Der Posteingang in einer Rechtsanwaltskanzlei (Unterweisung Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement)

INHALT

IHK Potsdam

I. Beschreibung und Analyse der Ausgangssituation
1. Der Ausbildungsbetrieb:
2. Angaben zur Auszubildenden:
3. Ausgangssituation des Auszubildenden:
4. Thema der Ausbildungseinheit

II. Zielstellung(en)
1. Erklärung der Notwendigkeit der Ausbildungseinheit in der gewählten Thematik
2. Themenbezogene Lernziele
3. Ausbildungszeit und -dauer
4. Lernort
5. Ausbildungsmethode
6. Benötigte Arbeitsmittel
7. Arbeitssicherheit
8. Soll - Ist - Vergleich

III. Ablaufplanung(en)

IHK Potsdam

I. Beschreibung und Analyse der Ausgangssituation

1. Der Ausbildungsbetrieb:

Bei dem ausbildenden Unternehmen handelt es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) von Rechtsanwälten und Steuerberatern von mittlerer Größe. Sie hat 3 Gesellschafter (2 Rechtsanwälte, einen Steuerberater) an drei Standorten (Wismar, Cottbus und Stahnsdorf). Die Ausbildung ebenso wie diese Ausbildungseinheit findet in dem Büro am Standort in Stahnsdorf statt.

2. Angaben zur Auszubildenden:

3. Ausgangssituation des Auszubildenden:

Die 19-jährige Auszubildende Frau Müller befindet sich im ersten Ausbildungsjahr zur Kauffrau für Büromanagement. Frau Müller hat das Abitur mit einem Notendurchschnitt von 2,1erworben. Während eines vierwöchigen Betriebspraktikums in der Rechtsanwaltskanzlei in Stahnsdorf konnte sie schon erste Erfahrungen in einem laufenden Bürobetrieb sammeln und sich so auch ein erstes Bild von den vielfältigen Anforderungen des Berufs einer Kauffrau für Büromanagement machen. Dadurch verfestigte sich ihr Wunsch, tatsächlich eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement zu absolvieren und sie knüpfte hier bereits erste Kontakte zu ihrem späteren Ausbildungsbetrieb.

Privat wohnt Frau Müller noch zu Hause bei ihren Eltern. Durch den Unfalltod ihres 2 Jahre jüngeren Bruders kurz vor Beginn der Ausbildung hat sie Ihren Wunsch, nach ihrer Ausbildung in ihre erste eigene Wohnung zu ziehen, zurück gestellt. Sie trifft gern Freunde, geht zu Konzerten und spielt Tennis in ihrer Freizeit.

In ihrer Ausbildung in der Kanzlei zeigt sich Frau Müller interessiert, engagiert und hilfsbereit. Sie begreift neue Zusammenhänge und Themengebiete schnell, arbeitet sowohl im Team als auch allein sehr gut. Im Bereich des Sekretariats hat Frau Müller schon mehrmals auch selbstständig Telefonate entgegengenommen und eine Anruferliste geführt sowie Handakten zur Vorlage an die Rechtsanwälte anhand der vorhandenen Rechtsanwaltssoftware zugeordnet, aus den Aktenschränken genommen und zur Vorlage gebracht sowie wieder einsortiert.

Vorkenntnisse des Auszubildenden für diese Ausbildungseinheit:

Zurzeit lernen sie in der Berufsschule die bürowirtschaftlichen Abläufe anhand der Postbearbeitung kennen. (§ 4 Abs. 2, 1.3 BüroMKfAusbV) Die Auszubildende verfügt daher zunächst noch über nur theoretische Kenntnisse zu bürowirtschaftlichen Abläufen. Die Auszubildende ist zwar im Betriebspraktikum und im Verlaufe der Ausbildung bereits mit allgemeinen Büroarbeiten beauftragt worden ist, nicht jedoch mit der Bearbeitung des Postein- oder ausgangs.

Die Auszubildende agiert deshalb auch noch sehr zurückhaltend.

Folgende Fertigkeiten sind für die heutige Ausbildungseinheit bereits erlernt:

Umgang mit einem Standardbrieföffner

Umgang mit betrieblichem Schriftgut

Nutzung moderner Informations- und Kommunikationsmittel

4. Thema der Ausbildungseinheit

Das gewählte Thema der Ausbildungseinheit ist die strukturierte Vorbereitung und fehlerfreie Erledigung des Posteingangs in einer Rechtsanwaltskanzlei durch eine Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement. (§ 4 Abs. 2, 1.3 BüroMKfAusbV)

II. Zielstellung(en)

1. Erklärung der Notwendigkeit der Ausbildungseinheit in der gewählten Thematik

Einer von mehreren Berufen, in denen dieses Wissen vermittelt wird, ist das Berufsbild des Bürokaufmanns/der Bürokauffrau für Büromanagement. Bürokaufleute können in den Verwaltungsabteilungen wie z. B. Buchhaltung, Personalabteilung, Sekretariat, von Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche sowie der öffentlichen Verwaltung und Justiz arbeiten. Sie führen u. a. Beratungsgespräche mit Kunden und Bürgern, bestellen und verkaufen Waren, stellen Rechnungen aus, prüfen diese und bearbeiten Reklamationen.

Da für alle Bereiche im Betrieb eine sorgfältige Postbearbeitung wichtig ist, gehört auch die sach- und ordnungsgemäße Bearbeitung des Posteingangs zu den wichtigen Aufgaben eines Bürokaufmanns/einer Bürokauffrau für Büromanagement.

In der Ausbildungsordnung ist unter dem Richtlernziel „bürowirtschaftliche Abläufe“(1.3) das Groblernziel: „Vermittlung von Fertigkeiten, Kenntnissen und Fähigkeiten für die Bearbeitung des Posteingangs und ausgangs“ (lit. b) zu finden.

Daraus lässt sich dann das Feinlernziel: „Der Auszubildende hat nach dieser Ausbildungseinheit die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, den Posteingang selbstständig in einer angemessenen Zeit fehlerfrei zu erledigen“ ableiten.

Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement vom 17. Dezember 2013:Anlage 1 (zu § 3 Absatz 1 Satz 1) = Ausbildungsrahmenplan -sachliche Gliederung:Abschnitt A:Gemeinsame berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in den Pflichtqualifikationen von jeweils vier bis sechs Monaten: Lfd. Nr. 1.3: bürowirtschaftliche Abläufe (§ 4 Absatz 2 Nummer 1.3), Absatz b)

2. Themenbezogene Lernziele

Das Lernziel beschreibt das gewünschte Verhalten des Lernenden am Ende eines Lernprozesses. In diesem Fall ist es das selbstständige korrekte Erledigen des Posteinganges der Kanzlei am Standort Stahnsdorf.

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