Enterprise-Content-Management-Systeme als Leistung im Cloud Computing

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Content-Management-Systeme
2.1 Definition
2.1.1 Web-Content-Management-Systeme
2.1.2 Enterprise-Content-Management-Systeme
2.1.2.1 Capture
2.1.2.2 Manage
2.1.2.3 Store
2.1.2.4 Preserve
2.1.2.5 Deliver

3 Cloud Computing
3.1 Definition
3.2 Bedeutende Bestandteile
3.2.1 Resource Pooling
3.2.2 Rapid Elasticity
3.2.3 On-Demand Self-Service
3.2.4 Broad Network-Access
3.2.5 Measured Service
3.3 Servicemodelle
3.4 Liefermodelle

4 Enterprise-Content-Management-Systeme aus der Cloud
4.1 Komponenten der ECMS und deren Umsetzbarkeit in der Cloud
4.2 Vorteile für den Anwender
4.2.1 Kaufmännisch
4.2.2 Organisatorisch
4.2.3 Rechtlich
4.2.4 Technisch
4.3 Nachteile für den Anwender
4.3.1 Kaufmännisch
4.3.2 Organisatorisch
4.3.3 Rechtlich
4.3.4 Technisch
4.4 Aktuelle Diskussion
4.4.1 Anwenderakzeptanz
4.4.2 Anwendervorbehalte

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Kreislauf der Aufgaben

Abbildung 2: Erfassung der Dokumente aus unterschiedlichen Quellen

Abbildung 3: Generelle Einstellung zum Thema Cloud Computing

Abbildung 4: Die fünf bedeutenden Bestandteile des Cloud Computings

Abbildung 5: Die verschiedenen Serviceleistungen des Cloud Computings

Abbildung 6: Einordnung Software-, Plattform- und Infrastruktur-Services

Abbildung 7: Die vier Liefermodelle des Cloud Computings

Abbildung 8: Nutzung von ECMS in der Cloud

Abbildung 9: Gründe für den Einsatz von ECMS aus der Cloud

Abbildung 10: Gründe gegen den Einsatz von ECMS aus der Cloud.

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Die allgemein zunehmende wirtschaftliche Dynamik zwingt die Unternehmen heutzutage zu der Suche nach Wegen ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Eine Möglichkeit auf diese Veränderungen reagieren zu können, bietet die flexiblere Gestaltung der eigenen Kostenstruktur. Besonderes Augenmerk liegt auf dem Bereich der Informationstechnologie (IT). Moderne Business-Anwendungen werden immer umfangreicher und verursachen komplexe IT-Landschaften, die mit kapitalintensiven Investitionen verbunden sind. Um diese Kapitalbindung zukünftig zu vermeiden, die Liquidität zu erhöhen und somit finanzielle Flexibilität zu erlangen, bietet sich die Nutzung von IT-Diensten im Cloud Computing-Modell an. Das Cloud Computing ermöglicht IT-Ressourcen bedarfsgerecht zu beziehen und damit fixe Kosten variabel zu gestalten.^[1]

Um ihre Position im Wettbewerb zu stabilisieren, denken Unternehmen über Strategien nach, mit denen sie ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten können. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) rücken hierbei immer mehr in den Mittelpunkt.^[2]

Ziel der Arbeit ist es, zu prüfen, inwieweit ECMS als eine geeignete Leistung im Cloud Computing anzusehen sind. Dazu wird zunächst das grundlegende Themenfeld der Content-Management-Systeme (CMS) vorgestellt, wobei eine Fokussierung auf die Enterprise-Content-Management-Systeme erfolgt. Danach werden die Grundlagen zum Themenbereich des Cloud Computing aufgezeigt. Im Anschluss wird untersucht, wie die Umsetzung einer ECM-Lösung aus der Cloud aussehen kann. Es werden Vor- und Nachteile genannt, sowie anhand einer aktuellen Umfrage die bisherige Anwenderakzeptanz und -vorbehalte dargestellt. Abschließend wird eine Bewertung des Nutzens eines ECMS aus der Cloud vorgenommen. Dabei wird insbesondere herausgestellt, ob ein Potenzial entstanden ist, durch das der Nutzen eines Enterprise-Content-Management-Systems gesteigert werden kann.

2 Content-Management-Systeme

Das digitale Datenvolumen in Unternehmen nimmt stetig zu. Während vor einigen Jahren noch Angaben in Kilobyte und Megabyte ausgereicht haben, sind heutzutage bereits Werte im Zettabytebereich^[3] notwendig.^[4]

Die Unternehmen stehen hier vor großen Problemen Lösungen zu finden, dieses hohe Datenaufkommen einerseits irgendwo zu speichern und andererseits so zu verwalten, dass er ihnen den optimalen Nutzen bringt. In den Daten befinden sich zum Teil wichtige Informationen und Inhalte, die bei einer gezielten Bereitstellung die geschäftliche Leistung steigern können und sogar zu einem Wissensvorsprung gegenüber der Konkurrenz führen.^[5]

