Untersuchung der Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Prozess- und Servicequalität sowie Sicherheitsstandards am Beispiel der SAXONIA Touristik International GmbH

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Anlagenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Wesen des Dokumenten-Management
2.1 Begriffsdefinitionen
2.1.1 Dokument
2.1.2 Dokumenten-Management-System
2.2 Funktionalität von Dokument-Management-Systemen
2.2.1 Erfassen
2.2.1.1 Manuelle Erfassung
2.2.1.2 Erfassung analoger Dokumente
2.2.1.3 Erfassung aus Anwendungen heraus
2.2.2 Indizieren
2.2.3 Archivierung
2.2.3.1 Die Magneto-optische (MO) Technologie
2.2.3.2 Die CD-Recordable und DVD-Recordable
2.2.3.3 WORM-Tapes
2.2.3.4 RAID-Systeme
2.2.4 Verwalten
2.2.5 Retrieval
2.2.6 Administrieren
2.2.6.1 Benutzer- und Rechteverwaltung
2.2.6.2 Auslagerung von Dokumenten
2.3 Corporate Governance
2.3.1 Rechtliche Aspekte zur elektronischen Archivierung
2.3.1.1 GoB und GoBs
2.3.1.2 Anforderungen zur elektronische Archivierung (GDPdU)
2.4 Wirtschaftlichkeit von Dokument-Management-Systemen
2.4.1 Qualitativer und quantitativer Nutzen
2.4.2 Einmalige und laufende Kosten

3 Projektplanung
3.1 Vorstudie
3.1.1 Das Unternehmen SAXONIA Touristik International GmbH
3.1.2 Problemstellung
3.1.3 Projektdefinition
3.2 IST-Analyse
3.2.1 Aufbauorganisation
3.2.2 Ablauforganisation
3.2.3 Dokumentenanalyse
3.2.4 Vorgangs- und Ablagestrukturanalyse
3.3 Soll-Konzeption
3.3.1 Aufbauorganisation
3.3.2 Ablauforganisation
3.3.3 Migrationskonzept
3.4 Der DMS Markt
3.4.1 Verschaffung eines Marktüberblicks
3.4.2 Identifizierung potentieller DMS Anbieter
3.5 Lastenheft
3.5.1 Anforderungen an ein Lastenheft
3.5.2 Konkrete Inhalte des Lastenhefts
3.6 Abschließende Bewertung
3.6.1 Anbietervorauswahl
3.6.2 Wirtschaftlichkeit
3.6.3 Prozess- und Servicequalität
3.6.4 Corporate Governance und Revisionssicherheit

4 Umsetzung
4.1 Detailplanung mit Hilfe eines Projektstufenplans
4.2 Phase I - Pflichtenhefterstellung
4.3 Phase II – Voraussetzungen schaffen
4.4 Phase III – Installation der DMS
4.5 Phase IV - Pilotphase

5 Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Anlagen

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Einmalige und laufende Kosten eines DMS Systems

Abbildung 2: Aufbauorganisation der SAXONIA Touristik Internation

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Übersicht quantitativer und qualitativer Nutzen durch den Einsatz eines DMS

Tabelle 2: Migrationskosten des Altbestandes

Tabelle 3: Analyse Papierablage

Tabelle 4: Analyse elektronische Ablage

Anlagenverzeichnis

Anlage 1 DMS Dokumenteneingang

Anlage 2 Manuelle Verschlagwortung einer Rechnung am Beispiel

Anlage 3 Der Kerr Effekt

Anlage 4 Volltextsuche

Anlage 5 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach HGB

Anlage 6 DMS Rechtsgrundlagen

Anlage 7 „Code of Practice“

Anlage 8 Projektablaufplan

Anlage 9 Stellenbeschreibungen SAXONIA Touristik International GmbH

Anlage 10 Organigramm SAXONIA Touristik International GmbH

Anlage 11 Analyse Papierverbrauch Trabi-, Bus-, Guide-, Künstlervorgang

Anlage 12 Zeitliche Geschäftsprozessanalyse

Anlage 13 Standard Prozessablauf

Anlage 14 Anfragestatistik 2007-2010

Anlage 15 Lastenheft

Anlage 16 Anwenderverwaltung SAXONIA

Anlage 17 Prozessablauf im DMS

Anlage 18 E-Mail Archivierung

Anlage 19 Archivierung Papierdokument

Anlage 20 Die Top 10 DMS Anbieter

Anlage 21 Marktüberblick

Anlage 22 Nutzwertanalyse

Anlage 23 Amortisationsrechnung DMS

Anlage 24 Auswertung Anfragenstatistik 2007-2010

Anlage 25 Laufende Kosten ohne DMS

Anlage 26 Projektrealisierung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

“ Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.“

Wernher Freiherr von Braun (1912-1977)

Mit dieser Aussage beschreibt Wernher Freiherr von Braun sehr deutlich ein Problem von Unternehmen im 21. Jahrhundert. Einem Bericht der Gartner Group zufolge, verdoppelt sich der Datenbestand durchschnittlich alle zwei Jahre.^[1] Durch den rasanten Anstieg von Datenmengen sowie von ein- und ausgehenden Dokumenten, entscheidet heutzutage immer öfter die intelligente und effiziente Nutzung des Unternehmenswissen über den geschäftlichen Erfolg.

Mehrfachablagen, die zeitaufwendige Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen, ineffiziente Geschäftsprozessabläufe, die wiederholte Erfindung des Rads sowie Medienbrüche erschweren ein kundenorientiertes und reibungsloses Arbeiten enorm. Zudem verlangen eine ganze Reihe von Gesetzen, Verordnungen und Vorschriften eine ausfall- und revisionssichere Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten zum Nachweis von Geschäftsvorgängen gegenüber Steuerprüfern über Jahre und Jahrzehnte hinweg.

Daher wurden Überlegungen angestellt ein Dokument-Management-System (nachfolgend DMS) einzuführen, um langfristig gesehen Ablage- und Recherchekosten zu minimieren, Unternehmenswissen zu speichern sowie durch einen schnelleren Zugriff auf Dokumente eine verbesserte Servicequalität zu gewährleisten und letztlich rechtlichen Anforderungen nachzukommen.

