Von Content und Content-Management-Systemen (CMS)

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Vorwort

Einleitung

1 Content

2 Content Management
2.1 Gestaltungsprinzipien des Content Managements
2.2 Prozess des Content Managements

3 Content Management Systeme
3.1 Zentrale Funktionen von Content Management Systemen
3.2 Dokumenten Management Systeme
3.3 Knowledge Management Systeme
3.4 Web Content Management Systeme
3.4.1 Aufbau von Web Content Management Systemen
3.4.2 Vorteile von Web Content Management Systemen
3.5 Enterprise Content Management Systeme
3.5.1 Aufbau von Enterprise Content Management Systemen
3.5.2 Vorteile von Enterprise Content Management Systemen

4 Kritische Erfolgsfaktoren für Content Management Systeme

5 Open Source vs. kommerzielle Content Management Systeme

Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Vorwort

Die vorliegende Arbeit wurde zusammen von Christoffer Riemer und Jan Schwenke geschrieben. Zur Kennzeichnung der Autoren wird am Anfang jedes Abschnittes ein Namenskürzel eingefügt. Das Kürzel (CR) kennzeichnet die von Christoffer Riemer geschriebenen Abschnitte. Abschnitte, die mit dem Kürzel (JS) beginnen, wurden von Jan Schwenke verfasst.

Einleitung

(CR & JS) Für das Jahr 2007 kann, ausgehend von den Ergebnissen einer Studie der University of California aus dem Jahre 2003, weltweit mit 18,5 Exabyte an neuen Informationen auf Film, Printmedien sowie magnetischen und optischen Speichermedien gerechnet werden.^[1] Das effiziente Management dieser Informationen, insbesondere deren kunden- und qualitätsorientierte Publikation auf Webseiten oder im Intranet, stellt Unternehmen zunehmend vor große Herausforderungen.

Während in den Anfangszeiten der Internetnutzung Webseiten größtenteils ein Medium zur statischen Präsentation von Informationen waren, erwarten die verschiedenen Anspruchsgruppen von Unternehmen heutzutage aktuelle, dynamische und personalisierte Intra- und Internetauftritte.^[2] In Kombination mit dem exponentiellen Informationswachstum^[3] gestaltet sich deren manuelle Pflege und Verwaltung durch einen Webmaster als zunehmend unpraktikabel.^[4] Ein in diesem Zusammenhang häufig genanntes Beispiel ist die Webseite der Firma ZDNET^[5], die im Jahre 1999 aus 50.000 einzelnen Seiten bestand. Ein Jahr später waren es bereits 240.000 Seiten, bestehend aus über 2 Millionen Elementen, die manuell verwaltet werden mussten.^[6]

Content Management Systeme (CMS) können eingesetzt werden, um diese Probleme bereits im Vorfeld zu vermeiden. Mit ihrer Hilfe kann die Verwaltung von Informationen automatisiert, effizienter gestaltet und aus Sicht der Anspruchsgruppen mit einem nutzenstiftenden Mehrwert im Form von Personalisierung und Aktualität versehen werden.

Content, Content Management und CMS sind moderne Schlagworte der IT-Branche. Da allerdings keine einheitliche Begriffsdefinition oder Abgrenzung vorliegt, sollen die Begriffe in der vorliegenden Arbeit detailliert erläutert werden, um einen ersten Einblick in das Thema zu gewähren. Weiterhin wird die Notwendigkeit des Content Managements aufgezeigt und es wird auf wichtige Rahmenbedingungen und Prozesse eingegangen. Ebenso werden die unterschiedlichen Klassen von CMS sowie deren Vor- und Nachteile dargestellt. Daran anschließend werden kritische Erfolgsfaktoren von CMS beleuchtet sowie Open Source CMS und kommerzielle CMS anhand möglicher Vergleichskriterien untersucht.

1 Content

(JS) Der Begriff Content stammt aus der englischen Sprache und bedeutet in der deutschen Übersetzung Inhalt. Aus betriebswirtschaftlicher und informationstechnologischer Sicht existieren unterschiedliche Content Begriffe und Auffassungen.

