Selbstmanagement als essentielles Element effektiver Führung: Zeitmanagement

Inhaltsverzeichnis

A Einleitung

B Zeitbegriff
B.I Zeitbewusstsein
B.I.1 Okkasionales Zeitbewusstsein
B.I.2 Zyklisches Zeitbewusstsein
B.I.3 Linear offenes Zeitbewusstsein
B.I.4 Linear geschlossenes Zeitbewusstsein
B.II Umgang mit Zeit
B.II.1 Monochronische Zeitauffassung
B.II.2 Polychronische Zeitauffassung

C Zeitmanagement
C.I Zeitmanagementgenerationen
C.I.1 Erste Generation
C.I.2 Zweite Generation
C.I.3 Dritte Generation
C.II Zeitmanagement-Methoden
C.II.1 Ziel- und Zeitplanung
C.II.1.1 Prinzip der Schriftlichkeit
C.II.1.2 Prioritäten
C.II.1.3 Aufgabenplanung
C.II.1.4 Vorausplanung
C.II.1.5 Persönliche Leistungskurve
C.II.2 Pausen
C.II.3 Konzentration auf eine Aufgabe
C.II.4 Delegation
C.II.5 Nein-Sagen-Können
C.III Kritik am Zeitmanagement

D Der Ansatz von Covey
D.I Ausgangspunkt von Coveys Ansatz
D.II Suche nach dem „Wesentlichen“
D.III Die Prinzipien
D.IV Die menschlichen Gaben
D.V Quadrant-II-Organisation
D.VI Quintessenz von Coveys Ansatz

E Fazit

Literaturverzeichnis

A Einleitung

Zeitmanagement. Meine erste Assoziation zu diesem Thema war der Timeplaner, der auf meinem Schreibtisch liegt und in den ich meine Termine eintrage – in unserer Gesellschaft ist es ein regelrechtes Statussymbol geworden keine Zeit zu haben und „verplant“ zu sein. Scheint es doch so als verleihe geschäftige Eile die Aura von Wichtigkeit.^[1] Handelt es sich bei dem Phänomen Zeitstress um ein gesellschaftliches Problem, da alle Menschen davon betroffen sind^[2] oder ist Zeitstress individuell verursacht, durch der menschlichen Natur kohärente Verhaltensweisen?^[3] So gibt es dann auch zahlreiche Ratgeber, die sich dem Umgang mit Zeit widmen, jeweils mit unterschiedlichen Zielsetzungen und unter bestimmten Gesichtspunkten.

In der folgenden Arbeit werde ich mich zunächst damit beschäftigen, was „Zeit“ überhaupt ist und wie diese interindividuell verschieden wahrgenommen wird. Dann werde ich Methoden des traditionellen Zeitmanagements darstellen und aus der Kritik am traditionellen Zeitmanagement heraus eine neue Konzeption des Zeitmanagements am Beispiel des Ansatzes von Covey darstellen.

B Zeitbegriff

„Zeit, das Nacheinander der Dinge, die Abfolge der Geschehnisse, erfahrbar als nicht umkehrbare Aufeinanderfolge sowie Dauer von Veränderungen und Ereignissen ... . Je nach wissenschaftlicher Anschauung wird Zeit als endlich oder unendlich homogenes, teilbares Kontinuum angesehen, die unter bestimmten Gesichtspunkten und Zwecksetzungen eingeteilte Zeit als Ordnungsschema.“^[4] Wesentlicher Bestandteil der Definition ist also der Aspekt der Dauer und der Veränderung. Etymologisch entspringt das Wort Zeit der indogermanischen Wurzel tī, was „teilen“, „zerschneiden“ oder auch „sich erstrecken“ bedeutet.^[5] Rein sprachlich zeigt sich schon die Problematik den Begriff Zeit zu fassen, so dass auf eine bildliche, metaphorische Ausdrucksweise zurückgegriffen werden muss.^[6]