DMS sind mittlerweile ausgefeilt und haben eine langjährige Entwicklung genommen. Sie speichern Informationen aktuell und ohne Redundanz sowie bieten sie zusätzlich Zugang unabhängig von Zeit und Ort für alle Mitarbeiter. Für die meisten Unternehmen stellt die elektronische Archivierung jedoch absolutes Neuland dar, besonders was die zum Teil hochkomplexe Integration in bestehende Geschäftsprozesse anbelangt. Damit die organisatorische Umsetzung effizient vollzogen werden kann, setzt dies vor allem Grundkenntnisse über die Geschäftsabläufe und von DMS voraus.

Ziel dieser Arbeit soll es daher sein, die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, die Prozess- und Servicequalität sowie Compliance-Anforderungen durch Einführung eines DMS bei SAXONIA zu untersuchen und einen konkreten Lösungsvorschlag, unter besonderer Berücksichtigung der Anforderungen an ein touristisches Unternehmen, zu erarbeiten.

Dazu wurde nach der Darstellung von theoretischen Grundlagen, hinsichtlich der Funktionsweise, eine Anforderungsanalyse auf Basis der IST-Analyse erstellt, in welcher die Geschäftsprozesse, die Zugriffsrechte der Mitarbeiter, der Archivbestand und die technischen Voraussetzungen analysiert worden. Diese Untersuchung wurde potentiellen Anbietern in Form eines Lastenheftes zugestellt und diente als Grundlage für die Erstellung eines auf das Unternehmen zugeschnittenes Angebot.

Anschließend erfolgte die Auswertung in Form einer Nutzwertanalyse und Amortisationsrechnung unter Beachtung der gestellten Kriterien und Anforderungen.

Die Anbieter mit der höchsten Punktzahl wurden der Geschäftsleitung als Entscheidungsgrundlage offeriert und anschließend ein grundlegender weiterer Projektablauf vorgegeben.

2 Wesen des Dokumenten-Management

2.1 Begriffsdefinitionen

2.1.1 Dokument

Unter einem Dokument wird oft ein Schriftstück oder Träger von Informationen mit hoher inhaltlicher Qualität ohne besondere rechtliche Bedeutung verstanden. Jedoch ist der Begriff „Dokument“ nicht zwingend mit Papier in Form von Korrespondenzen, Rechnungen oder Angeboten zu assoziieren. Aus Sicht der Dokumentenmanagementsysteme unterscheidet man grundsätzlich Papierdokumente (physische Dokumente) und elektronisch erstellte Dokumente (digitale Dokumente). Außerdem werden elektronische Dokumente in zwei verschiedene Erscheinungsformen unterteilt. Zum einen gibt es Dokumente, die lediglich eine reine digitalisierte Abbildfunktion des papiergebundenen Originaldokumentes haben, wie z. B. in Papierform eingegangene und anschließend eingescannte Angebote oder Rechnungen. Diese sogenannten NCI-Dokumente (Non-Coded Information) besitzen keine vom Computer inhaltlich lesbaren Informationen und müssen daher individuell klassifiziert werden, um sie zu archivieren und später eindeutig im System wiederfinden zu können.^[2] Für eine Weiterverarbeitung dieser Dokumententypen sind zusätzliche Verarbeitungsschritte mittels einer Schrifterkennungssoftware (OCR - Optical Character Recognition) notwendig, worauf im Kapitel 2.2.1.2 noch genauer eingegangen wird. Zum Anderen gibt es CI-Dokumente (Coded-Information), die so kodiert sind, dass sie vom Rechner einfach interpretiert, ausgewertet und somit wiedergefunden und weiterverarbeitet werden können.^[3] Diese Informationen werden z. B. mit Textverarbeitungsprogrammen (Microsoft Word) erstellt oder liegen bereits in digitaler Form vor (Siehe Anlage 1).

Aus dieser Vielzahl von unterschiedlichen Quellen und Dokumenten resultiert zwangsläufig bei der Ablage eine Mixtur von unterschiedlichen Ablageformaten.^[4] Werden diese vielen verschiedenen Dokumente in einem Kundenordner zusammengefasst, spricht man von Compound Documents. Um der Formenvielfalt von unterschiedlich abgelegten Dokumentenformaten Abhilfe zu schaffen, werden bei der Archivierung alle Dokumente in ein einheitliches Format konvertiert. Dies kann TIFF oder immer häufiger PDF sein.

2.1.2 Dokumenten-Management-System

DMS dienen zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente, die wie unter Punkt 2.1.1 beschrieben, ursprünglich papiergebunden waren oder direkt elektronisch gespeichert wurden. Ein DMS umfasst eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, jedoch gibt es kaum ein System auf dem Markt, welches alle Anforderungen für ein Unternehmen optimal erfüllt. Grundsätzlich sollten aber alle Funktionen berücksichtigt sein, die für die Erzeugung, den Empfang, die Ablage, das Verwalten, das Wiederauffinden und die Weiterverarbeitung relevant sind.^[5] Zu den Aufgaben von DMS gehören:^[6]

- Erfassung von Rechner-extern vorliegenden Dokumenten/Informationen und Ihre Aufbereitung in eine geeignete elektronische Form (z. B. OCR-Erkennung, Barcode)
- die Erfassung von Rechner-erzeugten Dokumenten (Direktablage von Dokumenten aus MS-Office)
- Klassifizierung und Indexierung der zu archivierenden Dokumente
- Archivierung und Speicherung von Dokumenten unter Gesichtspunkten der Revisionssicherheit
- Kontrolle des Dokumentenflusses und teilweise automatische Initiierung von Bearbeitungsschritten
- Suche und Abruf der Daten aus dem Archivbestand (Retrieval)
- Bildschirmdarstellung, Drucken, Weiterleiten sowie Bearbeiten von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsmedien wie Fax oder E-Mail
- Administration der Dokumente und der Ablagestrukturen sowie der Zugriffsrechte von Benutzern
- Integration mit der konventionellen IT bzw. anderen Anwendungen (ERP, SAP, etc.)

Mit dem DMS und der elektronischen Archivierung werden Informationen schnell nutzbar gemacht. Alle Mitarbeiter können auf vorsortierte und klassifizierte Dokumente durch einen gemeinsamen Pool an abgelegten Dokumenten zugreifen. Der Zugriff kann hierbei auch weltweit über einen sogenannten Web Client erfolgen. In den folgenden Kapiteln werden die Funktionen eines DMS noch genauer beleuchtet.