Die Unternehmen haben somit die Aufgabe, eine Ordnung in die ständig wachsende Datenmenge zu bringen. Darunter fallen eine unternehmensweite und formatunabhängige Verwaltung von Daten, sowie die Gewährleistung eines schnellen und gezielten Zugriffs der Mitarbeiter auf benötigte Informationen und Inhalte. Ebenso muss deren Aktualität sichergestellt sein. Doch nicht nur das zunehmende Datenvolumen und die damit verbundene Dringlichkeit der Einführung eines Managements zur Verwaltung der Inhalte zwingen die Unternehmen zum Handeln. Unternehmen unterliegen hinsichtlich der Aufbewahrung ihrer Daten strengen gesetzlichen Vorschriften. Daher suchen sie vermehrt nach Lösungen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.^[6]

2.1 Definition

Content-Management-Systeme sind Anwendungen, die der Lösung dienen, digitale Inhalte zu organisieren. Diese Bezeichnung setzt sich aus den beiden englischen Begriffen Content und Management und dem deutschen Wort System zusammen. Content kann mit Inhalt übersetzt werden, wobei Inhalte in diesem Fall als bereitgestellte Informationen zu verstehen sind, die in verschiedenen Formaten vorliegen.^[7] Das Wort Management ist mittlerweile weitgehend in den deutschen Sprachgebrauch übernommen worden. Es kann als Funktion oder Institution verstanden werden. Management als Funktion umfasst die Aufgaben zur Führung und Steuerung einer Organisation. Personen bzw. Personengruppen, die diese Aufgaben übernehmen, bilden die Institution des Managements.^[8] Bei der CMS-Definition ist das Management als Funktion zu verstehen. In diesem Kontext entfällt jedoch die Führungsaufgabe, da das Management hier die Verwaltung und Steuerung von digitalen Inhalten beschreibt. Wird nun der Fachbegriff Content-Management-System in die deutsche Sprache transportiert, ist die Bezeichnung Inhaltsverwaltungssystem treffend.^[9]

CMS dienen nicht nur der reinen Verwaltung von Inhalten, sondern sie haben sich zu umfangreichen Anwendungen entwickelt. Zusätzliche grundlegende Funktionen sind das systematische und strukturierte Zusammenführen, die Aufbereitung, die Kontrolle und die Veröffentlichung von Inhalten in Netzwerken.^[10]

Das Grundprinzip aller CMS ist die Trennung von Inhalt und Layout. Das CMS legt Inhalte und deren Struktur z. B. in XML^[11] -Dateien an,^[12] welchen dann durch Stylesheets^[13] eine Darstellungsform zugewiesen wird. Dies ermöglicht eine flexible Ausgabe der Daten, bspw. in Form von HTML^[14] - oder PDF^[15] -Dateien. Die Begründung hierfür liegt darin, dass sich die Ausgabe der Inhalte eines CMS auf möglichst vielen Endgeräten^[16] realisieren lassen soll.^[17]

Abgesehen von der technischen Umsetzung beruhen alle Content-Management-Systeme auf drei Grundsätzen, die bei der Verwaltung von Inhalten von großer Bedeutung sind. Sie unterstützen Compliance, Collaboration und Konsolidierung.^[18] Compliance beschreibt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit mehrerer Personen. Die Konsolidierung integriert mehrere Anwendungen in ein System, wodurch Prozesse beschleunigt werden. Eine Verbesserung der IT-Bereitstellung wird somit gewährleistet.^[19]

Content-Management-Systeme bilden einen Oberbegriff für die zwei spezialisierten Ausprägungen Web-Content-Management-Systeme (WCMS) und ECMS.^[20]

2.1.1 Web-Content-Management-Systeme

WCMS bilden die erste Spezialisierung der CMS. Sie dienen der Verwaltung von Inhalten im Internet. Dabei legen diese Anwendungen ihr Augenmerk darauf, dass jeder Nutzer nach einer finalen Einrichtung möglichst einfach Inhalte auf Web-Seiten publizieren und pflegen kann. Eine Aktualität kann somit gewährleistet werden, da die Veröffentlichung nicht von Personen mit technischem Hintergrundwissen abhängt.^[21]

Wie bei allen anderen Arten der CMS ist bei den WCMS der Inhalt strikt vom Layout getrennt. Über das WCMS wird ermöglicht, Inhalte auf Web-Seiten ohne HTML-Kenntnisse zu erstellen, da Struktur und Darstellungsform durch Templates^[22] bei der Einrichtung bereits festgelegt werden. Das grundsätzliche Layout und die Struktur der Web-Seite bleiben somit bei der Erstellung von Inhalten unberührt, denn das WCMS übernimmt alle Schritte zur technischen Realisierung.^[23]

2.1.2 Enterprise-Content-Management-Systeme

Die zweite Form der spezialisierten CMS sind die ECMS. Durch das vorangestellte Wort Enterprise wird deutlich, dass es sich um eine Lösung handelt, die spezifisch auf die Bedürfnisse eines Unternehmens ausgerichtet wird. In der vorliegenden Arbeit wird im weiteren Verlauf der Fokus auf die ECMS gelegt.

