Ziel dieser Arbeit soll es sein, die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, die Prozess- und Servicequalität sowie Compliance-Anforderungen durch Einführung eines DMS bei SAXONIA zu untersuchen und einen konkreten Lösungsvorschlag, unter besonderer Berücksichtigung der Anforderungen an ein touristisches Unternehmen, zu erarbeiten.
Dazu wurde nach der Darstellung von theoretischen Grundlagen, hinsichtlich der Funktionsweise, eine Anforderungsanalyse auf Basis der IST-Analyse erstellt, in welcher die Geschäftsprozesse, die Zugriffsrechte der Mitarbeiter, der Archivbestand und die technischen Voraussetzungen analysiert worden. Diese Untersuchung wurde potentiellen Anbietern in Form eines Lastenheftes zugestellt und diente als Grundlage für die Erstellung eines auf das Unternehmen zugeschnittenes Angebot.
Anschließend erfolgte die Auswertung in Form einer Nutzwertanalyse und Amortisationsrechnung unter Beachtung der gestellten Kriterien und Anforderungen. Die Anbieter mit der höchsten Punktzahl wurden der Geschäftsleitung als Entscheidungsgrundlage offeriert und anschließend ein grundlegender weiterer Projektablauf vorgegeben.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Wesen des Dokumenten-Management
2.1 Begriffsdefinitionen
2.1.1 Dokument
2.1.2 Dokumenten-Management-System
2.2 Funktionalität von Dokument-Management-Systemen
2.2.1 Erfassen
2.2.1.1 Manuelle Erfassung
2.2.1.2 Erfassung analoger Dokumente
2.2.1.3 Erfassung aus Anwendungen heraus
2.2.2 Indizieren
2.2.3 Archivierung
2.2.3.1 Die Magneto-optische (MO) Technologie
2.2.3.2 Die CD-Recordable und DVD-Recordable
2.2.3.3 WORM-Tapes
2.2.3.4 RAID-Systeme
2.2.4 Verwalten
2.2.5 Retrieval
2.2.6 Administrieren
2.2.6.1 Benutzer- und Rechteverwaltung
2.2.6.2 Auslagerung von Dokumenten
2.3 Corporate Governance
2.3.1 Rechtliche Aspekte zur elektronischen Archivierung
2.3.1.1 GoB und GoBs
2.3.1.2 Anforderungen zur elektronische Archivierung (GDPdU)
2.4 Wirtschaftlichkeit von Dokument-Management-Systemen
2.4.1 Qualitativer und quantitativer Nutzen
2.4.2 Einmalige und laufende Kosten
3 Projektplanung
3.1 Vorstudie
3.1.1 Das Unternehmen SAXONIA Touristik International GmbH
3.1.2 Problemstellung
3.1.3 Projektdefinition
3.2 IST-Analyse
3.2.1 Aufbauorganisation
3.2.2 Ablauforganisation
3.2.3 Dokumentenanalyse
3.2.4 Vorgangs- und Ablagestrukturanalyse
3.3 Soll-Konzeption
3.3.1 Aufbauorganisation
3.3.2 Ablauforganisation
3.3.3 Migrationskonzept
3.4 Der DMS Markt
3.4.1 Verschaffung eines Marktüberblicks
3.4.2 Identifizierung potentieller DMS Anbieter
3.5 Lastenheft
3.5.1 Anforderungen an ein Lastenheft
3.5.2 Konkrete Inhalte des Lastenhefts
3.6 Abschließende Bewertung
3.6.1 Anbietervorauswahl
3.6.2 Wirtschaftlichkeit
3.6.3 Prozess- und Servicequalität
3.6.4 Corporate Governance und Revisionssicherheit
4 Umsetzung
4.1 Detailplanung mit Hilfe eines Projektstufenplans
4.2 Phase I - Pflichtenhefterstellung
4.3 Phase II – Voraussetzungen schaffen
4.4 Phase III – Installation der DMS
4.5 Phase IV - Pilotphase
5 Fazit und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bei der SAXONIA Touristik International GmbH mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit sowie die Prozess- und Servicequalität zu verbessern und gleichzeitig Compliance-Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung, zu erfüllen.
