Konzeption und Beschreibung eines InHouse-Seminars für eine Fort- und Weiterbildungseinrichtung: Projektmanagement

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Strukturanalyse
2.1 Sachstrukturanalyse
2.2 Sicht und Denkweisen der Teilnehmer
2.3 Didaktische Analyse - die didaktische Begründung

3 Situations- /Bedingungsanalyse
3.1 Rahmenbedingungen
3.2 Ausgangslage der Teilnehmer
3.3 Persönliche Ausgangslage des Dozenten

4.1 Kognitive, affektive und psychomotorische Lernziele

5 Methodische Planung
5.1 Projektmanagement (90 Minuten)
5.2 Projektplanung / Projektsteuerung (90 Minuten)
5.3 Projektfinanzierung (90 Minuten)
5.4 Projektpräsentation (90 Minuten)

6 Evaluation

7 Zusammenfassung

8 Literatur

9 Anhang
Verlaufsplanung Projektmanagement
Projektplanung/Projektsteuerung
Projektfinanzierung
Projektpräsentation
Zeitpuffer
Advance Organizer
Onkel-Otto-Zettel / Grafitti
Arbeitsauftrag Projektmanagement Sturzprophylaxe
Projektauftrag
Projektbeschreibung
Projektprotokoll
Projektabschlussbericht
Die Anfänge von Projektmanagement
Literaturliste für die Teilnehmer Projektmanagement
Flyer

Auf die Verwendung von Doppelformen oder anderen Kennzeichnungen für männliche und weibliche Personen wird verzichtet, um die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit zu wahren. Mit den im Text verwendeten Personenbezeichnungen sind stets beide Geschlechter ge- meint.

Projektmanagement als InHouse-Seminar

Im Gesundheits- und sozialwirtschaftlichen Bereich hat seit längerem die Zeit des Um- bruchs begonnen. Immer raschere und gleichzeitig nachhaltige Anpassungen der Organisa- tionen und Einrichtungen des Gesundheitswesens an die sich laufend veränderten wirt- schaftlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen sind unabdingbar. Für die angestellten Mitarbeiter bedeutet dies ein hohes Maß an Arbeitsaufwand. Eine Anpassung an neue Ar- beitsabläufe und veränderte organisationale Rahmenbedingungen sind erforderlich. Eine klare Strukturierung der Abläufe ist notwendig, um den Arbeitbelastungen gerecht zu wer- den.

Das Projektmanagement nimmt hier eine Schlüsselposition ein. Ein erfolgreich durchge- führtes Projektmanagement begünstigt die organisationsweite und dauerhafte Akzeptanz der erarbeiteten Veränderungen und sorgt für einen nachhaltigen Erfolg der eingesetzten Maßnahmen.

Das Ziel des InHouse-Seminars liegt in der Vermittlung von Grundkenntnissen über das Projektmanagement (Projektmanagement, -planung, -steuerung, -präsentation, -finanzierung). Des Weiteren soll die Fähigkeit entwickelt werden einfache Projekte zu kon- zipieren, durchzuführen und zu evaluieren sowie an komplexen Projekten verantwortlich mitzuwirken.

Die Zielgruppe sind Gesundheits- und Pflegefachkräfte, welche sich in der Weiterbildung zur gerontopsychiatrischen Pflegefachkraft befinden. Als Zugangsberechtigung wird eine zweijährige Berufserfahrung in der Pflege nach dem Krankenpflegeexamen verlangt.

Die Honorarvorstellungen für eine Seminarstunde (45 Minuten) liegen bei 35 Euro, zuzüglich Reisekosten.

Ihr Referent ist Christian Heidl, Gesundheits- und Krankenpfleger und Diplom Gesundheits-und Pflegewirt (FH). Er verfügt über Erfahrung in Bereichen des Projektmanagements und ist an verschiedenen Projekten im Gesundheitsbereich beteiligt.

1. Einleitung

Im deutschen Sozial- und Gesundheitswesen waren ökonomisches Denken und eine strin- gente Orientierung an den Erfordernissen des Marktes eher wenig berücksichtigte Fähigkei- ten. Diese Zeiten gehören der Vergangenheit an. Gesetzgeber und Kunden verlangen im gesamten sozialen Dienstleistungssektor mehr Qualität im Hinblick auf die Leistungser- bringung und die Orientierung am Kunden. Diese komplexen Kundenwünsche oder auf- wändigen Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb der Organisation führen dazu, dass die gestellten Anforderungen außerhalb der üblichen Linienorganisation und unter Einbezie- hung verschiedenster Fachdisziplinen gelöst werden können. (vgl. Ahne & Seeberger, 2005, S. 291) Ein Projekt wird nach der Deutschen Industrie Norm 69901 (DIN) folgen- dermaßen definiert: „Vorhaben und Aufgabenstellungen von Führungsaufgaben, - organisationen, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“ (vgl. Zingel, 2009, S. 3).