Die AIIM^[24] liefert eine „allgemein anerkannte[n] ECM-Auffassung und Beschreibung“^[25]. Die Ansicht, dass es sich hierbei um eine allgemein anerkannte Definition handelt, wird durch weitere Literaturbelege gestützt.^[26]

„Enterprise-Content-Management is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve and deliver content and documents related to organizational processes.“^[27]

Ein ECMS stellt nach dieser Definition verschiedene Dienste zur Verfügung, die benötigt werden, um das in den Unternehmen stetig wachsende Aufkommen an Inhalten unterschiedlichen Formats effizient zu verarbeiten, damit die Informationsbeschaffung beschleunigt werden kann.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass Enterprise-Content-Management nicht nur durch die bloße Installation eines technischen Systems seine Wirkung erzielt, sondern es sich vielmehr um ein umzusetzendes Strategie- und Managementkonzept handelt. Bei der Zielsetzung eines Unternehmens, sein Wissen zu sichern und für seine Mitarbeiter jederzeit schnell und einfach auffindbar zu machen und dadurch die Arbeitsabläufe zu verbessern, ist es unabdingbar ECMS in die unternehmerischen Geschäftsprozesse zu integrieren.^[28] Eine grundsätzliche Voraussetzung, um den gebotenen Umfang an Vorteilen einer ECM-Lösung für ein Unternehmen komplett nutzen zu können ist somit die Bereitschaft, Unternehmensprozesse anzupassen, wenn diese durch das ECMS optimiert werden können.^[29]

Laut AIIM-Definiton haben Enterprise-Content-Management-Systeme die Aufgabenbereiche Capture (Erfassung), Manage (Verwaltung), Store (Speicherung), Preserve (Bewahrung) und Deliver (Ausgabe) zu bewältigen. Diese Aufgaben bilden die einzelnen Phasen der Inhalte innerhalb eines ECMS. Der Ablauf der Aufgaben ist als Kreislauf zu verstehen, den die Inhalte nach jeder Bearbeitung erneut durchlaufen (siehe auch Abbildung 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Kreislauf der Aufgaben

2.1.2.1 Capture

Der Aufgabenkomplex der Erfassung ist eine der grundlegenden Aufgaben eines Enterprise-Content-Management-Systems und wird durch die als Input-Management bezeichnete Komponente vollzogen.^[30]

Bei dieser Aufgabe ist zu beachten, dass Inhalte zum einen in Papierform^[31] in einem Unternehmen eintreffen und zum anderen entsteht in einem Unternehmen eine große Menge an Inhalten in digitaler Form. Es müssen demnach Funktionen gegeben sein, die dazu dienen die Inhalte aus beiden Quellen zu erfassen und einzuordnen.^[32] Dieser Vorgang kann manuell durchgeführt werden, sollte aber automatisiert werden, um eine möglichst geringe Bearbeitungszeit und eine geringe Fehlerquote zu ermöglichen.^[33]

Dokumente, die in den Unternehmen nur auf Papier vorhanden sind, werden folglich gescannt und somit digitalisiert. Ohnehin schon digital vorliegende Dokumente werden entweder automatisch aus den jeweiligen Anwendungen in das ECMS überführt oder manuell dorthin verschoben. Anschließend können Inhalte aus beiden Quellen anhand einiger Technologien wie Texterkennung oder Bilderkennung erschlossen werden. Dadurch können die Dokumente nun klassifiziert und mit beschreibenden Attributen versehen werden (siehe auch Abbildung 2).^[34]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Erfassung der Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, in Anlehnung an: Manhart/Zimmermann (2009): 32.

Die Möglichkeiten zur Klassifizierung und der Vergabe von Attributen werden unter den Begriffen Indexing, Input Design und Catigorization zusammengefasst. Das Indexing ist als manuelle Indizierung zu verstehen. Damit ist die manuelle Vergabe von Attributen gemeint. Dabei werden einem Dokument auf Basis seines Inhalts manuell Schlagworte zugewiesen, die diesen beschreiben und ihn auffindbar macht. Beim Input Design kommen vorher definierte Profile zum Einsatz. Diese Profile stellen Attribute zur Auswahl, um Dokumente zu indizieren und beschränken damit die Auswahl der zur Verfügung stehenden Attribute. Mit dieser Eingrenzung wird die Indizierung beschleunigt und die Fehlerquote gesenkt. Catigorization lässt sich als eine automatische Kategorisierung der Dokumente anhand ihrer Inhalte beschreiben.^[35]

Durch die Erfüllung der Aufgabe der Erfassung stehen die Dokumente nun zur Verwaltung bereit.

