Projektorganisation. Grundtypen und deren Vor- und Nachteile

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Projektorganisation
2.1 Grundtypen der Projektorganisation
2.2 „Reine“ Projektorganisation
2.3 Funktionale Projektorganisation
2.4 Matrix-Projektorganisation
2.5 Kriterien für die Auswahl der Projektorganisation

3 NKF-Projekt
3.1 Auswahl der Projektorganisation

4 Fazit

Quellenverzeichnis

1 Einleitung

Mark Twain once said, “It’s not the progress I mind, it’s the change I don’t like.”¹ Projektarbeit bringt Fortschritt, führt zu Veränderungen und gewinnt immer mehr an Bedeutung. Gleichzeitig ist es eine große Herausforderung, alle die in ein Projekt eingebunden werden, oder durch ein Projekt betroffen sind, von „diesem Strom“ zu erfassen und zu begeistern.

In der öffentlichen Verwaltung sind immer mehr Beschäftigte in Projekten zu finden. Die Ursachen liegen zum einen in der Veränderung von Verwaltungsstrukturen, sowie in der Umsetzung neuer gesetzlicher Grundlagen.

Erfasst von diesem „Strom“, durch die Einführung des NKF (Neues Kommunales Finanzmangement) bei der Stadtverwaltung Solingen, gewann die Projektarbeit auch im persönlichen Arbeitsumfeld der Autorin an Bedeutung.

Die Arbeit soll einen Überblick darüber geben, welcher Grundtyp der Projektorganisation in der Praxis bei der Stadt Solingen unter Berücksichtigung der Vor- und Nachteile genutzt wurde und, ob dieser unter Berücksichtigung der Erkenntnisse sinnvoll und geeignet war.

Der Aufbau der Arbeit beginnt mit der Erläuterung, was unter Projektorganisation zu verstehen ist. Anschließend werden die Grundtypen der Projektorganisation beschrieben und die Vor- und Nachteile erläutert, sowie Bezug auf die Grenzen und Möglichkeiten unter Berücksichtigung vorgenannter Fragestellung genommen. Näher betrachtet wird die Projektorganisation eines Projekts der Solinger Stadtverwaltung, bei der die Autorin arbeitet. Die Arbeit schließt ab mit einem Fazit aus den gewonnenen Erkenntnissen und einem Ausblick.

2 Projektorganisation

„Die Projektorganisation ist laut DIN 69901 die "Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes." Zur Projektorganisation zählen also alle Gremien (Lenkungsausschuss, Teambesprechungen usw.), organisatorische Regelungen (Projekthandbuch, Betriebsvereinbarungen usw.), sowie die Führungs- und Entscheidungsstrukturen (Organigramm des Projekts).“ ²

2.1 Grundtypen der Projektorganisation

In der Literatur werden im Wesentlichen drei Grundtypen der Projektorganisation unterschieden:

1.) „Reine“ Projektorganisation
2.) Funktionale Projektorganisation
3.) Matrix-Projektorganisation

Die Funktionale Projektorganisation wird in der Literatur auch als Stab-³ oder Stabs-Projektorganisation⁴, sowie als Einfluss-Projektorganisation⁵ bezeichnet.

„Die 3 Grundtypen unterscheiden sich insbesondere hinsichtlich Der Funktion und dem Maß an Entscheidungskompetenz des Projektleiters ⁶

Dem Grad der Einbindung der Teammitglieder in das Projekt und Der Eigenständigkeit des Projekts und seines Projektcharakters“ ⁷

2.2 „Reine“ Projektorganisation

Das Adjektiv „rein“ verweist auf die umfangreiche Kompetenz der Projektleitung und die umfangreiche Einbindung der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter werden vollständig aus ihren üblichen Arbeitsbereichen ausgegliedert und in das Projekt eingebunden. „Es entsteht eine eigene Hierarchie mit Weisungs- und Entscheidungsbefugnis des oder der Projektleiter. Die reine Projektorganisation eignet sich vor allem für umfangreiche, komplexe Projekte von hoher Bedeutung.“⁸

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2.3 Funktionale Projektorganisation

Bei der funktionalen Projektorganisation bleibt die Linienorganisation der Verwaltung vollständig erhalten. Die Projektleitung in Form einer Stabsfunktion übernimmt koordinierende Aufgaben, ist Entscheidungsvorbereiter, hat aber keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis.¹¹ d.h. es gibt einen Koordinator und die Entscheidungen werden in der Linie getroffen. Diese Form wird bei kleineren beiläufigen Projekten in der Verwaltung genutzt, daher gilt sie als die „schwächste“ Form der Projektorganisation.