Diese Betrachtungsweise bezieht sich zunächst auf die quantitative Komponente der Zeit, welche die chronologische Abfolge der Zeit beschreibt, d.h. ihre Aufteilung in Tage, Stunden, Minuten und Sekunden. Zeit beinhaltet jedoch auch eine qualitative Dimension.^[7] Es spielt demnach nicht nur die chronologische Abfolge von Zeitintervallen eine Rolle, sondern vielmehr die in bestimmten Zeitabschnitten vorherrschenden persönlichen Empfindungen – das konkrete, individuelle Erleben von Zeit. So wird beispielsweise Zeit in ihrer chronologischen Dimension umso kürzer wahrgenommen, je ausgefüllter und ereignisreicher sie in der qualitativen Dimension ist. Herrscht Langeweile wird die Dauer eines Zeitintervalls hingegen vergleichsweise länger geschätzt.^[8]

B.I Zeitbewusstsein

Das konkrete Erleben und Verständnis von Zeit ist individuell verschieden, situationsabhängig und ändert sich im Laufe eines Menschenlebens. Man kann vier allgemeine Formen des Zeitbewusstseins unterscheiden:^[9]

B.I.1 Okkasionales Zeitbewusstsein

Bei Menschen mit okkasionalem Zeitbewusstsein spielt die Gegenwart eine dominierende Rolle für ihr Leben. Aktuelle Ereignisse stehen im Mittelpunkt des Handelns dieser Menschen, Veränderungen werden als willkürlich und nicht antizipierbar wahrgenommen.

B.I.2 Zyklisches Zeitbewusstsein

Bei Menschen mit einem zyklischen Zeitbewusstsein steht ebenfalls die Gegenwart im Mittelpunkt des Erlebens. Diese Gegenwart wird als ständige Wiederholung bereits erlebter Prozesse wahrgenommen. Veränderungen werden als vorgegeben und nicht beeinflussbar eingestuft. Eine proaktive Handlungsbereitschaft ist wenig ausgeprägt

B.I.3 Linear offenes Zeitbewusstsein

Menschen mit diesem Zeitbewusstsein erleben die Zeit als Kontinuum aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Dabei wird die Gegenwart als Ergebnis der Vergangenheit verstanden und die Zukunft kann aus der Gegenwart heraus gestaltet werden. Ein bestimmtes Lebensziel, auf das hingelebt wird, fehlt solchen Menschen zumeist. Das Leben dieser Menschen weist ebenfalls einen starken Gegenwartsbezug auf.

B.I.4 Linear geschlossenes Zeitbewusstsein

Menschen mit einem linear geschlossenem Zeitbewusstsein verstehen die Vergangenheit ebenfalls als Bestimmungsgröße der Gegenwart. Allerdings wird in der Gegenwart eine besondere Gestaltungsmöglichkeit für die Zukunft gesehen. Es erfolgt eine aktive, an einer individuellen Zielplanung ausgerichtete, Gestaltung der Zukunft.

B.II Umgang mit Zeit

Neben dem Bewusstsein für die Zeit gibt es auch individuelle Unterschiede im Umgang mit der Zeit. Man unterscheidet zwischen monochroner und polychroner Zeitauffassung.^[10] Diese Zeitauffassungen sind nicht nur intersubjektiv verschieden, sondern insbesondere auch kulturell geprägt. In mitteleuropäischen Ländern herrscht beispielsweise eine monochrone Zeitauffassung vor, wohingegen polychrone Zeitauffassungen z.B. in afrikanischen Kulturen vorherrschen.

B.II.1 Monochronische Zeitauffassung

Menschen mit einer monochronischen Zeitauffassung orientieren sich an einer linearen Zeitvorstellung. Das quantitative Zeitempfinden steht im Vordergrund, es erfolgt eine Zeitplanung. Solche Menschen sind dadurch charakterisiert, dass sie sich jeweils nur mit einer Sache befassen, sich auf ihre Arbeit konzentrieren, wenig kontextorientiert sind. Sie halten Pläne und Zeitvorgaben ein, respektieren Privatsphäre, haben großen Respekt vor Privatbesitz (borgen oder verleihen selten etwas) und neigen zu kurzfristigen Beziehungen.^[11]