2.1.2.2 Manage

Die Verwaltung der erfassten Dokumente innerhalb eines ECMS erfolgt im Wesentlichen über die Komponente Dokumenten-Management. Alle in einem Unternehmen vorhandenen Inhalte werden dort gesammelt, strukturiert abgelegt und zur weiteren Benutzung bereitgestellt.^[36]

Der größte Nutzen dieser Komponente ergibt sich aus den ausgeprägten Recherchemöglichkeiten. Inhalte können effizient wiederaufgefunden und genutzt werden. Der Suchvorgang wird somit verkürzt, wodurch Kosten für aufwendige Wiederfindungsprozesse entfallen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateiablagesystemen, bietet diese Komponente eine umfangreichere und leistungsstärkere Suchfunktion. Es erfolgt zusätzlich eine Suche nach Begriffen, die mit dem eigentlichen Suchbegriff im Kontext stehen oder nach den gebeugten Formen des eingegebenen Wortes. Des Weiteren bestehen auch Möglichkeiten diese Suchanfragen in andere Sprachen zu übersetzen oder Tippfehler zu erkennen und eine Liste mit Vorschlägen für eine korrekte Schreibweise zu erhalten.^[37]

Ein Dokumenten-Management bietet ebenfalls ein Rechtesystem, das die Einteilung von Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter auf die verschiedenen Dokumente regelt und überwacht. Es stellt sicher, dass nur Mitarbeitern die Dokumente zugänglich sind, die sie für die Erfüllung ihres jeweiligen Aufgabenbereiches benötigen. Des Weiteren wird festgelegt, welche weiteren Rechte der Mitarbeiter im Umgang mit dem Dokument hat. Es können bspw. Lese- oder Schreibrechte gewährt werden. Erfolgt ein Zugriff durch einen Mitarbeiter, dem lediglich Leserechte zugewiesen wurden, darf dieser das Dokument ausschließlich lesen. Besitzt er auch Schreibrechte, darf er den Inhalt des Dokumentes ebenfalls bearbeiten. Es werden Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die alle Zugriffe protokollieren und die dafür Sorge tragen, dass jederzeit die aktuellste Version verfügbar ist.^[38]

Der Einsatz eines ECMS bietet zusätzlich den Vorteil über das Collaboration Management die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern. Mit Hilfe dieser Manage-Komponente kann die Verteilung des gesamten Unternehmenswissens an die Mitarbeiter effizient gestaltet werden. Relevante Dokumente gelangen somit einfach und schnell zu den jeweiligen Mitarbeitern. Dadurch wird die Zusammenarbeit optimiert, da somit allen Mitarbeitern jederzeit das für sie relevante aktuelle Wissen vollständig vorliegt. Das Collaboration Management stellt des Weiteren Funktionen^[39] zur Verfügung, die es den Mitarbeitern ermöglichen über das ECMS in Echtzeit zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.^[40]

Eine Automatisierung des Informationsflusses zwischen Mitarbeitern wird durch die Implementierung von Workflows in die Geschäftsprozesse unterstützt. Durch die Verwaltungskomponente Workflow-Management können Arbeitsabläufe effizient gestaltet, elektronisch abgebildet und gesteuert werden. Dabei werden ein Beginn, ein Ende und zwischenliegende Arbeitsschritte festgelegt und durch den Workflow automatisch angestoßen. Dieser Vorgang sorgt bspw. dafür, dass Dokumente wie Eingangsrechnungen oder Urlaubsanträge automatisch zu allen zuständigen Personen oder Abteilungen gelangen und nach jeweiliger Bearbeitung und Freigabe an die nächste Instanz weitergeleitet werden.^[41]

Das Aufgabenfeld der Verwaltung umfasst auch die Komponente des E-Mail-Managements. E-Mails nehmen heutzutage die Hauptrolle in der geschäftlichen Korrespondenz ein. Herkömmliche Mailprogramme bieten keine Möglichkeit der strukturierten Ablage. Es ist kaum möglich E-Mails zentral abzulegen, sowie diese den jeweiligen Projekten, Kunden oder Lieferanten zuzuordnen und gleichzeitig unternehmensweit auffindbar zu machen. Ein E-Mail-Management mit einem ECMS bietet diese Möglichkeit hingegen. Durch diese Maßnahme werden die Geschäftsprozesse optimiert, da so z. B. die Inhalte der E-Mails auch über die schon beschriebene Suchfunktion des ECMS für alle Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten zu finden sind. Als weiterer positiver Effekt des E-Mail-Managements ist eine Entlastung des Mailservers zu nennen, da das E-Mail-Management auch die Archivierung^[42] der E-Mails steuert.^[43]

Zuletzt ist zu erwähnen, dass auch das WCM eine Komponente innerhalb des ECMS darstellt. Die Verwaltungsaufgabe bezieht sich hier auf die unternehmensinterne Web-Seite. Inhalte können auf ihr veröffentlicht und gepflegt werden.^[44]

