Auswahl und Einführung von Werkzeugen für das Finanzcontrolling

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Einführung und Problemstellung
1.2 Vorgehensweise und Zielsetzung

2 Grundlagen
2.1 Definition Informationstechnik
2.2 Aufgaben und Ziele des Finanzcontrollings
2.3 Methodologie

3 Koordination und Steuerung des Finanzcontrollings
3.1 Koordination innerhalb des Finanzbereichs
3.2 Koordination mit dem Leistungsbereich
3.3 Koordination mit dem Führungssystem
3.4 Instrumente des Finanzcontrolling

4 Auswahl mittels Kriterienkatalog
4.1 Auswahlprozess
4.2 Anforderungen an IT-Werkzeuge allgemein
4.3 Anforderungen an IT-Werkzeuge im Finanzcontrolling
4.4 Nicht-softwaretechnische Kriterien

5 Bewertung der Auswahlkriterien

6 Fazit und Ausblick

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Einordnung des Finanzcontrollings

Abbildung 2: Instrumente des Finanzcontrolling

Abbildung 3: Cashflow aus operativer Tätigkeit

Abbildung 4: Die Funktion von Kennzahlen

Abbildung 5: Kapitalbindungsplan

Abbildung 6: dreistufiger Auswahlprozess

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Einführung und Problemstellung

In Zeiten einer immer weiter fortschreitenden Globalisierung, technischen Neuentwicklungen und eines sich ständig wandelnden betrieblichen Umfelds stehen Unternehmen vor immer größeren Herausforderungen (vgl. TIEMEYER 2013, S. 1). Damit einher gehen steigende Anforderungen an das Finanzcontrolling. Neben der Liquiditätssicherung des Unternehmens als zentrale Aufgabe entwickeln sich laufend weitere komplexe Aufgabenbereiche, die vom Finanzcontrolling als Schnittstelle zwischen Leistungsbereich und Führungsebene eines Unternehmens erfüllt werden müssen, um den Fortbestand der Unternehmung zu gewährleisten (vgl. KROPP, GILLENKIRCH 2004, S. 86).

So erwarten sowohl Führungsebene als auch der Leistungsbereich laufend kurzfristige und detaillierte Informationen über die aktuelle finanzielle Situation des eigenen Unternehmens, um auf Entwicklungen frühzeitig reagieren zu können. Diese Daten müssen schnell und umfassend an die Entscheidungsträger transportiert werden. Manuell und ohne IT-gestützte Werkzeuge kann das Finanzcontrolling diesen Ansprüchen nicht mehr gerecht werden (vgl. LAUDON 2009, S. 8).

Doch welche Informationen benötigen die jeweiligen Bereiche und wie können die Daten vom Controlling erhoben werden? Welche Werkzeuge kommen als Auswertungsverfahren in Betracht und welche Anforderungen müssen diese erfüllen? Die vorliegende Arbeit untersucht, auf welche Kriterien bei der Auswahl und Einführung von informationstechnischen Werkzeugen ein besonderes Augenmerk gelegt werden sollte.

1.2 Vorgehensweise und Zielsetzung

Im ersten Teil der Arbeit werden Begrifflichkeiten erläutert, die für das weitere Verständnis der Ausarbeitung grundlegend sind. Dabei wird abgegrenzt, welche Bereiche innerhalb des Themengebiets untersucht werden. Des Weiteren wird auf die Bedeutung und die Arbeit des Finanzcontrollings als zentrales Element eines Unternehmens eingegangen.

Anschließend wird dargestellt, wie das Zusammenspiel mit anderen Teilbereichen des Unternehmens funktioniert. Im Fokus steht dabei die Zusammenarbeit mit dem Leistungsbereich und mit dem Führungssystem eines Unternehmens. Weiterhin wird beleuchtet, mit welchen Instrumenten das Finanzcontrolling arbeitet. Folgend wird der Kriterienkatalog erstellt. Es erfolgt eine Aufstellung, welche Anforderungen an IT-Werkzeuge allgemein und im Speziellen im Finanzcontrolling gestellt werden.