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2.4 Matrix-Projektorganisation

Bei der Projektmatrixorganisation wird der Projektleiter für die Dauer des Projekts aus der Linienorganisation „herausgelöst“, während die Projektmitarbeiter disziplinarisch ihren Linienvorgesetzten unterstellt bleiben. Der Projektleiter hat Mitarbeiter, die nicht nur für das Projekt arbeiten. Für die einzelnen Mitarbeiter des Projektes bedeutet das, sie erhalten sowohl vom Projektleiter, als auch vom Linienvorgesetzten Anweisungen.¹⁴ Bei Projekten, die durch häufig und schnell ändernde Rahmenbedingungen gekennzeichnet sind, eignet sich diese Organisationsform. Sie ist geeignet für die Lösung komplexen, abgrenzbaren Herausforderungen, die den Einsatz von Spezialisten erfordern.

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2.5 Kriterien für die Auswahl der Projektorganisation

Jede der genannten Projektformen wurde mit Ihren spezifischen Vor- und Nachteilen erläutert. Um jedoch nun in der Praxis eine Organisationsform für ein bevorstehendes Projekt festzulegen, „können somit eine ganze Reihe von Kriterien bei der Auswahl, herangezogen werden:“¹⁷

Ob in der Praxis nun entsprechende Kriterien Berücksichtigung finden, oder aber andere pragmatische oder anderweitige (politische, organisatorische) Gründe für die Wahl der Organisationsform eine Rolle spielen können, wird am Beispiel der Einführung des NKF bei der Stadt Solingen erläutert.

3 NKF-Projekt

Ziel war es, „das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen von der bislang zahlungsorientierten Darstellungsform auf eine ressourcenorientierte Darstellung umzustellen“ und es sollte „die Steuerung der Kommunalverwaltungen statt durch die herkömmliche Bereitstellung von Ausgabeermächtigungen (Inputsteuerung) durch die Vorgabe von Zielen für die kommunalen Dienstleistungen (Outputsteuerung) ermöglicht werden“.¹⁸

In NRW wurden die Kommunen durch das NKFG (neues kommunales Finanzmanagementgesetz) vom 16. November 2004 zur doppelten Buchführung verpflichtet und es konnte die Umstellung der kommunalen Haushalte zum
ersten Mal für das Jahr 2005 vorgenommen werden.

Nach dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) in Nordrhein-Westfalen erfassen die Kommunen ihre Geschäftsvorfälle spätestens seit dem Haushaltsjahr 2009 nach dem System der doppelten Buchführung.¹⁹

Seit 2009 ist das Neue Kommunale Finanzmanagement in Nordrhein-Westfalen flächendeckend eingeführt.²⁰

Für diesen Umstellungsprozess bei der Stadtverwaltung Solingen wurde ein Projekt gegründet. Dieses sogenannte NKF-Projekt umfasste zum einen das vorgenannte Ziel, die Einführung des Neuen kommunalen Finanzmanagements²¹, aber auch die Sicherstellung des Übergangs zum Regelbetrieb. Es handelte sich um ein sehr großes, verwaltungsumfassendes Projekt, das sich über einen langen Projektzeitraum²² erstreckte. Dazu kam, dass der Umstellungszeitpunkt durch den Gesetzgeber vorgegeben war, das Projekt somit unter einem hohen Zeitdruck stand.

[...]