2.1.2.3 Store

Bei der Aufgabe der Speicherung von Inhalten innerhalb eines ECMS handelt es sich um eine temporäre Speicherung. Dies betrifft Inhalte, bei denen keine gesetzliche Pflicht oder Notwendigkeit zur langfristigen Archivierung besteht. Diese Inhalte werden nach Ablauf ihrer Relevanz für das Unternehmen automatisch vernichtet. Die Speicherung umfasst die drei Bereiche Repositories, Library Services und die Speichertechnologien. Als Repositories bezeichnet man Systeme, in denen Daten gespeichert werden. Library Services sind Verwaltungsdienste, die die Inhalte der Repositories verwalten, da in ihnen alle Speicherarten und Speicherorte vermerkt sind. Die Speichertechnologie beschreibt die Vielzahl der vorhandenen Speichermedien.^[45]

2.1.2.4 Preserve

Ein wesentlicher Aspekt für die Nutzung eines ECMS ist die langfristige Archivierung der digitalen Inhalte eines Unternehmens. Die Langzeitarchivierung stellt sicher, dass Inhalte langfristig, gesetzeskonform und unveränderbar oder nur mit protokollierten Änderungen gespeichert werden. Dadurch kann der Compliance-Grundsatz eines jeden CMS erfüllt werden. Des Weiteren generiert die digitale Archivierung Kostenvorteile gegenüber einer aufwendigen Aktenarchivierung in Papierform.^[46] Diese Aufgabe übernimmt die ECM-Komponente Records Management. Das Records Management setzt dabei schon vor der Archivierung an und wird deshalb häufig auch zu den Verwaltungskomponenten gezählt. Alle Aufbewahrungspflichten und ihre Fristen werden bereits bei der Erfassung der Dokumente automatisch registriert, wodurch die Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen automatisch vernichtet werden.^[47]

2.1.2.5 Deliver

Dieses Aufgabengebiet einer ECM-Lösung wird durch die Output-Management-Komponente erfüllt und umfasst Funktionen und Medien zur Transformation, Distribution und Sicherheit. Bei der Transformationsfunktion kommen, dem Endanwender verborgene, Dienste zum Einsatz, die Inhalte in die für die Ausgabe benötigten Formate umwandeln. Die Distribution dient der kontrollierten und nutzungsorientierten Bereitstellung der Inhalte eines ECMS. Sie stellt Inhalte für die verschiedenen Medien in optimal aufbereiteter und möglichst kostengünstigster Form zur Verfügung. Technologien zur Gewährleistung der Sicherheit prüfen Dokumente auf ihre Echtheit und Vollständigkeit. Diese Sicherheitsüberprüfungen kommen in allen weiteren ECM-Komponenten ebenfalls zum Einsatz.^[48]

3 Cloud Computing

Das Thema Cloud Computing stellt aktuell einen Wandel in der IT-Branche dar. Dabei handelt es sich nicht mehr um eine technische Revolution, sondern um ein neues Nutzungsmodell einer bereits bestehenden Technologie.^[49]

Das Grundprinzip des Cloud Computing wurde schon in den 50er Jahren, der Gründerzeit der IT^[50], angewandt. Damals wurden Programme und Daten auf leistungsfähigeren Großrechnern, sogenannten Mainframes, zentral abgelegt und betrieben. Der Zugriff erfolgte bei diesem Modell über weniger leistungsstarke Terminals. Hierbei handelt es sich um Endgeräte zur reinen Ein- und Ausgabe von Daten und ohne eigene Verarbeitungsleistung.^[51]

In den 80er Jahren wurde die Technologie durch das stark dezentralisierte Client-Server-Modell weitgehend abgelöst und ist bis heute weit verbreitet. Diese Entwicklung basiert auf der Erfindung des Personal Computer (PC), der nun anstelle der Terminals eingesetzt werden konnte. Fungierten bei der Mainframe-Architektur die Terminals noch als reine Ausgabegeräte, so verteilt sich die Rechenleistung beim Client-Server-Modell auf einen zentralen Server und die einzelnen Clients. Clients sind die mit dem Server über ein Netzwerk verbundenen PC.^[52] Dies hat den Vorteil, dass die Gesamtleistung des gesamten Modells mit jedem weiteren Client zunimmt, da dieser seine eigene Rechenleistung mit einbringt und Anwendungen auch selbstständig ausführt.^[53]

Zurzeit ergibt sich für IT-Systeme, bspw. für die der Unternehmen, eine neue Möglichkeit. Die Architektur kann wie beim damaligen Mainframe-Konzept durch das Cloud-Computing-Modell auf die Seite der Server verlagert werden^[54]. Das Grundprinzip, Software und Daten nicht mehr lokal zu betreiben bzw. zu speichern, wird wieder aufgegriffen und stattdessen soll dies an einem zentralen Ort, in der Regel im Internet^[55], geschehen. In der Vergangenheit stand ein Unternehmen bei der Implementierung der IT in die eigenen Geschäftsprozesse einer Vielfalt von Aufgaben gegenüber. Es musste über die benötigte Hardware, das Betriebssystem und die Software entschieden und diese natürlich auch mit hohen Anschaffungskosten finanziert werden.^[56] Die Auslagerung der IT in die Cloud ermöglicht den Unternehmen nun diese zu mieten und damit nur Kosten gegenüber zu stehen, die auch wirklich verursacht werden.^[57]