Für Mitarbeiter im Gesundheitswesen bedeutet dies, dass sie künftig Ihre Fähigkeiten, Potential und Kreativität sowie die Bereitschaft für Neues zur Entfaltung bringen sollen. Der Schritt hin zum Projektmanagement ist der erste Schritt in Richtung einer wirklichen Weiterentwicklung der Organisation. Aus diesem Grund werden derartige Vorhaben in Formen von Projekten umgesetzt (vgl. Ahne & Seeberger, 2005, S. 292 ff.).

Infolgedessen setzt sich ein Projekt aus unterschiedlichen Komponenten zusammen und gilt als zeitlich befristetes, zielorientiertes, neuartiges und komplexes Vorhaben, welches eine interdisziplinäre Zusammenarbeit erfordert. „Dementsprechend ist unter Projektmanage- ment die zielgerichtete Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten zu verstehen.“ (Vahs, 2007, S. 192). Projekterfolge hängen häufig davon ab, wie gut Menschen in Organi- sationen zusammenarbeiten. Kompetenzen, wie u. a. Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Verlässlichkeit sind mit dem Erfolg des Projektes verbunden (vgl. Kießel & Langen 2008, S. 5 f.).

Zusammenfassend betrachtet gestaltet Projektmanagement bei richtiger Anwendung über- schaubarere Entwicklungen. Weiterhin sollen Problemsituationen rechtzeitig erkannt wer- den und frühzeitig ein steuernder Eingriff erfolgen (vgl. Litke, 2004, S. 18). Die Bedeutung des Mitarbeiters wandelt sich im Unternehmen, so dass das projektrelevante Wissen gegen- über der Linienposition in den Vordergrund tritt (vgl. Ahne & Seeberger, 2005, S. 292).

2 Strukturanalyse

Die Strukturanalyse gibt einen konkreten Ausblick auf den geplanten Ablauf des InHouse- Seminars. In der Sachstrukturanalyse werden die differenzierten Phasen des Projektmana- gements analysiert und strukturiert dargelegt. Dem folgend wird in der Sicht- und Denk- weise auf die Teilnehmer und deren Vorwissen, Abstraktionsvermögen und kognitive Fä- higkeiten eingegangen.

2.1 Sachstrukturanalyse

Der Bau der Pyramiden in Ägypten vor über 4000 Jahren, die Entdeckung Amerikas sowie die Landung auf dem Mond waren alle für sich beeindruckende Leistungen, welche mit gutem Recht als Projekte sinngemäß nach Definition verstanden werden können. Auch fernab von diesen weltgeschichtlichen Errungenschaften kann im heutigen wirtschaftlichen Leben das Umstrukturieren einer Abteilung, die Entwicklung eines neuen Erzeugnisses oder die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems als Anlass dafür gelten, in Formen von Projekten Arbeit zu leisten. Mit Projektmanagement setzt sich nahezu jede Person aus- einander und sei es die Vorbereitung eines Kongresses, die Organisation einer Betriebsfeier oder der Bau des eigenen Hauses (vgl. Ahne & Seeberger, 2005, S. 291).

Bei Projektmanagement handelt es sich um eine Führungsmethode mit dem Ziel, Projekte kostengünstig, termingerecht und in einem hohen Qualitätsniveau zu realisieren. Klassische Managementmethoden finden dabei ihre Anwendung:

- Die Definition des Projektzieles
- Die Planung der zur Zielerreichung notwendigen Schritte
- Die Entscheidung über die festgelegten Maßnahmen
- Die Realisation der Planung
- Die Kontrolle der Maßnahmen bezüglich der Zielerreichung im Rahmen der Projektplanung (vgl. Ahne & Seeberger, 2005, S. 295).