2.2 Funktionalität von Dokument-Management-Systemen

2.2.1 Erfassen

Erfassen bedeutet die Übernahme von Dokumenten in ein Dokumenten-Management-System. Ziel ist es dabei, die zu archivierenden Dokumente, unabhängig von ihrem Format, in der erforderlichen Qualität, zeitnah zur Nutzung, digital in das DMS zu übernehmen. Prinzipiell können Dokumente auf folgende Arten erfasst werden:^[7]

- Manuelle Erfassung

- Einscannen

- Ohne Nachbereitung
- Mit Nachbereitung (z. B. OCR-Umwandlung, Barcode)

- Abspeicherung direkt aus einer Applikation (MS-Office)

2.2.1.1 Manuelle Erfassung

Diese Art der Erfassung spielte bisher dort eine Rolle, wo die erfassten Daten weitere maschinelle Bearbeitungsschritte durchlaufen z. B. Banküberweisungen, Daten von Lieferscheinen und Kleinbelegen. Jedoch setzen sich besonders bei großen Datenmengen die maschinellen Erfassungsverfahren mittels OCR-Erkennung durch. Die manuelle Erfassung geschieht zumeist an preiswerten, einfachen PC-Systemen.^[8]

2.2.1.2Erfassung analoger Dokumente

Analoge Dokumente sind Informationen, die in physischer Form vorliegen und durch die Erfassung mittels Scantechnologie in eines für den Computer nicht interpretierbares NCI-Format konvertiert werden. Durch Scannen können fast alle Arten von Papierdokumenten in digitale Informationen umgewandelt werden. Dabei werden Text- oder Bildinformationen erfasst. Der Scanner liefert dann ein Rasterbild der eingescannten Information, d. h. ein in einzelne Pixel aufgelöstes Abbild der Vorlage. Dazu tastet das Gerät mit Hilfe von opto-elektronischen Elementen die Helligkeits- oder Farbewerte des Dokumentes ab. Die derart entstehenden analogen Spannungssignale werden im nächsten Schritt digital umgewandelt.

Zum Scannen unterschiedlicher Volumina stehen Geräte verschiedener Leistungskategorien zur Verfügung. Die Angebotsbreite reicht von Flachbrettscannern, die ca. vier Seiten pro Minute produzieren, bis zu Hochleistungsscannern, die mehr als 160 Seiten pro Minute erfassen können. Die gescannten Dokumente werden meist in Standardformaten wie z. B. JPEG verwendet.

Oftmals ist das Dokument im Anschluss an den Scanprozess nicht direkt weiteverwertbar. Teilweise ist die Bildqualität nur unzureichend, Bilddateien müssen zur Speicherplatzreduktion komprimiert werden oder Informationen werden direkt aus dem gescannten Dokument mittels Barcode-Erkennung oder OCR ausgelesen. OCR steht für Optical Character Recognition.^[9] Hierbei handelt es sich um ein Verfahren zur Umwandlung von Texten, welche in Rasterform vorliegen, in eine Zeichenfolge bzw. einen veränderbaren Text. Je nach Menge und Qualität der zu erfassenden Dokumente gibt es verschiedene Möglichkeiten. Einerseits können Daten direkt im Unternehmen gescannt und gleichzeitig indiziert werden, andererseits gibt es die Möglichkeiten einen Dienstleister zu beauftragen beispielsweise für die Migration von Altbeständen, die dann ihren Kunden Massenspeicher mit den gescannten und nach vorheriger Abstimmung bereits indizierten Dokumenten übergeben.

2.2.1.3 Erfassung aus Anwendungen heraus

Entsteht ein Dokument im CI-Format in einer Anwendung, wie z. B. Microsoft Office, so bietet es sich an, dass die Anwendung selbst das Dokument im Archiv ablegt und die ihm bekannten Attribute in die DMS Datenbank einstellt.^[10] Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass die Anwendung als Schnittstelle vom jeweiligen DMS unterstützt wird.

2.2.2 Indizieren

Um auf die erfassten Dokumente zugreifen zu können, müssen sie eindeutig identifiziert werden. Dies erfolgt nicht nur über den Namen eines Dokumentes, sondern sehr viel häufiger durch die Suche in einer Datenbank.^[11] Hierzu müssen einem Dokument verschiedene Merkmale zugewiesen werden. Diese Merkmale bezeichnet man auch als Indizes. Entsprechend wird die Zuordnung von Attributen (z. B. Bezeichnung, Erstellungsdatum, Autor, Rechnungsnummer, Rechnungssumme, etc.) als Indizierung genannt. Eine Veranschaulichung finden sie hierzu in der Anlage 2. Die Summe der Attribute eines Dokumentes ergibt das Dokumentenprofil.^[12]

Die Art und Anzahl der Merkmale eines Dokumentes hängen sehr stark vom Dokumententyp sowie der Art der Recherche ab. Während man bei Rechnungen oftmals nur Rechnungsnummer und Kundennummer als Suchmerkmale benutzt, wird bei der Erfassung von Bildern, Zeichnungen, etc. eine Vielzahl von Merkmalen gefordert.

Die Suche nach einem Dokument erfolgt über die Eingabe der Indizes in eine Suchmaske. Die Qualität und Eindeutigkeit der Indizierung entscheiden darüber, ob und wie schnell ein Dokument wiederauffindbar ist. Nachfolgend werden 3 Verfahren der Indizierung beschrieben:^[13]

- Manuelle Vergabe von Attributen und Suchbegriffen, bei der die entsprechenden Informationen von dem erfassten Dokument abgelesen und von Hand eingegeben werden
- Halbautomatische Indizierung durch Auslesen der Attribute über OCR oder Barcode-Erkennung und anschließendem Abgleich mit dem im System vorhandenen Daten sowie Bestätigung oder Korrektur
- Automatische Indizierung durch festgelegte Stellen in Dokumenten, welche als Attribute verwendet werden, z. B. E-Mail Adresse, Adressfeld, Kundennummer, etc.

Um die Dokumente richtig abzulegen genügt es nicht nur eine richtige Ordnerstruktur vorzugeben. Mindestens genauso wichtig ist es, auch eine begriffliche Ordnung einzuführen.^[14] Prinzipiell könnte sonst jeder Mitarbeiter eine unterschiedliche begriffliche Bezeichnung für ein Dokument vergeben. Um eine inhaltliche Konsistenz der Daten zu gewährleisten, bieten DMS Anbieter eine Thesaurusfunktion an. Damit steht für fast jedes Feld des Dokumentenprofils ein Wörterbuch mit möglichen Einträgen zur Verfügung. Dadurch wird dem Benutzer die Eingabe erleichtert sowie die Qualität der Datenerfassung gesteigert.