Nach dem 4C-Net-Business-Model von Wirtz ist Content, neben Commerce, Context und Connection, eines der vier Internet-Basisgeschäftsmodelle des E-Business und beinhaltet die Kompilierung, Darstellung und Bereiststellung von Inhalten auf einer eigenen Plattform.^[7] Kronz hingegen subsumiert unter dem Begriff Content alle elektronisch verfügbaren Inhalte einer Webseite, die für die Anspruchsgruppen eines Unternehmens von Interesse sind. Wesentliche Merkmale dieser Definition sind, dass Content in elektronischer Form vorliegt, wenn auch im Vergleich zu Daten oft weniger strukturiert, Webtechnologien eingesetzt werden, um Content verfügbar zu machen und aus Sicht der Anspruchsgruppen eines Unternehmens ein Nutzungsinteresse besteht.^[8] Wilhelm wiederum versteht unter Content den Inhalt, der sich dem Betrachter auf einem Informationsträger optisch darstellt. Im Zusammenhang mit CMS präzisiert er den Begriff, indem er Content als die Summe der drei Komponenten einer Einzelinformation definiert: die Struktur, die Darstellung und der eigentliche Inhalt.^[9] Content in seiner Idealform ist im Sinne dieser Definition hoch strukturiert. Abb. 1 veranschaulicht das Zusammenwirken der drei Komponenten einer Einzelinformation:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Content, die Trennung von Struktur, Darstellung und Inhalt

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Wilhelm (2002), S. 391 – 392; Christ (2003), S. 35 – 36.

Die Struktur eines Contents beschreibt dessen Aufbau und legt fest, aus welchen Inhaltsbausteinen beziehungsweise Elementen ein Content besteht.^[10] Beispielsweise besteht ein News-Content des Online-Nachrichten-Portals Spiegel-Online aus den Inhaltsbausteinen Kopfzeile, Überschrift, Introtext, Inhalt und Fotostrecke, wie in Abb. 2 dargestellt. Die Darstellung eines Contents stellt die formale Beschreibung zur Repräsentation der verschiedenen Inhaltsbaussteine auf einem Ausgabemedium dar.^[11] Mithilfe von im Template eingebundenen Stylesheets können Anweisungen zur Formatierung und Positionierung der Inhaltsbausteine festgelegt werden. Der Inhalt eines Contents wird formatneutral in einer Datenbank gespeichert und entsprechend der Strukturdefinition in Datenelementen abgebildet.^[12] Er kann als die konkrete Ausprägung der über die Struktur abstrakt beschriebenen Inhaltsbausteine eines Contents verstanden werden.^[13]

Aus praktischer Sicht kann diese Dreiteilung durch die Anwendung des Dokumentenstandards XML realisiert werden.^[14] Dies bedeutet, dass innerhalb eines CMS die Inhalte getrennt von der Struktur und den Darstellungsanweisungen gespeichert und bei Bedarf flexibel abgerufen werden können.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Inhaltsbausteine eines Contents von Spiegel-Online

Quelle: http://www.spiegel.de/wirtschaft/0,1518,475513,00.html.

Andere Autoren wiederum folgen einer breiteren Begriffsauffassung und zählen neben hoch strukturierten Inhalten auch geringer strukturierte Inhalte zu Content. So definieren Schoop, Gersdorf und Jungmann Content als „Inhalt, der in digitalisierter Form modular vorliegt und Rezipienten auf unterschiedlichen Informationsträgern flexibel und nutzungsorientiert in Form komplexer (multimedialer) Dokumente oder auch stark strukturierter Daten präsentiert werden kann.“^[15] Dieser Definition schließt sich auch Kampffmeyer an. Des Weiteren unterscheidet er zwischen drei Content-Ausprägungen, die in elektronischen Systemen bereitgestellt werden. Dazu zählen strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Content.^[16] Strukturierter Content verfügt über eine klare Trennung von Struktur, Darstellung und Inhalt, wie bei Datensätzen aus einer Datenbank, die über ein Template^[17] dargestellt werden. Bei schwach strukturiertem Content wird die Trennung von Struktur, Darstellung und Inhalt nicht konsequent eingehalten. Dies ist beispielsweise bei Textverarbeitungsdateien der Fall, in denen eine Überschrift zwar in größerer Schrift verfasst ist, aber nicht als Inhaltsbaustein des Typs Überschrift gekennzeichnet ist. Unstrukturierter Content verfügt über keine Trennung von Struktur, Darstellung und Inhalt. Zu unstrukturiertem Content zählen beispielsweise eingescannte Dokumente.