Die Architektur des Cloud Computing sieht in der Regel so aus, dass ein Cloud-Service-Anbieter Server bereitstellt, die über das Internet zu erreichen sind. Diese Server können in Form einer reinen Hardware-Infrastruktur, einer Plattform mit einer vorhandenen Entwicklungsumgebung oder mit einer fertigen Software zur Verfügung gestellt werden.^[58]

Viele nutzen das Prinzip des Cloud Computing bereits im privaten Bereich ohne es zu wissen, bspw. bei E-Mail-Anwendungen über den Webbrowser. Deutsche Unternehmen hingegen zeigen sich nach einer neuen Studie^[59] der KPMG AG^[60] in Zusammenarbeit mit dem BITKOM^[61] noch zurückhaltender (siehe auch Abbildung 3).^[62]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Generelle Einstellung zum Thema Cloud Computing, Quelle: KPMG AG (2012): 7.

Während nur knapp ein Drittel aufgeschlossen und interessiert mit dem Thema umgeht, zeigt sich der Rest ungefähr zu einer Hälfte noch unentschlossen und zur anderen Hälfte eher kritisch und ablehnend. Cloud Computing ist demnach für die Unternehmen mit viel Unsicherheit verbunden, die sich mehrfach in Ablehnung niederschlägt. Diese Unsicherheit entsteht aus Angst vor einem Verlust der Daten, sowie vor einem unbefugten Zugriff Dritter, aber auch durch rechtliche Bedenken^[63]. Die Studie zeigt allerdings, dass diese Bedenken nicht durch die Erfahrungen von Unternehmen, die bereits das Cloud Computing nutzen, bestätigt werden können. Cloud Computing wird somit aufgrund positiver Erfahrungswerte und der bereits genannten Vorzüge in der Zukunft vermutlich noch mehr Akzeptanz in den Unternehmen finden und sich am IT-Markt immer mehr durchsetzen.^[64]

3.1 Definition

Cloud Computing ist ein zusammengesetzter englischer Fachbegriff, der sich so auch im deutschen Sprachgebrauch etabliert hat.^[65] Die deutsche Übersetzung für Cloud ist Wolke und Computing steht für die Elektronische Datenverarbeitung. Zusammengefasst ist somit die Rede von EDV aus der Wolke, wobei die Wolke eine Metapher für das Internet bzw. das World Wide Web darstellt.^[66]

Eine allgemeingültige Definition für den Begriff Cloud Computing gibt es zurzeit noch nicht. Der Hintergrund hierfür ist vermutlich der relativ junge Markt, der ständigen Weiterentwicklungen unterliegt. Darüber hinaus werden verschiedene Nutzungsmöglichkeiten angeboten, welche die Durchsetzung einer einheitlichen Definition erschweren.^[67]

Eine „Definition, die bis heute auf weitgehende Akzeptanz“^[68] stößt, ist die der NIST^[69]. Diese Akzeptanz wird des Weiteren dadurch belegt, dass diese Definition in der Fachliteratur oft herangezogen wird^[70]. Die Dynamik des Marktes spiegelt sich in der häufigen Anpassung dieser Definition an die Weiterentwicklung des Cloud Computing wieder.^[71] Im November 2009 wurde die erste Version veröffentlicht, woraufhin zahlreiche kleine Änderungen folgten bis hin zu der Veröffentlichung der 16. und als final bezeichneten Version im September 2011.^[72]

„Cloud computing is a model for enabling ubiquitous, convenient, on-demand network access to a shared pool of configurable computing resources (e.g., networks, servers, storage, applications, and services) that can be rapidly provisioned and released with minimal management effort or service provider interaction. This cloud model is composed of five essential characteristics, three service models, and four deployment models.”^[73]

NIST beschreibt das heutige Verständnis des Cloud Computing anhand von fünf bedeutenden Bestandteilen, drei Service- und vier Liefermodellen.

Zusammenfassend dargestellt ist Cloud Computing die nach Bedarf anpassbare Bereitstellung von IT-Ressourcen über ein Netzwerk. IT-Ressourcen können in diesem Zusammenhang als reine Infrastruktur, als Programmierumgebung oder als fertige Software verstanden werden.^[74]

3.2 Bedeutende Bestandteile

Die Bereitstellung von Cloud Computing wird als Cloud Service bezeichnet. Um den Erwartungen der Nutzer gerecht zu werden, muss das Cloud Computing-Modell fünf bedeutende Bestandteile gewährleisten (siehe hierzu und zum Folgenden Abbildung 4).^[75]