2.2.3 Archivierung

Im Anschluss an die Erfassung und Indizierung der Dokumente erfolgt die Speicherung bzw. Archivierung der Dokumente. Eine Vielzahl von Vorschriften fordern die direkte bzw. indirekte Aufbewahrung von Dokumenten zum Nachweis erbrachter Leistungen, erhaltener Aufträge über Jahre hinweg.

Aufgrund dieser Anforderungen haben sich mittlerweile 4 Technologien durchgesetzt, die nachfolgend noch genauer beschrieben werden.^[15]

2.2.3.1 Die Magneto-optische (MO) Technologie

Hierbei handelt es sich um die bekannteste Form der optischen Plattenspeicher. Der Datenträger besteht aus einem magnetischen Material, welcher zum Schutz und zur Verbesserung der Polarisation in zwei di-elektrische Schichten eingebettet ist. Magnetismus und Laserlicht werden zusammen benutzt: Der Magnet, eine große Spule, ist fest an der Oberseite der Platte angebracht, der optische Knopf befindet sich auf einem beweglichen Mechanismus an der unteren Seite der optischen Platte.

Die Speicherung der Daten funktioniert komplett magnetisch. Um dies zu erreichen, erhitzt ein Laserimpuls das magnetische Material. Zwischenzeitlich kühlt das Medium ab und es findet eine Umpolarisierung in diesem Bereich statt. Das Auslesen der abgespeicherten Daten passiert rein optisch, mithilfe eines schwächeren Laserstrahls durch Abtasten des Speichermediums. Dabei weisen die Zellen unterschiedlicher Polarität ein unterschiedliches Reaktionsverhalten auf. Zur Veranschaulichung ist der sogenannte „Kerr-Effekt“ in Anlage 3 dargestellt.

Der Vorteil solcher Medien ist, dass sie sich durch eine sehr hohe Haltbarkeit und Belastbarkeit auszeichnen, da sie in einer geschützten "Cartridge" gelagert werden. Außerdem kann man sie unendlich oft wiederbeschreiben sowie bis zu 30 GB Daten speichern. Nachteile sind die schlechte Kompatibilität von Medien und Laufwerken verschiedener Hersteller sowie der hohe Preis und keine Garantie der Revisionssicherheit.^[16]

2.2.3.2 Die CD-Recordable und DVD-Recordable

Im Gegensatz zu den CDs oder DVDs werden CD-Rs bzw. DVD-Rs nicht gepresst, sondern mit Laserlicht gebrannt. Die leitende, aktive Schicht setzt sich aus einer Farbschicht, deren Gestalt beim Brennen durch den Laser verändert wird, was zu verschieden gut reflektierenden Bereichen führt, in welchen die binären Daten abgespeichert werden.

Trotzdessen, das die Medien WORM-Eigenschaften aufweisen, bedeutet dies nicht, dass CD und DVD automatisch die geeigneten Medien für die Archivierung sind. Das Medium sollte in seiner Qualität dem Wert der Information, die Sie darauf ablegen, entsprechen.^[17]

2.2.3.3 WORM-Tapes

WORM-Tape ist eine spezielle Form der WORM-Technologie und wird auf speziellen Magnetbändern eingesetzt. Mittlerweile gibt es auch Festplatten-Subsysteme, die eine Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten gewährleisten. Auch wenn der Anwender nicht weiß wo und wie die Daten physisch gespeichert werden, erfüllen sie dennoch die Anforderungskriterien ebenso wie Medien der WORM-Technologie.^[18]

Die Vorteile eines solchen Systems liegen in der hohen Sicherheit vor Datenverlust bei ordnungsgemäßem Betrieb, Aufnahmekapazitäten bis zu 512 GB je Medium sowie Zugriffsgeschwindigkeiten vergleichbar mit herkömmlichen WORMs.

2.2.3.4 RAID-Systeme

Der Begriff RAID steht für „ redundant array of independent disks“ (redundante Anordnung unabhängiger Festplatten).^[19] Ein RAID-System hat die Aufgabe mehrere physische Festplatten zu einem logischen Laufwerk zu verbinden, so dass eine höhere Datenverfügbarkeit bei einem Ausfall von einzelnen Festplatten gewährleistet ist.

Hierbei werden entgegen, der eingesetzten Technik zur Redundanzvermeidung, gezielt redundante Informationen erzeugt. So behält das System, im Falle eines Ausfalls einzelner Komponenten, seine Funktionalität als Ganzes. Die erzeugten doppelten Daten, dürfen jedoch keinesfalls mit einer Datensicherung gleichgesetzt werden.

Ein RAID-System besteht mindestens aus zwei Festplatten. Alle Festplatten zusammen bilden einen gemeinsamen Verbund. Mit RAID-Systemen kann man folgende Vorteile erreichen:^[20]

- Wahrung der Authentizität der Daten bei Festplatten mit WORMs Eigenschaften (Revisionssicherheit)
- Aufbau großer logischer Laufwerke
- Erhöhte Speicherkapazität durch Austausch von Festplatten während des Systembetriebes (Ein einzelnes gespiegeltes 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB)

Das Zusammenwirken der Festplatten wird durch den RAID-Level bestimmt. Die häufigsten RAID-Levels sind RAID 0, RAID 1 und RAID 5.

2.2.4 Verwalten

Die Verwaltung von Dokumenten ist eine Hauptkomponente eines DMS. Sie wird dann benötigt, wenn archivierte Dokumente weiter bearbeitet werden müssen. Eingehende Dokumente müssen entsprechend ihrer Klassifizierung abgelegt und die Schlagwörter in der Datenbank mit einer Referenz zum Dokument gespeichert werden (Check-in).^[21] Sollen mehrere Mitarbeiter gemeinsam mit einem Dokument arbeiten, so sollte der Fall vermieden werden, dass sich ein Mitarbeiter das Dokument kopiert, bearbeitet und anschließend zurückstellt, während ein zweiter Mitarbeiter leicht zeitversetzt alle Änderungen überschreibt. Dafür dient die sogenannte Check-out Funktion. Damit kann der Mitarbeiter ein Dokument blockieren – lesende Zugriffe oder Kopien sind noch möglich.^[22] Wenn die Bearbeitung zu einer neuen Version führt, gibt es die Möglichkeit, entweder immer das gesamte Dokument in jeder Version abzuspeichern oder nur die Veränderung zur Vorgängerversion.^[23] Viele Dokumente verfügen über einen richtigen Lebenslauf.

