Geschäftsprozessmanagement. Ziele, Aufgaben, Status quo in Unternehmen und Modellierung von Geschäftsprozessen

Inhalt

1 Grundlagen für Geschäftsprozesse
1.1 Ziele und Aufgaben von Geschäftsprozessmanagement
1.2 Anwendung und Status quo in Unternehmen
1.3 Modellierung von Geschäftsprozessen

2 Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

1 Grundlagen für Geschäftsprozesse

Geschäftsprozessmanagement soll das Unternehmen dabei unterstützen, seine Unternehmensaktivitäten zu verwalten, zu koordinieren und zu optimieren. Das klingt im ersten Moment trivial, jedoch gestaltet sich die Durchführung in der Praxis je nach Sichtweise deutlich komplexer. Deswegen sollen einige wesentliche Begriffe des Themengebietes erläutert werden.

1.1 Ziele und Aufgaben von Geschäftsprozessmanagement

Der Begriff des Geschäftsprozesses wird in der Literatur zumeist synonym zu Prozess verwendet, auch aufgrund der Tatsache, dass über beide Begriffsdefinitionen Uneinigkeit herrscht. Gaddatsch (2010, S. 41) definiert Geschäftsprozesse als „eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können.“ Dieser Definition fehlt jedoch der ganz klare Kundenfokus, welcher in Becker, Kugeler und Rosemann (2008, S. 6) als wesentliches Merkmal von Geschäftsprozessen genannt wird. Diese Kundenorientierung (sowohl intern als auch extern) macht nach Schmelzer und Sesselmann (2010, S. 62 ff.) genau den Unterschied zum Prozess aus. Weiterhin wird dort der Geschäftsprozess als Verknüpfung wertschöpfender Aktivität, die Kundenforderungen erfüllen und Geschäftsziele erreichen soll, definiert. Zusammenfassend soll in dieser Arbeit ein Geschäftsprozess als eine Abfolge von Aktivitäten gelten, die durch mehrere Bearbeitungsstellen und ggf. IT-unterstützt ausgeführt wird. Dabei werden sowohl interne als auch externe Geschäftsziele, die aus der Geschäftsstrategie abgeleitet wurden, verfolgt. Wichtig ist auch, dass es einen ganz klaren Start- und Endpunkt (sogenannte End-to-End-Prozesse bzw. Anforderungs-Leistung-Beziehung – vom Kunden für den Kunden) für den Geschäftsprozess gibt.

Zu unterscheiden gilt es des Weiteren noch verschiedene Arten von Prozessen: Kernprozesse sind die wichtigsten, da sie den Leistungserstellungsprozess abbilden, direkten Kundenkontakt bedeuten und unternehmensspezifisch sein können. Steuerungsprozesse sind für das Zusammenspiel aller Geschäftsprozesse verantwortlich und unterstützen vor allem das Management. Unterstützungsprozesse haben nur einen geringen Anteil an der Wertschöpfung, unterstützen aber die Kernprozesse bei der Leistungserstellung (Gaddatsch 2010, S. 44 f.).

Auch der Begriff des Geschäftsprozessmanagements ist nicht einheitlich definiert. Die Begriffe Geschäftsprozessmanagement und Prozessmanagement werden in dieser Arbeit synonym verwendet. Für Weske (2007, S. 4) besteht Prozessmanagement aus Techniken und Methoden, um Geschäftsprozesse zu steuern, zu definieren, auszuführen und zu kontrollieren. Schmelzer und Sesselmann (2010, S. 5 ff.) bezeichnen Geschäftsprozessmanagement als ein „integriertes System aus Führung, Organisation und Controlling, das eine zielgerichtete Steuerung der Geschäftsprozesse ermöglicht. Es ist auf die Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden (…) ausgerichtet und trägt wesentlich dazu bei, die strategischen und operativen Ziele des Unternehmens zu erreichen“. Die Definition in dieser Arbeit stellt die Gemeinsamkeiten der Definitionen in den Vordergrund: Geschäftsprozessmanagement ist ein Ansatz zur Analyse, Erfassung, Dokumentation und Ausführung von Geschäftsprozessen. Die Erreichung der Geschäftsziele, welche aus der Geschäftsstrategie abgeleitet werden, und die Kunden stehen dabei absolut im Vordergrund.

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Abbildung 1.1 System und Aufgabenfelder des Geschäftsprozessmanagements

Quelle: entnommen aus Schmelzer und Sesselmann (2008, S. 8)

Das Thema Prozessmanagement ist ein sehr komplexes Konstrukt aus verschiedenen unterschiedlichen Aufgabengebieten. In der Abbildung 1.1 soll das System genauer dargestellt werden: Den einzelnen Aufgabenfeldern Prozessführung, Prozessorganisation, Prozesscontrolling und Prozessoptimierung lassen sich die entsprechenden Aufgaben innerhalb des Geschäftsprozessmanagements zuordnen.