Projektmanagement verfolgt drei entsprechende Ziele:

- Die Erreichung des Sachziels bezüglich Funktionalität und Qualität
- Die Erreichung des Kostenziels bezüglich der Einhaltung des Budgets
- Die Erreichung des Terminziels bezüglich der Terminvorgabe

Diese drei Ziele stellen das magische Dreieck des Projektmanagements dar. Sie bedingen einander und hängen unmittelbar voneinander ab. Dementsprechend beeinflussen sich die Zielgrößen gegenseitig. Bei Veränderung einer Zielgröße ist eine weitere davon betroffen. Beispielsweise würde eine Überschreitung des Terminsziels automatisch höhere Kosten nach sich ziehen. Dementsprechende erfolgt die Notwendigkeit, ein Projekt immer in seiner Gesamtheit zu betrachten (vgl. Ahne & Seeberger, 2005, S. 291). Aus diesem Grund wer- den die genannten Aspekte zu einzelnen Phasen des Projektmanagements zusammenge- fasst. Diese beinhalten alle notwendigen Aspekte und unterteilen sich in folgende Inhalte:

- das Projektmanagement
- die Projektplanung / Projektsteuerung,
- die Projektfinanzierung,
- die Projektpräsentation

Die Phasen des Projektmanagement stellen den zu vermittelnden Inhalt des InHouseTagesseminars dar.

2.2 Sicht und Denkweisen der Teilnehmer

Es kann vermutet werden, dass die teilnehmenden Personen bereits mit Projektmanagement in ihrer Ausbildung zum Gesundheits- und Krankenpfleger oder in ihrer jeweiligen Einrichtung in Kontakt gekommen sind.

Ebenso besteht die Möglichkeit, dass die Teilnehmer über kein, ein geringes oder vertieftes Vorwissen, verfügen. Die kognitiven Fähigkeiten und das Abstraktionsvermögen kann der Dozent im Voraus nur vermuten und in seine Seminarplanung einfließen lassen.

2.3 Didaktische Analyse - die didaktische Begründung

Der Dozent versucht in der didaktischen Analyse an die Erfahrungen der Teilnehmer be- züglich des Themengebiets Projektmanagement anzuknüpfen und diese mit einzubeziehen. Im Seminar werden positive und negative Erfahrungen ausgetauscht. Diese werden ge- sammelt, gesichtet und strukturiert. Aus den Erfahrungen der Anwesenden lässt sich ebenso die gegenwärtige mit der zukünftigen Bedeutung des Themengebietes im Seminar diskutie- ren. Die Sachstruktur wird dadurch ermittelt, dass aus den genannten Erfahrungen bei- spielsweise eine divergente Kommunikationsstruktur hervorgeht (vgl. Arnold, Krämer-Stürzl & Siebert, 1999, S. 83). Ebenso wird die Zugänglichkeit des Stoffes für die Teilnehmer mittels eines konkreten Beispiels oder Falles erleichtert. Dieses exemplarische Lernen fördert das Interesse fördert das Interesse und macht den Stoff interessant (vgl. Anhang, die Anfänge von Projektmanagement).

3. Situations- /Bedingungsanalyse

In der Situations- und Bedingungsanalyse werden die Rahmenbedingungen, die Ausgangslage der Teilnehmer und die des Dozenten, dargelegt.

3.1 Rahmenbedingungen

Das Institut, welches sich auf Fort- und Weiterbildungen im Gesundheitswesen spezialisiert hat, bietet u. a. InHouse-Seminare für examinierte Gesundheits- und Krankenpfleger an. Die Angebote des Institutes sind zahlreich und umfassend. Der Spagat geht von der Orga- nisationsberatung auf Managementebene bis zur Supervision auf hierarchischer Ebene. Es sind hauptamtliche Dozenten angestellt, jedoch wird das Team durch freie Dozenten unter- stützt. Der Mitarbeiterstab besteht aus ca. 50 Personen. Die Organisation ist hauptsächlich im Raum Süddeutschland tätig, wobei Nürnberg, München und Regensburg die Haupt- standorte stellen. Die Fort- und Weiterbildungen werden u. a. von der Arbeitgemeinschaft der Pflegekassenverbände in Bayern, dem bayerischen Staatsministerium für Arbeit, Sozia- les, Familie und Gesundheit (StMAS) gefördert. Das Institut ist nach DIN EN ISO 9001, AZ WV, TAW CERT, zertifiziert.

Die Rahmenbedingungen sind von dem Weiterbildungsinstitut vorgegeben. Diese umfassen die Anzahl der teilnehmenden Pflegekräfte, die Räumlichkeiten und Ausstattung des Tagungsraumes, die Anzahl der Stunden sowie die Inhalte des zu vermittelnden Moduls. Außerdem wird die Vergütung des Dozenten zu Beginn festgelegt.

Innerhalb des Weiterbildungsinstitutes findet das InHouse-Seminar „Projektmanagement“ statt. Die Räumlichkeiten sollten mit Stühlen, Tischen, einer Tafel, und einem OverheadProjektor ausgestattet sein. Es soll die Möglichkeit bestehen, mittels Beamer Power-Point- Vorträge halten zu können.