2.2.5 Retrieval

Eine zentrale Aufgabe - beim Umgang mit großen Datenmengen - ist das Wiederauffinden einzelner Dokumente. Bei der Recherche nach verschiedenen Informationen, soll jedes Dokument ohne fundiertes Hintergrundwissen zu Inhalt und Lage in akzeptabler Zeit direkt aufzufinden sein. Dies setzt sowohl eine strukturierte Ablage sowie auch ein System zum sogenannten Retrieval, d. h. zur gezielten Suche nach Daten und Dokumenten voraus.^[24] Unter Retrieval wird das „Suchen bzw. Wiederauffinden von Dokumenten, Dokumentengruppen oder Dokumententeilen“ durch den Zugriff über Indizes verstanden.^[25]

Wie bereits im Kapitel 2.2.2 beschrieben, muss für die Identifizierung bzw. Recherche eines Dokumentes eine eindeutige Indizierung vorgenommen werden. Grundsätzlich kann dann in zwei Teilen eines Dokumentes gesucht werden:

- Dokumentenprofil (siehe 2.2.2)
- NCI/CI-Daten (siehe 2.2.1).

Bei den Dokumentenprofilen lassen sich zwei Varianten unterscheiden: Dokumentenprofile, die ein Dokument eindeutig identifizieren (z. B. Rechnungsnummer) und solche die auf mehrere oder viele Dokumente zutreffen könnten (z. B. Wiedervorlage).^[26] Neben der Volltextsuche durch entsprechende OCR-Bearbeitung, ist es auch möglich in der Ordnerstruktur nach Dokumenten zu suchen. Daher sind aus Sicht der Anwender vier parallele Zugangsverfahren zu den Dokumenten wünschenswert:^[27]

- Die eindeutige Suche über das Dokumentenprofil in einer Recherchemaske

Am Häufigsten findet die Suche nach speziellen, das Dokument meist eindeutig charakterisierenden Indizes, statt. Dies können zum Beispiel eine Rechnungsnummer, Projektbezeichnungen oder Inventarnummer sein. Dieses Verfahren ist bei großen Dokumentenzahlen sowohl effizient hinsichtlich der Datenbankgröße sowie auch der Sucheffizienz.

- Die nicht eindeutige Suche über das Dokumentenprofil in einer Recherchemaske

Eine ganze Reihe von Dokumentenprofildaten sind nicht eindeutig einem einzigen Dokument zuordenbar. Zum Beispiel wird die Suche nach einem speziellen Wiedervorlagedatum oder Erstellungsdatum unter Umständen auf eine ganze Reihe von Dokumenten zutreffen. In solchen Fällen ist es mehr oder weniger von den Dokumentenmengen und der tolerierbaren Suchzeit abhängig, ob derartige Profildaten indiziert werden oder ob sequentiell nach ihnen gesucht wird.

- Das Navigieren im Ordnerbaum

Dieses Verfahren – analog zum Navigieren in der Baumdateistruktur des PCs per Datei Browser – ist nur dort sinnvoll, wo entweder kleine Baumstrukturen vorhanden sind oder wo eine klare Strukturierung existiert.

- Volltextretrieval

Die Volltextsuche gehört im Vergleich zu den anderen beschriebenen Suchverfahren zur unstrukturierten Suche.^[28] Ohne detaillierte Informationen über das Dokument zu haben, formuliert der Benutzer Suchbegriffe, die dann vom System ausgewertet werden.

Die Volltextsuche unterscheidet sich bereits bei der Indizierung von den anderen Retrievalmöglichkeiten. Voraussetzung dafür ist, dass die Daten bzw. Texte in CI-Form vorliegen. Eingescannte Dokumente sind zuvor per OCR-Erkennung zu konvertieren. Diese Texte werden einer Indizierung unterworfen, welche den Indexstamm für die Volltextsuche aufbaut – und gegebenenfalls in die bereits vorhandene Indexdatenbank einsortiert. Erst anschließend kann eine Suche erfolgen.^[29]

In der Anlage 4 wird dieses Verfahren anhand von ELOoffice 8.0 verdeutlicht. Dabei kann davon ausgegangen werden, dass andere Lösungen identisch verfahren.

Dabei müssen 2 verschiedene Suchstrategien unterschieden werden. Die Strategie Verknüpfte Suchbegriffe nach Suchmodus verknüpft mehrere Begriffe mit den logischen Operatoren UND, ODER, NICHT. Die Intuitive Suche ermöglicht es nach solchen Dokumenten zu suchen, die zu den angegebenen Begriffen relevant erscheinen, ohne eine detaillierte Suchanfrage zu erstellen.

2.2.6 Administrieren

Wiedergefundene Dokumente oder deren Kopien werden je nach Art der weiteren Verwendung in unterschiedlicher Form bereitgestellt. Zur Veränderung ist es z. B. notwendig, das Dokument zusammen mit einer entsprechenden Arbeitsumgebung auf dem Bildschirm sichtbar und editierbar zu machen. Soll eine Kopie des Dokuments in Papierform vorliegen, muss die Druckbarkeit gewährleistet sein. Schließlich ist es in der Regel auch möglich, archivierte Dateien in andere Systeme, z. B. Anwendungsprogramme zu exportieren. Unterstützt werden beschriebenen Funktionen durch die sogenannte Administration. Ihre Kernfunktionen werden nachfolgend näher beschrieben:

2.2.6.1 Benutzer- und Rechteverwaltung

Da es nicht immer im Interesse des Unternehmens ist, dass alle Anwender eines DMS Zugriff auf alle Dokumente haben, kann der Systemadministrator verschiedenen Benutzern unterschiedliche Rechte und Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente erteilen. Ob eine Person auf ein Dokument zugreifen darf, ist beispielsweise abhängig von bestimmten zu erfüllenden Aufgaben oder von der Position einer Person. Je nach Kompetenz und Position eines Mitarbeiters oder einer bestimmten Gruppe von Benutzern können Leserechte (R) und Schreibrechte (W) sowie Berechtigungen zum Löschen (D) und Bearbeiten (E) festgelegt werden.

2.2.6.2 Auslagerung von Dokumenten

Die Auslagerungsmöglichkeit von Dokumenten ist die zweite wichtige Funktion der Administrationskomponente eines DMS. Nicht immer kann ein DMS mit einer wachsenden Menge an Dokumenten in gleichem Maße mitwachsen, da beispielsweise nicht genügend finanzielle Mittel oder ausreichend Platz für neue Geräte zur Verfügung stehen. Die nicht mehr benötigten Dokumente werden auf Wechselmedien ausgelagert und somit offline archiviert. Besteht die Notwendigkeit, später noch einmal auf diese Dokumente zuzugreifen, so können die Dokumente wieder in das System eingespielt werden. Verweise auf den aktuellen Standort der Dokumente sind weiterhin im System gespeichert.