So gilt es innerhalb der Prozessführung die Prozesskultur, -vision und -mission im Unternehmen zu kommunizieren und zu fördern (Schmelzer und Sesselmann 2010, S. 7 ff.). Dadurch soll auch die neue Denkweise bei den Mitarbeitern etabliert und gestärkt werden. Dieses Aufgabenfeld kann als Wichtigstes der vier angesehen werden, da das Bewusstsein der Mitarbeiter und die Etablierung des neuen Prozessdenkens auch durch die Führungsebenen maßgeblich für den Erfolg entscheidend ist. Dafür werden in Unternehmen oft eigene Abteilungen zum Zwecke des Change Managements (Änderungsmanagement) organisiert. Die Prozessorganisation hingegen hat die Aufgabe, alle Geschäftsprozesse im Unternehmen zu identifizieren, dokumentieren, modellieren und zu gewichten. Dabei werden auch die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Prozesse festgelegt. Innerhalb des Prozesscontrollings werden für jeden Prozess Ziele und Messgrößen definiert, um jederzeit die Prozessleistungen kontrollieren und messen zu können. Das letzte Aufgabenfeld ist die Prozessoptimierung, welche durch kontinuierliche Leistungssteigerung oder durch das Reengineering, also das komplette Neugestalten, von Geschäftsprozessen Prozessverbesserungen schaffen soll. Um diese Aufgaben erledigen zu können, spielen die Prozesskultur, die Mitarbeiter, die IT und die Methoden als Schlüsselfaktoren eine entscheidende Rolle (Schmelzer und Sesselmann 2010, S. 7 ff.).

Ein wichtiger Einflussfaktor auf das Geschäftsprozessmanagement von Unternehmen ist zudem auch die Geschäftsstrategie. Die Strategie hat nach Schmelzer und Sesselmann (2008, S. 115) großen Einfluss auf die Ziele und den Stellenwert der Geschäftsprozesse. Ändert sich die Geschäftsstrategie, so hat dies in vielen Fällen auch Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und umgekehrt (z.B. bei der Umsetzung der Wettbewerbsstrategie). Geschäftsprozesse haben damit also direkten Einfluss auf die Effektivität und Effizienz und damit auf den Erfolg des Unternehmens. Somit ist zum erfolgreichen Geschäftsprozessmanagement eine Abstimmung von Geschäftsstrategie und den Geschäftsprozessen zwingend erforderlich.

Insgesamt gesehen können unter anderem folgende Punkte als Ziele von Geschäftsprozessmanagement gesehen werden:

- Steigerung der Effektivität und Effizienz des Unternehmens durch Optimierung der Prozesse (Schmelzer und Sesselmann 2010, S. 10) zur Ermöglichung von Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen.
- Identifikation, Dokumentation, Planung, Modellierung und Überwachung von Geschäftsprozessen zur Schaffung von Transparenz (verbessertes Business IT-Alignment) (Funk, et al. 2010, S. 9) und zur Überprüfung der Einhaltung der Compliance (Müller 2011, S. 23).
- Prozess-Agilität zur Anpassung an sich schnell ändernde Bedingungen am Markt unter Wahrung der bereits gegebenen Effektivität und Effizienz (Garimella, Lees und Williams 2008, S. 8).
- Ganz klare Ausrichtung auf Prozesse, deren Ziele und den Kunden durch Prozessorientierung. Entgegen der sonst üblichen Funktionsorganisation, in der gemeinsame Funktionen zu Abteilungen zusammengefasst werden (z.B. Vertrieb), werden Abteilungen anhand gemeinsamer Prozesse geformt (z.B. Produktentwicklungsprozess) (Koch 2011, S. 11 ff.).

Fälschlicherweise wird Geschäftsprozessmanagement oft als einmalige Angelegenheit angesehen. Es ist entscheidend, dass es sich um eine langfristige und kontinuierliche Aufgabe handelt. Zur Veranschaulichung dieses Umstandes eignet sich der Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf von Allweyer (2005, S. 91), der aus den in Abbildung 1.2 dargestellten vier Phasen besteht. Diese bauen aufeinander auf und wiederholen sich zyklisch. Allweyer (2005, S. 91 ff.) beschreibt die einzelnen Aufgaben folgendermaßen.

Das strategische Prozessmanagement hat die Aufgabe, das Geschäftsprozessmanagement in der Unternehmensstrategie und im Unternehmen zu verankern und soll garantieren, dass die Geschäftsprozesse die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen. Des Weiteren werden die Kernprozesse definiert und die Prozessorientierung soll im Unternehmen etabliert werden.

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Aufgabe des Prozessentwurfs ist es, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu identifizieren, analysieren (Simulation), ggf. zu verbessern und zu modellieren. Genau in dieser Phase findet also die Geschäftsprozessmodellierung statt, welche in Kapitel 1.3 genauer analysiert wird.

In der Prozessimplementierung findet schlussendlich die Umsetzung der definierten Prozesse statt. Dies beinhaltet in der Regel organisatorische Maßnahmen und oft auch die Einführung neuer Informationssysteme.

Das Prozesscontrolling übernimmt die Überwachung der Prozesse anhand von Kennzahlen (KPI, also Leistungskennzahlen), um absehbare Abweichungen von Geschäftszielen frühzeitig zu erkennen. In dieser Phase erhaltene Informationen werden dem strategischen Prozessmanagement zugeführt, dessen Aufgabe wiederum darin besteht, die Geschäftsprozesse entsprechend den neuen Informationen und internen oder externen Veränderungen anzupassen.

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