¹ s. URL: http://www.collegiateproject.com/articles/Leading%20a%20Readiness%20for%20Change% 0Culture.pdf; (Stand: 03.11.2013; 22:49 Uhr)

² s. URL: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/projektorganisation; (Stand: 31.10.2013; 19:11 Uhr)

³ s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement/Projektorganisation; (Stand: 04.11.2013, 22:19 Uhr)

⁴ Vgl.: Zell, Helmut (2013): Die Grundlagen der Organisation Lernen und Lehren; Books on Demand GmbH; Norderstedt; S. 52 oder aber auch URL: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/stabs-projektorganisation

⁵ Vgl.: Beck, Thomas: Die Projektorganisation und ihre Gestaltung. 1. Auflage. Duncker & Humblot, Berlin 1996; S. 82-83

⁶ s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/ Software-Projektmanagement/Projektorganisation ; Abbildung 1 (Stand: 04.11.2013; 22:47 Uhr)

⁷ Zell, Helmut (2013): Die Grundlagen der Organisation Lernen und Lehren; Books on Demand GmbH; Norderstedt; S. 30-31

⁸ s. URL: http://www.rechnungswesen-verstehen.de/bwl-vwl/bwl/reine-projektorganisation.php; (Stand: 07.11.2013, 23:01 Uhr)

⁹ s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement/Projektorganisation (Stand: 07.11.2013; 23:41 Uhr)

¹⁰ Eigene Darstellung ; Inhalte vgl.: URL: http://www.vortragsfolien.de/WebRoot/Store6/Shops /63163263/4E47/D7D3/CB89/274C/D8F6/C0A8/2981/6E30/Projektmanagement-Projekt-Organisation-k1.pdf; https://ews.tu-dortmund.de/public/lecture/logedugate/public/Projekte/ProjektArbeit /Projektorganisation/content/04_vorteile_nachteile_reine_projektorganisation.htm; (Stand: 07.11.2013; 23:27 Uhr)

¹¹ vgl.: s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement/Projektorganisation; (Stand: 08.11.2013; 00:17 Uhr)

¹² s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement /Projektorganisation (Stand: 07.11.2013; 23:41 Uhr)

¹³ Eigene Darstellung; Inhalt vgl.: URL: http://mubk.de/lernbereiche/infowirtschaft/ol/aufbauorg/ aufbauorg05.htm; (Stand: 12.11.2013; 21:23 Uhr) und http://www.vortragsfolien.de/WebRoot/Store6/Shops/63163263/4E47/D7D3/CB89/274C/D8F6/C0A8/2981/6E30/Projektmanagement-Projekt-Organisation-k1.pdf; (Stand: 12.11.2013; 21:31 Uhr) – nicht zitierfähig

¹⁴ Zell, Helmut (2013): Die Grundlagen der Organisation Lernen und Lehren; Books on Demand GmbH; Norderstedt; S. 34

¹⁵ vgl.: s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement/Projektorganisation (Stand: 08.11.2013; 00:37 Uhr)

¹⁶ Eigene Darstellung; Inhalte vgl.: http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/matrixorganisation/matrixorganisation.htm und http://www.vortragsfolien.de/WebRoot/Store6/Shops/63163263/4E47/D7D3/CB89/274C/D8F6/C0A8/2981/6E30/Projektmanagement-Projekt-Organisation-k1.pdf

¹⁷ s. URL: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/is-management/Software-Projektmanagement/Projektorganisation (Stand:12.11.2013; 21:10 Uhr)

¹⁸ Auszug aus der Sammlung der zur Veröffentlichung freigegebenen Beschlüsse der 173. Sitzung der Ständigen Konferenz der Innenminister und -senatoren der Länder am 21.11.2003 in Jena; Geschäftsstelle (Hrsg.), S. 19

¹⁹ s. URL: http://www.mik.nrw.de/fileadmin/user_upload/Redakteure/Dokumente/Themen_und_Aufgaben /Kommunales/kommunale_finanzen/nkf_befragung2013.pdf

²⁰ Vgl.: http://www.mik.nrw.de/themen-aufgaben/kommunales/kommunale-finanzen/kommunale-haushalte/haushaltsrechtnkf.html

²¹ Die Einführung erfolgte in zwei Wellen. Bei der ersten Welle wurden im Haushaltsjahr 2008 zunächst 7. Pilotdienste eingebunden, anschließend die „Restverwaltung“. – das gehört in den Haupttext

²² Der Projektzeitraum umfasste 3,5 Jahre, vom 01.01.2007 bis zum 30.06.2010.