2.3 Corporate Governance

Der Begriff der „ Corporate Governance “ wird nach BERTELE und LEHNER häufig mit „verantwortungsvoller Unternehmenssteuerung durch die Geschäftsführung“ umschrieben.^[30] Aus dieser Beschreibung geht hervor, dass sowohl der Vorstand einer AG als auch der Geschäftsführer einer GmbH verpflichtet sind, neben der Einhaltung von einschlägigen Gesetzen für eine transparente Organisation und ein angemessenes Risikomanagementsystem zu sorgen. Diese Governance wird erreicht durch Compliance, welche als die Gesamtheit aller organisatorischen Aufsichts-, Schulungs- und Kontrollmaßnahmen der Geschäftsleitung verstanden wird und damit einen Verstoß des Unternehmens gegen gesetzliche Pflichten verhindern sollen.^[31]

Der Begriff „ Compliance “ ist ein Oberbegriff und bedeutet:^[32]

- Einhaltung sämtlicher für das jeweilige Unternehmen relevanten gesetzlichen Pflichten, Vorschriften, Regeln,
- fachliche Kompetenz und persönliche Verantwortung im Umgang mit externen Regeln, internen Regeln und Vorgaben der Gesellschafter und Vertragspartner sowie
- Einhaltung von Vorgaben der Zentrale durch Konzerneinheiten.

Sowohl Corporate Governance (die verantwortungsvolle Steuerung des Unternehmens) als auch Corporate Compliance (die Umsetzung der notwendigen Kontrollmaßnahmen) sind angesichts der stetig zunehmenden Komplexität von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen heutzutage ohne den Einsatz von Informationstechnologie (IT) nicht mehr vorstellbar. Corporate Governance und Compliance sind daher untrennbar mit IT-Compliance, dem verantwortungsvollen Umgang mit allen Aspekten von IT, verbunden. IT-Compliance reicht von der Etablierung eines (am besten IT-gestützten) Informations- und Kontrollsystems (IKS) und der Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit über die Sicherstellung von IT-Security bis hin zur gesetzeskonformen elektronischen Archivierung mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen.

2.3.1 Rechtliche Aspekte zur elektronischen Archivierung

Kaufleute müssen nach Handelsrecht (§ 257 HGB), aber auch aus steuerrechtlichen Gründen (§ 147 AO), die von ihnen empfangenen und abgesendeten Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahren.^[33] Eine Übersicht zu aufbewahrungspflichtigen Dokumenten ist in der Anlage 5 beigefügt. Wie bereits im Kapitel 2.3 erwähnt, ist auch IT-Compliance bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten relevant. Neben den traditionellen Papierdokumenten stellen digitale Dokumente, wie elektronische Faxe, Emails, Briefe usw., in Unternehmen in zunehmendem Maße die Informationsgrundlage dar. Die sich daraus neu ergebende Herausforderung dieser Entwicklung, ist deren langfristige Aufbewahrung (Archivierung) und Bereitstellung. Die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an das langfristige Archivieren von Dokumenten durch das Einführen einer digitalen Steuerprüfung (GDPDU) und die Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt. Des Weiteren wird die elektronische Archivierung von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchungssysteme (GoBS) sowie dem Signaturgesetz und der Signaturverordnung (SigG, SigV) tangiert (Siehe Anlage 6). Zusätzlich ist der Begriff Revisionssicherheit bzw. dessen Inhalte von besonderer Bedeutung, da hier weitere gesetzliche Anforderungen festgelegt sind.

2.3.1.1 GoB und GoBs

„Die Bücher des Kaufmanns und der Jahresabschluss müssen laut §238 und §243 HGB den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.“^[34] Diese Grundsätze werden nachfolgend genauer dargestellt:^[35]

- Ordnung: Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
- Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
- Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein; auch der Überblick über die Vermögens- und Ertragslage muss vollständig sein.
- Zeitgerechtheit: Die Geschäftsvorfälle sind (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zeitgerecht zu erfassen.
- Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege (z. B. durchnummerierten Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
- Richtigkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden (z. B. als Korrektur für Fehlbuchungen).

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ersetzen nicht die GoB - sie stellen ledig­lich eine Präzisierung der GoB im Hinblick auf die DV-Buchführung dar und beschreiben die Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, um sicherstellen, dass die Buchungen und sonst erforderlichen Aufzeich­nungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Es ist zu gewährleisten, dass Buchungen sowie die zum Verständnis beitragenden Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen innerhalb einer angemessenen Frist jederzeit lesbar gemacht werden können. Dafür muss das Unternehmen alle erforderlichen Daten, Programme und sonstige Hilfsmittel, z. B. Personal zur Verfügung stellen.

Es muss weiterhin die inhaltliche Übereinstimmung vom Wiedergabedokument und der archivierten Dokumente sichergestellt werden. „Ist eine bildliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit der Originalunterlage gefordert - dies trifft gemäß & 257 HGB und & 147 Abs. 2, Ziffer 1 AO für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege zu, soweit sie ursprünglich bildlich vorgelegen haben -, muss das jeweilige Archivierungsverfahren eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe sicherstellen.“^[36] Es ist eine Verfahrensdokumentation für die Anzeige von auf Bildträgern geführten Unterlagen schriftlich niederzulegen (z. B. Druckanweisungen).^[37] Dabei wird in der Verfahrensdokumentation das Ordnungsprinzip für die Wiedergaben beschrieben und zusätzlich das Verfahren zur Feststellung der Vollständigkeit und Richtigkeit geregelt. Außerdem muss die inhaltliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den Speichermedien geführten Unterlagen nachvollziehbar sein.

Für die Einhaltung der GoB - und damit auch der GoBS - ist auch bei einer DV-Buchführung allein der Buchfüh­rungspflichtige verantwortlich. Die Verantwortlichkeit erstreckt sich dabei auf den Einsatz sowohl von selbst- als auch fremderstellter DV-Buchführungssysteme. Wird die DV-Buchführung im Auftrag durch Fremdfirmen durchge­führt, obliegt die Einhaltung der GoB/GoBS ebenfalls dem auftraggebenden Buchführungspflichtigen

2.3.1.2 Anforderungen zur elektronische Archivierung (GDPdU)

Seit dem 01.01.2002 gilt in Deutschland eine neue Abgabenordnung, die der Finanzbehörde das Recht einräumt, DV-gestützte Buchführung durch einen Datenzugriff zu prüfen. Die Regelungen zur Durchführung von digitalen Steuerprüfungen sind im Gesetz der GDPdU^[38] enthalten. In diesem Zusammenhang hat der VOI (Verband Organisation und Information e.V.) 10 Richtlinien für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung im Sinne des Handels- und Steuerrecht herausgegeben. Den sogenannten „Code of Practice“, welcher in Anlage 7 beigefügt ist.