Darauf aufbauend findet eine Bewertung der erarbeiteten Kriterien statt. Es wird dargestellt, welche Kriterien zu priorisieren sind.

Zum Abschluss schließt sich eine Zusammenfassung mit Fazit an. Zusätzlich wird ein Ausblick über die weitere informationstechnische Entwicklung im Finanzcontrolling gewährt.

Ziel der Arbeit ist es, einen Kriterienkatalog zu erarbeiten, der dem Leser als Hilfestellung bei der Suche und Implementierung von geeigneten informationstechnischen Werkzeugen für das Finanzcontrolling dienen kann.

2 Grundlagen

2.1 Definition Informationstechnik

Um ein einheitliches Verständnis für Informationstechnik zu schaffen, ist es grundlegend zu verstehen, was Information bedeutet. Der Begriff Information geht auf das lateinische Wort „informare“ zurück, was mit „formen, eine Gestalt geben“ übersetzt werden kann (vgl. DUDENREDAKTION 2014). Im allgemeinen Verständnis kann Information als „gegenwarts- und praxisbezogene Mitteilung über Dinge, die uns im Augenblick zu wissen wichtig sind“ (SEIFFERT 1971, S. 24) verstanden werden.

Im Sinne der Betriebswirtschaft wird Information als „zweckbezogenes Wissen“ (WITTMANN 1959, S.14) erklärt, wobei Wissen nur dann als Information zu bezeichnen ist, „wenn es zur Vorbereitung von Entscheidungen und Handeln dient“ (KRCMAR 2012).

Im weiteren Verlauf der Arbeit wird Informationstechnik mit dem Kürzel IT beschrieben.

2.2 Aufgaben und Ziele des Finanzcontrollings

Es existiert eine Vielzahl Definitionen für Controlling in der Literatur. Gemeinsam haben viele, dass die Aufgaben vom Controlling die Bereiche Planung, Kontrolle, Information und zielorientierte Koordination betreffen (vgl. BAIER 2008, S.21). Deyhle und Hauser definieren nicht den Begriff „Controlling“, sondern beschreiben einen Controller als „betriebswirtschaftlichen Lotsen oder Steuermann“ (DEYHLE, HAUSER 2010, S. 10). In diesem Sinne leistet das Controlling einen Informationsservice zur Planung und zielgerichteten Steuerung des Unternehmens (vgl. DEYHLE, HAUSER 2010, S. 11).

Das Finanzcontrolling erbringt die oben beschriebenen Dienste mit dem Fokus auf finanzielle Kennzahlen als Hilfestellung für das Finanzmanagement, um den Fortbestand der Unternehmung zu gewährleisten (vgl. HORVATH2011 S. 15 ff). Das oberste Ziel ist daher, „das Finanz-Management bei der Aufrechterhaltung und Optimierung des finanziellen Gleichgewichts des Unternehmens unter Berücksichtigung übergeordneter Rentabilitäts-, Flexibilitäts- und Risikoziele zu unterstützen“ (MUNCK, SCHENTLER 2011, S. 48).

Neben der Sicherung der Liquidität „umfasst das Finanzcontrolling weitere strategische und operative Aufgaben im Rahmen der Planung, Steuerung und Kontrolle von Finanzmitteln“ (ebenda, S. 48). Hier sind besonders die Investitions- und Finanzierungsplanung sowie die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswerts zu nennen (vgl. HORVATH 2011, S. 21). Daneben dient das Finanzcontrolling auch als Berichtswesen für den Leistungsbereich (vgl. HORVATH 2012, S. 48).