Basierend auf den oben erläuterten Definitionen wird das dieser Arbeit zugrunde liegende Content-Verständnis abgeleitet. Unter Content werden in der vorliegenden Arbeit strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte elektronische Inhalte verstanden, die einem Benutzer flexibel, bedarfsgerecht und nutzungsorientiert mithilfe von Webtechnologien zur Verfügung gestellt werden können.

2 Content Management

(JS) „Content-Management bezeichnet den gesamten Prozess der systematischen und strukturierten Verwaltung von Informationen in Form modularisierter elektronischer Inhalte.“^[18] Durch ein effektives Content Management sollen Aktualität, Konsistenz, Zuverlässigkeit und Erschließbarkeit der Contents gesichert werden.^[19] Insbesondere vor dem Hintergrund der exponentiell zunehmenden Menge an Informationen und den steigenden Ansprüchen von Kunden bezüglich der Aktualität, Verfügbarkeit und Qualität wird ein effizientes Content Management somit zunehmend zu einem Erfolgsfaktor für kleine und mittelständische Unternehmen. Content Management ist nicht allein technisch bedingt, sondern setzt vielmehr einen Umdenkprozess im Unternehmen voraus, der sich in grundlegenden Gestaltungsprinzipien und Content Management Prozessen manifestiert.^[20]

2.1 Gestaltungsprinzipien des Content Managements

(JS) Contentorientierung, formatneutrale Datenhaltung und Templating sind Gestaltungsprinzipien, die aus organisatorischer und technischer Sicht die Rahmenbedingungen für das Content Management bilden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Gestaltungsprinzipien und Prozesse des Content Managements

Quelle: Wilhelm (2005), S. 56.

Contentorientierung bedeutet ein Umdenken bei der Erstellung neuer und bei der Verwaltung bestehender Contents, das im Kopf der Mitarbeiter beginnen muss. Informationen werden nicht mehr als geschlossene Einheit betrachtet, sondern in strukturierter Form, mit den Bestandteilen Struktur, Inhalt und Darstellung betrachtet. Aus organisatorischer Sicht setzt Contentorientierung eine Prozessreorganisation bei der Contenterstellung und -verwaltung voraus. Insbesondere sollte mithilfe von geeigneten Autorenwerkzeugen die contentorientierte Inhaltserstellung ermöglicht werden. So ist es empfehlenswert, geeignete Editoren oder Eingabeformulare einzusetzen und konsequent zu nutzen, die eine getrennte Erfassung und Speicherung der drei Komponenten einer Einzelinformation zulassen und somit die formatneutrale Datenhaltung ermöglichen.^[21]

Die formatneutrale Datenhaltung ist das Ziel einer konsequenten Contentorientierung und stellt die optimale Voraussetzung für eine elektronische Weiterverarbeitung und Wiederverwendung von Inhalten sowie für den sinnvollen Einsatz von Templates dar.^[22]

Unter Templating versteht man in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, formatneutral in einer Datenbank gespeicherte Inhalte mithilfe von Templates flexibel für verschiedene Ausgabemedien und Distributionskanäle aufzubereiten. Dieser Sachverhalt wird auch als „Single Source Multiple Media“ Prinzip bezeichnet.^[23] Über Stylesheets lässt sich die Darstellung und Positionierung der Inhalte je nach Ausgabemedium steuern. So kann ein Inhalt über geeignete Templates flexibel auf unterschiedlichen Endgeräten dargestellt werden, beispielsweise auf einem Computermonitor als Webseite oder alternativ auf einem Mobiltelefon als speziell angepasste WAP-Seite.

