Teamarbeit wurde hauptsächlich durch Kommunikationen die mittels neuen Medien ebenso wie durch wöchentliche Face-to-Face Meetings gesichert. Hierbei ist zu sagen, dass sich durch den Eintritt von neuen oder zusätzlichen Mitarbeitern in eine Organisation neben der Organisationsstruktur, den Beziehungszusammenhängen auch die Arbeitsweisen verändern (müssen).

Förderlich für die Integration der neuen Mitarbeiter waren viel Kommunikation, klare Richtlinien und Arbeitsanweisungen, flache Hierarchien sowie weitere Faktoren auf die im Folgenden eingegangen werden soll.

3.3. Teambildung & Hindernisse

An dieser Stelle muss allerdings angemerkt werden, dass sich Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit ergaben, die sich auf die Qualität der Arbeit auswirkten insofern, dass ich durch mein Alter zu Beginn teils Schwierigkeiten hatte mich gegenüber meinen Kollegen durchzusetzen. Dies äußerte sich durch wenig Akzeptanz und die Nichtbeachtung meiner Vorgaben seitens meiner älteren Kollegen ebenso wie durch die große Akzeptanz die mir seitens des Führungsteams, welches nur aus jüngeren Mitarbeitern bestand, entgegengebracht wurde. Demnach kann eingesehen werden, dass Alter und Erfahrung wichtige Faktoren für Autorität sind. Erst durch die Unterstützung meinerseits seitens der Projektleitung konnten durch die Klärung der Handlungsspielräume und Zuständigkeiten, Teambildungsprozesse beginnen, ferner hat sich die mir entgegengebrachte Zustimmung deutlich verbessert.

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