3.2.1 Resource Pooling

Unter Resource Pooling wird die Zusammenfassung der physisch vorhandenen IT-Ressourcen zu einem Vorrat bezeichnet, um diesen dann bedarfsgerecht verschiedenen Mandanten zuzuteilen. Diese Zuteilung an die einzelnen Nutzer kann nur über virtuell zu schaffende Einheiten umgesetzt werden. Durch die Technologie der Virtualisierung werden mehrere virtuelle Einheiten auf einem Server geschaffen,^[76] wodurch eine Multi-Tenant-Architektur ermöglicht wird. Diese erlaubt die Nutzung der gleichen Soft- und Hardwareinfrastruktur von mehreren Mandanten, die jedoch untereinander keinen Zugriff auf die Daten haben.^[77] Erst durch diese Aufteilung kann ein Cloud Service kosteneffizient betrieben werden, da so, anstatt der geringen Auslastung von 5–15 % bei traditionellen Rechenzentren, die ideale Auslastung von 70-90 % erreicht werden kann.^[78] Des Weiteren entstehen Skaleneffekte, denn je höher die Anzahl der Nutzer einer Ressource ist, desto breiter können die Kosten für diese Ressource verteilt werden. Anbieter können infolgedessen niedrigere Preise festlegen.^[79]

3.2.2 Rapid Elasticity

Für den Nutzer scheint das Angebot der IT-Ressourcen im Cloud-System unbegrenzt. Je nach Bedarf kann für ihn die Bereitstellung von diesen externen Ressourcen in Echtzeit nach oben, aber auch nach unten angepasst werden. Er muss sich bei der ersten Nutzung eines Cloud Service noch keine Gedanken machen, ob sein Bedarf in der Zukunft schrumpfen oder wachsen wird. Vorratsbeschaffungen zur Absicherung und damit verbundene hohe Kosten können somit umgangen werden. Ebenso ist es auch möglich die hauseigene IT-Infrastruktur durch externe Ressourcen zu ergänzen, wenn der Bedarf bspw. nur kurzfristig sehr hoch ausfällt.^[80] Die Anpassung der Ressourcenmenge erfolgt entweder manuell durch den Nutzer oder automatisch. Eine manuelle Anpassung hat den Vorteil, dass der Nutzer sich den damit verbundenen Kosten bewusst ist und sie sozusagen bestätigt. Die automatische Anpassung hingegen findet zügiger statt.^[81]

3.2.3 On-Demand Self-Service

Möchte ein Nutzer seine Cloud Computing-Ressourcen entsprechend des aktuellen Bedarfs anpassen, so ist es wichtig, dass sofern eine manuelle Anpassung notwendig ist, diese von ihm selbst durchführbar ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Ressourcenmenge unverzüglich angepasst wird. Cloud Services können somit ohne vorherige Absprachen mit einem Mitarbeiter des Anbieters genutzt werden. Des Weiteren sind sie so gestaltet, dass sie weitgehend ohne menschliche Eingriffe in die Konfiguration durch den Anbieter ablaufen können, denn nur so kann die Funktion der Selbstbedienung erfüllt werden.^[82]

[...]

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^[1] Vgl. Rehäuser/Sauerzapf (2012).

^[2] Vgl. Kehl/Mayrl/Eurich (2011): 32.

^[3] Ein Zettabyte entspricht einer Trillionen Kilobytes oder einer Billiarden Megabytes.

^[4] Vgl. Keil (2012): 18.

^[5] Vgl. Bayer (2011).

^[6] Vgl. Kehl/Mayrl/Eurich (2011): 32f.

^[7] Vgl. Kampffmeyer (2003): 89.

^[8] Vgl. Weber/Kabst (2006): 9f.

^[9] Vgl. Marriott/Waring (2011): 28.

^[10] Vgl. Rothfuss/Ried (2002): 15.

^[11] Extensible Markup Language: Eine Auszeichnungssprache, die die Möglichkeit bietet strukturierte Dokumente in Netzwerken zu erstellen. Vgl. Knobloch/Kopp (2001): 22f.

^[12] Inhalte können auch in Datenbanken oder anderen Formaten angelegt werden.

^[13] Es gibt verschiedene Stylesheets, z. B. Cascading Style Sheets (CSS) oder Extensible Style Sheets (XLS).

^[14] Hypertext Markup Language: Eine Auszeichnungssprache, bei der Dokumente von Webbrowsern und damit plattformabhängig angezeigt werden können. Vgl. Musciano, Kennedy (2007): 5f.

^[15] Portable Document Format: Ein von dem Unternehmen Adobe entwickeltes Format, welches der plattformunabhängigen Wiedergabe von Dokumenten dient. Vgl. Hehn, Riempp (2010): 16.

^[16] Der Zugriff kann über verschiedene Medien erfolgen, u.a. PCs, Laptops und Smartphones.

^[17] Vgl. Christ (2003): 30-37.

^[18] Vgl. Riggert (2009): 3.

^[19] Ebd.

^[20] Vgl. Gams/Mitterdorfer (2009): 209.

^[21] Vgl. Kronz (2004): 10.

^[22] Templates enthalten Informationen zu Layout und Struktur einer Web-Seite.

^[23] Vgl. Christ (2003): 107.

^[24] Association for Information and Image Management: Es handelt sich um eine globale Vereinigung von Herstellern und Nutzern der Informations- und Dokumentenmanagementsysteme.