Zusammenfassend soll folgende Definition von Gillenkirch als Grundlage für die Arbeit dienen: „Finanzcontrolling umfasst Maßnahmen zur Steuerung und Koordination innerhalb des Finanzbereichs, zur Koordination zwischen dem Finanzbereich und dem Leistungsbereich sowie zur Koordination zwischen dem Finanzbereich und dem Führungssystem der Unternehmung“ (GILLENKIRCH 2002, S. 533 ff). Dabei hat die finanzielle Führung des Unternehmens „einerseits das Rentabilitätsziel mit Fokus auf den Leistungsbereich unter Berücksichtigung von Liquiditätsanforderungen zu verfolgen, und andererseits die Liquidität mit Fokus auf den Finanzbereich unter Beachtung des Rentabilitätsgesamtziels sicherzustellen“ (HORVATH 2011, S. 18).

Abbildung 1 verdeutlicht die Einordnung des Finanzcontrollings innerhalb eines Unternehmens.

Im Rahmen der Arbeit wird sich auf das Aufgabengebiet des Finanzcontrollings und das Zusammenspiel mit den anderen Bereichen des Unternehmens fokussiert. Andere Ausprägungen des Controllings finden keine Berücksichtigung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Einordnung des Finanzcontrollings

Quelle: PRÄTSCH, SCHIKORRA, LUDWIG 2012, S. 248, in Anlehnung an KÜPPER 2001, S. 15.

2.3 Methodologie

Bei der Erstellung der Arbeit sind verschiedene wissenschaftliche Methoden zum Einsatz gekommen. Zum Einstieg lag der Fokus auf einer systematischen Literaturrecherche, um einen Überblick über das Themengebiet zu bekommen. Um einen möglichst großen Zugang zu wissenschaftlicher Literatur zu gewährleisten, sind sowohl die Präsenzbestände als auch die Online-Datenbanken der FOM Mannheim, der DHBW Mannheim und der Universität Mannheim genutzt worden. Zusätzlich ist eine Online-Recherche mithilfe von Internetsuchmaschinen erfolgt.

Die zweite Methode war die Durchführung von Experteninterviews. Um das im ersten Schritt erlangte allgemeine Grundwissen auf die spezielle Fragestellung der Arbeit zu konkretisieren, ist ein Fragebogen erstellt und anschließend ausgewertet worden. Dabei wurden die Gütekriterien der qualitativen Forschung berücksichtigt, um eine wissenschaftliche Vorgehensweise sicher zu stellen. Im Vorfeld der Durchführung wurde eine Pilotstudie durchgeführt. Die Erkenntnisse daraus sind bei der Erstellung des Fragebogens berücksichtigt worden. Zur Wahl der Interviewpartner wurden nach dem Schneeballprinzip gezielt Experten aus dem entsprechenden Fachgebiet angesprochen.

3 Koordination und Steuerung des Finanzcontrollings

3.1 Koordination innerhalb des Finanzbereichs

Zu den Kernaufgaben des Finanzcontrollings gehört die Steuerung von Finanzrisiken (vgl. KROPP, GILLENKIRCH 2004, S. 87). Dabei stehen die Sicherung der Liquidität und der Innenfinanzierungskraft des Unternehmens im Vordergrund (Vgl. GILLENKIRCH 2008, S.20). Aber auch Währungsrisiken, Kreditrisiken und Zinsrisiken zählen zur Gruppe der Finanzrisiken und dürfen nicht außer Acht gelassen werden (vgl. GILLENKIRCH 2008, S. 21).

Neben der Identifikation und Überwachung zählt auch das Ergreifen von Steuerungsmaßnahmen zur Vermeidung bzw. Absicherung gegen diese Risiken zum Aufgabenbereich des Finanzcontrollings. Außerdem erfolgt durch Analyse und Abstimmung von Kapitalbedarf und Kapitalbereitstellung die Koordination der Finanzund Investitionsplanung (LACHNIT, MÜLLER 2006, S. 155 ff).

Die dafür eingesetzten Instrumente werden in Kapitel 3.4 vorgestellt.