Die Zugriffsarten auf die steuerrelevanten Daten, werden in drei verschiedene Formen unterteilt.

- Z 1 – Unmittelbarer Zugriff: Hierbei bekommt der Steuerprüfer einen PC-Arbeitsplatz mit der installierten Software eingerichtet und kann auf die steuerrelevanten Daten vor Ort zugreifen.
- Z 2 – Mittelbarer Zugriff: Der Steuerprüfer bekommt Unterstützung von Mitarbeitern, um die gewünschten Daten anzuzeigen oder zu exportieren. Dabei ist der Steuerpflichtige zur Unterstützung verpflichtet.
- Z 3 – Datenträgerüberlassung: Die steuerrelevanten Daten werden dem Steuerprüfer auf einem Übergabemedium, in der Regel CDs, überreicht.

Entscheidend ist es, dass nicht allein das Archivsystem oder das Speichermedium den Anspruch an die Revisionssicherheit sicherstellt. Vielmehr müssen alle Arbeitsabläufe, die Reproduzierbarkeit, die Sorgfalt bei der Eingabe und Indizierung, die regelmäßige Prüfung und Nutzbarkeit der Dokumente sowie die Absicherung des Zugriffs den Anforderungen entsprechen. Dabei soll ganz deutlich gemacht werden, dass kein System auf dem Markt, welches mit Zertifikaten über die Erfüllung der Anforderungen nach GDPdU bzw. der Revisionssicherheit wirbt, dem auch entspricht. Da es keine offiziellen Zertifikate gibt, beziehen sich solche lediglich immer nur auf individuelle Einsatzsituationen oder grundsätzlich vorhandene Funktionen. Das System muss daher immer auf die technische, organisatorische und geschäftliche Umgebung eingerichtet werden. Eine solche Verfahrensdokumentation kann durch Gutachter, wie z. B. den TüVIT, abgenommen werden. Dadurch bekommt das Unternehmen zusätzliche Sicherheit, alle Vorkehrungen für die Erfüllung der Anforderungen des Gesetzgebers getroffen zu haben.^[39]

2.4 Wirtschaftlichkeit von Dokument-Management-Systemen

Allgemein wird unter Wirtschaftlichkeit das nachhaltig günstige Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen verstanden. Wirtschaftlichkeit liegt vor, wenn die Kosten der Planung und Realisierung bezogen auf den geplanten Einsatzzeitraum unter dem zu erwarteten Nutzen liegen.^[40] Ziel einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist die Beurteilung der Rentabilität einer Investition – in diesem Fall eines DMS-Projektes.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Kosten

2.4.1 Qualitativer und quantitativer Nutzen

Elektronische Archivsysteme bieten potentiell eine ganze Reihe von Vorteilen, sowohl gegenüber konventionellen Ordner- bzw. Papierarchiven als auch gegenüber Mikrofilmarchiven. Dabei ist eine Unterscheidung in quantitativen und qualitativen Nutzen vorzunehmen. Die hier angegebenen quantitativen Erfahrungswerte stammen aus einer Studie mit über 100 DMS-Projekten.^[41] Dabei ist jedoch anzumerken, dass diese nie in einem Unternehmen gemeinsam auftreten. Weiterhin können durch den Einsatz eines DMS in einem Unternehmen zusätzliche monetär schwer zu beziffernde Nutzenvorteile auftreten. Die wichtigsten sind nachfolgend in der Tabelle 1 zusammengefasst. Inwieweit diese Aspekte für einen Einsatz von DMS wirklich zutreffen, ist für den jeweiligen Einzelfall zu prüfen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Übersicht quantitativer und qualitativer Nutzen durch den Einsatz eines DMS

(Quelle: In Anlehnung an Müller, Frank, Pentadoc (Referent), am 04.03.2010 auf der Cebit in Hannover)

2.4.2 Einmalige und laufende Kosten

Die Kosten für die Einführung einer DMS müssen hinsichtlich einmaliger und laufender Projektkosten betrachtet werden. In der nachfolgenden Abbildung 1 sind alle Posten aufgeführt, die für die Gesamtprojektkosten relevant sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Einmalige und laufende Kosten eines DMS Systems

(Quelle: In Anlehnung an Müller, Frank, Pentadoc (Referent), am 04.03.2010 auf der Cebit in Hannover)

3 Projektplanung

3.1 Vorstudie

3.1.1 Das Unternehmen SAXONIA Touristik International GmbH

Das Unternehmen SAXONIA Touristik International GmbH (nachfolgend nur SAXONIA) wurde 1990 von den Gesellschaftern Herrn Dr. Klaus PLATZDASCH und Frau Dr. Gabriele ULBER gegründet. SAXONIA realisiert zwei Unternehmensformen: zum einen als Einzelunternehmung (e. K.) und zum anderen als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Ersteres umfasst drei FIRST REISEBÜROS in Leipzig. SAXONIA ist in 2 Full-Service-Agenturen in Leipzig und Dresden mit den Geschäftsbereichen MICE^[42] und Incoming sowie in ein volllizenziertes FIRST REISEBÜRO in Dresden, welches überwiegend für den Geschäftsbereich Business Travel zuständig ist, unterteilt. Das Unternehmen beschäftigt derzeit ca. 20 Mitarbeiter. Neben Vollzeitangestellten arbeiten sowohl Auszubildende als auch Praktikanten, im Rahmen einer dualen Ausbildung an Staatlichen Studienakademien (Studienrichtung Tourismuswirtschaft), bei SAXONIA. Die genaue Aufbauorganisation von SAXONIA wird in folgendem Schaubild verdeutlicht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Aufbauorganisation der SAXONIA Touristik Internation

(Quelle: eigene Darstellung)

Nachfolgend werden die einzelnen Geschäftsbereiche näher betrachtet:

Destination Management Company (DMC) / Incoming

SAXONIA als Reiseveranstalter greift nicht auf Komplettangebote anderer Touristikanbieter zurück, sondern erstellt vielmehr Individualreisen entsprechend den Kundenbedürfnissen. Reiseangebote werden in Zusammenarbeit mit dem Kunden so gestaltet, dass individuelle Wünsche und Vorstellungen berücksichtigt werden, die zu einem optimalen Ergebnis der Reiseplanung führen.

