ERP-Fallstudien

Inhalt

1. Einleitung

2. Enterprise Ressource Planning-Systeme
2.1. Definition
2.2. Auswahlprozess eines ERP-Systems
2.3. Umsetzung und Einführung eines ERP-Systems
2.4. Auswahlkriterien

3. ERP-Fallstudie
3.1. Anwenderbeschreibung
3.1.1. Plenge GmbH
3.1.2. Franz Asen KG
3.1.3. Deutsche Raiffeisen-Warenzentrale GmbH
3.1.4. Gebrüder Waasner Elektronische Fabrik GmbH
3.1.5. Drahtwaren Driller GmbH
3.1.6 Schirmer Kaffee GmbH
3.1.7 Hagenah GmbH & Co. KG
3.1.8 Fuchs und Böhme GmbH
3.1.9 Zultner GmbH
3.1.10 Perlen Papier AG
3.2 Vergleiche von ERP-Projekten
3.2.1 Dienstleister und Firmengröße
3.2.2 Dienstleister und Umsatz
3.2.3 Vergleich von einzelnen Projektkennzahlen
3.2.4 Userzahl - Projektdauer
3.2.5 Projektziele

4. Fazit

1. Einleitung

Die vorliegende Arbeit wurde im Zuge der bei Frau Dr. Sandy Eggert stattfindenden ERP-Fallstudie geschrieben. Es sollen hierbei unterschiedliche Unternehmen, welche hauptsächlich im produzierenden Gewerbe tätig sind, mit einander verglichen werden. Die Vergleiche sollen sich in erster Linie auf die in den Unternehmen durchgeführten Projekte beziehen, bei denen neue Enterprise Ressource Planning-Systeme eingeführt wurden. Es wird unter anderem betrachtet, welche Gründe für die Einführung eines ERP-Systems vorlagen und welche Ziele durch diese Projekte verfolgt wurden. Wären vor wenigen Jahren nur große Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems in Betracht gezogen worden, so sind es heutzutage auch kleine und mittelständische Unternehmen, die ein solches System bei sich einführen wollen. Als Grund für diesen Wandel lässt sich zum einen anführen, dass auch der Mittelstand die Wichtigkeit und die Vorzüge eines solchen Systems erkannt haben und zum anderen, dass durch ein größere Vielfalt an diesem Markt die Kosten für solche Projekte gesunken sind. Jetzt stellt sich natürlich die Frage, ab wann es sinnvoll ist, ein ERP-System im Unternehmen einzuführen und wann die Kosten für eine solche Einführung in keinem Verhältnis zu dem entstehenden Mehrwert wären.

In der heutigen Wirtschaft versucht man, alle Geschäftsprozesse, welche in einem Unternehmen ablaufen, darzustellen. Es sollen möglichst viele Prozesse weiter automatisiert werden. Mit Hilfe der am Markt angeboten ERP-Systeme wird dies den Unternehmen erleichtert.

Auf den folgenden Seiten werden die Gründe für die Einführung eines ERPSystems noch einmal benannt und anschließend die bei verschiedenen Unternehmen durchgeführten Projekte zur Einführung eines solchen Systems miteinander verglichen.

2. Enterprise Ressource Planning-Systeme

2.1. Definition

Anfangs wurden in den einzelnen Bereichen eines Unternehmens verschiedene Systeme verwendet, um die jeweiligen Aufgaben zu erfüllen. Mit einem Enterprise Ressource Planning-System wurde den Unternehmen nun ein Softwarepaket zur Verfügung gestellt, welches alle Teilprozesse beinhaltet. Häufig wurden in den Unternehmen Programme speziell für das Finanz- und Rechnungswesen entwickelt. Des Weiteren kamen Programme für den Einkauf und die Produktion zum Einsatz. Später wurden weitere Programme für die Kundenbetreuung hinzugefügt. Diese wurden unter dem Begriff Customer Relationship Management, kurz CRM, bekannt. In den meisten Firmen wurden anfangs noch eigenentwickelte Programme für die Erfüllung dieser Aufgaben genutzt. Im Laufe der Zeit entwickelten sich verschiedene Softwarefirmen, die sich speziell der Entwicklung und Wartung dieser Systeme widmeten. Als eine der bekanntesten Firmen wäre hier die SAP AG zu nennen, die mit ihrem System die gesamten ablaufenden Prozesse in einem Unternehmen unterstützen kann.

2.2. Auswahlprozess eines ERP-Systems

Der Auswahlprozess, welcher bei der Einführung eines neuen ERP-Systems durchlaufen wird, ist vergleichbar mit einem klassischen Projektvergleich. Anfangs müssen die Anforderungen an das System herausgearbeitet und genau formuliert werden. Nach der abgeschlossenen Anforderungsanalyse wird durch die dann stattfindende IST-Analyse und die Erstellung eines Sollkonzepts genauestens definiert, welche Funktionen das neue ERPSystem besitzen muss. Schon an dieser Stelle fallen viele branchenspezifische ERP-Anbieter weg.

In diesen ersten Phasen wird zur Überprüfung der Vollständigkeit und zum Auffinden von eventuell fehlenden, aber benötigten, Funktionen ein Lastenheft erarbeitet. Mit Hilfe dieses Lastenheftes kann man nun eine Auswahl treffen, welcher Anbieter das am besten geeignete Produkt anbietet.