2.2 Prozess des Content Managements

(JS) Als Geschäftsprozess kann allgemein eine zusammengehörige Abfolge von Unternehmensverrichtungen zum Zweck einer Leistungserstellung verstanden werden.^[24] „Content Management ist im Wesentlichen ein Informationsprozess bei dem Informationen gesammelt, erzeugt und aufbereitet werden.“^[25] Er nimmt alle wichtigen Aufgaben entlang des Content Lebenszykluses (CLZ) wahr^[26] und orientiert sich an den Phasen Erstellung, Kontrolle, Freigabe, Publikation beziehungsweise Distribution sowie gegebenenfalls Archivierung oder Löschung von Contents, wie aus Abb. 4 ersichtlich wird:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Der Content Lebenszyklus

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Büchner et al. (2001), S. 85; Schwickert (2004), S. 8.

Nach der Planung eines Contents folgt die Entscheidung, ob dieser Content unternehmensintern durch die Mitarbeiter erstellt oder extern beschafft werden soll.^[27] Bei der externen Beschaffung wird von Content Syndication gesprochen. Unter Content Syndication wird die Integration externer Inhalte aus unterschiedlichen Quellen verstanden.^[28] Dabei wird Content extern bei so genannten Content Brokern oder Content Providern beschafft und über bestimmte Protokolle oder Syndication Software in die eigene Webseite eingebunden. Ein bekanntes Beispiel für Content Syndication sind RSS-Feeds.^[29] Daran anschließend erfolgt eine Qualitätskontrolle des Contents durch eine übergeordnete Instanz, z. B. durch einen Chefredakteur oder Webmaster. Neben der Korrektheit und der Einhaltung von Formatvorgaben ist es empfehlenswert zu überprüfen, ob bei der Erstellung eine contentorientierte Vorgehensweise eingehalten wurde. Falls die festgelegen Qualitätsanforderungen nicht erfüllt wurden, geht der Content zur Überarbeitung an den verantwortlichen Autor zurück; erfüllt der Content die Qualitätsanforderungen, kann er zur Freigabe weitergeleitet werden. Im nächsten Schritt des CLZ erfolgt die medien- und zielgruppenspezifische Publikation des Contents im Intra-, oder Internet.^[30] Nach Ablauf des Publikationszeitraums werden Contents, die nicht mehr verwendet werden, aus dem System gelöscht oder zu Revisions- und Recherchezwecken archiviert.^[31] Dabei kann zwischen öffentlichen und internen Archiven unterschieden werden. Öffentliche Archive können von den Benutzern durchsucht werden; interne Archive hingegen sind nicht frei zugängig, dienen der Dokumentation der Contents und ermöglichen eine spätere Wiederverwendung.^[32] Im Falle einer Archivierung muss stets darauf geachtet werden, dass archivierte Contents jederzeit reproduzierbar sind.^[33]

Bereits auf der schematischen Ebene des CLZ wird ersichtlich, dass mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen am Content Management Prozess beteiligt sind.^[34] CMS sind in diesem Zusammenhang elektronische Werkzeuge, die den Prozess des Content Managements unterstützen und beherrschbar machen, um einen flexiblen und ökonomisch sinnvollen Umgang mit Informationen in Unternehmen zu ermöglichen.^[35]

3 Content Management Systeme

(CR) Zur Organisation und Unterstützung des Content Management Prozesses in Unternehmen können CMS eingesetzt werden. Ein CMS kann als ein IT-basiertes System zur Organisation, Durchführung und Verwaltung des Content Managements definiert werden und ist letztendlich nichts anderes als ein elektronisches Werkzeug zur Optimierung des Content Management Pozesses.^[36]