B.II.2 Polychronische Zeitauffassung

Menschen mit einer polychronischen Zeitauffassung betrachten Zeit in Relation zu ihren vielfältigen Randbedingungen, d.h. sie orientieren sich an Intuitionen und Stimmungslagen. Sie machen viele Dinge gleichzeitig, lassen sich aber schnell ablenken und sind leicht zu unterbrechen. Sie betrachten Zeitvorgaben als Orientierungsgröße, die nach Möglichkeit eingehalten wird, sind stark kontextorientiert, engagieren sich für zwischenmenschliche Beziehungen, sind in Bezug auf Pläne bzw. Planänderungen sehr flexibel. Menschen zu denen sie ein enge Beziehung haben sind wichtiger als Privatsphäre, sie leihen und verleihen oft und neigen dazu, lebenslange Beziehungen aufzubauen.^[12]

C Zeitmanagement

Der Ausgangspunkt des modernen Zeitmanagements ist die Überlegung, dass Zeit ein ähnlich wichtiges Kapital wie Geld ist.^[13] Jedoch lässt sich Zeit im Gegensatz zum Geld nicht vermehren. Gerade unter diesem Aspekt kommt der Nutzung der Zeit besondere Bedeutung zu, denn Zeit kann, ebenso wie Geld oder andere Kapitalien, schlecht eingesetzt oder verschwendet werden. Zeitverschwendung kann durch ineffiziente Arbeitsabläufe, sachbedingte Störungen (fehlende oder falsche Informationen, störendes Umfeld), Ablenkungen durch Dritte (unangemeldete Besuche, unnütze Rückfragen, Vielredner) oder durch fehlende Leistungsmotivation (Unlust, Müdigkeit) verursacht werden.^[14] Zeit ist für die Vertreter des Zeitmanagements eine Ressource, die gut oder schlecht eingesetzt wird. Unter diesem Knappheitsaspekt geht es im Zeitmanagement darum, die gegebene Zeit sinnvoll zu verwenden und die Zeit zu beherrschen,^[15] in dem Sinne, dass eine aktive Zeit- und Handlungsplanung erfolgt.

Probleme im Umgang mit der Zeit^[16] lassen sich in zwei Bereiche untergliedern: Einerseits organisatorische Probleme im Umgang mit der Zeit, andererseits individuelle Probleme im Umgang mit der Zeit. Organisatorische Probleme beinhalten beispielsweise die Ziel- und Zeitplanung, Prioritätensetzung, Einplanung von Pufferzeiten oder Berücksichtigung der Tagesleistungskurve. Individuelle Probleme im Umgang mit der Zeit sind beispielsweise die Unfähigkeit zu delegieren, Perfektionismus oder „Arbeitssucht“.^[17]

C.I Zeitmanagementgenerationen

Man kann die existierenden Zeitmanagement-Modelle in traditionelle und gegen traditionelle Paradigmen angehenden Modelle unterscheiden. Die traditionellen Modelle postulieren eine Organisation des Lebens, Schutz der Zeit vor Eindringlingen – vor Zeitdieben und Ordnung der Angelegenheiten nach Prioritäten. Dem gegenüber stehen beispielsweise esoterische Ansätze und psychologische Modelle. Zur Systematisierung bietet sich eine Einteilung in Generationen des Zeitmanagements an, wobei die einzelnen Generationen aufeinander aufbauen und jeweils eine höhere Kontrolle der Zeit und größere Effizienz der Zeitnutzung anstreben.^[18]

C.I.1 Erste Generation

Wesentliche Hilfsmittel sind Notizen und Checklisten. So wird man an bestimmte Dinge erinnert, die zu erledigen sind. Erledigtes kann abgehakt werden, nicht Erledigtes wird auf die Liste für den nächsten Tag gesetzt.

C.I.2 Zweite Generation

Im Kern geht es bei Methoden der zweiten Generation um die Verwendung von Terminkalendern, d.h. es geht um Planung und Vorbereitung. Durch Zielsetzung und Terminplanung kann die persönliche Effizienz gesteigert werden.

C.I.3 Dritte Generation

In dieser Generation erfolgt eine Planung, Prioritätensetzung und Kontrolle der Aktivitäten. Es werden kurz-, mittel-, und langfristige Ziele ermittelt und mit Prioritäten versehen. Anhand der Prioritäten erfolgt die Erstellung von Tagesplänen.

C.II Zeitmanagement-Methoden

Im Folgenden sind die wesentlichen Methoden aufgeführt, die in der Zeitmanagement-Literatur zur Behebung bzw. Verhinderung von Problemen im Umgang mit der Zeit empfohlen werden.