Ein weiterer sehr wichtiger Faktor, der - je nach Größe des Unternehmens- betrachtet werden sollte, ist die lokale oder auch nationale Präsenz des Anbieters. Dies kann beispielsweise von Relevanz sein, wenn die Mitarbeiter für dieses System geschult werden sollen oder ein Servicemitarbeiter eventuell Wartungsarbeiten vor Ort durchführen muss. Nach Abschluss der Planung hat der Unternehmer nun ein genaues Bild, was er von dem System verlangt und erwartet. Eine weitere Anforderung, welche an den Anbieter gestellt wird, ist die Zukunftssicherheit. Als letztes wäre noch der Kostenfaktor zu nennen, welcher bei einem solchen Projekt einen ebenfalls großen Faktor einnimmt. Auch dieser Aspekt muss berücksichtigt werden, da das effektivste und qualitativ beste System rein wirtschaftlich nicht das optimalste System für das Unternehmen darstellen muss.

2.3. Umsetzung und Einführung eines ERP-Systems

Um die oben beschriebene Prozedur der Neueinführung eines ERP-Systems durchzuführen, werden in verschiedenen Literatur- und Internetquellen unterschiedliche Herangehensweisen beschrieben. Beispielsweise wird dieser Prozess von F & M Consulting¹ (www.fundm.de) in 7 Abschnitte unterteilt.

Um dies zu verdeutlichen, werden hier diese 7 Abschnitte kurz vorgestellt. Im ersten Abschnitt, der Projekt-Vorphase, werden alle Geschäfts- und Systemprozesse des Unternehmens aufgenommen, analysiert und hinsichtlich der bevorstehenden Einführung einer neuen ERP-Software ausgewertet. Des Weiteren werden an dieser Stelle die Projektmitarbeiter und der Projektleiter benannt. Außerdem werden die Projektziele festgehalten und eine Vorgehensweise wird definiert.

Im nächsten Abschnitt wird das Sollkonzept definiert und ein, für das spätere Auswahlverfahren wichtige, Lastenheft erstellt. Mit Hilfe der ERP-Anbieter wird dieses Lastenheft nun auf Übereinstimmung und Umsetzbarkeit geprüft. Im dritten Abschnitt findet die Feinplanung statt und das ERP-System wird erstmals in einer Testumgebung geprüft. In dieser Phase müssen die betroffenen Mitarbeiter begleitet werden und ein allgemeines Verständnis für das Projekt muss entstehen, sodass das neue System nicht abgelehnt wird. Im folgenden Abschnitt, der Einführungsphase, werden nun alle Stammdaten in das neue System importiert. An dieser Stelle besteht für das jeweils betroffene Unternehmen noch die Möglichkeit, sich von Altlasten zu trennen. Im fünften Abschnitt findet dann der Echtstart des neuen ERP-Systems statt. Jetzt müssen auch die Mitarbeiter im neuen System arbeiten. Anfangs kann es hier zu Problemen kommen. Diese können beispielsweise durch Zuordnungsfehler von verschiedenen Belegen entstehen. Auch besteht die Möglichkeit, das Neu- und Altsystem eine Zeit lang parallel laufen zu lassen. In diesem Abschnitt kommt es in vielen Fällen zum Projektabbruch.

Der nächste Abschnitt beschreibt die Know-How-Übertragung. In diesem Abschnitt findet die Einarbeitung der ERP-Arbeitsplätze statt. Hierfür müssen den Anwendern genügend Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden.

Im letzten Abschnitt findet nun eine fortlaufende Optimierungs- und Anwendungsfreigabe statt. Es können verschiedene Auswertungs- möglichkeiten vorgestellt werden, welche zuvor durch zu geringe Kenntnis über die Bedienung des Systems nur zu Verwirrung geführt hätten. Das Projektende kann in dieser Phase oftmals nicht genau definiert werden, da es meist zum Übergang in andere Projekte kommt. Dies wären zum Beispiel die Einführung weiterer Module oder die Installationen von größeren Updates.

2.4. Auswahlkriterien

Für die Fallstudie wurde uns die Excel-Datei „ERP Fallstudien_Datensammlung.xls“ zur Verfügung gestellt. In dieser sollten die Daten, welche zu den einzelnen Fallstudien gefunden wurden und für den späteren Vergleich genutzt werden, eingetragen werden. In dieser Tabelle werden die einzelnen ERP-Projekte nach drei Auswahlkriterien unterteilt.

1. Welche Projektziele wurden von den Unternehmen mit den ERP- Projekten verfolgt.
2. Welche Gründe lagen vor, um das Projekt in den jeweiligen Unternehmen durchzuführen.
3. Welche Gründe lagen vor, dass sich die Unternehmen für das jeweilige ERP-System entschieden haben.

Diese drei eben genannten Kriterien setzen sich aus vielen einzelnen Gründen und Zielen zusammen. Als Beispiel für ein Ziel, welches durch ein solches Projekt verfolgt werden könnte, kann zum Beispiel die Steigerung der Produktivität genannt werden. Das kann bedeuten, dass das alte System nicht mehr für eine Produktivitätssteigerung ausgelegt ist und man sich deshalb nach einem neuen System erkundigen muss. Die genauen Gründe und Ziele werden bei der Beschreibung der einzelnen Projekte genannt und beschrieben.

Weitere Kennzahlen welche gesammelt werden sollten, sind allgemeine Informationen zum Anwender des ERP-Systems. Dies sind Adressdaten, Umsatzzahlen und auch Unternehmensgröße. Auch die Anzahl der User, welche das ERP-System nach der Einführung nutzen, ist Untersuchungsgegenstand.

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¹ „Der 7-Stufen-Plan zur ERP-Einführung“ von Jörg Rehage (Quelle: http://www.fundm.de/downloads/Publikation_5.pdf)