Da der Begriff Content Management sehr weitläufig ist und CMS meist spezialisierte, grundverschiedene Aufgaben erfüllen müssen, ist es kaum möglich, ein universelles CMS zu entwickeln.^[37] So gibt es eine große Anzahl an Arten und Bezeichnungen für CMS, die teilweise synonym gebraucht werden und jeweils keine eindeutige und allgemeingültige Definition aufweisen. Neben der freien Begriffsbildung der Anbieter von CMS liegt ein weiterer Grund für die vielfältigen Bezeichnungen in der Kombination der Funktionalitäten und der Integration der Systeme in andere umfangreichere Unternehmenssoftware.^[38] In den folgenden Abschnitten werden wichtige zentrale Funktionen von CMS dargestellt sowie Web Content Management Systeme (WCMS), Enterprise Content Management Systeme (ECMS), Dokumenten Management Systeme (DMS) und Knowledge Management Systeme (KMS) detailliert erläutert und voneinander abgegrenzt.

[...]

^[1] Vgl. Lyman/Varian (2003), S. 1 – 2.

^[2] Vgl. Julich (2002), S. 399.

^[3] Vgl. Lyman/Varian (2003), S. 1 – 2.

^[4] Vgl. Bager (2002), S. 172.

^[5] http://www.zdnet.de/.

^[6] Vgl Weinstein (2000), S. 38 – 39 zitiert nach Christ (2003), S. 1.

^[7] Vgl. Wirtz (2001), S. 218 – 219.

^[8] Vgl. Kronz (2003), S. 5.

^[9] Vgl. Wilhelm (2002), S. 388 – 389; Schoop/Gersdorf/Jungmann (2002), S. 79. Neben Texten zählen auch multimediale Dokumentenbestandteile wie beispielsweise Videosequenzen und Grafiken zu Content (vgl. Gersdorf (2002), S. 75).

^[10] Vgl. Wilhelm (2005), S. 51.

^[11] Vgl. Wilhelm (2005), S. 51.

^[12] Vgl. Wilhelm (2005), S. 52.

^[13] Vgl. Bodendorf (2005), S. 95.

^[14] Vgl. Nix et al. (2005), S. 59.

^[15] Schoop/Gersdorf/Jungmann (2002), S. 79.

^[16] Vgl. Kampffmeyer (2003a), S. 2.

^[17] Ein Template ist eine Formatvorlage und beschreibt die Struktur eines Contents. Mithilfe von Platzhaltern, die im Quelltext eines Templates festgelegt werden, können Inhalte dargestellt werden.

^[18] Gersdorf (2002), S. 75.

^[19] Vgl. Nohr (2000), S. 4.

^[20] Vgl. Wilhelm (2005), S. 56.

^[21] Vgl. Wilhelm (2000), S. 165; Wilhelm (2002), S. 392 – 393.

^[22] Vgl. Wilhelm (2005), S. 57.

^[23] Vgl. Wilhelm (2005), S. 57.

^[24] Vgl. Scheer (2002), S. 3.

^[25] Kronz (2005), S. 25.

^[26] Vgl. Gersdorf (2002), S. 75.

^[27] Vgl. Wilhelm (2005), S. 58. Ein Extremfall der externen Beschaffung wäre eine komplette Auslagerung des Publikationsprozesses an eine externe Webagentur, die sich um die Erstellung und Publikation des Contents kümmert.

^[28] Vgl. Rawolle (2002), S. 100.

^[29] Vgl. Christ/Bach (2000), S. 70 – 71.

^[30] Vgl. Büchner et al. (2001), S. 83 – 85; Gersdorf (2002), S. 76; Schwickert (2004), S. 8.

^[31] Vgl. Julich (2002), S. 402.

^[32] Vgl. Büchner et al. (2001), S. 83 – 85; Gersdorf (2002), S. 76; Schwickert (2004), S. 8.

^[33] Vgl. Wilhelm (2005), S. 58.

^[34] Vgl. Jablonski/Meiler (2002), S. 104.

^[35] Vgl. Jablonski/Meiler (2002), S. 102.

^[36] Vgl. Koop/Jäckel/Offern (2001), S. 16.

^[37] Vgl. Glantschnig (2004), S. 24.

^[38] Vgl. Kampffmeyer (2003), S. 1 – 2.