3.2 Ausgangslage der Teilnehmer

Die Zugangsvoraussetzungen für Pflegekräfte, um an der Weiterbildung zur gerontopsychiatrischen Pflegekraft teilnehmen zu dürfen, liegen in einer zweijährigen Berufserfahrung nach dem Pflegeexamen. Die Heterogenität der Gruppe wird hinsichtlich Alter, Nationalität, Sprache, Bildungsstand, Erfahrung in der Pflegepraxis und -theorie variieren. Ebenso gilt es die jeweilige Lernstrategie und Sinneskanäle (visuell, auditiv, kinästhetisch etc.) jedes einzelnen Teilnehmers zu beachten. Die Gruppegröße umfasst insgesamt 18 Personen. Aufgrund der Geschlechterstruktur in der Pflege davon auszugehen, dass die Anzahl der teilnehmenden Frauen höher ist als die der Männer.

Da die Personen aus interner Bildungsmotivation anwesend sind und nicht von Ihren Orga- nisationen zur Teilnahme verpflichtet wurden, besteht für den Dozenten eine positive Aus- gangslage. Teilnehmer, welche aus Eigenmotivation anwesend sind, neigen eher dazu, Inte- resse am Seminar zu zeigen und sich mit Wissensdurst und Neugierde zu beteiligen. Das ist für den Dozenten eine förderliche Atmosphäre, um relevante Inhalte besser vermitteln zu können.

Es bietet sich an, die Schlüsselfragen (Arnold in Arnold, Krämer-Stürzl & Siebert, 1999, S. 84) in die Planung der Veranstaltung mit einfließen zu lassen. Es wird an zehn konkreten Punkten aufgezeigt, u a. aus welchen sozialen Milieus die Teilnehmer kommen. Die Bedin- gungsanalyse ist sozusagen die Basis für didaktische Entscheidungen (Lernziele, -prozesse, Methoden etc.) des Seminars. (vgl. Arnold, Krämer-Stürzl & Siebert, 1999, S. 84)

3.3 Ausgangslage des Dozenten

Die Aufgabe an einem Weiterbildungsinstitut zu unterrichten ist eine neue Herausforderung. Die Erfahrung des Dozenten zu lehren, beschränkt sich auf bereits gegebene Seminare in einer Krankenpflegeschule.

Die Motivation, in der Lehre tätig zu sein, liegt darin, Menschen etwas vermitteln zu wol- len. Der Gedanke daran, einmal Studenten u. a. in der Lehre Wissen zu vermitteln ist ein entferntes Ziel. Vorab soll das Interesse und die Neugierde befriedigt werden, in der Er- wachsenen-Bildung Erfahrungen zu sammeln und sich als Dozent auszuprobieren. Wenn zu Beginn des Seminars ein gewisses Maß an Nervosität auftritt, dann erfolgt die emotionale Regulierung von sich aus. Die Kompetenz in einem Weiterbildungsinstitut im Modul „Pro-jektmanagement“ zu unterrichten, wurde im vorangegangenen Pflegemanagement-Studium an der Fachhochschule erworben.

Mit der Organisationsleitung des Weiterbildungsinstitutes ist es möglich, den zu vermit- telnden Stoff vorab zu besprechen. Dadurch können Inhalte konkretisiert oder umstruktu- riert werden. Mit Empathie und Alterozentrik geht der Dozent auf die Teilnehmer ein und erzeugt eine spannende, positive Atmosphäre. Hierbei ist es nach Kalnins und Röschmann (vgl. 2000, S.9) einerlei, ob es sich um die „Stillen“, die „Störenfriede“ oder die „koopera- tiven, motivierten Seminarteilnehmer“ handelt. Der Dozent freut sich auf die Veranstaltung und möchte je nach Situation als Dozent, Kursleiter oder Moderator fungieren. Mit Lob, Anerkennung und Wertschätzung möchte er die Teilnehmer motivieren (vgl. Kalnins & Röschmann, 2000, S. 126).

Die Rahmenbedingungen zwischen dem Dozenten und den Teilnehmern sollte zu Beginn geklärt werden. Als Dozent würde ich das formale „Sie“ vorschlagen. Somit bleibt die Dis- tanz zu den Teilnehmern gewahrt. Einer positiven Atmosphäre sollte das nicht im Wege stehen.