C.II.1 Ziel- und Zeitplanung

„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“ Dieses Zitat von Mark Twain verdeutlicht auf sarkastische Weise die Wichtigkeit von Zielen.

So ist die Ziel- und Zeitplanung auch das bedeutendste Instrument des Zeitmanagements. Ziele sollen dabei helfen, die Sinnhaftigkeit des eigenen Tuns zu definieren und unter Belastungen die gesetzten Prioritäten nicht aus den Augen zu verlieren. Ziele wirken motivierend, da sie helfen den Überblick zu behalten und aktuell ausgeführte Arbeitsschritte in einen Gesamtkontext einordnen.

Die Zielplanung erfolgt anhand von kurz-, mittel- und langfristigen Zielen. Es sollen Maßnahmen zur Zielerreichung festgelegt werden. Dazu werden persönliche Stärken und Schwächen in einer Situationsanalyse erfasst. Die persönlichen Stärken sind dabei die Ressourcen durch welche man die Maßnahmen zur Zielerreichung umsetzen kann. Die persönlichen Schwächen sind Hindernisse auf dem Weg zur Zielerreichung.^[19] Zielplanung ist der wichtigste Aspekt in jedem Zeitplanungskonzept, da Ziele helfen den Blick auf das Wesentliche zu richten und Ressourcen effizient einzusetzen.

Zur Ziel- und Zeitplanung empfiehlt die Zeitmanagement-Literatur einige Taktiken und Prinzipien, die im Weiteren näher erläutert werden.

C.II.1.1 Prinzip der Schriftlichkeit

Gefasste Ziele und Pläne sollen aufgeschrieben werden und nicht nur im Kopf existieren. Durch die Schriftlichkeit kann nichts verloren gehen und man hat ständig einen Überblick. Das Aufschreiben soll zudem motivierend wirken.^[20]

C.II.1.2 Prioritäten

Die gesetzten Ziele sollen mit Prioritäten versehen werden, so dass stets klar ist, wann welche Aufgaben zu erledigen sind und welches Ziel verfolgt wird. Dem Zugrunde liegen die im Folgenden dargestellten Prinzipien, aus denen man eine Rangfolge von Aktivitäten, beruhend auf deren Bedeutung, ableiten kann.^[21]

[...]

^[1] Vgl. Gronemeyer, Marianne (1993), S. 73.

^[2] Vgl. Plattner, Ilse (1993), S. 10.

^[3] Vgl. Mackenzie, Alec (1991), S.16.

^[4] Meyers (2001), S. 219.

^[5] Vgl. Leisi, Ernst (1964), S. 17.

^[6] Vgl. Leisi, Ernst (1964), S. 18.

^[7] Vgl. Seiwert, Lothar J. (2002), S. 4.

^[8] Vgl. Schulz, Peter E. W. (1998), S. 161f.

^[9] Vgl. Häder, Michael (1996), S. 17ff.

^[10] Vgl. Seiwert, Lothar J. (2000), S. 49ff.

^[11] Vgl. Seiwert, Lothar J. (2000), S. 51.

^[12] Vgl. Seiwert, Lothar J. (2000), S. 51.

^[13] Vgl. Hinz, Arnold (2000), S. 125.

^[14] Vgl. Hinz, Arnold (2000), S. 126.

^[15] Vgl. Seiwert, Lothar J. (1995), S. 16.

^[16] Probleme im Zusammenhang mit Zeit entstehen immer durch den Umgang mit Zeit bzw. die Nutzung von Zeit. Zeit als Dimension stellt grundsätzlich kein Problem dar, da sie immer in gleichem Maße für alle verfügbar ist, d. h. beurteilt nach objektiven Kriterien der Zeitmessung in Stunden und Minuten. Vgl. hierzu Tokarski, Walter (2002) S. 15.

^[17] Vgl. Hinz, Arnold (2000), S. 127.

^[18] Vgl. Covey, Stephen R. (1997), S.17ff.

^[19] Vgl. Seiwert, Lothar J. (1995), S. 29ff und Covey, Stephen R. (1997), S. 123ff.

^[20] Vgl. Seiwert, Lothar J. (1993), S. 43ff.

^[21] Vgl. Hinz, Arnold (2000), S. 128.