- Grundlagen von Dokumenten-Management-Systemen
- Anforderungsanalyse und Projektplanung
- Digitalisierung von Altbeständen und Prozessoptimierung
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Nutzwertanalyse
- Rechtliche Anforderungen und Compliance
Auszug aus dem Buch
2.2.1 Erfassen
Erfassen bedeutet die Übernahme von Dokumenten in ein Dokumenten-Management-System. Ziel ist es dabei, die zu archivierenden Dokumente, unabhängig von ihrem Format, in der erforderlichen Qualität, zeitnah zur Nutzung, digital in das DMS zu übernehmen. Prinzipiell können Dokumente auf folgende Arten erfasst werden:7
• Manuelle Erfassung
• Einscannen
o Ohne Nachbereitung
o Mit Nachbereitung (z. B. OCR-Umwandlung, Barcode)
• Abspeicherung direkt aus einer Applikation (MS-Office)
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die Problematik wachsender Datenbestände in Unternehmen und definiert die Zielsetzung, durch ein DMS die Effizienz zu steigern und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
2 Wesen des Dokumenten-Management: Dieses Kapitel erläutert die theoretischen Grundlagen, Funktionsweisen sowie rechtliche Rahmenbedingungen wie GoB und GDPdU für DMS-Systeme.
3 Projektplanung: Hier werden die Ist-Analyse des Unternehmens, die Soll-Konzeption, eine Marktanalyse von DMS-Anbietern sowie das Lastenheft detailliert dargelegt.
4 Umsetzung: Das Kapitel beschreibt den strukturierten Projektstufenplan zur Implementierung des DMS von der Pflichtenhefterstellung bis zur Pilotphase.
5 Fazit und Ausblick: Das Fazit fasst die wirtschaftlichen Vorteile und die Bedeutung für die Revisionssicherheit zusammen und empfiehlt die kontinuierliche Betreuung des Projekts.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-System, DMS, Archivierung, Revisionssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Prozessqualität, Servicequalität, Corporate Governance, Compliance, Digitalisierung, Projektplanung, Nutzwertanalyse, GoB, GDPdU, Barcode-Erkennung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Untersuchung und Planung der Einführung eines DMS in einem mittelständischen Touristikunternehmen, um Prozesse effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Zentrale Themen sind die theoretischen Grundlagen des Dokumentenmanagements, die Analyse bestehender Geschäftsprozesse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und rechtliche Compliance-Anforderungen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist die Erarbeitung eines Lösungsvorschlags zur Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Prozess- und Servicequalität unter Einhaltung gesetzlicher Archivierungsvorschriften.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wurde eine IST-Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse, eine Anforderungsanalyse durch ein Lastenheft sowie eine Nutzwertanalyse und Amortisationsrechnung zur Anbieterauswahl durchgeführt.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Einführung, die detaillierte Projektplanung inklusive IST- und Soll-Konzeption, Marktanalyse und abschließende Bewertung der Anbieter.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
DMS, Revisionssicherheit, Prozessoptimierung, Wirtschaftlichkeit, Compliance und Digitalisierung.
Warum ist die Unterscheidung in quantitative und qualitative Nutzenvorteile wichtig?
Sie ermöglicht eine umfassende Bewertung, da neben direkt messbaren Kosteneinsparungen (quantitativ) auch strategische Vorteile wie Kundenzufriedenheit (qualitativ) für das Unternehmen entscheidend sind.
Welche Rolle spielt die "Revisionssicherheit" in diesem Kontext?
Sie ist ein entscheidender Faktor, da Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, geschäftsrelevante Unterlagen über Jahre hinweg rechtssicher, unveränderbar und prüfbar aufzubewahren.
Wie unterstützt die "Thesaurusfunktion" die Effizienz im DMS?
Sie sorgt für begriffliche Konsistenz bei der Schlagwortvergabe, beschleunigt die Datenerfassung und reduziert Fehler durch eine vorgegebene Auswahl an Begriffen.
Warum wird für die SAXONIA die Software „Windream SBE“ empfohlen?
Aufgrund der 87 von 100 erreichten Punkten, der einfachen Handhabung durch die VFS-Technologie und der preislichen Attraktivität bietet sie die beste Kombination für das Unternehmen.
- Citar trabajo
- Christian Tschäpe (Autor), 2010, Untersuchung der Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Prozess- und Servicequalität sowie Sicherheitsstandards am Beispiel der SAXONIA Touristik International GmbH, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/231045