M.I.C.E. – Meetings, Incentives, Conventions and Events

Als M.I.C.E. wird der gesamte Teilsektor im Geschäftstourismus bezeichnet, welcher sich mit der Organisation und Durchführung von Meetings, Incentives, Conventions und Events beschäftigt. Hierbei übernimmt SAXONIA die Komplettabwicklung oder die Organisation von Teilleistungen für Seminare, Konferenzen oder Kongresse. In den letzten Jahren hat sich SAXONIA vor allem im Incentive Bereich spezialisiert. Dabei handelt es sich um Belohnungsreisen oder -veranstaltungen, die Firmen für Einzelne oder Gruppen zum Zweck der Motivation und Leistungssteigerung veranstalten. „[…] Bezeichnung für einen Anreiz, mit dessen Hilfe die Motivation, bestimmt Dinge zu tun oder zu unterlassen, verstärkt werden soll. Incentives werden insbesondere im Bereich der Außendienst-Motivation eingesetzt.“^[43] Als Incentive Agentur konzipiert SAXONIA spezielle Reiseangebote mit Event-Charakter im B2B Geschäft. Programmpunkte sind hierbei u. a. Teambuildings in Form von Stadt- oder Trabirallyes. Weiterhin zählt zum Leistungsspektrum des Unternehmens die Organisation und Durchführung von Events, wie z. B. Gala- oder Firmenveranstaltungen sowie die Vermittlung von Einzelleistungen. Dazu zählen u. a. die Bereitstellung von Transferleistungen, die Vermittlung von Künstlern und Gästeführern, Hostessen sowie die Beratung für entsprechende Locations und die Organisation von Unterkünften. Im Bereich Reisevermittlung betreibt SAXONIA als Franchisenehmer drei FIRST REISEBÜROS in Leipzig (Einzelunternehmen) und ein FIRST REISEBÜRO in Dresden (Kapitalgesellschaft).

[...]

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^[1] Vgl. Lassmann, Wolfgang, Wirtschaftsinformatik. Nachschlagewerk für Studium und Praxis, 2007, S. 223

^[2] Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S.61

^[3] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.278

^[4] Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S.61

^[5] Vgl. Götzer Klaus, Schneiderath Udo, Maier Berhold, Komke Torsten, Dokumentenmanagement: Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 2004, S. 14

^[6] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business- Dokument, 2002, S.12

^[7] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.30

^[8] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.31

^[9] Vgl. Dr. Pfaff, Thomas, Dokumentenmanagement – das papierlose Büro?, 1995, S. 51

^[10] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.32

^[11] Vgl. ebenda, S.379

^[12] Vgl. Dandl, Jörg, Dokumenten-Management-Systeme – Eine Einführung, 1999, S.9 (Internet Download: http://geb.unigiessen.de/geb/volltexte/2004/1631/pdf/Apap_WI_1999_09.pdf)

^[13] Vgl. Dr. Pfaff, Thomas, Dokumentenmanagement – das papierlose Büro?, 1995, S. 63

^[14] Vgl. ebenda, S.65

^[15] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.139

^[16] Vgl. http://www.wilabs.ch/downloads/pdf/mml/eod.pdf (Stand: 10.05.2010)

^[17] Vgl. http://www.basis.biz/revisionssichere_archivierung (Stand: 10.05.2010)

^[18] Vgl. http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_386-print_revisionssichere_archivierung_v.html (Stand: 10.05.2010)

^[19] Vgl. http://www.glossar.de/glossar/1frame.htm?http%3A//www.glossar.de/glossar/z_raid.htm (Stand: 10.05.2010)

^[20] Vgl. http://www.basis.biz/revisionssichere_archivierung (Stand: 10.05.2010)

^[21] Vgl. Götzer, Klaus / Schneiderath, Udo / Maier, Berhold / Komke, Torsten, Dokumentenmanagement: Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 2004, S. 21

^[22] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.21

^[23] Vgl. Götzer, Klaus / Schneiderath, Udo / Maier, Berhold / Komke, Torsten, Dokumentenmanagement: Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 2004, S. 21

^[24] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.61

^[25] Vgl. http://www.project-consult.net/portal.asp?UR=23&SA=R (Stand: 15.05.2010)

^[26] Vgl. Dr. Pfaff, Thomas, Dokumentenmanagement – das papierlose Büro?, 1995, S. 83

^[27] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.21

^[28] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.64

^[29] Vgl. Dr. Pfaff, Thomas, Dokumentenmanagement – das papierlose Büro?, 1995, S. 83

^[30] Vgl. Bertele Matthias, Lehner Franz, IT-Compliance. Rechtliche Aspekte des IT-Managements, 2008, S.1

^[31] Vgl. ebenda, S.15

^[32] Vgl. Van Laak, Hendrik / Wecker Gregor, Pflichten der Geschäftsleitung & Aufbau einer Compliance Organisation, 2008, S.44

^[33] Vgl. Eckhardt, Jens, Archivierung von E-Mails, 2008, S.103 ff.

^[34] Vgl. http://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Grundlagen/Grundsaetze-ordnungsgemaesser- Buchfuehrung-GoB.html (Stand:18.05.2010)

^[35] Vgl. Hochweis, Claudi, Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, S.3 ff. (Internet-Download vom 13.05.2010, http://www.hochweis.at/medialibrary/6_58_10_GOB.pdf )

^[36] http://www.diir.de/arbeitskreise/ak09/wichtige-arbeitsgrundlagen/gobs (Stand: 18.05.2010)

^[37] Vgl. ebenda (Stand: 18.05.2010)

^[38] GDPdU - Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

^[39] Vgl. http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_324_gdpdu.html (Stand: 18.05.2010)

^[40] Vgl. http://www.controllingportal.de/Fachinfo/Kostenrechnung/Wirtschaftlichkeit.html (Stand: 18.05.2010)

^[41] Vgl. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus, Dokumenten-Management. Vom Imaging zum Business-Dokument, 2002, S.13

^[42] M.I.C.E. – Meetings, Incentives, Conventions, Events

^[43] Vgl. http://www.lressmann.de/marketing-vertrieb-sap-rating/glossar-marketing-vertrieb.htm (Stand: 26.04.2010)