^[25] Aulich/Baltrusch/Kaiser (2011): 13.

^[26] Vgl. Riggert (2009): 5; Eggert (2007): 22.

^[27] AIIM (2012).

^[28] Vgl. Baltrusch/Kaiser/Reimer (2009): 17.

^[29] Vgl. Bayer (2011).

^[30] BITKOM (2012a).

^[31] Z. B. die täglich eingehende Post.

^[32] Damit zusammenhängende Daten gemeinsam verwaltet werden können, ist es sinnvoll, auf Papier vorhandene Daten ebenfalls zu digitalisieren.

^[33] Vgl. Götzer et al. (2008): 39f.

^[34] Vgl. Böhn (2007): 17.

^[35] Vgl. Riggert (2009): 6f.

^[36] Vgl. Gulbins/Seyfried/Strack-Zimmermann (2002): 6.

^[37] Vgl. Aulich/Baltrusch/Kaiser (2011): 54-57.

^[38] Vgl. Bodendorf (2006): 101.

^[39] Bspw. Chat-Anwendungen und Video-Konferenzen.

^[40] Vgl. Eggert (2010): 41f.

^[41] Vgl. Rockley (2003): 227-231.

^[42] Auf die Archivierung wird im Unterkapitel 2.1.2.4 Preserve eingegangen.

^[43] Vgl. BITKOM (2012b).

^[44] Vgl. Eggert (2007): 27.

^[45] Vgl. Manhart/Zimmermann (2009): 24f.

^[46] Kosteneinsparungen u. a. beim Personal, Material und Räumlichkeiten durch den Wegfall einer aufwendigen Lagerhaltung übersteigen die Kosten einer digitalen Archivierung.

^[47] Vgl. Baltrusch/Kaiser/Reimer (2009): 155f.

^[48] Vgl. Riggert: (2009): 119-121.

^[49] Terplan/Voigt (2011): 15.

^[50] Damals noch Elektronische Datenverarbeitung (EDV).

^[51] Vgl. Vogel et al. (2009): 222.

^[52] In der heutigen Zeit können, anstelle der PC, auch mobile Endgeräte wie Laptops, Tablets usw. eingesetzt werden.

^[53] Vgl. BITKOM (2009): 20.

^[54] Vgl. Computerwelt (2010).

^[55] Die weitreichende Verbreitung des Internets bzw. des Word Wide Webs seit den 90er Jahren nimmt hier somit eine wichtige Rolle ein. Eine andere Möglichkeit ist bspw. ein Intranet.

^[56] Vgl. Terplan/Voigt (2011): 19.

^[57] Vgl. Pavel/Mattes (2010): 10.

^[58] Vgl. Voorsluys/Broberg/Buyya (2011): 13.

^[59] Die Studie basiert auf einer telefonischen Befragung von Ende 2011. Befragt wurden 411 Personen der Geschäftsführung oder in IT-Führungspositionen aus deutschen Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeiter. Die teilnehmenden Unternehmen setzen sich aus unterschiedlichen Branchen und Größenklassen zusammen.

^[60] Die KPMG AG ist ein Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen.

^[61] BITKOM ist ein Verband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche.

^[62] Vgl. hierzu und zum Folgenden: KPMG AG (2012): 3-26.

^[63] Der Speicherort der Daten ist den Unternehmen unbekannt. Durch ihn wird allerdings festgelegt, welches Landesrecht greift, d.h. welche rechtlichen Vorschriften eingehalten werden müssen.

^[64] Vgl. KPMG AG (2012): 3-26.

^[65] Die „Computerwelt“ hat bspw. im vergangenen Jahr 253 Artikel auf ihrer Web-Seite veröffentlicht, in denen der Begriff Cloud Computing enthalten ist.

^[66] Vgl. Meir-Huber (2010): 12.

^[67] Vgl. Metzger/Reitz/Villar (2011): 2.

^[68] Metzger/Reitz/Villar (2011): 12.

^[69] National Institute of Standards and Technology: Die NIST ist eine US-amerikanische Bundesbehörde für Standards und Technologie.

^[70] Vgl. Baun et al. (2011): 5; Vossen/Haselmann/Hoeren (2012): 20.

^[71] Vgl. Metzger/Reitz/Villar (2011): 12.

^[72] Vgl. NIST (2011a).

^[73] NIST (2011b): 2.

^[74] Vgl. Baun et al. (2011): 1f.

^[75] Vgl. Vossen/Haselmann/Hoeren (2012): 20f.

^[76] Vgl. Jin et al. (2010): 6.

^[77] Vgl. Terplan/Voigt (2011): 21-23.

^[78] Vgl. BITKOM (2009): 70f.

^[79] Vgl. Vossen/Haselmann,/Hoeren (2012): 22.

^[80] Vgl. Mather/Kumaraswamy/Latif (2009): 8.

^[81] Vgl. Vossen/Haselmann,/Hoeren (2012): 23.

^[82] Vgl. Bauer/Adams (2012): 4.