4 Kognitive, affektive und psychomotorische Lernziele

Lernziele sind die möglichst exakte Erläuterung des zu erzielenden Lernerfolgs. Als Emp- fehlung bietet es sich an, die Lernprozesse und Lernziele im Dialog mit den Teilnehmern vorab zu besprechen (vgl. Arnold, Krämer-Stürzl & Siebert, 1999, S. 79). In der Hinfüh- rung zum Thema (vgl. Verlausplanung Projektmanagement) werden die Lernziele vorge- stellt und diskutiert.

Das kognitive Lernziel wird auf den Ebenen von Wissen, Verstehen, Anwendung, Analy- se, Synthese und Bewertung erreicht (vgl. Bloom in Arnold, Krämer-Stürzl & Siebert, 1999, S. 81). Die Teilnehmer erhalten Wissen über die einzelnen Phasen des Projektmana- gements (siehe Anhang Verlaufsplanung Projektmanagement). Dieses wird verstanden und kann praktisch (Projektauftrag mit Projektpräsentation) umgesetzt werden. Die Teilnehmer sind in der Lage den Stoff und die Projektpräsentation zu analysieren, die unterschiedlichen Phasen und Lerninhalte von Projektmanagement zu verknüpfen und im Anschluss kritisch zu bewerten.

Das affektive Lernziel setzt sich laut Krathwohl, Bloom und Masia (1999) insbesondere mit Werten auseinander. Diese sind verbunden mit Beachtung, Reaktion, Ordnung und Be- 10 stimmtsein durch Werte (vgl. Krathwohl, Bloom & Masia in Arnold, Krämer-Stürzl & Sie- bert, 1999, S. 81). Bezogen auf Projektmanagement bedeutet das, dass die Teilnehmer die Fähigkeiten und das Selbstvertrauen erlangen, einfache Projekte selbst zu konzipieren, durchzuführen, zu evaluieren und an komplexen Projekten verantwortlich mitzuwirken. Das Verständnis und die Anwendung des gelernten Wissens stehen hier im Vordergrund. Psychomotorisches Lernziel bedeutet, dass Lernen mit einer bestimmten Koordination von Bewegungsabläufen verbunden ist (vgl. Arnold, Krämer-Stürzl & Siebert, 1999, S. 81). Am Ende des dritten Blocks (vgl. Anhang) erhalten die Teilnehmer einen Projektauftrag, den sie im vierten Block präsentieren sollen. Dieser wird in der Gruppe erarbeitet in einer bestimmten Zeit erarbeitet. Die Teilnehmer sind in der Lage die vermittelten Inhalte in dem Projektauftrag umzusetzen und nachvollziehbar zu gestalten. Die Entwürfe stellen sie im Plenum vor. Die Ergebnisse zeigen, ob die Lernziele erreicht wurden. Die Teilnehmer er- langen die Fähigkeit Projekte in ihren Einrichtungen durchzuführen.

5 Methodische Planung

Die methodische Planung des Inhouse-Tagesseminars „Projektmanagement“ wird nun de- tailliert erläutert. Eventuelle Schwierigkeiten wurden in den Punkten 3.1 und 3.2 aufge- zeigt. Der geplante zeitliche Ablauf umfasst 4 x 90 Minuten und dient als Orientierung. Der Beginn ist 8.15 Uhr. Das Ende des Seminars ist mit 16.25 Uhr angesetzt. Es bietet sich an, nach Absprache mit den Teilnehmern, die Pausen flexibel und nach Bedarf zu gestalten. Je nachdem wie es um die Aufmerksamkeit bzw. um die Notwendigkeit einer Pause bestellt ist.

Eine differenzierte Methodenwahl soll das Tagesseminar für alle Anwesenden abwechs- lungsreich und interessant gestalten. Das Ziel des Dozenten ist es, die Teilnehmer aktiv mit einzubinden (siehe Verlaufsplanung Projektmanagement). Für das Themengebiet Projekt- management wurde als Einstiegerleichterung der Onkel-Otto-Zettel gewählt. Stofforientier- te und kommunikativ akzentuierte Methoden wie, Frontalunterricht, Vortrag mit Plenums- diskussionen, Lehrgespräch, sowie ein Vortrag mit Brainstorming schließen sich an (vgl. Knoll, 2007,S. 146). Jeder Block endet mit der Methode der Ergebnissicherung. Die Teil- nehmer erhalten dadurch eine Wiederholung und eine Zusammenfassung der Themen. Der zweite Block Projektplanung und -steuerung ist vermehrt theoriebezogen. Der Fokus liegt auf stofforientierten Methoden wie Frontalunterricht, Lehrgesprächen, Plenumsgesprächen.

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