3.2 Koordination mit dem Leistungsbereich

Im Finanzcontrolling werden Kennzahlen aus dem Leistungsbereich mit den Kennzahlen aus dem Finanzierungsbereich zusammengeführt (vgl. HORVATH 2012, S. 60). Die zentrale Aufgabe beim Zusammenspiel zwischen Controlling und Leistungsbereich eines Unternehmens liegt folglich in der Budgetierung. Besonders in der Abstimmung der Planungen des Leistungsbereichs mit der Kapitalbedarfsplanung liegt eine besondere Herausforderung (vgl. HORVATH 2011, S. 24). Gegebenenfalls erfordert es einer Budgetbegrenzung des Leistungsbereichs, wenn dies die Kapitalbedarfsplanung notwendig erscheinen lässt (vgl. GILLENKIRCH 2008, S. 21). Im Gegenzug arbeitet das Finanzcontrolling dem Leistungsbereich als Berichtswesen zu. Es schafft Kostentransparenz und legt Potenziale zur Kosteneinsparung offen, die zur Ergebnisverbesserung beitragen können (vgl. PRÄTSCH, SCHIKORRA, LUDWIG 2012, S. 247).

3.3 Koordination mit dem Führungssystem

Das Finanzcontrolling dient dem Finanzmanagement als Unterstützer zur zielorientierten Planung und Steuerung des Unternehmens (vgl. PRÄTSCH, SCHIKORRA, LUDWIG 2012, S. 247). Die Unterstützung erfolgt in Form von Informationsversorgung und laufender Koordination von Finanzplanung und -kontrolle (vgl. HORVATH 2011, S. 30). Abbildung 1 verdeutlicht das Zusammenspiel zwischen Controlling und dem Führungssystem. Es wird deutlich, dass die Informationen aller Teilbereiche mit dem Zielsystem abgeglichen werden, um das Finanzmanagement in die Lage zu versetzen, bei Abweichungen steuernd eingreifen zu können.

3.4 Instrumente des Finanzcontrolling

Ein verantwortungsvolles Management muss die Entwicklung von Erfolg, Finanzen undRisiken systematisch lenken (vgl. LACHNIT, MÜLLER 2006, S. 41). DasFinanzcontrolling unterstützt das Management dabei durch Planungs-, Steuerungs- undAuswertungsarbeiten. Bei Erfüllung dieser Aufgaben kommen verschiedeneInstrumente zum Einsatz, welche in der Folge detailliert erläutert werden. Zu beachtenist, dass zwischen den Instrumenten oft Abhängigkeiten und Wechselwirkungenbestehen.

Bevor auf die Instrumente detailliert eingegangen wird, dient Abbildung 2 dazu, dem Leser einen Überblick über die Gesamtheit eines Finanzcontrollinginstrumentariums zu geben. Bei der Betrachtung wird sich auf die Instrumente konzentriert, die überwiegend das Ziel der Liquiditätssicherung verfolgen. Dementsprechend werden die Balanced Scorecard, das Risikocontrolling und das wertorientierte Controlling nicht genauer beleuchtet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Instrumente des Finanzcontrolling

Die Kapitalflussrechnung: Die Kapitalflussrechnung verfolgt das Ziel, die Zahlungsströme einer untersuchten Abteilung oder eines Unternehmens sichtbar zu machen und auszuwerten (vgl. PRÄTSCH, SCHIKORRA, LUDWIG 2012, S. 266). Der Blickwinkel kann dabei auf die operative Geschäftstätigkeit, auf Finanzierungs- oder Investitionstätigkeiten gerichtet sein. Ausgehend von den Werten eines Stichtags - auf Unternehmensbasis in der Regel der Jahresüberschuss aus der Gewinn- und Verlustrechnung - wird eine Kennzahl aus den Cashflows des Umsatzprozesses entwickelt (vgl. WÖHE, BILSTEIN, ERNST, u.a. 2011, S. 30). Aus dieser Kennzahl sollen Einblicke über die Liquiditätslage und die finanzielle Entwicklung gewonnen werden.

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